Planificar una reunión con la integración de WebEx con Outlook para Mac

Document created by Cisco Localization Team on Dec 13, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jun 21, 2017
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Descripción general sobre Planificar una reunión

Al planificar una reunión en línea con la integración de WebEx con Outlook y enviar las invitaciones de la reunión, debe tener en cuenta lo siguiente:

  • La integración de WebEx con Outlook proporciona opciones básicas para planificar una reunión. Es posible que algunas opciones que aparecen en el sitio de WebEx no estén disponibles en la integración de WebEx con Outlook.

     

  • La integración de WebEx con Outlook no permite utilizar todas las opciones de repetición disponibles en Microsoft Outlook.

     

  • En cualquier invitación de una reunión que envíe con Microsoft Outlook, la hora de inicio de la reunión aparecerá con la zona horaria configurada en su ordenador y podrá no coincidir con la hora establecida en las preferencias del sitio de WebEx.

     

Planificar una reunión de solo WebEx

         
1    Realice una de las siguientes acciones:
  • En la barra de herramientas de Mac, seleccione el icono de WebEx y elija Planificar reunión de WebEx.
  • En Outlook, seleccione el icono de WebEx y elija Planificar reunión de WebEx.           
  • En la barra de menús de Outlook, seleccione Reunión o Cita y elija Añadir WebEx en el menú WebEx.
2    Realice los pasos siguientes para especificar la información general de la reunión:
  • Escriba el tema de la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Periodicidad y seleccione las opciones de repetición. Para obtener más información, consulte Limitaciones del patrón de repetición en la integración de WebEx con Outlook para Mac.

  • (Opcional) También puede especificar otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como la notificación de reunión.
3    Introduzca los nombres o direcciones de correo electrónico de los invitados a la reunión en el cuadro Para.
4    Si se le solicita información de su cuenta de WebEx, introduzca dicha información y, después, seleccione Aceptar.    
5    En el cuadro de diálogo Configuración de WebEx, especifique más opciones para su reunión de WebEx:
  1. Seleccione la plantilla de la reunión con el fin de utilizar su configuración predefinida para dicha plantilla.
  2. Si es preciso, especifique una contraseña para la reunión.
  3. (Opcional) Seleccione uno o varios asistentes de la reunión para convertirlos en organizadores alternativos de dicha reunión. Un organizador alternativo es un usuario con permiso para iniciar y organizar la reunión cuando usted no pueda asistir personalmente. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-11576.
  4. Si desea definir más opciones, seleccione Mostrar opciones avanzadas:
    • Asegúrese de que tiene el tipo de servicio o el tipo de reunión correcto seleccionado, por ejemplo, una reunión estándar, un evento o un tipo de reunión de sesión de formación o un tipo de reunión de conferencia personal.

       

    • Verifique o seleccione las opciones de conexión de audio.

       

    • Si es necesario, defina opciones para el registro.

       

  5. Seleccione Aceptar.     
6    Seleccione Enviar.

Reunión WebEx y TelePresence (CMR híbrida)

   

Utilizando la integración con Outlook, puede planificar una reunión de CMR híbrida que permite a las personas unirse utilizando WebEx Meeting Center o TelePresence.

    

Aunque otros tipos de reuniones de WebEx proporcionan distintas invitaciones de correo electrónico para el organizador y los asistentes, al planificar una reunión de CMR híbrida, usted y los asistentes recibirán la misma invitación de correo electrónico. Su invitación de correo electrónico no contiene ninguna información confidencial del organizador, como la clave o el código de acceso de organizador. Si debe ver la clave o el código de acceso del organizador, seleccione el enlace en la invitación de correo electrónico para ir a la página de información de la reunión en el sitio de WebEx e inicie sesión para ver los detalles del organizador.

    

Si planifica un organizador alternativo, este puede iniciar la reunión, gestionar la reunión y grabar la reunión; sin embargo, la grabación de la reunión se le enviará a usted, el organizador original.

    

Al planificar reuniones, no planifique más de dos reuniones para el mismo periodo de tiempo, porque no puede ser el organizador de dos reuniones que están activas a la vez. Aunque permita que los organizadores alternativos inicien sus reuniones sin usted, se le seguirá considerando el organizador de las reuniones que planifique, a menos que sea un delegado de un organizador.

    

¿Qué es una reunión de CMR híbrida con WebEx y TelePresence?

   

La integración de Herramientas de productividad de WebEx con TelePresence Collaboration Meeting Rooms (CMR) híbrida permite a Cisco WebEx Meeting Center y Cisco TelePresence trabajar de forma conjunta en una reunión conjunta.   

    

Durante una reunión de CMR híbrida, puede ver vídeo en directo tanto de los participantes de WebEx como de los de TelePresence.

    

La lista de participantes en la reunión de WebEx muestra los participantes de TelePresence en una etiqueta añadida “Sistemas TelePresence”. La lista de participantes en los sistemas TelePresence muestra todos los participantes individuales de WebEx.

    

Si un participante de TelePresence conecta el cable VGA o HDMI a un portátil e inicia el uso compartido de pantalla, todos los participantes, incluidos los de WebEx, podrán ver el contenido compartido. Si un presentador de WebEx inicia el uso compartido, todos los participantes, incluidos los de TelePresence, podrán ver el contenido compartido.   

    

Puede grabar vídeo, audio, material compartido, chat y sondeos para las reuniones de CMR híbridas. Solo tiene que pulsar en Grabar como lo haría normalmente en su reunión de WebEx y sus grabaciones aparecerán en la lista Mis archivos > Mis reuniones grabadas en la sección Mi WebEx. Las grabaciones de reuniones de CMR híbrida tienen un formato MP4. El vídeo se graba a 360 p.   

    

Planificar una reunión de CMR híbrida (WebEx y TelePresence)

   
        
1    En el menú WebEx de la ventana de Outlook, seleccione Planificar reunión de WebEx y TelePresence o puede abrir un nuevo elemento de reunión y seleccionar el botón Añadir WebEx y TelePresence en la barra de herramientas.
2    En el panel Opciones de reunión, especifique las opciones de WebEx y TelePresence para su reunión de CMR híbrida:
  1. Seleccione Permitir a otras personas unirse a través de WebEx.

    Esta opción nunca está seleccionada de forma predeterminada. Selecciónela cada vez que planifique una reunión y desee agregarle WebEx.

  2. Seleccione Agregar salas de TelePresence.

    Los sistemas que seleccione se añadirán a los cuadros A y Ubicación en la ventana de la reunión.

  3. Introduzca una contraseña de reunión para los invitados de WebEx. Si el sitio requiere una contraseña de reunión, aparecerá un asterisco junto al cuadro.
    Nota      

    La contraseña de reunión de WebEx es distinta del PIN que puede especificar para una reunión de TelePresence.

  4. (Opcional) Active Excluir contraseña de la invitación por correo electrónico para que su reunión sea más segura.
  5. (Opcional) Seleccione uno o varios asistentes de la reunión para convertirlos en organizadores alternativos de dicha reunión. Un organizador alternativo es un usuario con permiso para iniciar y organizar la reunión cuando usted no pueda asistir personalmente. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-11576.
  6. (Opcional) Seleccione Configuración avanzada de WebEx para especificar más detalles, como conexión de audio y registro.
  7. (Opcional) Introduzca el número de participantes de videollamada adicional que pueden llamar a la reunión en Agregar participantes de llamada directa.
    Nota      

    Esta opción le permite reservar capacidad para que más personas se unan utilizando sistemas personales de conferencia de vídeo, como la serie EX de Cisco TelePresence, y dispositivos donde se ejecuten aplicaciones de Cisco Jabber Video. El número que introduzca excluirá cualquier sistema TelePresence que agregue en los cuadros Para y Ubicación. Deberá conocer el número recomendado para el sitio y no exceder dicho límite recomendado.

  8. (Opcional) Seleccione Configuración avanzada de TelePresence para especificar más detalles, como la configuración de llamada directa y de devolución de llamada.
3    Realice los pasos siguientes para especificar la información general de la reunión:
  • Escriba el tema de la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Periodicidad y seleccione las opciones de repetición. Para obtener más información, consulte Limitaciones del patrón de repetición en la integración de WebEx con Outlook para Mac.

  • (Opcional) También puede especificar otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como la notificación de reunión.
4    Introduzca los nombres o direcciones de correo electrónico de los invitados a la reunión en el cuadro Para.
5    Seleccione Enviar.

Planificar una reunión de conferencia personal

          
1    Realice una de las siguientes acciones:
  • En la barra de herramientas de Mac, seleccione el icono de la bola de WebEx y elija Planificar reunión de conferencia personal.
  • En Outlook, seleccione el icono de la bola de WebEx y elija Planificar reunión de conferencia personal.
2    Realice los pasos siguientes para especificar la información general de la reunión:
  • Escriba el tema de la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Periodicidad y seleccione las opciones de repetición. Para obtener más información, consulte Limitaciones del patrón de repetición en la integración de WebEx con Outlook para Mac.
  • (Opcional) También puede especificar otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como la notificación de reunión.
3    Introduzca los nombres o direcciones de correo electrónico en el cuadro Para para invitar a personas a la reunión.     
Nota      

Si seleccionó Cita para planificar la reunión, seleccione Invitar a asistentes para ver el cuadro Para.

     
4    Para especificar la configuración de la reunión de conferencia personal, haga clic en Añadir reunión de conferencia personal.
5    Si es preciso, introduzca la información de la reunión de conferencia personal que se le solicite.
6    Especifique la configuración de la reunión de conferencia personal para lo siguiente.
  • (Opcional) Introduzca una contraseña de reunión para los invitados de WebEx. Si el sitio requiere una contraseña de reunión, aparecerá un asterisco junto al cuadro.
  • (Opcional) Seleccione, de la lista de invitados, los organizadores alternativos que desee para la reunión. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-11576.
  • Seleccione la conexión de audio que quiera utilizar.
7    Seleccione Enviar.

Editar una reunión planificada

  

Una vez haya planificado una reunión mediante la integración de WebEx con Outlook, puede editarla con Outlook en cualquier momento. Por ejemplo, puede cambiar la hora de inicio, especificar una nueva contraseña, elegir una opción de conexión de audio diferente, etc.

    

Cuando edita una reunión planificada, a través de la integración con Outlook se envía una invitación actualizada a la reunión a todos aquellos asistentes invitados y, además, se actualiza la información de la reunión en el sitio de WebEx.

    

Nota


    

Si vuelve a planificar una única convocatoria de una reunión periódica de WebEx con Microsoft Outlook, los cambios también aparecerán en el sitio de WebEx.

    
   
      
1    En el calendario de Microsoft Outlook, abra el elemento de la reunión planificada.
2    Para editar la información de la reunión o cambiar las opciones tanto en la barra de herramientas como en la pestaña Cita, podrá realizar lo siguiente:          
  • Para cambiar la configuración de la reunión de WebEx, seleccione Cambiar configuración.

     

  • Para agregar o cambiar un patrón de repetición, seleccione Periodicidad.      

     

  • Para editar el texto del mensaje de correo electrónico de la invitación a la reunión, vaya a la pestaña Cita.

     

     
3    Realizar una de estas acciones, según corresponda:
  • Para enviar la invitación a la reunión actualizada a los asistentes invitados y guardar la reunión actualizada en el calendario de Outlook, seleccione Enviar actualización.

  • Para guardar la reunión actualizada en el calendario de Outlook, seleccione Guardar y cerrar.

Cancelar una reunión planificada

Si planifica una reunión utilizando Integración con Outlook, puede cancelar la reunión en Outlook.

Puede utilizar los botones Cancelar reunión de WebEx o Cancelar reunión de conferencia personal de la barra de herramientas de WebEx de Outlook para cancelar o quitar la información de WebEx de la reunión o la cita de Outlook. Considere esta opción si decide cambiar el tipo de reunión de WebEx; por ejemplo, si, en un primer momento, planificó una reunión de WebEx y desea cambiarla a una reunión de sala personal.


Nota


    
  • Si cancela una reunión de WebEx mediante el sitio de WebEx, los cambios no aparecerán en Microsoft Outlook. Por ejemplo, si cancela la reunión a través de su sitio, la reunión no se cancelará en el calendario de Outlook. Por lo tanto, le recomendamos que solo utilice Outlook para cancelar una reunión. No se puede editar en el sitio de WebEx una reunión planificada con Outlook.

     

  • Si cancela una única convocatoria de una reunión periódica de WebEx con Microsoft Outlook, los cambios aparecerán solo en el sitio de WebEx.

     

  • Si guarda la reunión o la cita después de utilizar uno de estos botones de cancelación y no ha añadido otra reunión de WebEx, de sala personal o de conferencia personal, esta se convierte en una reunión periódica de Microsoft Outlook sin información de WebEx.

     

    

Asimismo, puede cancelar una reunión en el calendario de Microsoft Outlook como se describe a continuación.

       
1    En el calendario de Microsoft Outlook, abra el elemento de la reunión planificada.
2    Seleccione Cancelar reunión.
3    Seleccione en el mensaje de confirmación.
4    Seleccione Enviar cancelación.

Limitaciones del patrón de repetición en la integración de WebEx con Outlook para Mac

La tabla siguiente muestra las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y Microsoft Outlook.

 
                    
Tabla 1. Reuniones de WebEx
       

Tipo       

       
       

Opción Outlook       

       
       

Equivalencia con WebEx       

       
       

Semanal       

       
       

Cada [x] semanas el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]       

       

Para eventos de Event Center y sesiones de formación de Training Center:

Cada semana el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]

Si planifica una reunión que se repita cada X semanas, donde la X tiene un valor superior a 1, en Microsoft Outlook, la reunión se planifica según lo especificado en Outlook, pero en cambio aparece como una reunión semanal en su sitio de WebEx.

El inicio de la semana siempre apunta al valor predeterminado de domingo. La personalización no es compatible, de forma que si cambia el inicio de la semana por un día diferente, el inicio de la semana no se sincroniza con el sitio de WebEx.

       

Mensual       

       

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] día No admitido de cada mes

       

No admitido.       

                    
       

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] día de cada semana o fin de semana       

       
       

No admitido.       

       
       

Anual       

       
                    

El [primer, segundo, tercero, cuarto, último] [día, día laborable, día de fin de semana] de [enero....diciembre]       

       
                    

No admitido.       

       
 
                                
Tabla 2. Reuniones de conferencia personal de WebEx
       

Tipo       

       
       

Opción Outlook       

       
       

Opción Convertido a reunión de Conferencia personal de WebEx

       
       

Mensual              

       
       

Día [X] de cada [y] meses

       

Día [X] de cada mes.

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] día de cada semana o fin de semana

No admitido.       

       

Anual

       

Cada [1,....31] de [enero....diciembre]

       

No admitido.       

                    
       

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] [día, día laborable, día de fin de semana] de [Enero....Diciembre]       

       
       

No admitido.       

       

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] [domingo, No admitido. lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado] de [enero.... diciembre]

No admitido.       

Fecha de finalización:

              

Sin fecha de finalización.

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.

Finalizar tras [x] ocurrencias.

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.

                    

Finalizar el [entrada de fecha]

       
                    

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.

       
 

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