Programmer une réunion Conférence personnelle ou une réunion Audio uniquement

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Réunions Conférence personnelle et audio uniquement

 

 

Une réunion Conférence Personnelle inclut une partie audio et une partie en ligne. Démarrez la partie audio et la partie en ligne est automatiquement créée sur votre site WebEx. Si vous vous trouvez dans la partie audio de la réunion et que vous avez besoin de partager une présentation, un document, ou une application avec des participants de la réunion, vous pouvez démarrer la partie en ligne de la réunion et les participants peuvent la rejoindre tout en participant à la partie audio de la réunion.

  

Vous pouvez créer et stocker jusqu'à trois comptes numéro de Conférence personnelle. Lorsque vous programmez une réunion Conférence Personnelle, sélectionnez l'un de vos comptes Numéro de conférence personnelle à utiliser pour la partie audio de la réunion Conférence personnelle. Vous pouvez aussi utiliser votre compte Numéro de conférence Personnelle pour démarrer une conférence audio instantanée à partir de tous les téléphones, sans la programmer à l'avance. Pour chaque compte, vous pouvez générer les codes d'accès organisateur et invité. Si l'option d'appel international est activée sur votre site, elle est également disponible pour les comptes numéro de conférence personnelle que vous créez.

  

Votre compte Numéro de conférence personnelle indique également le code d'accès que vous pouvez utiliser pour démarrer la partie audio de la réunion Conférence Personnelle et les codes d'accès que vous souhaitez que les invités utilisent pour rejoindre la partie audio de la réunion Conférence Personnelle.

  

Vous pouvez supprimer un compte Conférence personnelle à tout moment.

  

Les réunions Conférence personnelle sont disponibles uniquement si votre site prend en charge les conférences personnelles et si votre site utilise l'audio de WebEx. Si votre site utilise un fournisseur de service téléphonique (TSP), vous pouvez, à la place, programmer des réunions audio uniquement. (Les réunions audio uniquement n'ont pas de partie audio). Vous pouvez diriger une conférence audio WebEx à la demande à tout moment, n'importe où. Vous pouvez aussi utiliser votre numéro de conférence personnelle pour programmer régulièrement des réunions WebEx.

  

Configurer vos comptes Conférence personnelle

 

Configurer vos comptes personnels dans WebEx.

  
       
1    Allez dans Mon WebEx > Préférences.
2    À côté de la section Audio, sélectionnez Configurer.
3    Sous Conférence personnelle, sélectionnez Générer le compte.  

Vous pouvez créer jusqu'à trois comptes Conférence personnelle.

  

Les comptes Conférence personnelle incluent un code d'accès que vous pouvez utiliser pour démarrer la partie audio d'une réunion Conférence personnelle. Ils incluent également un code d'accès invité pour permettre à d'autres personnes de la rejoindre.

  

Vous pouvez sélectionner l'un de vos comptes Conférence personnelle lors de la programmation d'une réunion Conférence personnelle. Vous pouvez également utiliser l'un de ces comptes pour démarrer une réunion instantanée Conférence personnelle à partir de tous les téléphones, sans avoir à la programmer à l'avance.

  

Vous pouvez supprimer un compte de conférence personnelle à tout moment.

  
4    Sélectionnez Enregistrer.

Programmer une réunion Conférence personnelle ou une réunion Audio uniquement à partir du site WebEx

 

Programmer une réunion à partir du site WebEx.
         
1    Connectez-vous à votre site Centre de réunions WebEx.
2    Dans la barre de navigation, cliquez sur Organiser une réunion.
3    Sélectionnez Programmateur avancé, puis Informations requises.
4    Pour le Type de réunion, sélectionnez Réunion Conférence personnelle ou Audio uniquement.
5    Entrez les informations requises.  

Si vous programmez une réunion Conférence Personnelle, vous n'avez pas besoin de spécifier un mot de passe. Par défaut, le mot de passe est le code d'accès du participant dans votre compte Conférence Personnelle qui est indiqué pour cette réunion.

  
6    Programmer votre réunion maintenant ou ajouter des détails.
  • Pour programmer votre réunion maintenant, sélectionnez Programmer la réunion.
  • Pour ajouter plus d'informations, sélectionnez Suivant ou sélectionnez une autre page dans le programmateur. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Programmer la réunion.

Programmer une réunion Conférence personnelle avec Microsoft Outlook pour Windows

 
  •  

    Si vous utilisez l'audio du fournisseur de service téléphonique (TSP), vous pouvez, à la place, programmer une réunion audio uniquement :

      

  •  

    Lorsque l'application WebEx est intégrée à Outlook, les options de base sont fournies pour programmer une réunion. Certaines options qui sont disponibles sur votre site WebEx peuvent ne pas être disponibles dans l'extension WebEx pour Outlook.

      

  •  

    L'extension WebEx pour Outlook ne prend pas en charge toutes les options de récurrence disponibles dans Microsoft Outlook.

      

  •  

    L'heure de démarrage pour toutes les invitations à une réunion que vous envoyez à partir de Microsoft Outlook s'affiche dans le fuseau horaire qui est configuré sur votre ordinateur et peut ne pas correspondre au fuseau horaire de préférence que vous avez configuré sur votre site WebEx.

      

  
            
1    Pour programmer une réunion Conférence personnelle, effectuez l'une des actions suivantes :
  • Sélectionnez Nouveaux éléments > Réunion ou Rendez-vous, ou à partir du calendrier Microsoft Outlook, sélectionnez Nouvelle réunion ou Nouveau rendez-vous.
  • Cliquez sur l'icône Programmer dans le panneau des Outils de productivité WebEx.
  • Sélectionnez Programmer une réunion > Programmer une réunion Conférence personnelle ou Programmer une réunion audio uniquement sur la barre d'outils Microsoft Outlook.
   

Vous devez saisir les paramètres WebEx avant de spécifier les informations générales de la réunion.

  
2    Dans la réunion ou le rendez-vous Outlook, spécifiez les Informations générales de la réunion.
  1. Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  2. Dans les listes Heure de début et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de début et de fin de la réunion.
  3. Facultatif : Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour plus d'informations à propos des différences dans les critères de récurrence entre WebEx et Microsoft Outlook, consultez Limites des critères de récurrence de l'extension WebEx pour Outlook.
  4. Facultatif : Spécifiez toutes les options, telles que la notification d'une réunion.
3    Saisissez les noms ou les adresses des invités dans la fenêtre À.  

Si vous avez sélectionné Rendez-vous pour programmer votre réunion, sélectionnez Assistant de programmation pour voir la case À.

  
4    Sélectionnez Ajouter une réunion Conférence Personnelle.  

Cette étape n'est pas nécessaire si vous avez sélectionné Programmer une réunion Conférence personnelle à l'étape 1.

  
5    Si nécessaire, saisissez les informations sur la réunion Conférence personnelle requises.
6    Si nécessaire, dans l'onglet Paramètres WebEx Audio & Suivi, choisissez le type de connexion audio et les autres options requises.
7    (Facultatif)Sélectionnez l'onglet Ressources pour ajouter des organisateurs suppléants.  

Un organisateur suppléant est une personne autorisée à démarrer et organiser votre réunion lorsque vous ne pouvez pas y assister vous-même. Pour plus d'informations, voir https://help.webex.com/docs/DOC-11577.

  
8    Sélectionnez OK.
9    Sélectionnez Envoyer pour envoyer les invitations à la réunion aux invités.

Programmer une réunion Conférence personnelle avec Microsoft Outlook pour MAC

 

Configurer une réunion Conférence Personnelle en utilisant l'extension WebEx pour Outlook pour MAC.

  
          
1    Effectuez l'une des opérations suivantes :
  •  

    Sur la barre d'outils Mac, sélectionnez l'icône de la balle WebEx et sélectionnez Programmer une réunion Conférence personnelle.

      
  •  

    Dans Outlook, sélectionnez l'icône de la balle WebEx et sélectionnez Programmer une réunion Conférence personnelle.

      
    Remarque        

    Si votre site WebEx prend en charge les Salles de réunion de collaboration (CMR) sur le Cloud, lorsque vous programmez une réunion WebEx, il s'agit également d'une réunion CMR contenant des informations permettant aux invités de la rejoindre à partir des systèmes et des applications de conférence vidéo.

      
      
2    Spécifier les informations générales de la réunion.
  1. Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  2. Dans les listes Heure de début et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de début et de fin de la réunion.
  3. Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour plus d'informations, voir Limites des critères de récurrence pour l'extension WebEx pour Outlook.
  4. Facultatif : Spécifiez les autres options fournies par Microsoft Outlook, comme une notification de réunion.
3    Saisissez les noms ou les adresses des invités dans la fenêtre À.  

Si vous avez sélectionné Rendez-vous pour programmer votre réunion, sélectionnez Inviter des participants pour voir la case À.

  
4    Sélectionnez Ajouter une réunion Conférence Personnelle.
5    Si nécessaire, saisissez les informations sur la réunion Conférence personnelle requises.
6    Spécifier les paramètres de la réunion Conférence personnelle.
  1. Facultatif : Saisissez un mot de passe pour les invités WebEx. Si un mot de passe de réunion est obligatoire sur votre site, un astérisque s'affiche à côté de la case.
  2. Facultatif : À partir de la liste des invités, sélectionnez des organisateurs suppléants pour la réunion. Pour plus d'informations, voir https://help.webex.com/docs/DOC-11577.
  3. Sélectionnez la Connexion audio à utiliser.
7    Sélectionnez Envoyer pour envoyer l'invitation à une réunion aux invités.

Programmer une réunion Conférence personnelle avec IBM Lotus Notes

 

Si vous utilisez l'audio du fournisseur de service téléphonique (TSP), vous pouvez, à la place, programmer une réunion audio uniquement.

  
         
1    Pour programmer une réunion Conférence personnelle :
  • Dans votre calendrier Lotus Notes, sélectionnez Programmer une réunion.
  • Cliquez sur l'icône Programmer dans le panneau des Outils de productivité WebEx.
  L'onglet Nouvelle entrée du calendrier s'affiche.
2    Sélectionnez Ajouter une réunion Conférence personnelle ou Ajouter une réunion audio uniquement.
3    Si nécessaire, saisissez les informations sur la réunion Conférence personnelle requises.
4    Spécifier les informations générales de la réunion :
  1. Saisir un Sujet pour la réunion.
  2. Spécifiez les heures de démarrage et de fin de la réunion.
  3. Facultatif : Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, sélectionnez Répéter, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour plus d'informations, voir Spécifier un critère de récurrence pour une réunion.
  4. Facultatif : Spécifiez les autres options fournies par Lotus Notes, telle qu'une notification de réunion.
5    Pour inviter des personnes à la réunion, sélectionnez l'icône d'un carnet d'adresses dans le panneau Invités et sélectionnez les noms des invités, ou saisissez les noms manuellement.  

Tous les invités que vous invitez en utilisant l'extension WebEx pour Lotus Notes ne s'affichent pas dans la liste des invités de la réunion sur votre site WebEx.

  

Pour des informations complémentaires concernant l'invitation de participants dans Lotus Notes, veuilles consulter l'Aide Lotus Notes.

  
6    Traiter l'invitation.
  • Sélectionnez Enregistrer et Envoyer les invitations pour envoyer les invitations aux participants.
  • Cliquez sur Enregistrer comme brouillon et invitez des participants à la réunion programmée ultérieurement.
   

Vous pouvez modifier tous les paramètres de la réunion après l'avoir programmée.

   Les outils de productivité WebEx ajoutent la réunion programmée à votre calendrier Lotus Notes et au calendrier public sur votre site WebEx.

Spécifier un chemin de récurrence pour une réunion

En utilisant les options de répétition Lotus Notes, vous pouvez spécifier un critère de récurrence pour votre réunion. Par exemple, vous pouvez spécifier qu'une réunion se répète chaque mercredi à 14h00 jusqu'à une date spécifique. L’extension WebEx pour Lotus Notes programme la réunion pour chacun des jours spécifiés dans l'option de récurrence.

Cependant, en fonction de votre service, certaines options de répétition Lotus Notes peuvent ne pas être prises en charge. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Limites des critères de récurrence dans l'intégration WebEx pour Lotus Notes.

     
1    Si vous avez programmé une réunion à l’aide de l’extension WebEx pour Lotus Notes, ouvrez l’élément de réunion dans votre calendrier Lotus Notes.



  La boite de dialogue Options de répétition s'affiche.
2    Spécifiez les options dans la boite de dialogue puis sélectionnez OK.

Prise en charge des critères de récurrence dans l'extension WebEx pour Lotus Notes

Le tableau suivant indique les différences des critères de récurrence entre WebEx et Lotus Notes.

 
                                            
Tableau 1 Réunions WebEx

Type

Option Lotus Notes

Convertie en Option Réunion WebEx

Hebdomadaire

Toutes les 1 à 8 semaines le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi]

Pour les centres de réunions :

Toutes les 1 à 8 semaines le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi]

Pour les événements Event Center et les sessions de formation Training Center :

Chaque semaine le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi]

Si vous programmez une réunion qui se répète chaque X semaine, avec X supérieur à 1, dans Lotus Notes, la réunion sera programmée dans Lotus Notes selon vos spécifications, mais elle apparaîtra en tant que réunion hebdomadaire sur votre site WebEx.

Mensuel

Compte à partir de la fin du mois

Non pris en charge

Annuel

Chaque 1ère-10ème année

Chaque année.

Si vous programmez une réunion qui se répète chaque X année, avec X supérieur à 1, dans Lotus Notes, la réunion sera programmée dans Lotus Notes selon vos spécifications, mais elle apparaîtra en tant que réunion hebdomadaire sur votre site WebEx.

Personnalisé

Paramètres personnalisés

Non pris en charge

Date de fin

Démarrage de date à date

Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an.

Démarrage à partir de la date continuer pendant X fois

Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an.

Spécifier les exceptions

Ne pas déplacer

Non pris en charge.

Déplacer sur vendredi

Non pris en charge.

Déplacer sur lundi

Non pris en charge.

Déplacer sur le jour de la semaine le plus proche

Non pris en charge.

Supprimer

Non pris en charge.

 
                                                  
Tableau 2 Réunions Conférence Personnelle WebEx

Type

Option Lotus Notes

Convertie en Option Réunion Conférence personnelle WebEx

Quotidien

Chaque 1er-31ème jour

Chaque jour

Mensuel

Chaque 1er-12ème mois le 1er-31ème

Chaque mois le [1er, 2ème, 3ème, 4ème, dernier jour] [Dim, Lun, Mar, Mer, Jeu, Ven, Sam]

Compte à partir de la fin du mois

Non pris en charge

Chaque 1er-12ème mois le [1er, 2ème, 3ème, 4ème, dernier jour] [Dim, Lun, Mar, Mer, Jeu, Ven, Sam]

Chaque 1ère semaine le [Dim, Lun, Mar, Mer, Jeu, Ven, Sam]

Annuel

Chaque 1ère-10ème année

Non pris en charge

Personnalisé

Paramètres personnalisés

Non pris en charge

Date de fin

Démarrage de date à date

Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an.

Démarrage à partir de la date continuer pendant X fois

Si la durée est supérieure à un an, elle est convertie en un an.

Spécifier les exceptions

Ne pas déplacer

Non pris en charge.

Déplacer sur vendredi

Non pris en charge.

Déplacer sur lundi

Non pris en charge.

Déplacer sur le jour de la semaine le plus proche

Non pris en charge.

Supprimer

Non pris en charge.


Remarque


Pour la modification ou la suppression d'une réunion récurrente dans Lotus Notes, prenez note de ce qui suit :

  • Lorsque vous éditez une réunion récurrente, comme pour reprogrammer sa date ou modifier ses options de réunion, les modifications que vous effectuez sur une seule instance de la réunion doivent être appliquées à toutes ses instances pour que les modifications soient prises en compte sur votre site WebEx. Si vous appliquez les modifications uniquement sur une seule instance, une mise à jour est effectuée dans Lotus Notes, mais pas sur le calendrier de votre site WebEx.

     

  • Si vous annulez une seule instance d'une réunion récurrente, l'instance est supprimée dans Lotus Notes, mais elle reste dans votre calendrier. Vous devez supprimer toutes les instances d'une réunion récurrente dans Lotus Notes afin qu'elle soit supprimée de votre calendrier.

     


Démarrer une réunion Conférence personnelle ou une réunion Audio uniquement

 

 

Les réunions Conférence Personnelle et les réunions Audio uniquement ne démarrent pas automatiquement aux heures programmées. Vous devez tout d'abord démarrer la partie audio de la réunion et vous pouvez ensuite démarrer la partie en ligne.

  
      
1    Démarrez la partie audio de la réunion et appeler le numéro listé dans le courrier électronique d'invitation ou la page Informations sur la réunion Conférence personnelle.  

Ce bouton est disponible uniquement si la partie audio de la réunion Conférence Personnelle a déjà démarré.

  
2    Suivez les invites audio et saisissez le code d'accès d'organisateur.
3    Démarrer la partie en ligne de la réunion
  1. Cliquez sur le lien dans le courrier électronique d'invitation pour afficher la page Informations sur la réunion Conférence Personnelle, ou naviguez vers cette page via votre site WebEx.
  2. Dans la page Informations sur la réunion Conférence personnelle, sélectionnez Démarrer.

Modifier vos préférences WebEx

 

Vous pouvez configurer les préférences suivantes pour votre compte WebEx.

       
1    Allez dans Mon WebEx > Préférences.
2    Sélectionnez Agrandir tout pour agrandir toutes les sections, ou sélectionnez une section individuelle pour l'agrandir.
3    Spécifiez vos préférences dans chaque section :
  • Général : Configurez le fuseau horaire, la langue et les paramètres locaux à utiliser pour les pages Web de votre site WebEx. Vous pouvez également configurer la page par défaut pour chaque onglet.

     
  • Paramètres « Se rencontrer maintenant » : Configurez les options par défaut pour les réunions instantanées que vous démarrez avec Se rencontrer maintenant (Meet Now). Vous pouvez sélectionner le type de réunion par défaut, le modèle de réunion, le mot de passe et les options de connexion audio. En fonction des paramètres de votre site, vous pouvez également sélectionner si vos réunions instantanées se déroulent dans votre salle personnelle.

     
  • Audio : Saisissez les informations de votre numéro de téléphone et de votre conférence personnelle.

     

    Sous Mes numéros de téléphone, saisissez vos numéros de téléphone et sélectionnez des options supplémentaires :

     

    Identification d'appel : Si cette option est activée pour votre site, elle vous permet d'appeler une réunion sans avoir à saisir le numéro de la réunion. Cocher cette option pour un numéro de téléphone dans votre profil d'utilisateur fait correspondre votre compte à ce numéro de téléphone. Cette fonctionnalité est disponible uniquement pour les réunions avec audio et activation de l'option CLI (identification de la ligne appelante) ou ANI (identification automatique du numéro).

     

    M'appeler : Si votre site WebEx prend en charge le service Appelez-moi, cette option vous permet de recevoir un appel de la réunion pour vous connecter à l'audio. Vous pouvez cocher cette option pour tous les numéros de téléphone dans vos préférences.

     

    PIN audio : Votre PIN audio aide à empêcher les autres personnes d'utiliser votre numéro de téléphone pour rejoindre une réunion. Il vous sera demandé de saisir votre PIN audio lorsque vous appellerez une réunion. Les paramètres de votre site WebEx peuvent nécessiter que vous précisiez un PIN audio, spécialement si vous utilisez l'option Identification d'appel.

     

    Sous Conférence personnelle, sélectionnez Générer le compte pour configurer jusqu'à trois comptes Conférence personnelle.

    Les comptes Conférence personnelle incluent un code d'accès que vous pouvez utiliser pour démarrer la partie audio d'une réunion Conférence personnelle. Ils incluent également un code d'accès invité pour permettre à d'autres personnes de la rejoindre.

    Vous pouvez sélectionner l'un de vos comptes Conférence personnelle lors de la programmation d'une réunion Conférence personnelle. Vous pouvez également utiliser l'un de ces comptes pour démarrer une réunion instantanée Conférence personnelle à partir de tous les téléphones, sans avoir tout d'abord à la programmer.

     

    Vous pouvez supprimer un compte de conférence personnelle à tout moment.

  • Systèmes vidéo : Ajoutez les adresses vidéo de vos systèmes de conférence vidéo que vous souhaitez utiliser avec WebEx. Si cette fonctionnalité est activée sur votre site, vous pouvez recevoir un appel de la réunion sur votre système vidéo pour vous connecter à l'audio et la vidéo.

  • Ma salle personnelle : Spécifiez un nom unique et une URL unique et copiez l'URL pour la partager avec d'autres personnes. En fonction des paramètres de votre site, vous pouvez également spécifier une URL différente pour votre salle personnelle. Vous pouvez configurer des options pour verrouiller la salle automatiquement 5, 10, 15, ou 20 minutes après votre arrivée et pour recevoir une notification lorsqu'une personne entre dans le lobby de votre salle personnelle en votre absence.

     
  • Modèles de programmation : Gérez les modèles de programmation qui vous permettent de programmer des réunions rapidement.

     
  • Options de programmation : Paramétrez les options pour supprimer les réunions terminées, le type de réunion par défaut, la page Démarrage rapide et l'autorisation de programmation.

     
  • Support Center : Paramétrez l'ordre des onglets qui s'affichent sur le tableau de bord de l'Assistance.

     
4    Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Commandes du clavier téléphonique

 

 

Les commandes du clavier suivantes sont disponibles au cours d'Une réunion Conférence personnelle. L'organisateur a accès à des fonctions que les invités n'ont pas.

  

Si vous démarrez la partie en ligne de votre réunion Conférence personnelle, les commandes du clavier téléphonique ne sont plus disponibles.

   
                
Tableau 3 Organisateur et Invités :
Pour...Entrer...
Entendre toutes les commandes du clavier**
Couper votre audio* 6
Rétablir votre audio* 6
Lire le nombre de participants* #
   
                      
Tableau 4 Organisateur uniquement :
Pour...Entrer...
Verrouiller la réunion ; empêche quiconque de la rejoindre* 5
Déverrouiller la Réunion* 5
Envoyer un courrier électronique de rappel* 7
Permettre aux participants de continuer la réunion sans l'organisateur* 8 (puis raccrocher)
Couper le son de tous les invités##
Rétablir le son de tous les invités99
  
 

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