Schemalägg ett möte via WebEx-integrering till Outlook för Mac

Document created by Cisco Localization Team on Jan 6, 2017Last modified by Cisco Localization Team on Jun 21, 2017
Version 8Show Document
  • View in full screen mode
 

Schemalägga ett möte, översikt

När du schemalägger ett onlinemöte och skickar mötesinbjudningar med WebEx-integrering till Outlook måste du tänka på följande:

  • WebEx-integrering till Outlook tillhandahåller grundläggande alternativ för att schemalägga ett möte. Vissa alternativ som visas på din WebEx-webbplats finns kanske inte i WebEx-integreringen till Outlook.

     

  • WebEx-integreringen till Outlook stöder inte alla återkommande-alternativ som finns i Microsoft Outlook.

     

  • I alla mötesinbjudningar som du skickar från Microsoft Outlook visar mötets starttid i din dators tidszon vilket kanske inte stämmer överens med tidszonen som du har angett i inställningarna på din WebEx-webbplats.

     

Schemalägg ett WebEx-exklusivt möte

         
1    Gör något av följande:
  • I Mac-verktygsfältet väljer du WebEx-ikonen och sedan Schemalägg WebEx-möte.
  • I Outlook väljer du WebEx-ikonen och sedan Schemalägg WebEx-möte.           
  • I Outlook-menyn väljer du Möte eller Avtalad tid och sedan Lägg till WebExfrån WebEx-menyn.
2    Gör följande för att ange allmän mötesinformation:
  • Ange ett ämne för mötet i rutan Ämne.
  • Ange start- och sluttider för mötet i listrutorna Starttid och Sluttid.
  • (Valfritt) För att ange ett återkommande mönster för ditt möte, klicka på Återkommande och välj sedan återkommande-alternativ. För mer information, se Begränsningar av återkommande mönster i WebEx-integrering till Outlook för Mac.

  • (Valfritt) Ange andra alternativ som Microsoft Outlook tillhandahåller, t.ex. en påminnelse om mötet.
3    Ange namnen på eller e-postadresserna till de personer som du vill bjuda in till mötet i rutan Till.
4    Om du uppmanas att ange din WebEx-kontoinformation anger du dessa uppgifter och väljer sedan OK.    
5    Ange fler alternativ för ditt WebEx-möte i dialogrutan för WebEx-inställningar:
  1. Välj en mötesmall om du vill använda de fördefinierade inställningarna i den mallen.
  2. Vid behov anger du ett möteslösenord.
  3. (Valfritt) Utse en eller flera deltagare i mötet till alternativa värdar. En alternativ värd är någon som har behörighet att starta och hålla dina möten när du inte kan delta själv. För mer information, se https://help.webex.com/docs/DOC-11643.
  4. Välj Visa avancerade inställningar om du vill ange fler alternativ:
    • Se till att du har valt rätt typ av tjänst eller möte, till exempel standardmöte, eller möten av typen händelse, utbildningssession, eller personlig konferens.

       

    • Verifiera eller välj ljudanslutningsalternativ.

       

    • Ange alternativ för registrering om sådana behövs.

       

  5. Välj OK.     
6    Välj Skicka.

WebEx- och TelePresence (CMR Hybrid)-möte

   

Med Integration till Outlook kan du schemalägga ett CMR Hybrid-möte där deltagarna kan ansluta med WebEx Meeting Center eller med TelePresence.

    

Andra typer av WebEx-möten innebär att värden och deltagarna inte får samma e-postinbjudan, men när du schemalägger ett CMR Hybrid-möte får både du och deltagarna samma e-postinbjudan. Din e-postinbjudan innehåller ingen konfidentiell värdinformation, så som värdnyckeln eller värdens åtkomstkod. Om du behöver värdnyckeln eller värdåtkomstkoden klickar du på länken i e-postinbjudan som tar dig till mötesinformationssidan på WebEx-webbplatsen och loggar därefter in med dina värdinloggningsuppgifter.

    

Om du schemalägger en alternativ värd kan de starta mötet, hantera mötet och spela in mötet. Mötesinspelningen skickas dock till dig i egenskap av ursprunglig värd.

    

När du schemalägger ett möte ska du inte schemalägga mer än två möten under samma tidsperiod, eftersom du inte kan vara värd för två aktiva möten samtidigt. Även om du tillåter att alternativa värdar startar dina möten utan dig klassas du som värd för möten som du har schemalagt, så länge du inte är ombud åt en värd.

    

Vad är ett CMR Hybrid-möte med WebEx och TelePresence?

   

WebEx produktivitetsverktyg med TelePresence-mötesrum för samarbete (CMR Hybrid)-integration möjliggör för Cisco WebEx Meeting Center och Cisco TelePresence att samarbeta i ett gemensamt möte.   

    

Under ett CMR Hybrid-möte visas video i realtid från både WebEx- och TelePresence-mötesdeltagare.

    

Mötesdeltagarlistan i WebEx-mötet visar TelePresence-mötesdeltagarna under en sammanslagen etikett: ”TelePresence-system”. Mötesdeltagarlistan i TelePresence-systemet visar alla individuella WebEx-mötesdeltagare.

    

Om en TelePresence-mötesdeltagare kopplar in VGA- eller HDMI-kabeln till en bärbar dator och aktiverar skärmdelning kan alla mötesdeltagare, inklusive WebEx-deltagarna, se det delade innehållet. Om en WebEx-presentatör aktiverar delning kan alla mötesdeltagare, inklusive TelePresence-deltagarna, se det delade innehållet.   

    

Du kan spela in video, ljud, delningar, chatt och omröstningar under CMR Hybrid-möten. Tryck på Spela in precis som du vanligtvis gör under ditt WebEx-möte så visas dina inspelningar i listan Mina filer > Mina inspelade möten i avsnittet Mitt WebEx. CMR Hybrid-mötesinspelningar sker i MP4-format. Video spelas in i 360 p.   

    

Schemalägg ett (WebEx och TelePresence) CMR Hybrid-möte

   
        
1    I Outlook-fönstrets WebEx-meny väljer du Schemalägg WebEx- och TelePresence-möte, eller öppna en ny mötespost och välj knappen Lägg till WebEx och TelePresence i verktygsfältet.
2    I panelen Mötesalternativ anger du alternativen för WebEx och TelePresence på ditt CMR Hybrid-möte:
  1. Markera Tillåt att personer deltar via WebEx.

    Detta alternativ är som standard alltid avmarkerat. Markera det varje gång du schemalägger ett möte och vill lägga till WebEx till mötet.

  2. Välj Lägg till TelePresence-rum.

    Systemen du väljer läggs till i rutorna Till och Plats i mötesfönstret.

  3. Ange ett möteslösenord för WebEx-deltagare. Om din webbplats kräver ett möteslösenord visas en asterisk intill rutan.
    Observera      

    Ett WebEx-möteslösenord skiljer sig från den PIN-kod som du kan ange för ett TelePresence-möte.

  4. (Valfritt) Markera rutan Inkludera inte lösenord i e-postinbjudan om du vill göra mötet säkrare.
  5. (Valfritt) Utse en eller flera deltagare i mötet till alternativa värdar. En alternativ värd är någon som har behörighet att starta och hålla dina möten när du inte kan delta själv. För mer information, se https://help.webex.com/docs/DOC-11643.
  6. (Valfritt) Välj Avancerade WebEx-inställningar om du vill göra ytterligare inställningar för till exempel ljudanslutningar och registrering.
  7. (Tillval) Ange antalet ytterligare inringande videomötesdeltagare som kan ringa in till mötet under Lägg till inringande videomötesdeltagare.
    Observera      

    Med detta alternativ kan du reservera kapacitet så att fler personer kan delta via videokonferenssystem som Cisco TelePresence EX Series eller enheter som har Cisco Jabber Video. Antalet som du anger exkluderar eventuella TelePresence-system som du lägger till i rutorna Till och Plats. Håll i åtanke det rekommenderade antalet på din webbplats och överskrid inte den rekommenderade gränsen.

  8. (Tillval) Välj Avancerade TelePresence-inställningar om du vill göra ytterligare inställningar för till exempel inringning och utringning.
3    Gör följande för att ange allmän mötesinformation:
  • Ange ett ämne för mötet i rutan Ämne.
  • Ange start- och sluttider för mötet i listrutorna Starttid och Sluttid.
  • (Valfritt) För att ange ett återkommande mönster för ditt möte, klicka på Återkommande och välj sedan återkommande-alternativ. För mer information, se Begränsningar av återkommande mönster i WebEx-integrering till Outlook för Mac.

  • (Valfritt) Ange andra alternativ som Microsoft Outlook tillhandahåller, t.ex. en påminnelse om mötet.
4    Ange namnen på eller e-postadresserna till de personer som du vill bjuda in till mötet i rutan Till.
5    Välj Skicka.

Schemalägg ett personligt konferensmöte

          
1    Gör något av följande:
  • I Mac-verktygsfältet väljer du WebEx-bollikonen och sedan Schemalägg personligt konferensmöte.
  • I Outlook väljer du WebEx-bollikonen och sedan Schemalägg personligt konferensmöte.
2    Gör följande för att ange allmän mötesinformation:
  • Ange ett ämne för mötet i rutan Ämne.
  • Ange start- och sluttider för mötet i listrutorna Starttid och Sluttid.
  • (Valfritt) För att ange ett återkommande mönster för ditt möte, klicka på Återkommande och välj sedan återkommande-alternativ. För mer information, se Begränsningar av återkommande mönster i WebEx-integrering till Outlook för Mac.
  • (Valfritt) Ange andra alternativ som Microsoft Outlook tillhandahåller, t.ex. en påminnelse om mötet.
3    Ange namnen eller e-postadresserna i rutan Till för att bjuda in personer till mötet.     
Observera      

Om du valde Avtalad tid för att schemalägga ditt möte väljer du Bjud in deltagare för att visa rutan Till.

     
4    Välj Lägg till personligt konferensmöte för att ange inställningarna för det personliga konferensmötet.
5    Vid behov anger du den begärda informationen om det personliga konferensmötet.
6    Ange det personliga konferensmötets inställningar gällande följande.
  • (Valfritt) Ange ett möteslösenord för inbjudna till WebEx. Om din webbplats kräver ett möteslösenord visas en asterisk intill rutan.
  • (Valfritt) Välj alla alternativa värdar som du vill ha i listan över inbjudna. För mer information, se https://help.webex.com/docs/DOC-11643.
  • Välj vilken Ljudanslutning som ska användas.
7    Välj Skicka.

Redigera ett schemalagt möte

  

När du har schemalagt ett möte med WebEx-integrering till Outlook kan du när som helst använda Outlook för att redigera mötet. Du kan t.ex. ändra starttid, ange ett nytt lösenord, välja ett annat ljudanslutningsalternativ o.s.v.

    

När du har redigerat ett schemalagt möte kommer integreringen till Outlook att skicka en uppdaterad mötesinbjudan till deltagarna som du har bjudit in till mötet samt uppdaterar mötesinformationen på din WebEx-webbplats.

    

Observera


    

Om du schemalägger en ny tid för en enstaka förekomst av ett återkommande WebEx-möte med Microsoft Outlook kommer ändringarna också att visas på din WebEx-webbplats.

    
   
      
1    I din Microsoft Outlook-kalender öppnar du posten för det schemalagda mötet.
2    För att redigera mötesinformationen eller ändra alternativen via verktygsfältet eller fliken Avtalad tid kan du göra följande:          
  • För att ändra inställningarna för ett WebEx-möte, välj Ändra inställningar.

     

  • För att lägga till eller ändra ett återkommande mönster, välj Återkommande.      

     

  • Redigera texten i e-postinbjudan under fliken Avtalad tid.

     

     
3    Gör något av följande, om det är tillämpligt:
  • För att skicka den uppdaterade mötesinbjudan till inbjudna deltagare och spara det uppdaterade mötet i din Microsoft Outlook-kalender, välj Skicka uppdatering.

  • För att spara det uppdaterade mötet i din Microsoft Outlook-kalender, välj Spara och stäng.

Avboka ett schemalagt möte

Om du schemalägger ett möte med hjälp av Outlook-integreringen kan du avboka mötet i Outlook.

Du kan använda knappen Avboka WebEx-möte eller Avboka personligt konferensmöte i WebEx-verktygsfältet i Outlook för att avboka och ta bort WebEx-informationen från mötet eller den avtalade tiden i Outlook. Detta vill du kanske göra om du behöver ändra typen av WebEx-möte, t.ex. om du från början schemalade ett WebEx-möte som du vill ändra till ett möte i ett personligt rum.


Observera


    
  • Om du avbokar ett WebEx-möte via din WebEx-webbplats kommer dessa ändringar inte att återspeglas i Outlook. Om du till exempel avbokar mötet från din webbplats kommer mötet inte att avbokas i din Outlook-kalender. Därför rekommenderar vi att du endast använder Outlook för att avboka ett möte. Det är inte möjligt att redigera ett möte via din WebEx-webbplats om mötet har schemalagts via Outlook.

     

  • Om du avbryter en enstaka förekomst av ett återkommande WebEx-möte med Microsoft Outlook kommer ändringarna också att visas på din WebEx-webbplats.

     

  • Om du sparar mötet eller den avtalade tiden efter att du har använt någon av dessa knappar för att avboka och du inte har lagt till ett annat WebEx-möte, ett möte i ett personligt rum eller ett personligt konferensmöte kommer det att bli ett vanligt Microsoft Outlook-möte utan någon WebEx-information.

     

    

Du kan också avboka ett möte från Microsoft Outlook-kalendern som beskrivet nedan.

       
1    I din Microsoft Outlook-kalender öppnar du posten för det schemalagda mötet.
2    Välj Avboka möte.
3    Välj Ja i bekräftelsemeddelandet.
4    Välj Skicka avbokning.

Begränsningar av återkommande mönster i WebEx-integrering till Outlook för Mac

Följande tabell visar skillnader mellan återkommande mönster i WebEx och Microsoft Outlook.

 
                    
Tabell 1 WebEx Meetings
       

Typ       

       
       

Outlook-alternativ       

       
       

Motsvarande alternativ för WebEx-möte       

       
       

Veckovis       

       
       

Var [X] vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag]       

       

Angående Event Center-händelser och Training Center-utbildningssessioner:

Varje vecka på: [söndag, måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag]

Om du använder Microsoft Outlook för att schemalägga ett möte som upprepas var X:e vecka och X är större än 1, schemaläggs mötet så som du angett i Outlook, men det visas som ett veckovist möte på din WebEx-webbplats.

Veckostarten pekar alltid på standardvärdet som är söndag. Anpassning stöds inte, så om du ändrar veckostarten till en annan dag synkroniseras inte veckostarten med WebEx-webbplatsen.

       

Månadsvis       

       

Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] dagen Stöds inte i varje månad

       

Stöds ej       

                    
       

Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] vardagen eller helgdagen       

       
       

Stöds ej       

       
       

Årligen       

       
                    

[första, andra, tredje, fjärde, sista] [dag, vardag, helgdag] i [januari .... december]       

       
                    

Stöds ej.       

       
 
                                
Tabell 2 Personliga konferensmöten i WebEx
       

Typ       

       
       

Outlook-alternativ       

       
       

Motsvarande alternativ för personligt konferensmöte i WebEx

       
       

Månadsvis              

       
       

Dag [X] var [y]:e månad

       

Dag [x] i varje månad.

Den [första, andra, tredje, fjärde, sista] vardagen eller helgdagen

Stöds ej       

       

Årligen

       

Varje [januari....december] [1,....31]

       

Stöds ej       

                    
       

[första, andra, tredje, fjärde, sista] [dag, vardag, helgdag] i [januari .... december]       

       
       

Stöds ej       

       

[första, andra, tredje, fjärde, sista] [söndag, stöd inte. måndag, tisdag, onsdag, torsdag, fredag, lördag] i [januari .... december]

Stöds ej       

Slutdatum

              

Inget slutdatum.

Om tidsperioden är längre än ett år kommer den att omvandlas till ett år.

Upphör efter [x] förekomster.

Om tidsperioden är längre än ett år kommer den att omvandlas till ett år.

                    

Upphör vid [datuminmatning]

       
                    

Om tidsperioden är längre än ett år kommer den att omvandlas till ett år.

       
 

Attachments

    Outcomes