使用 Mac 版“WebEx 与 Outlook 集成”安排会议

Document created by Cisco Localization Team on Dec 13, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jun 21, 2017
Version 6Show Document
  • View in full screen mode
 

安排会议概述

要使用“WebEx 与 Outlook 集成”安排在线会议并发送会议邀请,必须了解以下几点:

  • “WebEx 与 Outlook 集成”提供基本的会议安排选项。 某些出现在 WebEx 站点上的选项无法在“WebEx 与 Outlook 集成”中使用。

     

  • “WebEx 与 Outlook 集成”并非支持 Microsoft Outlook 中的所有重复周期选项。

     

  • 在任何从 Microsoft Outlook 发送的会议邀请中,会议的开始时间将以计算机上设置的时区显示,可能与 WebEx 站点上设置的时区首选项不一致。

     

安排纯 WebEx 会议

         
1    请执行以下一项操作:
  • 在 Mac 工具栏上选择 WebEx 图标,然后选择安排 WebEx 会议
  • 在 Outlook 中选择 WebEx 图标,然后选择安排 WebEx 会议。           
  • 在 Outlook 菜单栏上选择会议约会,然后在 WebEx 菜单上选择添加 WebEx
2    执行以下操作以指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 有关更多信息,请参阅 Mac 版“WebEx 与 Outlook 集成”中的重复模式限制

  • (可选)指定 Microsoft Outlook 提供的其他选项,例如会议通知。
3    收件人框中输入会议受邀者的姓名和电子邮件地址。
4    如果您被要求提供 WebEx 帐户信息,输入该信息,然后选择确定。    
5    在“WebEx 设置”对话框中,指定 WebEx 会议的其他选项:
  1. 选择会议模板以使用该模板中的预设设置。
  2. 如有必要,指定会议密码。
  3. (可选)选择一个或多个与会者以担任会议的候补主持人。 当您无法出席会议时,候补主持人有权开始并主持您的会议。 有关更多信息,请参阅 https://help.webex.com/docs/DOC-11615
  4. 如果要设置更多选项,选择显示高级设置
    • 确保已选择正确的服务类型或会议类型,例如标准会议、活动、培训课程会议类型或“个人会议”会议类型。

       

    • 验证或选择音频连接选项。

       

    • 如有必要,设置注册选项。

       

  5. 选择确定。     
6    选择发送

WebEx 和 TelePresence(CMR 混合)会议

   

通过 Outlook 集成,您可安排允许他人使用 WebEx Meeting Center 或 TelePresence 加入的“CMR 混合”会议。

    

其他类型的 WebEx 会议将会为主持人和与会者提供不同的电子邮件邀请,但如果您安排“CMR 混合”会议,您和与会者将收到相同的电子邮件邀请。 您的电子邮件邀请中不包含任何主持人机密信息,例如主持人密钥或访问码。 如果您需要查看主持人密钥或访问码,在电子邮件邀请中选择链接以转至 WebEx 站点上的会议信息页并登录以查看主持人详细信息。

    

如果您指定候补主持人,此人可开始、管理和录制会议。但录制文件仍将发送给作为原主持人的您。

    

在安排会议时,切勿在同一时间安排两个以上的会议,因为您无法同时主持两个进行中的会议。 即使您允许候补主持人在您不在场的情况下开始会议,您仍将被视为该会议的主持人,除非您是主持人的代理。

    

什么是包含 WebEx 和 TelePresence 的“CMR 混合”会议?

   

通过支持 TelePresence 协作会议室(CMR)混合集成的“WebEx 快捷会议工具”,Cisco WebEx Meeting Center 和 Cisco TelePresence 可在联合会议中协同工作。   

    

在“CMR 混合”会议期间,您可看到 WebEx 和 TelePresence 参加者发送的实时视频。

    

WebEx 会议中的参加者列表将 TelePresence 参加者集中显示在一个标签中,即“TelePresence 系统”。TelePresence 上的参加者列表将显示每个 WebEx 参加者。

    

如果 TelePresence 参加者将 VGA 或 HDMI 线连接到笔记本上并开始屏幕共享,包括 WebEx 参加者在内的所有参加者都能看到共享的内容。 如果 WebEx 主讲者开始共享,包括 TelePresence 参加者在内的所有参加者都能看到共享的内容。   

    

您可为“CMR 混合”会议录制视频、音频、共享、聊天及投票。 只需像在 WebEx 会议中那样按下录制即可,录制文件将出现在“我的 WebEx”区域中的我的文件 > 我录制的会议列表下。 “CMR 混合”会议将使用 MP4 格式。 视频的录制分辨率为 360p。   

    

安排“CMR 混合”(WebEx 和 TelePresence)会议

   
        
1    在 Outlook 窗口中的 WebEx 菜单中,选择安排 WebEx 和 TelePresence 会议或您可打开新的会议项并选择工具栏上的添加 WebEx 和 TelePresence 按钮。
2    在“会议选项”面板中为“CMR 混合”会议指定 WebEx 和 TelePresence 选项:
  1. 选中允许其他人使用 WebEx 加入会议

    该选项在缺省情况下未被选中。 每当您安排会议并希望添加 WebEx 时都需要选中该选项。

  2. 选择添加 TelePresence 会议室

    您选择的系统将被添加到会议窗口中的“收件人”和“地点”框中。

  3. 输入针对 WebEx 受邀者的会议密码。 如果站点要求必须提供会议密码,密码框一侧会出现星号。
    注      

    WebEx 会议密码和您为 TelePresence 会议指定的 PIN 不同。

  4. (可选)选中电子邮件邀请中不包含密码以增强会议的安全性。
  5. (可选)选择一个或多个与会者以担任会议的候补主持人。 当您无法出席会议时,候补主持人有权开始并主持您的会议。 有关更多信息,请参阅 https://help.webex.com/docs/DOC-11615
  6. (可选)选择 WebEx 高级设置以指定更多详细信息,例如音频连接和注册。
  7. (可选)在添加视频呼入参加者中输入可呼入会议的额外视频呼入参加者的数量。
    注      

    该选项可让您预留空间,从而让更多人使用个人视频会议系统(例如 Cisco TelePresence EX 系列及运行 Cisco Jabber Video 应用程序的设备)加入会议。 您输入的数量不包括在收件人地点框中添加的 TelePresence  系统。 您应当注意站点上的建议数量,切勿超出该上限。

  8. (可选)选择TelePresence 高级设置以指定其他详细信息,例如呼入和呼出设置。
3    执行以下操作以指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 有关更多信息,请参阅 Mac 版“WebEx 与 Outlook 集成”中的重复模式限制

  • (可选)指定 Microsoft Outlook 提供的其他选项,例如会议通知。
4    收件人框中输入会议受邀者的姓名和电子邮件地址。
5    选择发送

安排个人会议

          
1    请执行以下一项操作:
  • 在 Mac 工具栏上选择 WebEx 图标,然后选择安排个人会议
  • 在 Outlook 中选择 WebEx 图标,然后选择安排个人会议
2    执行以下操作以指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 有关更多信息,请参阅 Mac 版“WebEx 与 Outlook 集成”中的重复模式限制
  • (可选)指定 Microsoft Outlook 提供的其他选项,例如会议通知。
3    收件人框中输入姓名或电子邮件地址以邀请人员加入会议。     
注      

如果您选择约会以安排会议,可选择邀请与会者以显示收件人框。

     
4    选择添加个人会议以指定个人会议设置。
5    如有必要,输入所需的个人会议信息。
6    指定以下个人会议设置。
  • (可选)输入针对 WebEx 受邀者的会议密码。 如果站点要求必须提供会议密码,密码框一侧会出现星号。
  • (可选)从受邀者列表中选择会议的候补主持人。 有关更多信息,请参阅 https://help.webex.com/docs/DOC-11615
  • 选择要使用的音频连接
7    选择发送

编辑已安排的会议

  

在使用“WebEx 与 Outlook 集成”安排会议后,您可使用 Outlook 随时对其进行编辑。 例如,您可更改会议的开始时间、指定新密码、选择不同的电话会议选项等。

    

在编辑已安排的会议后,“WebEx 与 Outlook 集成”将向此会议的所有受邀与会者发送更新的会议邀请,并在 WebEx 站点上更新会议信息。

    



    

如果使用 Microsoft Outlook 重新安排重复 WebEx 会议中的单次会议,该更改也会显示在您的 WebEx 站点上。

    
   
      
1    在您的 Microsoft Outlook 日历中打开已安排的会议项。
2    要在工具栏或“约会”标签页上编辑会议信息或更改选项,可执行以下操作:          
  • 要更改 WebEx 会议设置,选择更改设置

     

  • 要添加或更改重复模式,选择重复周期。      

     

  • 要编辑会议邀请电子邮件中的文本,在约会标签页上执行该操作。

     

     
3    根据需要执行以下操作之一:
  • 要向受邀的与会者发送更新的会议邀请并在 Outlook 日历中保存更新的会议,选择发送更新

  • 要在 Outlook 日历中保存更新的会议,选择保存并关闭。

取消已安排的会议

如果您使用 Outlook 集成安排会议,可在 Outlook 中取消会议。

您可在 Outlook 中的 WebEx 工具栏上使用取消 WebEx 会议取消个人会议按钮从 Outlook 会议或约会中取消并删除 WebEx 信息。 如果您要更改 WebEx 会议的类型,例如,您最初安排的是 WebEx 会议,随后想将其改为“个人会议室”会议,可能会希望执行上述操作。




    
  • 如果您使用 WebEx 站点取消 WebEx 会议,所做的更改将不会显示在 Microsoft Outlook 中。 例如,如果使用站点更改会议的开始时间,Outlook 日历中的开始时间不会发生变化。 因此,我们建议您仅使用 Outlook 取消会议。 使用 WebEx 站点编辑一个原本使用 Outlook 安排的会议不是一个好的选择。

     

  • 如果使用 Microsoft Outlook 取消重复 WebEx 会议中的单次会议,该更改也会显示在您的 WebEx 站点上。

     

  • 如果在使用上述取消按钮后保存会议或约会,但尚未添加另一个 WebEx 会议、“个人会议室”会议或个人会议,该会议将变为不包含 WebEx 信息的 Microsoft Outlook 常规会议。

     

    

您还可根据下方的描述从 Microsoft Outlook 取消会议。

       
1    在您的 Microsoft Outlook 日历中打开已安排的会议项。
2    选择取消会议
3    在确认消息中选择
4    选择发送取消通知

Mac 版“WebEx 与 Outlook 集成”中的重复模式限制

下表将显示 WebEx 和 Microsoft Outlook 中的重复模式的区别。

 
                    
表 1   WebEx 会议
       

类型       

       
       

Outlook 选项       

       
       

对应的 WebEx 会议选项       

       
       

每周       

       
       

重复间隔为 [X] 周后的: [星期日、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]       

       

适用于 Event Center 活动和 Training Center 培训课程:

每周的: [星期日、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]

如果您在 Microsoft Outlook 中安排一个每隔 X 周重复的会议,且 X 大于 1,会议将按您指定的选项安排,但在 WebEx 站点上,该会议将显示为每周重复的会议。

每周的起始时间始终指向缺省值“星期日”。 不支持自定义,因此您将每周的起始时间更改为其他时间,将无法与 WebEx 站点同步。

       

每月       

       

每月的第 [一、二、三、四、最后一] 天

       

不支持       

                    
       

每月第 [一、二、三、四、最后一个] 工作日或周末       

       
       

不支持       

       
       

每年       

       
                    

[1 月到 12 月] 的 [第一、第二、第三、第四、最后一个] [天、星期、工作日]       

       
                    

不支持。       

       
 
                                
表 2   WebEx 个人会议
       

类型       

       
       

Outlook 选项       

       
       

转换为 WebEx 个人会议选项

       
       

每月              

       
       

每 [Y] 个月的第 [X] 天

       

每月的第 [X] 天。

每月第 [一、二、三、四、最后一个] 工作日或周末

不支持       

       

每年

       

每个 [ 1 月到 12 月] 的 [1 日到 31 日]

       

不支持       

                    
       

[1 月到 12 月] 的 [第一、第二、第三、第四、最后一个] [天、星期、工作日]       

       
       

不支持       

       

[1 月到 12 月] 的 [第一、第二、第三、第四、最后一个] [星期一、星期二、星期三、星期四、星期五]

不支持       

结束日期

              

无结束日期

如果时长超过一年,将会转为一年。

[x] 次后结束

如果时长超过一年,将会转为一年。

                    

结束日期:[输入日期]

       
                    

如果时长超过一年,将会转为一年。

       
 

Attachments

    Outcomes