Autorizzazione di un altro utente a pianificare riunioni per proprio conto in Lotus Notes

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Autorizzazione di un altro utente a pianificare riunioni per proprio conto


 

L'integrazione WebEx per Lotus Notes consente di assegnare un delegato per pianificare, modificare, annullare e avviare riunioni per proprio conto.

Ad esempio, se si devono organizzare riunioni WebEx con cadenza periodica, è possibile concedere al proprio assistente l'autorizzazione a pianificare riunioni per proprio conto.

     

Il delegato deve disporre di un account organizzatore e degli Strumenti di produttività WebEx installati sul computer.

  •    

    Sul sito di WebEx, concedere al delegato l'autorizzazione alla pianificazione.

       

  •    

    In Lotus Notes, assegnare un delegato utilizzando la funzione di delega del calendario.

       

        

Nota


  

In qualsiasi momento, è possibile rimuovere l'autorizzazione del delegato a gestire riunioni per proprio conto.

  
  

Assegnazione di un delegato sul sito WebEx

Operazioni preliminari
  •     

    Accertarsi che l'amministratore del sito abbia abilitato la funzione di delega.

        

  •     

    Assicurarsi che il delegato disponga di un account organizzatore WebEx sul sito WebEx.

        

  •     

    Accertarsi che gli indirizzi e-mail sul sito WebEx per sé e per gli account del delegato corrispondano a quelli in Lotus Notes.

        

       
1   Sul sito WebEx, selezionare WebEx personale.
2   Selezionare Preferenze.
3   Selezionare Opzioni pianificazione.
4   Nella casella Autorizzazione pianificazione, inserire l'indirizzo e-mail di uno o più organizzatori a cui si desidera consentire di pianificare riunioni per proprio conto.
5   Selezionare Salva nella parte inferiore della pagina Preferenze.

Impostazione dell'autorizzazione alla pianificazione in Lotus Notes

È necessario specificare chi ha accesso al proprio calendario Lotus Notes e il livello di accesso concesso al delegato per fare in modo che il delegato possa pianificare riunioni per proprio conto.

        
1   Dalla vista di calendario di Lotus Notes, selezionare Strumenti > Preferenze.
2   Nella finestra Preferenze, selezionare la scheda Accedi e delega, quindi la scheda Accedi a posta e calendario.
3   Selezionare Aggiungi persona o gruppo.
4   Selezionare l'opzione Inserisci o scegli un utente/gruppo, quindi fare clic sulla barra di scorrimento nella casella di testo nella sezione 1 per visualizzare la finestra di dialogo Seleziona nome.
5   Selezionare la persona che potrà pianificare riunioni per proprio conto, quindi selezionare OK.
6   Specificare il livello di accesso concesso al delegato, quindi selezionare OK.

Pianificazione, gestione e avvio di una riunione per un altro organizzatore

Se l'organizzatore ha concesso le autorizzazioni necessarie, è possibile pianificare una riunione per conto di tale organizzatore.

Se si sta pianificando la riunione per un altro organizzatore, ciò verrà indicato da un messaggio nella finestra di dialogo Impostazioni WebEx.

       
1   Nel menu Calendario, selezionare Azione > Altro > Calendario dell'altra persona.


  Viene visualizzata la finestra di dialogo Calendario.
2   Selezionare Altro, quindi selezionare il nome dell'organizzatore.
Suggerimento      

La volta successiva che si pianifica una riunione per questo organizzatore, fin tanto che le autorizzazioni rimangono valide, è possibile selezionare il nome dell'organizzatore direttamente dal menu Calendario.

  Il calendario dell'organizzatore appare come scheda nel calendario.
3   Selezionare una data e ora sul calendario dell'organizzatore. Viene visualizzata la finestra di dialogo Voce del calendario.
4   Selezionare Aggiungi riunione WebEx nella parte superiore sinistra della finestra di dialogo Voce del calendario. Pianificare la riunione. Viene visualizzata la finestra di dialogo Impostazioni WebEx.


Se si sta pianificando la riunione per un altro organizzatore, ciò verrà indicato da un messaggio nella finestra di dialogo Impostazioni WebEx.

5   Pianificare la riunione.

È possibile modificare o annullare riunioni esistenti per conto dell'organizzatore. Per ulteriori informazioni, vedere Pianificazione di una riunione utilizzando l'integrazione WebEx per Lotus Notes.

 


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