Event Center: Introducción a Event Center desde Windows (WBS29.13 y WBS30)

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Introducción

Esta guía describe las funciones básicas que utilizará para planificar o asistir a una sesión de Event Center desde su ordenador Windows. También se incluyen las instrucciones sobre el uso de las herramientas más comunes disponibles durante sus eventos.

 

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Funciones del evento

Los participantes de un evento en línea de Event Center pueden tener una o más de las cinco funciones, entre las que se incluyen organizador, miembro del panel, presentador, coordinador de sondeos o asistente. La comprensión y gestión de estas funciones es importante para garantizar que un evento sea un éxito.

  • El organizador es responsable de la planificación, la coordinación y la gestión del evento en línea. El organizador inicia el evento, designa otras funciones del evento y establece los privilegios. Durante un evento el organizador puede controlar el acceso, invitar a asistentes adicionales a unirse y facilitar el uso compartido de contenidos. Al final del evento, el organizador es responsable de guardar los archivos y finalizar la sesión.
  • Un miembro del panel es responsable principalmente de ayudar al organizador y al presentador a que el evento transcurra sin problemas. El número de asistentes que pueden ser miembros del panel es ilimitado. El organizador puede preguntar a los miembros del panel que actúen en calidad de expertos en la materia, que vean y respondan a las preguntas de los asistentes en una sesión de Preguntas y respuestas, que respondan a mensajes de chats públicos y privados, que anoten contenido compartido o que gestionen los sondeos como coordinadores de sondeos.
  • El presentador es responsable de compartir y presentar la información durante el evento. Después de que los miembros del panel invitados se hayan unido al evento, el organizador los puede convertir en presentadores. El presentador tiene la capacidad exclusiva de presentar información y de compartir contenido. El organizador puede reasignar la función de presentador en cualquier momento.
  • El coordinador de sondeo es responsable de preparar los sondeos, antes o durante el evento, de llevar a cabo la sesión de sondeo y de compartir los resultados de sondeo durante el evento. Aunque el organizador y el presentador pueden realizar sondeos durante un evento, puede que les resulte útil asignar esa tarea a un coordinador de sondeos.
  • Los asistentes a un evento en línea son los participantes que básicamente escuchan y visualizan las presentaciones realizadas por el presentador y los miembros del panel. Si se les permite, los asistentes pueden enviar y recibir mensajes de chat, formular preguntas en sesiones de Preguntas y respuestas, escribir en una pizarra compartida y pedir la palabra. Los asistentes no pueden compartir ni presentar contenido a menos que el organizador o el presentador les otorgue la función de miembro del panel.

 

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Planificar un evento

Para planificar un evento, debe, como mínimo, cumplimentar las secciones Información básica, Fecha y hora y Configuración de audioconferencia en el planificador de eventos.

 

Para planificar un evento:

  1. Haga clic en Organizar un evento > Planificar un evento en la barra de navegación izquierda de su sitio WebEx Event Center.
  2. Cumplimente la sección Información básica.
  3. Especifique una Fecha y hora, incluida cualquier diferencia horaria de los asistentes.
  4. Seleccione la Configuración de audioconferencia.
  5. Haga clic en Planificar el evento.

También puede añadir detalles adicionales, tales como solicitar un registro, asignar presentadores y miembros del panel, cargar material y planificar la notificación del evento y de los correos electrónicos de seguimiento.

 

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Iniciar un evento

Para iniciar un evento:

1. Inicie sesión en el sitio de Event Center de su organización y haga clic enMi WebEx en la barra de navegación superior. Aparecerá una lista de eventos.

2. Localice el evento de la lista y haga clic enIniciar. Se abrirá la ventana del evento.

 

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Unirse a un evento

Cuando los organizadores planifican eventos, envían un correo electrónico a los asistentes invitados con la información necesaria para unirse a dicho evento. También se puede entrar en el evento desde su sitio de WebEx.

 

Para entrar en un evento:

 

Para entrar en un evento...Lleve a cabo los siguientes pasos...
...desde un correo electrónico

1. Abra el mensaje de registro o invitación y, a continuación, haga clic en el vínculo para entrar en el evento. Aparecerá la página Información del evento.

2. En Entrar en el evento, introduzca su nombre, dirección de correo electrónico y la contraseña del evento.

3. Haga clic en Unirse ahora. Ya está conectado a la reunión.

....desde un sitio de WebEx

1. Abra un explorador Web y vaya al sitio de WebEx.

2. Haga clic en Lista de eventos en Asistir a un evento en la barra de navegación izquierda. Aparecerá una lista de eventos.

Nota: Para entrar en un evento que no figura en la lista, haga clic en Eventos no listados en la barra de navegación izquierda. Introduzca el número del evento y, a continuación, haga clic en Unirse ahora.

3. Haga clic en el nombre del evento. Aparecerá la página Información del evento.

4. Introduzca su nombre, dirección de correo electrónico y la contraseña del evento.

5. Haga clic en Unirse ahora.

 

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Conectar con la audioconferencia

Los participantes pueden elegir entre conectarse a la audioconferencia con un teléfono o con un ordenador mediante VoIP (voz sobre protocolo de Internet).

 

Para conectarse con un teléfono:

 

Seleccionar...A continuación...
Llamarme a un nuevo número
  1. Seleccione la casilla de verificación Recordar número telefónico en este ordenador si desea almacenar este número para futuros eventos.
  2. Haga clic en Llamarme. Recibirá una llamada y se le solicitará que pulse 1 para conectarse.
Llamarme <número almacenado>Haga clic en Llamarme. Recibirá una llamada y se le solicitará que pulse 1 para conectarse.
Realizaré una llamada directa
  1. Marque el número de teléfono que aparece, introduzca el código de acceso al evento e introduzca el número de ID de asistente. Ahora se conectará.
  2. Cierre la ventana.

 

Para entrar con un ordenador:

  1. En Usar el audio del ordenador, haga clic en Llamar utilizando el ordenador. Se conectará a la audioconferencia.
  2. Ajuste la configuración del altavoz y el micrófono según necesite.

 

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Navegar a la ventana del evento

La ventana de evento es similar a una sala de conferencias en la que los asistentes se reúnen en persona. También es el lugar donde se gestiona el evento y se comparte el material. Los elementos en la barra de herramientas de menús en la parte superior de la página le brindan acceso a las funciones adicionales de Event Center.

Event_Center_window_with_callouts.png

Barra de herramientas de menús: le permite acceso a las herramientas y las funciones de Event Center.

Controles de zoom y pantalla completa: acerque, aleje o muestre el contenido en modo de pantalla completa.

Barra de herramientas de anotaciones: deja que los participantes anoten archivos y escriban en la pizarra compartida durante un evento.

Visor de contenido: muestra presentaciones, documentos, archivos de vídeo, pizarras y contenido Web.

Paneles: contienen áreas para el chat, los sondeos, las preguntas y respuestas, los nombres de participantes y la grabadora.

 

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Uso del panel Participantes

De manera predeterminada, el panel de los participantes solo mostrará a los demás los nombres del organizador y de los miembros del panel en el evento. Los asistentes verán sus nombres, así como los nombres de los organizadores y de los miembros del panel.

Vista del participante:

EC_Participants_Panel_participant_view.png

Vista del organizador:

EC_Participants_Panel_host_view.png

El organizador puede hacer clic en Ver todos los asistentes… para mostrar una lista de los asistentes.

EC_Attendee_List.png

Desde esta lista, se puede dar la palabra a un asistente, crear un miembro de panel o expulsar a alguien del evento.

 

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Compartir contenido

Puede acceder a las opciones para compartir contenido durante su evento desde el menú Compartir.

 

Seleccionar...Para compartir...
Mi pantalla
Toda la pantalla de su ordenador.
Archivo (vídeo incluido)...Un archivo de su ordenador.
AplicaciónUna aplicación del ordenador.
PizarraUna pizarra y herramientas de anotación.
Contenido WebUn sitio Web al que los asistentes pueden navegar.
Explorador WebUn sitio Web que los asistentes pueden ver.
MultimediaArchivos de audio o vídeo que residen en una dirección Web (URL).
Ventana de mi eventoLa ventana de su evento.

 

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Herramientas de anotación

Puede anotar archivos y escribir en la pizarra que comparte durante un evento. Si concede los permisos correspondientes, los asistentes pueden utilizar herramientas de texto y gráficas para resaltar, añadir notas y crear imágenes básicas. A continuación, todos los documentos se pueden guardar y distribuir.

  • Para mostrar u ocultar las herramientas de anotación, haga clic en Mostrar-Ocultar.
  • Para activar o desactivar los privilegios de anotación, haga clic en Permitir anotación y, a continuación, seleccione el nombre de un participante.

 

HerramientaDescription
Annotate_Pointer_Tool_Icon.pngUtilice el puntero para llamar la atención sobre determinadas zonas de la pantalla. Al unirse a una sesión, se asigna un color a cada participante. Haga clic y seleccione Puntero de nombre o Puntero láser.
Annotate_Text_Tool_Icon.pngUtilice la herramienta de texto para añadir texto. Tras hacerlo, haga clic para mostrar el texto a los participantes. Cambie el color mediante la paleta de colores disponible.
Annotate_Line_Tool.pngUtilice la herramienta de línea para trazar líneas rectas. Cambie el color mediante la paleta de colores disponible. Haga clic y seleccione un tipo de línea. Arrastre el ratón para trazar la línea.
Annotate_Shape_Tool.pngUtilice la herramienta de forma para trazar cuadrados, rectángulos, óvalos o círculos, así como añadir una marca de verificación o una X. Cambie el color mediante la paleta de colores disponible. Haga clic y seleccione una forma o un tipo de marca.
Annotate_Pen_Tool.pngUtilice la herramienta de pluma para trazar a mano alzada. Cambie el color mediante la paleta de colores disponible. Haga clic y, a continuación, seleccione Lápiz o Pluma.
Annotate_Color_Palette.pngHaga clic para abrir la paleta de colores y seleccione un color para la herramienta de texto, línea, forma o pluma. El color seleccionado será el empleado la siguiente vez que utilice la herramienta.
Annotate_Eraser_Tool.pngHaga clic para seleccionar la herramienta y, a continuación, haga clic en la anotación que desea borrar. También puede hacer clic y seleccionar una opción para borrar punteros y anotaciones.

 

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Uso de vídeo

El presentador actual siempre puede enviar un vídeo durante un evento. Hasta cinco miembros del panel pueden compartir sus vídeos durante un evento. Puede cambiar la función de un asistente y convertirlo en miembro del panel si desea que comparta su vídeo.

 

Para iniciar y detener su vídeo:

Haga clic en el icono de cámara del panel Participantes. El icono se volverá verde y aparecerá la transmisión de vídeo en la parte superior del panel Participantes. Haga clic de nuevo en el icono de cámara para detener el vídeo.

 

Opciones de vídeo:

Puede controlar la configuración de vídeo, así como pasar de una cámara a otra de las que están conectadas al ordenador mediante un clic en el icono de definición de opciones de vídeo en la parte superior del panel Participantes.

 

Vista en miniatura:

Para ver las imágenes en miniatura del vídeo de otro miembro del panel, desplace el ratón sobre el vídeo y seleccione Ver miniaturas de vídeo.

 

Modo de pantalla completa:

Para expandir la imagen de vídeo en modo de pantalla completa, desplace el ratón sobre el vídeo y, a continuación, seleccione Ver todos los participantes en modo de pantalla completa. Para salir del modo de pantalla completa, haga clic en Salir de vista de pantalla completa. Para finalizar el vídeo mientras se encuentra en modo de pantalla completa, haga clic en Detener mi vídeo.

 

Vídeo de miembro del panel:

Para permitir que hasta cinco miembros del panel compartan su vídeo, en el modo de pantalla completa, haga clic en Opciones de vídeo de miembros del panel. A continuación, haga clic en la casilla de verificación junto al nombre del paciente para permitir que compartan el vídeo.

Para centrar el vídeo en un miembro del panel concreto, haga clic en Bloquear vídeo grande y, a continuación, seleccione el orador activo o un miembro del panel concreto.

 

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Uso de la grabadora

La grabadora basada en red de WebEx captura la actividad de la pantalla y el audio de un servidor de grabación de WebEx. El servidor procesa los datos grabados y, a continuación, envía el archivo de grabación a su página de grabaciones personal del sitio del servicio de WebEx. Los archivos grabados se guardan en el formato de grabación avanzada (.arf), un formato exclusivo de WebEx.

 

Para usar la grabadora:

1. Inicie su evento.

2. Si aparece la pantalla Inicio rápido, haga clic en Grabar. O, en el menú Evento, seleccione Iniciar grabación

EC_Event_menu.png

   Nota: El panel Grabadora también se puede abrir haciendo clic en el icono Grabadora en la bandeja de icono detrás del panel Participantes.

 

3. Una vez que se establece la conexión, se abre el panel de la grabadora y comienza la grabación.

Recorder_panel.png

4. Haga clic en el botón Pausa cuando desee detener brevemente la grabación y vuelva a hacer clic sobre él para reiniciar la grabación.

5. Haga clic en el botón Detener para finalizar por completo la grabación. Se le solicitará que confirme que desea detener la grabación.

Nota: Se crea una nueva grabación cada vez que detiene dicha grabación y comienza de nuevo. Si pausa y reanuda la grabación mediante el botón Pausar, solo se creará una grabación.

6. Vaya a Mi WebEx > Mis archivos > Mis grabaciones para acceder a sus grabaciones una vez finalizada la reunión.

 

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Terminar o abandonar evento

Solo el organizador puede finalizar un evento, si bien los asistentes pueden abandonar un evento en cualquier momento antes de que finalice.

 

1. Seleccione Terminar evento o Abandonar evento en el menú Archivo.

 

Vista del organizador:

EC_File_menu_Host_view.png

 

2. Haga clic en Terminar evento o Abandonar evento para confirmar.

EC_End_Event_dialog.png

 

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