Meeting Center: Introduzione a Meeting Center - Windows (WBS29.13, WBS30)

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Video di benvenuto

welcome2.png

 

Benvenuti in Meeting Center

Abbiamo preparato un breve video introduttivo che illustra cosa è possibile fare con Meeting Center.

Guarda il video >

 

Una volta acquisite queste informazioni iniziali, seguire le istruzioni fornite di seguito per pianificare, avviare, organizzare e gestire le riunioni online.

 

 


Strumento di pianificazione delle riunioni

È possibile pianificare una riunione WebEx utilizzando lo Strumento di pianificazione anticipata o lo Strumento di pianificazione rapida, entrambi disponibili una volta connessi al sito WebEx. Lo Strumento di pianificazione anticipata consente di aggiungere altre informazioni sulla riunione, mentre lo Strumento di pianificazione rapida viene utilizzato spesso per avviare una riunione con un breve preavviso.

 

Per aprire e utilizzare lo Strumento di pianificazione anticipata:

1. Fare clic su Organizza una riunione > Pianifica una riunione nella barra di navigazione a sinistra di WebEx Meeting Center. Il sito potrebbe essere configurato in modo che lo Strumento di pianificazione rapida venga aperto.

2. Fare clic su Strumento di pianificazione anticipata. Lo Strumento di pianificazione anticipata viene aperto e visualizza la pagina Informazioni richieste.

Advanced_Scheduler_Required_Information.png

3. Selezionare un Tipo di riunione e immettere un Argomento riunione, quindi, immettere e confermare la password.

4. Fare clic su Avvia se si desidera iniziare immediatamente la riunione o fare clic su ciascun collegamento sul lato destro della pagina e completare le informazioni.

5. Fare clic su Pianifica riunione una volta inserite le informazioni aggiuntive.

 

Per aprire e utilizzare lo Strumento di pianificazione rapida:

     1. Fare clic su Organizza una riunione > Pianifica una riunione nella barra di navigazione a sinistra di WebEx Meeting Center.

     2. Fare clic su Strumento di pianificazione rapida. Lo Strumento di pianificazione rapida viene aperto e visualizza la pagina Pianifica riunione.

Quick_Scheduler.png

     3. Selezionare un Tipo di riunione e immettere un Argomento riunione, quindi, immettere e confermare la password.

     4. Specificare data, ora e durata.

     5. Invitare i partecipanti.

     6. Fare clic su Avvia.

 

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Avvio di una riunione pianificata

L'organizzatore delle riunioni avvia le riunioni che ha pianificato. In qualità di organizzatore, è possibile avviare riunioni immediate e invitare altri partecipanti a unirsi alla riunione.

 

Per avviare una riunione pianificata:

1. Accedere al sito Meeting Center della propria organizzazione.

2. Fare clic su WebEx personale, quindi su Riunioni personali nel pannello di navigazione a sinistra.

My_WebEx_Meetings.png  

3. Individuare la riunione nell'elenco e fare clic su Avvia. Viene visualizzata la finestra Riunione.

 

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Avvio di una riunione immediata

È possibile avviare riunioni immediate dalla propria Sala personale o utilizzando l'opzione Meet Now.

Per avviare una riunione immediata dalla Sala personale:

Dalla Sala personale, fare clic su Accedi a sala. Viene aperta la finestra della riunione ed è possibile invitare i partecipanti.

Jill_Parker_Personal_Room.png

Se la propria sala personale non viene visualizzata quando si accede, fare clic su Organizza una riunione, quindi fare clic su Sala personale.

Nota: per fare in modo che la propria sala personale venga visualizzata quando si accede, selezionare WebEx personale e Preferenze nella barra di navigazione a sinistra. Fare clic su Generale, scorrere fino a Pagina predefinita per ciascuna scheda e selezionare Sala personale.

Preferences_Default_Page.png

 

Per avviare una riunione immediata utilizzando Meet Now:

Nel sito WebEx, fare clic su Meet Now nella barra di navigazione a sinistra. Viene aperta la finestra della riunione ed è possibile invitare i partecipanti.

Nota: per modificare le impostazioni di Meet Now, selezionare WebEx personale, quindi Preferenze nella barra di navigazione a sinistra e fare clic su Impostazioni "Meet Now".

Preferences_Meet_Now_Settings.png


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Partecipazione a una riunione

Quando gli organizzatori pianificano le riunioni, inviano un messaggio e-mail ai partecipanti invitati con le informazioni su come accedere alla riunione. È possibile unirsi alla riunione anche dal sito WebEx.

 

Per accedere a una riunione:

 

Da un messaggio e-mail

1. Aprire il messaggio di invito e fare clic sul collegamento per accedere alla riunione. Viene visualizzata la pagina Informazioni sulla riunione.

2. Sotto Partecipa a riunione ora, inserire il proprio nome, l'indirizzo e-mail e la password della riunione.

3. Fare clic su Partecipa ora. Viene eseguita la connessione alla riunione.

Da un sito WebEx

1. Aprire un browser Web e passare al proprio sito WebEx.

2. Fare clic su Sfoglia riunioni sotto Partecipa a una riunione nella barra di navigazione a sinistra. Viene visualizzato un elenco di riunioni.

3. Fare clic sul nome della riunione. Viene visualizzata la pagina Informazioni sulla riunione.

4. Inserire il proprio nome, l'indirizzo e-mail e la password della riunione.

5. Fare clic su Partecipa ora.

Nota: per partecipare a una riunione non in elenco, nella barra di navigazione a sinistra, fare clic su Riunione non in elenco. Inserire il numero della riunionefare clic su Partecipa ora.

Se la riunione non è nella sala personale dell'organizzatore, immettere l'ID della sala dell'organizzatore (ad esempio, jparker).

 

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Connessione al servizio Audio

È possibile connettersi a una conferenza audio con un telefono o un computer tramite VoIP (Voice over Internet Protocol). Dopo essersi uniti a una riunione, fare clic sul pannello dell'audio per connettersi tramite il metodo utilizzato in precedenza o fare clic sui puntini per visualizzare altre opzioni.

Quick_Start_Screen_buttons.png


Per connettersi tramite telefono all'audio:

 

Selezionare...Quindi...
Richiamare
  1. Selezionare la casella di controllo Memorizza numero di telefono su questo computer se si desidera memorizzare questo numero per riunioni future.
  2. Fare clic su Richiamare. Si riceverà una chiamata e potrebbe essere richiesto di premere 1 per connettersi.
Chiamerò
  1. Comporre il numero di telefono elencato, immettere il codice di accesso della riunione e inserire il proprio ID partecipante.
  2. Chiudere la finestra.
Chiama utilizzando il computer
  1. Fare clic su Chiama utilizzando il computer. Viene eseguita la connessione alla conferenza audio.
  2. Regolare le impostazioni di altoparlanti e microfono come necessario.

 

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Navigazione nella finestra Riunione

La finestra della riunione è simile a una sala conferenze in cui i partecipanti si incontrano di persona. In questa finestra viene gestita la riunione e condiviso il materiale. Le opzioni di menu in alto nella pagina consentono di accedere a ulteriori funzioni di Meeting Center.

Meeting_Window_with_panels_with_callouts.png

 

  • Visualizzatore contenuto: visualizza presentazioni, documenti, file video, lavagne e contenuto Web.
  • Pannelli: aree per chat, sondaggi, domande e risposte, nomi di partecipanti e il registratore.
  • Barra degli strumenti Menu: consente di accedere a strumenti e funzioni di Meeting Center.
  • Barra degli strumenti di annotazione: consente ai partecipanti di inserire annotazioni in file e lavagne condivise durante una riunione.

 

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Uso del pannello Partecipanti

Le icone all'interno e sotto il pannello Partecipanti consentono di controllare audio e video e di interagire con gli altri partecipanti. Per l'organizzatore della riunione alcune funzioni sono disponibili facendo clic on il pulsante destro del mouse.

 

Nel pannello Partecipanti:

 

Selezionare...Per...

Video_icon_gray.png

Avviare/arrestare l'invio del video.

Audio_icon_red.png

Disattivare/attivare il proprio audio.

Switch-to-Full-screen_Video_icon.png

Passare alla visualizzazione a schermo intero.

 

Nella parte superiore del Visualizzatore contenuto:

 

Selezionare...Per...

Zoom-in_icon.png

Eseguire un'operazione di Zoom avanti.
Zoom-out_icon.pngEseguire un'operazione di Zoom indietro.
Fit_width_icon.pngAdattare il contenuto alla larghezza della finestra.
Switch-to-Full-screen_icon.pngPassare alla visualizzazione a schermo intero.

 

 

Nella parte superiore del pannello Partecipanti:

 

Selezionare...Per...
Set_Video_Options_icon.pngImpostare le opzioni video dal computer.
Close_panels_icon.pngChiudere il pannello aperto.

 

 

Nella barra delle icone accanto al pannello Partecipanti:

 

Selezionare...Per...
Make_Presenter_button.png

Impostare il partecipante selezionato come relatore.

Nota: se l'opzione Chiunque può condividere è stata attivata per la riunione, tale opzione non è disponibile.

Raise_Hand_button.pngAlzare/abbassare la mano.
Audio_button.pngControllare la connessione audio.
Invite_and_Remind_button.pngInvitare e inviare promemoria ad altri partecipanti (disponibile solo per l'organizzatore).

 

Con il mouse:

L'organizzatore può anche fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome di un partecipante nell'elenco dei partecipanti per visualizzare altre opzioni.

Right-click_menu_Participants_panel.png

 

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Condivisione di contenuto

È possibile accedere alle opzioni per la condivisione di contenuto durante la riunione dal menu Condividi o dal pannello di condivisione nella scheda Quick Start.

Share_menu_and_Quick_Start_page.png

 

Selezionare...Per condividere...
Schermata personale
Lo schermo del proprio computer. Tutte le applicazioni aperte e le icone sul proprio schermo sono visibili agli altri partecipanti.
File (incluso video)Un file sul proprio computer nel Visualizzatore contenuto. Utilizzare questa opzione per condividere una presentazione, ad esempio un file PowerPoint.
ApplicazioneUn'applicazione sul proprio computer. I partecipanti alla riunione possono visualizzare l'applicazione anche se non installata sui propri computer.
LavagnaUna lavagna e gli strumenti di annotazione. È necessario concedere i privilegi di annotazione agli altri partecipanti per consentirgli di accedere agli strumenti.
Contenuto WebUn sito Web in cui i partecipanti possono navigare nel Visualizzatore contenuto. Utilizzare questa opzione per consentire ai partecipanti di compilare un modulo, ad esempio.
Browser WebUn sito Web in cui navigare mentre gli altri partecipanti osservano.
Finestra Riunione personaleL'intera finestra della riunione dell'organizzatore. Chiudere eventuali chat private prima di condividere la propria finestra della riunione.

 

L'organizzatore della riunione può consentire ad altri partecipanti di condividere contenuto durante la riunione senza passare il ruolo di relatore.

 

Per consentire ad altri partecipanti di condividere contenuto:

  • Fare clic su Partecipanti nella barra dei menu e selezionare Chiunque può condividere. Il pulsante Imposta come relatore viene visualizzato in grigio e i partecipanti alla riunione possono condividere contenuto utilizzando una delle opzioni di condivisione disponibili.

Participant_menu_anyone_can_share.png

 

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Uso degli Strumenti di annotazione

È possibile concedere ai partecipanti l'accesso agli strumenti di annotazione quando si pianifica la riunione e mentre la riunione è in corso.

 

Per visualizzare o nascondere gli strumenti di annotazione, fare clic sull'icona Mostra-Nascondi. Show-Hide_Annotation_tools_icon.png
Per attivare o disattivare i privilegi di annotazione, fare clic sull'icona Consenti annotazione e selezionare il nome del partecipante.Enable-Disable_annotation_icon.png

 

 

Fare clic su uno strumento di annotazione per attivarlo e fare clic di nuovo sullo strumento per disattivarlo.

 

Pointer_icon.pngUtilizzare il puntatore per richiamare l'attenzione su specifici elementi dello schermo. Il colore viene assegnato quando si accede a una sessione. Fare clic e selezionare Puntatore con nome o Puntatore laser.
Text_icon.pngUtilizzare lo strumento testo per aggiungere testo. Una volta immesso il testo, fare clic per visualizzare il testo ai partecipanti. Modificare il colore selezionando il colore desiderato nell'apposita tavolozza.
Line_Tool_icon.pngUtilizzare lo strumento linea per tracciare linee dritte. Modificare il colore selezionando il colore desiderato nell'apposita tavolozza. Fare clic e selezionare un tipo di linea. Trascinare il mouse per tracciare la linea.
Shape_Tool_icon.pngUtilizzare lo strumento figura per tracciare quadrati, rettangoli, ovali o cerchi e per aggiungere segni di spunta o X. Modificare il colore selezionando il colore desiderato nell'apposita tavolozza. Fare clic e selezionare un tipo di figura o segno.
Pen_Tool_icon.pngUtilizzare lo strumento penna per disegnare a mano libera. Modificare il colore selezionando il colore desiderato nell'apposita tavolozza. Fare clic e selezionare Penna o Matita.
Color_Palette_icon.pngFare clic per aprire la tavolozza dei colori e selezionare un colore per gli strumenti testo, linea, figura o penna. Il colore selezionato viene utilizzato la volta successiva che si seleziona lo strumento.
Eraser_Tool_icon.pngFare clic per selezionare lo strumento e fare clic sull'annotazione che si desidera eliminare. Altrimenti, fare clic e selezionare un'opzione per cancellare puntatori o annotazioni.
Save_Tool_icon.pngFare clic per salvare il contenuto annotato in un file.

 

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Uso di video

I partecipanti possono condividere e visualizzare video durante una riunione.
Se WebEx rileva una videocamera su un computer, viene richiesto di condividere video quando si accede alla riunione.

Start_Video_Prompt.png

Fare clic su Avvia video per iniziare la condivisione.

Nota: fare clic su Avvia il mio video in tutte le riunioni se si desidera condividere il video automaticamente ogni volta che si avvia o si partecipa a una riunione.

 

Per avviare e interrompere il video durante una riunione:

  • Fare clic sull'icona della videocamera nel pannello Partecipanti. L'icona diventa verde e il video appare in alto nel pannello dei Partecipanti. Fare di nuovo clic sull'icona della videocamera per interrompere il video.

Opzioni video

È possibile controllare le impostazioni video e passare tra le videocamere connesse al computer, facendo clic sull'icona Imposta opzioni video in alto nel pannello dei Partecipanti. Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni video.
Set_Video_Options_dialog.png

 

Vista video e vista elenco

  • Per visualizzare le anteprime di video di altri partecipanti, spostare il mouse sul proprio video e selezionare Visualizza anteprime video.

 

Modalità schermo intero

  • Per espandere l'immagine video in modo che venga visualizzato a schermo intero, spostare il mouse sul video e selezionare Visualizza tutti i partecipanti in vista a schermo intero.

Full-screen_Video.png

  • Per uscire dalla modalità a schermo intero, fare clic su Esci da vista a schermo intero .
  • Per terminare il video quando visualizzato a schermo intero, fare clic su Interrompi video.

 

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Uso del registratore

Il registratore basato su rete acquisisce l'attività dello schermo e l'audio su un server di registrazione WebEx. Il server elabora i dati registrati, quindi invia il file di registrazione alla cartella delle registrazioni personali sul sito del servizio WebEx. I file registrati vengono salvati in formato .arf (Advanced Recording Format), un formato proprietario di WebEx.

 

Per utilizzare il registratore:

1. Avviare la riunione.

2. Se viene visualizzata la pagina Quick Start, fare clic su Registra. Altrimenti, nel menu Riunione, selezionare Avvia registrazione.

Nota: il pannello del registratore può anche essere aperto facendo clic sull'icona Registratore nella barra delle icone sopra il pannello Partecipanti.

3. Una volta stabilita la connessione, il pannello Registratore viene aperto e la registrazione viene avviata.

4. Fare clic sul pulsante Pausa se si desidera interrompere brevemente la registrazione e fare clic di nuovo per riavviarla.

5. Fare clic sul pulsante Interrompi per terminare completamente la registrazione. Viene richiesto di confermare che si desidera interrompere la registrazione.

Nota: una nuova registrazione viene creata ogni volta che si interrompe e si riavvia una registrazione. Se si interrompe e si riprende la registrazione utilizzando il pulsante Pausa, viene creata una sola registrazione.

6. Selezionare WebEx personale>File personali>Registrazioni personali per accedere alle proprie registrazioni al termine della riunione.

 

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Chiusura o abbandono di una riunione

Solo l'organizzatore può terminare una riunione, mentre i partecipanti possono abbandonare una riunione in qualsiasi momento prima che termini.

 

Vista organizzatoreVista partecipante
File_menu_host_view.pngFile_menu_attendee_view.png

 

 

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