Meeting Center: Introducción a Meeting Center - Windows (WBS29.13, WBS30)

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Vídeo de bienvenida

welcome2.png

 

Bienvenido a Meeting Center

Hemos preparado un breve vídeo de introducción para que vea lo que es posible gracias a Meeting Center.

Mirar el vídeo >

 

Una vez que haya tenido la posibilidad de orientarse, siga las instrucciones a continuación para planificar, iniciar, organizar y administrar sus propias reuniones en línea.

 

 


Planificadores de la reunión

Puede planificar una reunión de WebEx mediante el uso del planificador avanzado o el planificador rápido, ambos disponibles después de conectarse a su sitio de WebEx. El planificador avanzado le permite añadir más información sobre su reunión, mientras que el planificador rápido se usa con frecuencia para iniciar una reunión a corto plazo.

 

Para abrir y usar el planificador avanzado:

1. Haga clic en Organizar una reunión > Planificar una reunión en la barra de navegación izquierda de su sitio de WebEx Meeting Center. Es posible que su sitio esté configurado para que se abra el planificador rápido.

2. Haga clic en planificador avanzado. Se abrirá el planificador avanzado en la página Información necesaria.

Advanced_Scheduler_Required_Information.png

3. Seleccione un Tipo de reunión e introduzca un Tema de reunión; luego, introduzca y confirme la contraseña.

4. Haga clic en Iniciar si desea que la reunión se inicie de inmediato, o haga clic en cada uno de los enlaces que están en el lado derecho de la página y complete la información.

5. Haga clic en Planificar reunión, una vez que termine de introducir la información adicional.

 

Para abrir y usar el planificador rápido:

     1. Haga clic en Organizar una reunión > Planificar una reunión en la barra de navegación izquierda de su sitio de WebEx Meeting Center.

     2. Haga clic en planificador rápido. El planificador rápido se abrirá en la página Planificar una reunión.

Quick_Scheduler.png

     3. Seleccione un Tipo de reunión e introduzca un Tema de reunión; luego, introduzca y confirme la contraseña.

     4. Especifique la fecha, hora y duración.

     5. Invite a asistentes.

     6. Haga clic en Iniciar.

 

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Iniciar una reunión planificada

Si es el organizador de una reunión, iniciará las reuniones que planifica. Como organizador, también puede iniciar reuniones instantáneas y luego invitar a otros participantes a entrar.

 

Para iniciar una reunión planificada:

1. Conéctese al sitio de Meeting Center de su organización.

2. Haga clic en Mi WebEx y luego haga clic en Mis reuniones en el panel de navegación de la izquierda.

My_WebEx_Meetings.png  

3. Busque la reunión en la lista y, a continuación, haga clic en Iniciar. Se abrirá la ventana de la reunión.

 

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Iniciar una reunión instantánea

Puede iniciar reuniones instantáneas desde su sala personal o mediante la opción Reunirse ahora.

Para iniciar una reunión instantánea desde su sala personal:

Desde su sala personal, haga clic en Entrar a la sala. Se abrirá la ventana de la reunión y luego podrá invitar a los participantes.

Jill_Parker_Personal_Room.png

Si su sala personal no se muestra al conectarse, haga clic en Organizar una reunión y luego haga clic en Mi sala personal.

Nota: Para que se muestre su sala personal al conectarse, seleccione Mi WebEx y luego seleccione Preferencias en la barra de navegación de la izquierda. Haga clic en General, desplácese hasta Página predeterminada para cada fichay luego seleccione Mi sala personal.

Preferences_Default_Page.png

 

Para iniciar una reunión instantánea mediante Reunirse ahora:

En su sitio de WebEx, haga clic en Reunirse ahora en la barra de navegación de la izquierda. Se abrirá la ventana de la reunión y luego podrá invitar a los participantes.

Nota: Para cambiar su configuración de Reunirse ahora, seleccione Mi WebEx y luego seleccione Preferencias en la barra de navegación de la izquierda, y haga clic en configuración de "Reunirse ahora".

Preferences_Meet_Now_Settings.png


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Entrar a una reunión

Cuando los organizadores planifican reuniones, envían un correo electrónico a los asistentes invitados con la información sobre cómo entrar. También puede entrar a la reunión desde su sitio de WebEx.

 

Para entrar a una reunión:

 

Desde un correo electrónico

1. Abra el mensaje de invitación y, a continuación, haga clic en el enlace para entrar a la reunión. Aparecerá la página Información de la reunión.

2. En Entrar a la reunión ahora, introduzca su nombre, dirección de correo electrónico y contraseña de la reunión.

3. Haga clic en Entrar ahora. Ya se ha conectado a la reunión.

Desde un sitio de WebEx

1. Abra un explorador web y navegue hasta el sitio de WebEx.

2. Haga clic en Examinar reuniones en Asistir a una reunión en la barra de navegación de la izquierda. Aparecerá una lista de reuniones.

3. Haga clic en el nombre de la reunión. Aparecerá la página Información de la reunión.

4. Introduzca su nombre, dirección de correo electrónico y contraseña de la reunión.

5. Haga clic en Entrar ahora.

Nota: Para entrar a una reunión no listada, en la barra de navegación de la izquierda, haga clic en Reunión no listada. Introduzca el número de reunión yluego haga clic en Entrar ahora.

Si la reunión está en la sala personal del organizador, escriba el ID de sala del organizador (por ejemplo: jparker).

 

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Conectarse al servicio de audio

Puede conectarse a la audioconferencia con un teléfono o con una computadora a través de VoIP (voz sobre protocolo de Internet). Después de entrar a una reunión, haga clic en el panel de audio para conectarse a través del método anterior que usaba o haga clic en los puntos para mostrar más opciones.

Quick_Start_Screen_buttons.png


Para conectarse al audio por teléfono:

 

Seleccionar...En esos casos…
Llamarme
  1. Seleccione la casilla de verificación Recordar número de teléfono en esta computadora si desea guardar este número para reuniones futuras.
  2. Haga clic en Llamarme. Recibirá una llamada y es posible que se le indique que presione 1 para conectarse.
Realizaré una llamada
  1. Marque el número de teléfono listado, introduzca el código de acceso de la reunión y su número de ID de asistente.
  2. Cierre la ventana.
Llamar a través de la computadora
  1. Haga clic en Llamar a través de la computadora. Se lo conectará a la audioconferencia.
  2. Ajuste la configuración del altavoz y el micrófono según sea necesario.

 

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Navegar por la ventana de la reunión

La ventana de la reunión es similar a una sala de conferencia en la que las personas se reúnen personalmente. Allí también se administra la reunión y se comparte el material. Los elementos del menú en la parte superior de la página permiten el acceso a funciones adicionales de Meeting Center.

Meeting_Window_with_panels_with_callouts.png

 

  • Visor de contenido: Muestra presentaciones, documentos, archivos de vídeo, pizarras blancas y contenido web.
  • Paneles: Proporcionan áreas de chat, sondeo, preguntas y respuestas, nombres de participantes y la grabadora.
  • Barra de herramientas del menú: Permite el acceso a las herramientas y las funciones de Meeting Center.
  • Barra de herramientas de anotaciones: Permite a los participantes realizar anotaciones en archivos y pizarras blancas compartidos durante una reunión.

 

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Usar el panel Participantes

Los iconos que se encuentran en el panel Participantes y debajo de este le permiten controlar su audio y vídeo, así como interactuar con otros asistentes. Si usted es el organizador de la reunión, algunas funciones están disponibles al hacer clic con el botón derecho del mouse.

 

En el panel Participantes:

 

Hacer clic en...Para hacer esto…

Video_icon_gray.png

Iniciar/Detener el envío de su vídeo.

Audio_icon_red.png

Silenciar/Cancelar el silencio de su audio.

Switch-to-Full-screen_Video_icon.png

Cambiar al vídeo de pantalla completa.

 

En la parte superior del visor de contenido:

 

Hacer clic en...Para hacer esto…

Zoom-in_icon.png

Acercar.
Zoom-out_icon.pngAlejar.
Fit_width_icon.pngAjustar el contenido al ancho de la ventana.
Switch-to-Full-screen_icon.pngCambiar a la vista de pantalla completa.

 

 

En la parte superior del panel Participantes:

 

Hacer clic en...Para hacer esto…
Set_Video_Options_icon.pngConfigurar las opciones de vídeo en su computadora.
Close_panels_icon.pngCerrar el panel abierto.

 

 

En la barra de iconos debajo del panel Participantes:

 

Hacer clic en...Para hacer esto…
Make_Presenter_button.png

Transferir la función de presentador al participante seleccionado.

Nota: Si se ha activado Cualquiera puede compartir para la reunión, esta opción no está disponible.

Raise_Hand_button.pngLevantar/Bajar la mano.
Audio_button.pngControlar su conexión de audio.
Invite_and_Remind_button.pngInvitar a otras personas y recordarles que entren (disponible solo para el organizador).

 

Con el mouse:

Si usted es el organizador, también puede hacer clic con el botón secundario en el nombre de un participante en la lista de participantes para mostrar opciones adicionales.

Right-click_menu_Participants_panel.png

 

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Compartir contenido

Puede obtener acceso a las opciones para compartir contenido durante una reunión en el menú Compartir o en panel de compartición de la ficha Inicio rápido.

Share_menu_and_Quick_Start_page.png

 

Seleccionar...Para compartir…
Mi pantalla
La pantalla de su computadora. Los otros participantes pueden ver todas las aplicaciones abiertas y los iconos en su pantalla.
Archivo (incluye vídeo)Un archivo de su computadora en el visor de contenido. Use esta opción para compartir una presentación, como un archivo de PowerPoint.
AplicaciónUna aplicación en su computadora. Los asistentes de la reunión pueden ver la aplicación, incluso si no está instalada en sus computadoras.
Pizarra blancaUna pizarra blanca y herramientas de anotación. Debe otorgar privilegios de anotación a otros participantes para brindar acceso a las herramientas.
Contenido webUn sitio web que los asistentes pueden navegar en el visor de contenido. Use esta opción para permitir que los participantes rellenen un formulario en forma individual, por ejemplo.
Explorador webUn sitio web que usted puede navegar mientras los asistentes lo miran a usted.
Ventana Mi reuniónLa vista de organizador de toda la ventana de la reunión. Cierre las conversaciones de chat privadas antes de compartir la ventana de su reunión.

 

Si usted es el organizador de la reunión, puede permitir que cualquier persona comparta durante la reunión sin necesidad de convertirla primero en presentador.

 

Para permitir que cualquier persona comparta:

  • Haga clic en Participantes en la barra de menú y luego seleccione Cualquiera puede compartir. El botón Convertir en presentador se vuelve de color gris y cualquier participante de la reunión puede compartir mediante cualquiera de las opciones de compartición disponibles.

Participant_menu_anyone_can_share.png

 

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Usar las herramientas de anotación

Cuando planifica una reunión o cuando hay una reunión en curso, puede otorgarles a los participantes acceso a las herramientas de anotación.

 

Para mostrar u ocultar las herramientas de anotación, haga clic en el icono Mostrar/Ocultar. Show-Hide_Annotation_tools_icon.png
Para activar o desactivar los privilegios de anotación, haga clic en el icono Permitir anotación y luego seleccione el nombre de un participante.Enable-Disable_annotation_icon.png

 

 

Haga clic en una herramienta de anotación para activarla y luego haga clic de nuevo para desactivar la herramienta.

 

Pointer_icon.pngUse el puntero para hacer hincapié en puntos específicos en la pantalla. Cuando se entra a una sesión, se asigna un color. Haga clic y luego seleccione Puntero de nombre o Puntero láser.
Text_icon.pngUse la herramienta de texto para añadir texto. Después de escribir, haga clic para mostrarles el texto a los participantes. Cambie el color seleccionando uno en la paleta de colores.
Line_Tool_icon.pngUse la herramienta de línea para dibujar líneas rectas. Cambie el color seleccionando uno en la paleta de colores. Haga clic y seleccione un tipo de línea. Arrastre el mouse para dibujar.
Shape_Tool_icon.pngUse la herramienta de forma para dibujar cuadrados, rectángulos, óvalos o círculos, y para añadir casillas de verificación o marcas de X. Cambie el color seleccionando uno en la paleta de colores. Haga clic y seleccione un tipo de forma o marca.
Pen_Tool_icon.pngUse la herramienta de pluma para dibujar a mano alzada. Cambie el color seleccionando uno en la paleta de colores. Haga clic y luego seleccione Pluma o Lápiz.
Color_Palette_icon.pngHaga clic para abrir la paleta de colores y luego seleccione un color para las herramientas de pluma, forma, línea o texto. El color seleccionado se usará la próxima vez que seleccione la herramienta.
Eraser_Tool_icon.pngHaga clic para seleccionar la herramienta y luego haga clic en la anotación que desea borrar. O bien, haga clic y seleccione una opción para borrar punteros o anotaciones.
Save_Tool_icon.pngHaga clic para guardar su contenido con comentarios en un archivo.

 

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Usar vídeo

Los participantes pueden compartir y ver vídeo durante una reunión.
Si WebEx detecta una videocámara en su computadora, se le indicará que comparta vídeo cuando entra a la reunión.

Start_Video_Prompt.png

Haga clic en Iniciar mi vídeo para comenzar a compartir.

Nota: Haga clic en Iniciar mi vídeo en todas las reuniones si desea compartir su vídeo automáticamente cada vez que inicie una reunión o entre a esta.

 

Para iniciar y detener su vídeo durante una reunión:

  • Haga clic en el icono de cámara en el panel Participantes. El icono se vuelve verde y la señal de su vídeo aparece en la parte superior del panel Participantes. Haga clic de nuevo en el icono de cámara para detener su vídeo.

Opciones de vídeo

Puede controlar la configuración de vídeo, como también alternar las cámaras conectadas a su computadora, haciendo clic en el icono Configurar las opciones de vídeo en la parte superior del panel Participantes. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de vídeo.
Set_Video_Options_dialog.png

 

Vista de vídeo y vista de lista

  • Para ver las imágenes en miniatura del vídeo de los otros miembros del panel, mueva el mouse sobre el vídeo y luego seleccione Ver miniaturas de vídeo.

 

Modo de pantalla completa

  • Para expandir la imagen de vídeo al modo de pantalla completa, mueva el mouse sobre el vídeo y luego seleccione Ver todos los participantes en la vista de pantalla completa.

Full-screen_Video.png

  • Para salir del modo de pantalla completa, haga clic en Salir de la vista de pantalla completa.
  • Para finalizar su vídeo mientras está en modo de pantalla completa, haga clic en Detener mi vídeo.

 

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Usar la grabadora

La grabadora basada en la red captura actividades en pantalla y audio en un servidor de grabación de WebEx. El servidor procesa los datos grabados y, a continuación, envía el archivo de grabación a su carpeta de grabaciones personales en su sitio de servicios WebEx. Los archivos grabados se guardan en el formato de grabación avanzada (.arf), un formato de propiedad de WebEx.

 

Para usar la grabadora:

1. Inicie su reunión.

2. Si se muestra la página Inicio rápido, haga clic en Grabar. O bien, en el menú Reunión, seleccioneIniciar grabación.

Nota: El panel Grabadora también se puede abrir haciendo clic en el icono Grabadora en la bandeja de iconos encima del panel Participantes.

3. Una vez que se haya establecido una conexión, el panel Grabadora se abre y comienza la grabación.

4. Haga clic en el botón Pausar cuando desee detener la grabación brevemente y haga clic de nuevo para volver a iniciar.

5. Haga clic en el botón Detener para detener la grabación por completo. Se le solicitará que confirme que desea detener la grabación.

Nota: Cada vez que detiene una grabación e inicia de nuevo, se crea una nueva grabación. Si pausa y reanuda la grabación con el botón Pausar, se creará solo una grabación.

6. Navegue hasta Mi WebEx>Mis archivos>Mis grabaciones para acceder a sus grabaciones después de que finalice la reunión.

 

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Finalizar o abandonar una reunión

Solo el organizador puede finalizar una reunión, mientras que los asistentes pueden abandonar una reunión en cualquier momento antes de que finalice.

 

Vista del organizadorVista del asistente
File_menu_host_view.pngFile_menu_attendee_view.png

 

 

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