Planificar una reunión utilizando la integración de WebEx con Outlook para Mac

Document created by Cisco Localization Team on Feb 8, 2017Last modified by Cisco Localization Team on Jun 21, 2017
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Descripción general de Planificar una reunión

Para planificar una reunión en línea usando Integración de WebEx en Outlook y enviar invitaciones a la reunión, debe tener en cuenta lo siguiente:

  • La integración de WebEx con Outlook proporciona opciones básicas para planificar una reunión. Es posible que algunas opciones que aparecen en el sitio de WebEx no estén disponibles en la integración de WebEx con Outlook.

     

  • La integración de WebEx con Outlook no admite todas las opciones de repetición que están disponibles en Microsoft Outlook.

     

  • En cualquier invitación a una reunión que envíe con Microsoft Outlook, la hora de inicio de la reunión aparece en la zona horaria configurada en su computadora y, tal vez, no coincida con las preferencias de zona horaria configuradas en el sitio de WebEx.

     

Planificar una reunión solo de WebEx

         
1    Elija uno de los siguientes procedimientos:
  • En la barra de herramientas de Mac, seleccione el icono de WebEx y seleccione Planificar reunión de WebEx.
  • En Outlook, seleccione el icono de WebEx y seleccione Planificar reunión de WebEx.           
  • En la barra de menú de Outlook, seleccione Reunión o Cita y seleccione Agregar WebExen el menú de WebEx.
2    Realice los pasos siguientes para especificar la información general de la reunión:
  • Escriba un tema para la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Repetición y luego seleccione las opciones de repetición. Para obtener más información, consulte Limitaciones de los patrones de repetición en la integración de WebEx con Outlook para Mac.

  • (Opcional) Especifique otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como una notificación de reunión.
3    Introduzca los nombres o las direcciones de correo electrónico de aquellos a los que invitará a la reunión en el cuadro Para.
4    Si se le solicita información de su cuenta de WebEx, introduzca esa información y luego seleccione Aceptar.    
5    En el cuadro de diálogo Configuración de WebEx, especifique más opciones para su reunión de WebEx:
  1. Seleccione la plantilla de reuniones para utilizar su configuración predefinida para esa plantilla.
  2. Si es necesario, especifique una contraseña para la reunión.
  3. (Opcional) Seleccione uno o más asistentes de la reunión para que sean organizadores alternativos de la reunión. Un organizador alternativo es alguien con permiso para iniciar y organizar la reunión cuando usted no puede asistir a ella. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-13352.
  4. Si desea configurar más opciones, seleccione Mostrar configuración avanzada:
    • Asegúrese de haber seleccionado el tipo de servicio o el tipo de reunión correctos, tal como tipo de reunión estándar, evento o sesión de capacitación, o un tipo de reunión de conferencia personal.

       

    • Compruebe o seleccione las opciones de conexión de audio.

       

    • Si es necesario, configure las opciones de inscripción.

       

  5. Selecione Aceptar.     
6    Seleccione Enviar.

Reunión de WebEx y TelePresence (CMR híbrida)

   

Mediante la integración con Outlook, puede planificar una reunión de CMR híbrida que permita a las personas entrar a través de WebEx Meeting Center o a través de TelePresence.

    

A pesar de que otros tipos de reuniones de WebEx proporcionan invitaciones por correo electrónico distintas para el organizador y para los asistentes, cuando planifica una reunión de CMR híbrida, tanto el organizador como los asistentes reciben la misma invitación por correo electrónico. La invitación por correo electrónico no contiene ninguna información confidencial del organizador, como la clave de organizador o el código de acceso de organizador. Si necesita ver la clave de organizador o el código de acceso de organizador, seleccione el enlace en su invitación por correo electrónico para ir a la página de información de la reunión en el sitio de WebEx, e inicie sesión para ver los detalles del organizador.

    

Si planifica un organizador alternativo, este puede iniciar la reunión, administrarla y grabarla. Sin embargo, la grabación de la reunión se le envía a usted, el organizador original.

    

Cuando planifica reuniones, no planifique más de dos reuniones para el mismo período de tiempo, ya que no puede organizar dos reuniones que se encuentren activas al mismo tiempo. Incluso si permite que organizadores alternativos inicien la reunión sin su presencia, aún se lo considera el organizador de la reunión que planifique (a menos que sea un delegado de un organizador).

    

¿Qué es una reunión de CMR híbrida con WebEx y TelePresence?

   

Las Herramientas de productividad de WebEx con la integración de las Salas de reuniones de colaboración (CMR) híbrida de TelePresence permiten que Cisco WebEx Meeting Center y Cisco TelePresence funcionen juntos en una reunión conjunta.   

    

En una reunión de CMR híbrida, puede ver vídeo en directo de los participantes de WebEx y de los de TelePresence.

    

La lista de participantes en la reunión de WebEx muestra los participantes de TelePresence agrupados en una única etiqueta: "sistemas de TelePresence". La lista de participantes en el sistema de TelePresence muestra cada participante de WebEx individual.

    

Si un participante de TelePresence conecta el cable VGA o HDMI a una computadora portátil e inicia la compartición de la pantalla, todos los participantes, incluidos los de WebEx, podrán ver el contenido compartido. Si un presentador de WebEx inicia la compartición, todos los participantes, incluidos los participantes de TelePresence, pueden ver el contenido compartido.   

    

Puede grabar vídeo, audio, compartición de contenido, chats y sondeos para reuniones de CMR híbrida. Presione Grabar tal como lo haría normalmente en su reunión de WebEx y sus grabaciones aparecen en su lista Mis archivos > Mis reuniones grabadas, en la sección Mi WebEx. Las grabaciones de reuniones de CMR híbrida están en formato MP4. Los vídeos se graban en 360 p.   

    

Planificar una reunión de CMR híbrida (WebEx y TelePresence)

   
        
1    En el menú WebEx de la ventana Outlook, seleccione Planificar reunión de WebEx y TelePresence o puede abrir un nuevo elemento de reunión y seleccionar el botón Agregar WebEx y TelePresence de la barra de herramientas.
2    En el panel Opciones de la reunión, especifique las opciones de TelePresence y WebEx para su reunión de CMR híbrida:
  1. Seleccione Permitir que las personas entren utilizando WebEx.

    Esta opción está siempre desactivada de forma predeterminada. Márquela cada vez que planifique una reunión y quiera agregarle WebEx.

  2. SeleccioneAgregar salas de TelePresence.

    Los sistemas que seleccione se agregarán a los cuadros Para y Ubicación en la ventana de la reunión.

  3. Introduzca una contraseña de reunión para los invitados de WebEx. Si su sitio exige el uso de una contraseña para la reunión, aparecerá un asterisco junto al cuadro.
    Nota      

    La contraseña de una reunión de WebEx es diferente al PIN que puede especificar para una reunión de TelePresence.

  4. (Opcional) Marque No incluir la contraseña de la invitación por correo electrónico para que su reunión sea más segura.
  5. (Opcional) Seleccione uno o más asistentes de la reunión para que sean organizadores alternativos de la reunión. Un organizador alternativo es alguien con permiso para iniciar y organizar la reunión cuando usted no puede asistir a ella. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-13352.
  6. (Opcional) Seleccione Configuración avanzada de WebEx para especificar más detalles, como la inscripción y la conexión de audio.
  7. (Opcional) Introduzca la cantidad de participantes adicionales de llamada entrante de vídeo que pueden llamar a la reunión en Agregar participantes de llamada entrante de vídeo.
    Nota      

    Esta opción le permite reservar capacidad para que entren más personas con sistemas de videoconferencias personales, como los de la serie EX de Cisco TelePresence y otros dispositivos que ejecuten aplicaciones de vídeo de Cisco Jabber. La cantidad que introduzca no incluye los sistemas de TelePresence que agregue en los cuadros Para y Ubicación. Debe conocer la cantidad recomendada para su sitio y no exceder ese límite recomendado.

  8. (Opcional) Seleccione Configuración avanzada de TelePresence para especificar más detalles, como la configuración para la realización y la devolución de llamadas.
3    Realice los pasos siguientes para especificar la información general de la reunión:
  • Escriba un tema para la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Repetición y luego seleccione las opciones de repetición. Para obtener más información, consulte Limitaciones de los patrones de repetición en la integración de WebEx con Outlook para Mac.

  • (Opcional) Especifique otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como una notificación de reunión.
4    Introduzca los nombres o las direcciones de correo electrónico de aquellos a los que invitará a la reunión en el cuadro Para.
5    Seleccione Enviar.

Configurar una reunión de conferencia personal

          
1    Elija uno de los siguientes procedimientos:
  • En la barra de herramientas de Mac, seleccione el icono de bola de WebEx y seleccione Planificar reunión de conferencia personal.
  • En Outlook, seleccione el icono de bola de WebEx y seleccione Planificar reunión de conferencia personal.
2    Realice los pasos siguientes para especificar la información general de la reunión:
  • Escriba un tema para la reunión en el cuadro Asunto.
  • En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Repetición y luego seleccione las opciones de repetición. Para obtener más información, consulte Limitaciones de los patrones de repetición en la integración de WebEx con Outlook para Mac.
  • (Opcional) Especifique otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como una notificación de reunión.
3    Introduzca los nombres o las direcciones de correo electrónico en el cuadro Para para invitar personas a la reunión.     
Nota      

Si seleccionó Cita para planificar su reunión, seleccione Invitar asistentes para ver el cuadro Para.

     
4    Seleccione Agregar reunión de conferencia personal para especificar la configuración de la reunión de conferencia personal.
5    Si es necesario, introduzca la información solicitada de la reunión de conferencia personal.
6    Especifique la configuración de la reunión de conferencia personal para lo siguiente.
  • (Opcional) Introduzca una contraseña de reunión para los invitados de WebEx. Si su sitio exige el uso de una contraseña para la reunión, aparecerá un asterisco junto al cuadro.
  • (Opcional) Seleccione cualquier organizador alternativo para la reunión desde la lista de invitados. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-13352.
  • Seleccione la Conexión de audio que se utilizará.
7    Seleccione Enviar.

Editar una reunión planificada

  

Cuando planifica una reunión mediante la Integración de WebEx con Outlook, puede utilizar Outlook para editarla en cualquier momento. Por ejemplo, puede cambiar la hora de inicio, especificar una nueva contraseña, elegir una conexión de audio diferente, etc.

    

Cuando edita una reunión planificada, la integración con Outlook envía una invitación a la reunión actualizada a todos aquellos asistentes invitados a la reunión y actualiza la información de la reunión en su sitio de WebEx.

    

Nota


    

Si vuelve a planificar una única instancia de una reunión recurrente de WebEx con Microsoft Outlook, los cambios aparecen solo en el sitio de WebEx.

    
   
      
1    En el calendario de Microsoft Outlook, abra el elemento de la reunión planificada.
2    Para editar la información de la reunión o cambiar las opciones de la barra de herramientas o de la ficha Cita, puede realizar lo siguiente:          
  • Para cambiar la configuración de una reunión de WebEx, seleccione Cambiar configuración.

     

  • Para agregar o modificar un patrón de repetición, seleccione Repetición.      

     

  • Para editar el texto del mensaje de invitación a la reunión por correo electrónico, vaya a la ficha Cita.

     

     
3    Realice una de las acciones siguientes, según corresponda:
  • Para enviar la invitación a la reunión actualizada a los asistentes invitados y guardar la reunión actualizada en el calendario de Outlook, seleccione Enviar actualización.

  • Para guardar la reunión actualizada en el calendario de Outlook, seleccione Guardar y cerrar.

Cancelar una reunión planificada

Si planifica una reunión desde la integración con Outlook, puede cancelar la reunión en Outlook.

Puede usar el botón Cancelar reunión de WebEx o Cancelar reunión de conferencia personal en la barra de herramientas de WebEx en Outlook para cancelar y eliminar la información de WebEx de la reunión o cita de Outlook. Puede hacerlo si está cambiando el tipo de reunión de WebEx; por ejemplo, si originalmente planificó una reunión de WebEx y desea cambiarla a una reunión de sala personal.


Nota


    
  • Si cancela una reunión de WebEx mediante su sitio de WebEx, los cambios no aparecerán en Microsoft Outlook. Por ejemplo, si cancela la reunión en su sitio, la reunión no se cancela en su calendario de Outlook. Por lo tanto, recomendamos que utilice solo Outlook para cancelar una reunión. No se puede editar una reunión en el sitio de WebEx que se planificó usando Outlook.

     

  • Si cancela una única instancia de una reunión recurrente de WebEx con Microsoft Outlook, los cambios aparecen solo en el sitio de WebEx.

     

  • Si guarda la reunión o cita después de utilizar uno de estos botones de cancelación, y no agregó otra reunión de WebEx, reunión de sala personal o reunión de conferencia personal, se convierte en una reunión regular de Microsoft Outlook sin información de WebEx.

     

    

También puede cancelar una reunión desde el calendario de Microsoft Outlook, como se describe a continuación.

       
1    En el calendario de Microsoft Outlook, abra el elemento de la reunión planificada.
2    Seleccione Cancelar reunión.
3    Seleccione en el mensaje de confirmación.
4    Seleccione Enviar cancelación.

Limitaciones del patrón de repetición en la integración de WebEx con Outlook para Mac

La siguiente tabla muestra las diferencias entre los patrones de repetición de Microsoft Outlook y WebEx.

 
                    
Tabla 1 Reuniones de WebEx
       

Tipo       

       
       

Opción de Outlook       

       
       

Convertido a la opción de reunión de WebEx       

       
       

Semanal       

       
       

Cada [X] semanas el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]       

       

Para los eventos de Event Center y las sesiones de capacitación de Training Center:

Cada semana el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]

Si planifica una reunión que se repite cada X semanas, donde X es mayor que 1, en Microsoft Outlook, la reunión se planifica en Outlook según lo especificado, pero aparece como una reunión semanal en su sitio de WebEx.

El inicio de semana siempre comienza con el valor predeterminado en el día domingo. La personalización no es compatible. Por lo tanto, si cambia el inicio de semana a un día diferente, el inicio de semana no se sincroniza con el sitio de WebEx.

       

Mensual       

       

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] día no admitido de cada mes

       

No admitido       

                    
       

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] día laboral o de fin de semana       

       
       

No admitido       

       
       

Anualmente       

       
                    

[primer, segundo, tercer, cuarto, último] [día, día laboral, día de fin de semana] de [enero....diciembre]       

       
                    

No admitido.       

       
 
                                
Tabla 2 Reuniones de conferencias personales de WebEx
       

Tipo       

       
       

Opción de Outlook       

       
       

Conversión a la opción de reunión de conferencia personal WebEx

       
       

Mensual              

       
       

Día [X] de cada [y] mes

       

Día [X] de cada mes.

El [primer, segundo, tercer, cuarto, último] día laboral o de fin de semana

No admitido       

       

Anualmente

       

Cada [1,… 31] de [enero… diciembre]

       

No admitido       

                    
       

[primer, segundo, tercer, cuarto, último] [día, día laboral, día de fin de semana] de [enero....diciembre]       

       
       

No admitido       

       

[primer, segundo, tercer, cuarto, último] [Domingo, no admitido. [Lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado] de [enero.... diciembre]

No admitido       

Fecha de finalización

              

Sin fecha de finalización.

Si el periodo de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.

Finalizar después de [x] repeticiones.

Si el periodo de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.

                    

Finalizar el [ingresar fecha]

       
                    

Si el periodo de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.

       
 

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