Pianificazione di una riunione utilizzando l'integrazione WebEx per Outlook per Mac

Document created by Cisco Localization Team on Jan 6, 2017Last modified by Cisco Localization Team on Jun 21, 2017
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Panoramica sulla pianificazione di una riunione

Per pianificare una riunione online con l'integrazione WebEx per Outlook e inviare gli inviti, tenere presente che:

  • L'integrazione WebEx per Outlook fornisce le opzioni di base per la pianificazione di una riunione. Alcune opzioni che verranno visualizzate sul sito di WebEx potrebbero non essere disponibili nell'integrazione WebEx per Outlook.

     

  • L'integrazione WebEx per Outlook non supporta tutte le opzioni di ricorrenza disponibili in Microsoft Outlook.

     

  • Negli inviti alle riunioni inviati da Microsoft Outlook, l'ora di inizio della riunione viene visualizzata nel fuso orario impostato nel proprio computer e potrebbe non corrispondere alle preferenze del fuso orario impostate sul sito WebEx.

     

Pianificazione di una riunione solo WebEx

         
1    Effettuare una delle seguenti operazioni:
  • Sulla barra degli strumenti Mac, selezionare l'icona WebEx, quindi selezionare Pianifica riunione WebEx.
  • In Outlook, selezionare l'icona WebEx, quindi selezionare Pianifica riunione WebEx.           
  • Nella barra dei menu di Outlook, selezionare Riunione o Appuntamento e selezionare Aggiungi WebEx dal menu WebEx.
2    Attenersi alla seguente procedura per specificare le informazioni generali sulla riunione:
  • Digitare un argomento per la riunione nella casella Oggetto.
  • Negli elenchi Ora di inizio e Ora di fine, specificare rispettivamente gli orari d'inizio e di fine della riunione.
  • (Opzionale) Per specificare uno schema di ricorrenza per la riunione, selezionare Ricorrenza, quindi selezionare le relative opzioni. Per ulteriori informazioni, vedere Limitazioni degli schemi di ricorrenza per l'integrazione WebEx per Outlook per Mac.

  • (Opzionale) Specificare altre opzioni offerte da Microsoft Outlook, come una notifica di riunione.
3    Inserire i nomi o gli indirizzi e-mail delle persone da invitare alla riunione nella casella A.
4    Se vengono richieste informazioni sull'account WebEx, immettere le informazioni e selezionare OK.    
5    Nella finestra di dialogo Impostazioni WebEx, specificare altre opzioni per la riunione WebEx:
  1. Selezionare il modello della riunione per utilizzare le impostazioni predefinite di tale modello.
  2. Se necessario, specificare una password per la riunione.
  3. (Opzionale) Selezionare uno o più partecipanti come organizzatori alternativi per la riunione. Un organizzatore alternativo è qualcuno che ha l'autorizzazione ad avviare e organizzare la propria riunione quando si è impossibilitati a farlo. Per ulteriori informazioni, vedere https://help.webex.com/docs/DOC-11644.
  4. Se si desidera impostare altre opzioni, selezionare Mostra impostazioni avanzate:
    • Accertarsi di aver selezionato il tipo di servizio e di riunione corretti, ad esempio una riunione standard, un evento o una sessione di formazione oppure una conferenza personale.

       

    • Verificare o selezionare le opzioni di connessione audio.

       

    • Se necessario, impostare le opzioni per la registrazione.

       

  5. Selezionare OK.     
6    Selezionare Invia.

Riunioni WebEx e TelePresence (CMR Hybrid)

   

Utilizzando l'integrazione per Outlook, è possibile pianificare una riunione CMR Hybrid che consenta alle persone di partecipare mediante WebEx Meeting Center o TelePresence.

    

Sebbene altri tipi di riunione WebEx prevedano inviti e-mail diversi per l'organizzatore e i partecipanti, quando si pianifica una riunione CMR Hybrid, l'organizzatore e i partecipanti ricevono lo stesso invito e-mail. L'invito e-mail non contiene informazioni riservate all'organizzatore, come la chiave organizzatore o il codice di accesso organizzatore. Se occorre visualizzare la chiave organizzatore o il codice di accesso organizzatore, selezionare il collegamento nell'invito e-mail per passare alla pagina di informazioni della riunione sul sito di WebEx, quindi eseguire l'accesso per visualizzare i propri dettagli organizzatore.

    

Se si prevede un organizzatore alternativo, quest'ultimo potrà avviare, gestire e registrare la riunione; tuttavia, la registrazione della riunione verrà inviata all'organizzatore originale.

    

Nella pianificazione delle riunioni, non pianificare più di due riunioni per lo stesso periodo di tempo poiché non è possibile essere l'organizzatore di due riunioni attive allo stesso tempo. Anche se si consente a un organizzatore alternativo di avviare le riunioni per proprio conto, si verrà sempre considerati l'organizzatore originale delle riunioni che si pianificano, a meno che non si deleghi un organizzatore.

    

Cos'è una riunione CMR Hybrid con WebEx e TelePresence?

   

Gli Strumenti di produttività WebEx con CMR Hybrid TelePresence consentono l'uso contemporaneo di Cisco WebEx Meeting Center e Cisco TelePresence in una riunione congiunta.   

    

Durante una riunione CMR Hybrid, è possibile visualizzare il video in diretta di tutti i partecipanti sia WebEx che TelePresence.

    

L'elenco dei partecipanti nella riunione WebEx visualizza i partecipanti TelePresence in un'etichetta aggregata denominata "Sistemi TelePresence". L'elenco dei partecipanti sul sistema TelePresence visualizza ogni singolo partecipante WebEx.

    

Se un partecipante TelePresence collega il cavo VGA o HDMI a un laptop e avvia la condivisione dello schermo, tutti i partecipanti, inclusi i partecipanti WebEx, possono visualizzare il contenuto condiviso. Se un relatore WebEx avvia la condivisione, tutti i partecipanti, inclusi i partecipanti TelePresence, possono visualizzare il contenuto condiviso.   

    

È possibile registrare video, audio, condivisione, chat e sondaggi per le riunioni CMR Hybrid. Premere Registra come in qualsiasi altra riunione WebEx e le registrazioni verranno visualizzate nell'elenco File personali > Riunioni registrate personali della sezione WebEx personale. Le registrazioni delle riunioni CMR Hybrid sono in formato MP4. Il video viene registrato a 360p.   

    

Pianificazione di una riunione CMR Hybrid (WebEx e TelePresence)

   
        
1    Nel menu WebEx della finestra di Outlook, selezionare Pianifica riunione WebEx e TelePresence oppure aprire una nuova voce di riunione e selezionare il pulsante Aggiungi WebEx e TelePresence dalla barra degli strumenti.
2    Nel pannello Opzioni riunione, specificare le opzioni WebEx e TelePresence per la riunione CMR Hybrid:
  1. Selezionare Consenti la partecipazione mediante WebEx.

    Questa opzione è sempre deselezionata per impostazione predefinita. Selezionarla ogni volta che si pianifica una riunione e si desidera aggiungervi WebEx.

  2. Selezionare Aggiungi sale TelePresence.

    I sistemi selezionati vengono aggiunti alle caselle A e Ubicazione nella finestra della riunione.

  3. Inserire una password della riunione per gli invitati WebEx. Se il proprio sito richiede una password della riunione, accanto alla casella viene visualizzato un asterisco.
    Nota      

    Una password della riunione WebEx è diversa dal PIN, che è possibile specificare per una riunione TelePresence.

  4. (Opzionale) Selezionare Escludi la password dall'invito e-mail per rendere più sicura la riunione
  5. (Opzionale) Selezionare uno o più partecipanti come organizzatori alternativi per la riunione. Un organizzatore alternativo è qualcuno che ha l'autorizzazione ad avviare e organizzare la propria riunione quando si è impossibilitati a farlo. Per ulteriori informazioni, vedere https://help.webex.com/docs/DOC-11644.
  6. (Opzionale) Selezionare Impostazioni WebEx avanzate per specificare ulteriori dettagli come il collegamento audio e l'iscrizione.
  7. (Opzionale) Inserire il numero di partecipanti con chiamata video in ingresso che possono chiamare per accedere alla riunione in Aggiungi partecipanti con chiamata video in ingresso.
    Nota      

    Questa opzione consente di riservare la capacità per la partecipazione di più persone che utilizzano sistemi di videoconferenza come Cisco TelePresence Serie EX e dispositivi che eseguono applicazioni video Cisco Jabber. Il numero inserito esclude qualsiasi sistema di TelePresence aggiunto nelle caselle A e Posizione. Tenere in considerazione il numero consigliato per il sito e non superare il limite consigliato.

  8. (Opzionale) Selezionare Impostazioni TelePresence avanzate per specificare ulteriori dettagli come le impostazioni per le chiamate in ingresso e in uscita.
3    Attenersi alla seguente procedura per specificare le informazioni generali sulla riunione:
  • Digitare un argomento per la riunione nella casella Oggetto.
  • Negli elenchi Ora di inizio e Ora di fine, specificare rispettivamente gli orari d'inizio e di fine della riunione.
  • (Opzionale) Per specificare uno schema di ricorrenza per la riunione, selezionare Ricorrenza, quindi selezionare le relative opzioni. Per ulteriori informazioni, vedere Limitazioni degli schemi di ricorrenza per l'integrazione WebEx per Outlook per Mac.

  • (Opzionale) Specificare altre opzioni offerte da Microsoft Outlook, come una notifica di riunione.
4    Inserire i nomi o gli indirizzi e-mail delle persone da invitare alla riunione nella casella A.
5    Selezionare Invia.

Come pianificare una conferenza personale

          
1    Effettuare una delle seguenti operazioni:
  • Sulla barra degli strumenti Mac, selezionare l'icona della sfera WebEx, quindi selezionare Pianifica conferenza personale.
  • In Outlook, selezionare l'icona della sfera WebEx, quindi selezionare Pianifica conferenza personale.
2    Attenersi alla seguente procedura per specificare le informazioni generali sulla riunione:
  • Digitare un argomento per la riunione nella casella Oggetto.
  • Negli elenchi Ora di inizio e Ora di fine, specificare rispettivamente gli orari d'inizio e di fine della riunione.
  • (Opzionale) Per specificare uno schema di ricorrenza per la riunione, selezionare Ricorrenza, quindi selezionare le relative opzioni. Per ulteriori informazioni, vedere Limitazioni degli schemi di ricorrenza per l'integrazione WebEx per Outlook per Mac.
  • (Opzionale) Specificare altre opzioni offerte da Microsoft Outlook, come una notifica di riunione.
3    Immettere i nomi o gli indirizzi e-mail nella casella A per invitare le persone alla riunione.     
Nota      

Se è stata selezionata l'opzione Appuntamento per la pianificazione della riunione, selezionare Invita partecipanti per visualizzare la casella A.

     
4    Selezionare Aggiungi conferenza personale per specificare le impostazioni della conferenza.
5    Se necessario, immettere le informazioni della conferenza personale richieste.
6    Specificare le impostazioni della conferenza personale per quanto segue.
  • (Opzionale) Inserire una password per la riunione per gli invitati WebEx. Se il proprio sito richiede una password della riunione, accanto alla casella viene visualizzato un asterisco.
  • (Opzionale) Selezionare eventuali organizzatori alternativi che si desidera nominare per la riunione dall'elenco degli invitati. Per ulteriori informazioni, vedere https://help.webex.com/docs/DOC-11644.
  • Selezionare la Connessione audio da utilizzare.
7    Selezionare Invia.

Come modificare una riunione pianificata

  

Una volta pianificata una riunione utilizzando l'integrazione WebEx per Outlook, è possibile utilizzare Outlook per modificare la riunione in qualsiasi momento. Ad esempio, è possibile modificarne l'ora di inizio, specificare una nuova password, scegliere una diversa opzione di connessione audio e così via.

    

Una volta modificata una riunione pianificata, l'integrazione per Outlook invia un invito alla riunione aggiornato a tutti i partecipanti invitati alla riunione e aggiorna le informazioni sulla riunione sul sito WebEx.

    

Nota


    

Se si ripianifica una singola occorrenza di una riunione WebEx ricorrente utilizzando Microsoft Outlook, le modifiche vengono visualizzate anche sul sito di WebEx.

    
   
      
1    Nel calendario di Microsoft Outlook, aprire la voce relativa alla riunione pianificata.
2    Per modificare le informazioni sulla riunione o per cambiare le opzioni sulla barra degli strumenti o nella scheda Appuntamento, procedere come segue:          
  • Per modificare le impostazioni della riunione WebEx, selezionare Modifica impostazioni.

     

  • Per aggiungere o modificare un modello di ricorrenza, fare clic su Ricorrenza.      

     

  • Per modificare il testo del messaggio e-mail di invito alla riunione, utilizzare la scheda Appuntamento.

     

     
3    Effettuare una delle seguenti operazioni:
  • Per inviare l'invito alla riunione aggiornata ai partecipanti invitati e salvare la riunione aggiornata nel calendario di Outlook, fare clic su Invia aggiornamento.

  • Per salvare la riunione aggiornata nel calendario di Outlook, selezionare Salva e chiudi.

Annullamento di una riunione pianificata

Se si pianifica una riunione utilizzando l'integrazione per Outlook, è possibile annullare la riunione in Outlook.

È possibile utilizzare il pulsante Annulla riunione WebEx o Annulla conferenza personale sulla barra degli strumenti WebEx di Outlook per annullare e rimuovere le informazioni WebEx dalla riunione o dall'appuntamento di Outlook. È possibile effettuare questa operazione se si modifica il tipo di riunione WebEx; ad esempio, se è stata originariamente pianificata una riunione WebEx e si desidera modificarla in una riunione nella sala riunioni personale.


Nota


    
  • Se si annulla una riunione WebEx utilizzando il sito di WebEx, le modifiche non vengono visualizzate in Microsoft Outlook. Ad esempio, se si annulla la riunione utilizzando il sito, la riunione non viene annullata nel calendario di Outlook. Di conseguenza, si consiglia di utilizzare solo Outlook per annullare una riunione. Non è possibile utilizzare il sito di WebEx per modificare una riunione pianificata con Outlook.

     

  • Se si annulla una singola occorrenza di una riunione WebEx ricorrente utilizzando Microsoft Outlook, le modifiche vengono visualizzate anche sul sito di WebEx.

     

  • Se si salva la riunione o l'appuntamento dopo aver usato uno di questi pulsanti di annullamento e non è stata aggiunta un'altra riunione WebEx, riunione nella sala riunioni personale o conferenza personale, tale riunione o appuntamento diventa una normale riunione Microsoft Outlook senza informazioni WebEx.

     

    

È possibile annullare una riunione anche dal calendario di Microsoft Outlook come descritto di seguito.

       
1    Nel calendario di Microsoft Outlook, aprire la voce relativa alla riunione pianificata.
2    Selezionare Annulla riunione.
3    Selezionare nel messaggio di conferma.
4    Selezionare Invia annullamento.

Limitazioni degli schemi di ricorrenza nell'integrazione  WebEx per Outlook per Mac

La tabella seguente mostra le differenze tra gli schemi di ricorrenza WebEx e Microsoft Outlook.

 
                    
Tabella 1 WebEx Meetings
       

Tipo       

       
       

Opzione Outlook       

       
       

Opzione Convertito in riunione WebEx       

       
       

Settimanale       

       
       

Ogni [X] settimane il: [domenica, lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato]       

       

Per eventi di Event Center e sessioni di formazione di Training Center:

Ogni settimana il: [domenica, lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato]

Se si pianifica una riunione che si ripete ogni X settimane, dove X è maggiore di 1, in Microsoft Outlook, la riunione verrà pianificata in Outlook come specificato, ma apparirà come riunione settimanale sul sito di WebEx.

L'inizio della settimana punta sempre al giorno predefinito, domenica. La personalizzazione non è supportata; pertanto, se si desidera modificare l'inizio della settimana in un giorno diverso, l'inizio della settimana non verrà sincronizzato con il sito di WebEx.

       

Mensile       

       

Il [primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] giorno Non supportato di ogni mese

       

Non supportato       

                    
       

Il [primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] giorno feriale o del fine settimana       

       
       

Non supportato       

       
       

Annuale       

       
                    

[primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] [giorno, giorno della settimana, giorno del week-end] di [Gennaio....Dicembre]       

       
                    

Non supportato.       

       
 
                                
Tabella 2 Conferenze personali WebEx
       

Tipo       

       
       

Opzione Outlook       

       
       

Opzione Convertito a riunione WebEx di tipo Conferenza personale

       
       

Mensile              

       
       

Giorno [X] ogni [Y] mese

       

Giorno [X] di ogni mese.

Il [primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] giorno feriale o del fine settimana

Non supportato       

       

Annuale

       

Ogni [Gennaio....Dicembre] [1,....31]

       

Non supportato       

                    
       

[primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] [giorno, giorno della settimana, giorno del week-end] di [Gennaio....Dicembre]       

       
       

Non supportato       

       

[primo, secondo, terzo, quarto, ultimo] [domenica, non supportata. lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato] di [Gennaio.... Dicembre]

Non supportato       

Data di fine

              

Nessuna data di fine.

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.

Terminare dopo [x] ricorrenze.

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.

                    

Terminare entro il [data]

       
                    

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.

       
 

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