Autoriser une personne à programmer des réunions à votre place pour Lotus Notes

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Autoriser une personne à programmer des réunions à votre place Aperçu


 

L'extension WebEx pour Lotus Notes vous permet de nommer une autre personne en tant que délégué pour programmer, modifier, annuler et démarrer des réunions à votre place.

Par exemple, si vous devez organiser des réunions WebEx régulièrement, vous pouvez donner l'autorisation à votre assistant de gérer les réunions à votre place.

     

Le délégué doit posséder un compte organisateur et avoir installé les Outils de productivité WebEx sur son ordinateur.

  •    

    Sur votre site WebEx, accordez au délégué la permission de programmation.

       

  •    

    Dans Lotus Notes, nommez un délégué à l'aide de la fonction de délégation du calendrier.

       

        

Remarque


  

À tout moment, vous pouvez supprimer l'autorisation du délégué de gérer les réunions à votre place.

  
  

Nommer un délégué sur le site WebEx

Avant de commencer
  •     

    Vérifiez que l'administrateur de votre site a activé la fonction du délégué.

        

  •     

    Vérifiez que votre délégué possède un compte Organisateur WebEx sur votre site WebEx.

        

  •     

    Vérifiez que les adresses électroniques de votre site WebEx, pour votre compte et celui du délégué, correspondent à celles dans Lotus Notes.

        

       
1   Sur votre site WebEx, sélectionnez Mon WebEx.
2   SélectionnezPréférences.
3   Sélectionnez Options de programmation.
4   Dans la fenêtre Autorisation de programmation, saisissez l'adresse électronique d'un ou plusieurs organisateurs que vous souhaitez autoriser à programmer des réunions en votre nom.
5   Sélectionnez Enregistrer au bas de la page Préférences.

Configurer l'autorisation de programmation dans Lotus Notes

Vous devez spécifier qui a accès à votre calendrier Lotus Notes et le niveau d'accès du délégué avant qu'il puisse programmer des réunions en votre nom.

        
1   À partir de l'affichage du calendrier Lotus Notes, sélectionnez Outils > Préférences.
2   Sur la fenêtre Préférences, sélectionnez l'onglet Accès & Délégation puis l'onglet Accès à votre messagerie & à votre calendrier.
3   Sélectionnez Ajouter une personne ou un groupe.
4   Sélectionnez l'option Saisir ou choisissez un utilisateur/groupe puis cliquez sur la barre de défilement dans la zone de texte sous la section 1 pour afficher la boite de dialogue sélectionner le nom.
5   Sélectionnez la personne qui programmera des réunions en votre nom et sélectionnez OK.
6   Spécifiez le niveau d'accès du délégué puis cliquez sur OK.

Programmer, gérer et démarrer une réunion pour un autre organisateur

Si l'organisateur vous a donné les autorisations nécessaires, vous pouvez programmer une réunion pour le compte de cet organisateur.

Si vous programmez la réunion pour un autre organisateur, un message l'indique dans la boite de dialogue des Paramètres WebEx.

       
1   Sur le menu Calendrier, sélectionnez Action > Plus > Ouvrir le calendrier de la personne.


  La boîte de dialogue Calendrier s'affiche.
2   Sélectionnez Autre et sélectionnez le nom de l'organisateur.
Astuce      

La prochaine fois que vous programmerez une réunion pour cet organisateur, tant que vos permissions restent valides, vous pourrez sélectionner le nom de l'organisateur directement à partir du menu du calendrier.

  Le calendrier de l'organisateur s'affiche sous forme d'onglet sur votre calendrier.
3   Sélectionnez une date et une heure sur le calendrier de l'organisateur. La boite de dialogue Saisie dans le calendrier s'affiche.
4   Sélectionnez Ajouter une réunion WebEx en haut à gauche de la boite de dialogue Saisie dans le calendrier. Programmer la réunion. La boite de dialogue Paramètres WebEx s'affiche.


Si vous programmez la réunion pour un autre organisateur, un message l'indique dans la boite de dialogue des Paramètres WebEx.

5   Programmer la réunion.

Vous pouvez éditer ou annuler des réunions existantes au nom de l'organisateur. Pour plus d'informations, voir Programmer une réunion avec l'extension WebEx pour Lotus Notes.

 


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