Introducción a la integración de CMR híbrida de WebEx y TelePresence con Outlook

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Descripción general

Las herramientas de productividad de WebEx con TelePresence constituyen un conjunto de herramientas que le permiten planificar, iniciar reuniones y entrar a estas rápidamente desde diversas aplicaciones en la computadora. Luego de instalar las Herramientas de productividad, obtiene el panel de las Herramientas de productividad de WebEx y las integraciones con Microsoft Outlook, Microsoft Office, los exploradores web y los programas de mensajería instantánea.

Esta aplicación complementaria en Outlook proporciona una forma práctica para planificar una reunión de CMR híbrida que permite que las personas entren mediante WebEx Meeting Center o un sistema de TelePresence. Luego de planificar una reunión de CMR híbrida en Outlook, los invitados reciben una invitación por correo electrónico que contiene el enlace para entrar a la reunión de WebEx e información para entrar a la reunión de TelePresence.

Con la integración, también puede planificar reuniones solo de WebEx y reuniones solo de TelePresence.

Cuando planifica una reunión, puede invitar gente y reservar sistemas o salas de TelePresence, y agregar participantes de llamada entrante de vídeo directamente desde Outlook. Las personas a las que invite a una reunión no necesitan usar las Herramientas de productividad de WebEx ni la integración con Outlook para entrar a la reunión.


Nota


Solo puede usar la integración de CMR híbrida si el sitio de WebEx y su cuenta están habilitados para ello.


Si el administrador de su sitio lo habilitó para reuniones de CMR híbrida y reuniones de vídeo, solo podrá usar las Herramientas de productividad de WebEx para planificar reuniones de vídeo. No podrá planificar reuniones de CMR híbrida.

La integración también brinda un acceso rápido a lo siguiente desde Outlook:

  •     

    La configuración de su cuenta de WebEx

        

  •     

    La página Preferencias en su sitio de WebEx, desde donde puede dar permiso de planificación a otros organizadores

        

  •     

    Un botón de Reunirse ahora, que le permite iniciar una reunión instantánea solo de WebEx o una reunión de sala personal solo de WebEx sin tener que planificarla.

         

    Para mejorar la seguridad de sus reuniones, la integración con Outlook utiliza cifrado SSL (Secure Sockets Layer) de 128 bits en todos los datos que envía y recupera del sitio de WebEx.

        


Nota


   
  • Cuando cuenta con la integración de CMR híbrida, puede ofrecer reuniones de salas personales, pero los usuarios solo pueden entrar mediante WebEx. Actualmente, las reuniones de salas personales no son compatibles con los usuarios que entran desde sistemas de TelePresence para la integración de CMR híbrida.

     

  • Para obtener más información sobre la Integración de WebEx con Outlook para los usuarios que no son usuarios de CMR híbrida, consulte la Guía del usuario de la Integración de WebEx con Outlook para Windows.

     

    

Reunión de CMR híbrida con WebEx y TelePresence

   

Las Herramientas de productividad de WebEx con la integración de las Salas de reuniones de colaboración (CMR) híbrida de TelePresence permiten que Cisco WebEx Meeting Center y Cisco TelePresence funcionen juntos en una reunión conjunta.


Nota


Esta opción está disponible solo si su sitio y cuenta están habilitados para la integración de CMR híbrida.


    

En una reunión de CMR híbrida, puede ver vídeo en directo de los participantes de WebEx y de los de TelePresence.

    

La lista de participantes en la reunión de WebEx muestra los participantes de TelePresence agrupados en una única etiqueta: "sistemas de TelePresence". La lista de participantes en el sistema de TelePresence muestra cada participante de WebEx individual.

    

Si un participante de TelePresence conecta el cable VGA o HDMI a una computadora portátil e inicia la compartición de la pantalla, todos los participantes, incluidos los de WebEx, podrán ver el contenido compartido. Si un presentador de WebEx inicia la compartición, todos los participantes, incluidos los participantes de TelePresence, pueden ver el contenido compartido.

Puede grabar vídeo, audio, compartición de contenido, chats y sondeos para reuniones de CMR híbrida. Seleccione Grabar tal como lo haría normalmente en su reunión de WebEx y sus grabaciones aparecen en su lista Mis archivos > Mis reuniones grabadas, en la sección Mi WebEx. Las grabaciones de reuniones de CMR híbrida están en formato MP4. Los vídeos se graban en 360 p.

        

Opciones de la integración de CMR híbrida de WebEx y TelePresence con Outlook

   

Después de instalar las herramientas de productividad de WebEx con TelePresence, las opciones de integración de CMR híbrida aparecerán en Outlook. Las opciones de planificación aparecen en una ventana de reunión cuando planifica una reunión.

    

Nota


    

Cuando usted y su sitio están activados para la integración de CMR híbrida, la integración con la interfaz de Outlook tiene una apariencia distinta a la interfaz de la Integración de WebEx con Outlook para los usuarios que no están habilitados para la integración de CMR híbrida.

    
   

En la siguiente tabla se describen las opciones de integración:

     
                   
       

Opciones       

       
       

Qué puede hacer...       

       
       

Planificar reunión

       
       

Planificar las reuniones siguientes:

  • Reuniones de TelePresence y WebEx de CMR híbrida

     

  • Reuniones solo de WebEx, incluidas las reuniones de salas personales

     

  • Reuniones solo de TelePresence

     

  • Reuniones de solo audio o de conferencia personal

     

Nota      

Actualmente, los usuarios de CMR híbrida no pueden usar los recursos de TelePresence en una sala personal. Aún pueden usar una sala personal solo para participantes de WebEx

              
       

Configuración de cuenta

Nota      

Para Outlook 2007, debe seleccionar la flecha junto al botón de WebEx para ver esta opción. Para Outlook 2010, 2013 y 2016, debe seleccionar la flecha junto al botón Planificar reunión para ver esta opción.

              
       

En la ficha Cuenta, edite la información de su cuenta de WebEx, como la dirección URL de su sitio de WebEx, su nombre de usuario y su contraseña.

       
       

Configurar permiso de planificación

Nota      

Para Outlook 2007, debe seleccionar la flecha junto al botón de WebEx para ver esta opción. Para Outlook 2010, 2013 y 2016, debe seleccionar la flecha junto al botón Planificar reunión para ver esta opción.

              
       

Abre la página Mi WebEx > Preferencias> Opción de planificación en su sitio de WebEx.

En esta página, puede establecer los valores predeterminados de la reunión y asignar un delegado para planificar o editar reuniones a su nombre.

              
       

Reunirse ahora       

       
       

Inicie una reunión instantánea solo de WebEx; una reunión de WebEx que puede iniciar en cualquier momento sin tener que planificarla previamente.

Puede especificar opciones para las reuniones instantáneas con Reunirse ahora en la ficha Configuración de “Reunirse ahora” del cuadro de diálogo Configuración de WebEx.

                     
       

Opciones de la reunión       

       
       

En una ventana de reunión, alterne el botón Opciones de la reunión para mostrar u ocultar las opciones de planificación de WebEx y TelePresence.

       
    

Panel de las Herramientas de productividad de WebEx

El panel de las Herramientas de productividad de WebEx ya puede estar abierto en su escritorio, dependiendo de la configuración. Si no está abierto, puede abrirlo haciendo lo siguiente:

  • Seleccione el icono Herramientas de productividad de WebEx de la barra de tareas de Windows.

     

  • Seleccione Herramientas de productividad de WebEx desde el menú Inicio de Windows.

     

  • Seleccione Herramientas de productividad de WebEx desde el escritorio de Windows.

     


Nota


El panel de las Herramientas de productividad o algunas de las opciones de las herramientas de productividad pueden no estar disponibles, según la configuración del sitio.


El panel de las Herramientas de productividad de WebEx proporciona acceso a lo siguiente:

  • Ajustes: Seleccione el icono Configuración para abrir un menú con las siguientes características:

     

    • Preferencias: Abre el cuadro de diálogo Preferencias de las Herramientas de productividad de WebEx.

       

    • Ayuda: Abre el sitio web de la Central de ayuda.

       

    • Acerca de: Muestra el número de versión y la información de licencia y patente.

       

    • Buscar actualizaciones: Comprueba si está usando la versión más reciente de las Herramientas de productividad o si existe una versión actualizada disponible para descargar.

       

    • Enviar informe de problemas: Prepara un mensaje de correo electrónico para enviar a soporte e informar de un problema.

       

    • Salir: Selecciónelo para salir de las Herramientas de productividad de WebEx.

       

  • Buscar una reunión: Seleccione el icono de Búsqueda para abrir una ventana de búsqueda donde puede ingresar un nombre, una dirección de correo electrónico, un número de reunión, una palabra clave o un título de reunión para buscar una reunión.

     

  • Planificar una reunión: Seleccione el icono Planificar para abrir la ventana de reunión de Microsoft Outlook y planificar una reunión de WebEx, de sala personal o de conferencia personal.

     

  • Iniciar una reunión: Seleccione Iniciar reunión para iniciar una reunión instantánea. De manera predeterminada, las reuniones instantáneas se organizan en la sala personal. Si no desea usar su sala personal para reuniones instantáneas, desactive la opción Usar la sala personal para todas mis reuniones instantáneas en la sección de configuración de “Reunirse ahora” de sus Preferencias.

     

  • Ver la lista Mis reuniones: Seleccione más para ver sus próximas reuniones para el día. Desde la lista Mis reuniones puede hacer lo siguiente:
    • Puede seleccionar Iniciar o Entrar para iniciar o entrar a sus reuniones cuando sea el momento.

       

    • Usar los caracteres < o > para moverse al día siguiente o al anterior.

       

    • Seleccionar el icono Calendario para elegir ver un día diferente.

       

    • Seleccionar Actualizar lista de reuniones para actualizar la lista de reuniones.

       


    Nota


    Las reuniones de sala personal y las reuniones creadas en otros sitios de WebEx no aparecen en la lista Mis reuniones.


 

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