Een vergadering plannen met WebEx-integratie met Outlook voor Mac

Document created by Cisco Localization Team on Jan 6, 2017Last modified by Cisco Localization Team on Jun 21, 2017
Version 8Show Document
  • View in full screen mode
 

Overzicht van Een vergadering plannen

Let op het volgende bij het plannen van een online vergadering met de WebEx-integratie met Outlook en het verzenden van uitnodigingen:

  • De WebEx-integratie met Outlook biedt basisopties voor het plannen van een vergadering. Een aantal opties die op uw WebEx-site worden weergegeven, zijn mogelijk niet beschikbaar in WebEx-integratie met Outlook.

     

  • De WebEx-integratie met Outlook ondersteunt niet alle opties voor terugkerende vergaderingen die beschikbaar zijn in Microsoft Outlook.

     

  • In alle uitnodigingen voor vergaderingen die u vanuit Microsoft Outlook verzendt, wordt de begintijd van de vergadering weergegeven in de tijdzone zoals die is ingesteld op uw computer. Dit komt mogelijk niet overeen met de tijdzonevoorkeuren die u in uw WebEx-service hebt ingesteld.

     

Een vergadering met alleen WebEx plannen

         
1    Voer een van de volgende handelingen uit:
  • Selecteer het WebEx-pictogram op de Mac-werkbalk en selecteer vervolgens WebEx-vergadering plannen.
  • Selecteer het WebEx-pictogram in Outlook en selecteer vervolgens WebEx-vergadering plannen.           
  • Selecteer Vergadering of Afspraak in de menubalk van Outlook en selecteer vervolgens WebEx toevoegen in het WebEx-menu.
2    Ga als volgt te werk om algemene vergaderinformatie op te geven:
  • Typ het onderwerp van de vergadering in het vak Onderwerp.
  • In de vervolgkeuzelijsten Begintijd en Eindtijd geeft u de begin- en eindtijd voor de vergadering op.
  • (Optioneel) Als u een terugkeerpatroon voor uw vergadering wilt opgeven, klikt u op Terugkerend en kiest u de gewenste opties voor terugkerende vergaderingen. Raadpleeg voor meer informatie Beperkingen voor terugkeerpatroon in WebEx-integratie met Outlook voor Mac.

  • (Optioneel) Geef informatie op bij andere opties in Microsoft Outlook, zoals een herinneringsbericht voor een vergadering.
3    Voer in het veld Aan de namen of e-mailadressen in van degenen die u voor de vergadering wilt uitnodigen.
4    Als u om uw WebEx-accountgegevens wordt gevraagd, geeft u deze gegevens op en selecteert u OK.    
5    Geef in het dialoogvenster WebEx-instellingen meer opties voor uw WebEx-vergadering op:
  1. Selecteer Vergaderingssjabloon om uw vooraf gedefinieerde instellingen voor die sjabloon te gebruiken.
  2. Geef indien nodig een wachtwoord voor de vergadering op.
  3. (Optioneel) Selecteer een of meer van de deelnemers voor uw vergadering om als alternatieve host voor de vergadering aan te wijzen. Een alternatieve host is iemand die toestemming heeft om uw vergadering te starten en te hosten als u zelf niet aan de vergadering kunt deelnemen. Zie https://help.webex.com/docs/DOC-11575 voor meer informatie.
  4. Als u meer opties wilt instellen, selecteert u Geavanceerde instellingen weergeven:
    • Zorg ervoor dat u het juiste servicetype of vergadertype hebt geselecteerd, zoals een vergadertype standaardvergadering, -gebeurtenis of -trainingssessie, of een vergadertype persoonlijke conferentie.

       

    • Controleer of selecteer verbindingsopties voor audio.

       

    • Stel indien nodig opties in voor registratie.

       

  5. Selecteer OK.     
6    Selecteer Verzenden.

WebEx- en TelePresence-vergadering (hybride CMR)

   

Met de integratie in Outlook kunt u een gedeelde vergadering plannen waaraan personen kunnen deelnemen met behulp van WebEx Meeting Center of TelePresence.

    

Hoewel andere typen WebEx-vergaderingen verschillende e-mailuitnodigingen voor de host en de deelnemers bieden, ontvangen u en de deelnemers dezelfde e-mailuitnodiging als u een hybride CMR-vergadering plant. Uw e-mailuitnodiging bevat geen vertrouwelijke informatie over de host, zoals de hostsleutel of hosttoegangscode. Als u de hostsleutel of hosttoegangscode nodig hebt, klikt u op de koppeling in uw e-mailuitnodiging om naar de pagina Vergaderinginformatie op uw WebEx-site te gaan en meldt u zich aan om uw hostgegevens te bekijken.

    

Als u een alternatieve host plant, kan hij of zij de vergadering starten, beheren en opnemen; de opname van de vergadering wordt echter naar u, de oorspronkelijke host, verzonden.

    

Plan niet meer dan twee vergaderingen voor dezelfde periode, u kunt namelijk niet de host zijn van twee vergaderingen die tegelijkertijd actief zijn. Zelfs als u toestaat dat alternatieve hosts uw vergaderingen zonder u kunnen starten, wordt u nog steeds beschouwd als de host van de vergaderingen die u plant, tenzij u een gedelegeerde van een host bent.

    

Wat is een hybride CMR-vergadering met WebEx en TelePresence?

   

Dankzij de hybride integratie van WebEx-productiviteitstools met TelePresence Collaboration Meeting Rooms (CMR) kunnen Cisco WebEx Meeting Center en Cisco TelePresence samenwerken in een gedeelde vergadering.   

    

Tijdens een gedeelde vergadering kunt u live videobeelden zien van de WebEx- en de TelePresence-deelnemers.

    

De deelnemerslijst in de WebEx-vergadering toont de TelePresence-deelnemers in een overkoepelend label, ';TelePresence-systemen';. De deelnemerslijst op het TelePresence-systeem toont de individuele WebEx-deelnemers.

    

Als een TelePresence-deelnemer de VGA- of HDMI-kabel op een laptop aansluit en zijn scherm deelt, kunnen alle deelnemers, inclusief de WebEx-deelnemers, de gedeelde inhoud bekijken. Als een WebEx-presentator het delen start, kunnen alle deelnemers, inclusief de TelePresence-deelnemers de gedeelde inhoud bekijken.   

    

U kunt video, audio, gedeelde schermen, chat en enquêtes voor hybride CMR-vergaderingen opnemen. Als u op Opnemen drukt, zoals u normaal gezien in uw WebEx-vergadering zou doen, verschijnen uw opnamen in uw lijst Mijn bestanden > Mijn opgenomen vergaderingen in het gedeelte Mijn WebEx. Hybride CMR-vergaderingen worden opgenomen in MP4-indeling. Video wordt opgenomen met een resolutie van 360 p.   

    

Een hybride CMR-vergadering plannen (WebEx en TelePresence)

   
        
1    Selecteer in het WebEx-menu in het Outlook-venster WebEx- en TelePresence-vergadering plannen of open een nieuw vergaderitem en selecteer vervolgens WebEx en TelePresence toevoegen op de werkbalk.
2    In het deelvenster Vergaderopties kunt u de WebEx- en TelePresence-opties voor uw hybride CMR-vergadering opgeven:
  1. Schakel Mensen toestaan om deel te nemen met behulp van WebEx in.

    Deze optie is standaard niet geselecteerd. Schakel de optie elke keer in wanneer u een vergadering plant en daar WebEx aan wilt toevoegen.

  2. Selecteer TelePresence-ruimten toevoegen.

    De systemen die u selecteert, worden toegevoegd aan de vakken Aan en Locatie in het vergaderingvenster.

  3. Geef een wachtwoord voor de vergadering op voor WebEx-genodigden. Als er op uw site een vergaderingwachtwoord is vereist, wordt er een asterisk naast het vak weergegeven.
    Opmerking      

    Een wachtwoord voor een WebEx-vergadering verschilt van de pincode die u kunt opgeven voor een TelePresence-vergadering.

  4. (Optioneel) Vink de optie Wachtwoord uitsluiten van e-mailuitnodiging aan om uw vergadering beter te beveiligen
  5. (Optioneel) Selecteer een of meer van de deelnemers voor uw vergadering om als alternatieve host voor de vergadering aan te wijzen. Een alternatieve host is iemand die toestemming heeft om uw vergadering te starten en te hosten als u zelf niet aan de vergadering kunt deelnemen. Zie https://help.webex.com/docs/DOC-11575 voor meer informatie.
  6. (Optioneel) Selecteer Geavanceerde WebEx-instellingen om bijkomende details op te geven, zoals audioverbinding en registratie.
  7. (Optioneel) Geef bij Deelnemers voor video-inbellen toevoegen het aantal extra deelnemers voor video-inbellen op die kunnen inbellen bij de vergadering.
    Opmerking      

    Met deze optie kunt u capaciteit in het systeem reserveren voor meer personen om deel te nemen wanneer videoapparaten worden gebruikt zoals de Cisco TelePresence EX Series en apparaten die gebruikmaken van Cisco Jabber Video-toepassingen. Het aantal dat u opgeeft, bevat geen TelePresence-systemen die u toevoegt in de vakken Aan en Locatie. U moet het aanbevolen aantal voor uw site kennen en deze aanbevolen limiet niet overschrijden.

  8. (Optioneel) Selecteer Geavanceerde TelePresence-instellingen om bijkomende details op te geven, zoals in- en uitbelinstellingen.
3    Ga als volgt te werk om algemene vergaderinformatie op te geven:
  • Typ het onderwerp van de vergadering in het vak Onderwerp.
  • In de vervolgkeuzelijsten Begintijd en Eindtijd geeft u de begin- en eindtijd voor de vergadering op.
  • (Optioneel) Als u een terugkeerpatroon voor uw vergadering wilt opgeven, klikt u op Terugkerend en kiest u de gewenste opties voor terugkerende vergaderingen. Raadpleeg voor meer informatie Beperkingen voor terugkeerpatroon in WebEx-integratie met Outlook voor Mac.

  • (Optioneel) Geef informatie op bij andere opties in Microsoft Outlook, zoals een herinneringsbericht voor een vergadering.
4    Voer in het veld Aan de namen of e-mailadressen in van degenen die u voor de vergadering wilt uitnodigen.
5    Selecteer Verzenden.

Een Persoonlijke conferentie plannen

          
1    Voer een van de volgende handelingen uit:
  • Selecteer het WebEx-balpictogram op de Mac-werkbalk en selecteer vervolgens Persoonlijke conferentie plannen.
  • Selecteer het WebEx-balpictogram in Outlook en selecteer vervolgens Persoonlijke conferentie plannen.
2    Ga als volgt te werk om algemene vergaderinformatie op te geven:
  • Typ het onderwerp van de vergadering in het vak Onderwerp.
  • In de vervolgkeuzelijsten Begintijd en Eindtijd geeft u de begin- en eindtijd voor de vergadering op.
  • (Optioneel) Als u een terugkeerpatroon voor uw vergadering wilt opgeven, klikt u op Terugkerend en kiest u de gewenste opties voor terugkerende vergaderingen. Raadpleeg voor meer informatie Beperkingen voor terugkeerpatroon in WebEx-integratie met Outlook voor Mac.
  • (Optioneel) Geef informatie op bij andere opties in Microsoft Outlook, zoals een herinneringsbericht voor een vergadering.
3    Voer in het vak Aan de namen of e-mailadressen in om personen voor de vergadering uit te nodigen.     
Opmerking      

Als u Afspraak hebt geselecteerd om uw vergadering te plannen, selecteert u Deelnemers uitnodigen om het vak Aan weer te geven.

     
4    Klik op Persoonlijke conferentie toevoegen om de instellingen voor de Persoonlijke conferentie op te geven.
5    Voer indien vereist de gevraagde informatie over de persoonlijke conferentie in.
6    Geef instellingen voor de persoonlijke conferentie op voor het volgende.
  • (Optioneel) Geef een wachtwoord voor de vergadering op voor WebEx-genodigden. Als er op uw site een vergaderingwachtwoord is vereist, wordt er een asterisk naast het vak weergegeven.
  • (Optioneel) Selecteer in de lijst met genodigden alle alternatieve hosts die u voor de vergadering wilt hebben. Zie https://help.webex.com/docs/DOC-11575 voor meer informatie.
  • Selecteer de Audioverbinding die moet worden gebruikt.
7    Selecteer Verzenden.

Een geplande vergadering bewerken

  

Zodra u een vergadering hebt gepland met WebEx-integratie met Outlook, kunt u de vergadering op elk gewenst moment via Outlook bewerken. U kunt bijvoorbeeld de begintijd wijzigen, een nieuw wachtwoord opgeven, een andere optie voor de audioverbinding kiezen, enzovoort.

    

Zodra u een geplande vergadering bewerkt, verzendt Integratie met Outlook een bijgewerkte uitnodiging voor de vergadering naar de deelnemers die u hebt uitgenodigd. Daarnaast wordt de informatie over de vergadering op uw WebEx-site bijgewerkt.

    

Opmerking


    

Als u één vergadering in een reeks terugkerende WebEx-vergaderingen opnieuw plant via Microsoft Outlook, worden de wijzigingen ook weergegeven op uw WebEx-site.

    
   
      
1    Open het item voor de geplande vergadering in uw Microsoft Outlook-agenda.
2    U kunt het volgende doen om de vergaderinformatie te bewerken of opties op de werkbalk of op het tabblad Afspraak te wijzigen:          
  • Selecteer Instellingen wijzigen om de instellingen van de WebEx-vergadering te wijzigen.

     

  • Selecteer Terugkerend om een terugkerend patroon toe te voegen of te wijzigen.      

     

  • Als u de tekst in het uitnodigingsbericht voor de vergadering wilt bewerken, doet u dit op het tabblad Afspraak.

     

     
3    Voer een van de volgende handelingen uit:
  • Selecteer Update verzenden om de bijgewerkte vergaderuitnodiging naar uitgenodigde deelnemers te verzenden en de bijgewerkte vergadering op te slaan in uw Outlook-agenda.

  • Selecteer Opslaan en sluiten om de bijgewerkte vergadering op te slaan in uw Outlook-agenda.

Een geplande vergadering annuleren

Als u een vergadering plant met gebruik van de invoegtoepassing Integratie met Outlook, kunt u de vergadering in Outlook annuleren.

U kunt de knop WebEx-vergadering annuleren of Persoonlijke conferentie annuleren in de WebEx-werkbalk in Outlook gebruiken om de WebEx-informatie van de Outlook-vergadering of -afspraak te annuleren en te verwijderen. U kunt ervoor kiezen dit te doen als u het type WebEx-vergadering wijzigt; als u bijvoorbeeld oorspronkelijk een WebEx-vergadering hebt gepland en deze in een Vergadering in een persoonlijke ruimte hebt gewijzigd.


Opmerking


    
  • Als u een WebEx-vergadering annuleert via uw WebEx-site, worden uw wijzigingen niet weergegeven in Microsoft Outlook. Als u bijvoorbeeld via uw site de vergadering annuleert, wordt de vergadering niet geannuleerd in uw Outlook-agenda. Daarom wordt het aanbevolen alleen Outlook te gebruiken om vergaderingen te annuleren. U kunt een vergadering die gepland is via Outlook niet bewerken op uw WebEx-site.

     

  • Als u één vergadering in een reeks terugkerende WebEx-vergaderingen annuleert via Microsoft Outlook, worden de wijzigingen ook weergegeven op uw WebEx-site.

     

  • Als u de vergadering of afspraak opslaat nadat u een van deze annuleringsknoppen hebt gebruikt en u geen andere WebEx-vergadering, Vergadering in een persoonlijke ruimte of Persoonlijke conferentie hebt toegevoegd, wordt deze vergadering of afspraak een gewone Microsoft Outlook-vergadering zonder WebEx-informatie.

     

    

U kunt ook een vergadering annuleren via de Microsoft Outlook-agenda, zoals hieronder wordt beschreven.

       
1    Open het item voor de geplande vergadering in uw Microsoft Outlook-agenda.
2    Selecteer vergadering Annuleren.
3    Selecteer Ja in het bevestigingsbericht.
4    Selecteer Annulering verzenden.

Beperkingen voor terugkeerpatroon in WebEx-integratie met Outlook voor Mac

In de volgende tabel staan de verschillen tussen de terugkeerpatronen van WebEx en Microsoft Outlook.

 
                    
Tabel 1 WebEx-vergaderingen
       

Type       

       
       

Outlook-optie       

       
       

Geconverteerd naar de optie WebEx-vergadering       

       
       

Wekelijks       

       
       

Om de [x] week/weken op: [zondag, maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag]       

       

Voor gebeurtenissen van Event Center en trainingssessies van Training Center:

Elke week op: [zondag, maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag]

Als u een vergadering plant die om de X weken terugkeert, waarbij X staat voor meer dan 1, wordt de vergadering in Microsoft Outlook gepland zoals u hebt opgegeven, maar zal deze op uw WebEx-site als een wekelijkse vergadering worden weergegeven.

De start van de week verwijst altijd naar de standaardwaarde 'zondag'. Wijzigen wordt niet ondersteund. Als u de start van de week wijzigt in een andere dag, wordt de start van de week niet gesynchroniseerd met de WebEx-site.

       

Maandelijks       

       

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] dag Niet ondersteund van elke maand

       

Niet ondersteund       

                    
       

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] weekdag of weekenddag       

       
       

Niet ondersteund       

       
       

Jaarlijks       

       
                    

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] [dag, weekdag, weekenddag] van [januari ... december]       

       
                    

Niet ondersteund.       

       
 
                                
Tabel 2 Persoonlijke WebEx-conferenties
       

Type       

       
       

Outlook-optie       

       
       

Geconverteerd naar de optie Persoonlijke WebEx-conferentie

       
       

Maandelijks              

       
       

Dag [x] om de [y] maanden

       

Dag [x] van elke maand.

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] weekdag of weekenddag

Niet ondersteund       

       

Jaarlijks

       

Elke [1,....31] [januari....december]

       

Niet ondersteund       

                    
       

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] [dag, weekdag, weekenddag] van [januari ... december]       

       
       

Niet ondersteund       

       

De [eerste, tweede, derde, vierde, laatste] [zondag, Niet ondersteund. maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, zaterdag] van [januari....december]

Niet ondersteund       

Einddatum

              

Geen einddatum.

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.

Eindigt na [x] keer.

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.

                    

Eindigt op [datum]

       
                    

Als de periode langer is dan een jaar, wordt dit omgezet naar één jaar.

       
 

Attachments

    Outcomes