Planificar, editar, cancelar o iniciar un evento

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Planificar, editar, cancelar o iniciar un evento

 

Para planificar, iniciar, editar o cancelar los eventos, debe tener una cuenta de organizador en el sitio web de Event Center.

  

Planificar un evento

Se recomienda que complete las distintas partes de la página Planificar un evento antes de planificar el evento. Para obtener más información, consulte Planificar un evento.

          
1    Inicie sesión en el sitio web de Meeting Center.
2    En la barra de navegación, seleccione Organizar un evento > Planificar un evento.
3    Complete la información de planificación teniendo en cuenta lo siguiente:
Sección Información básica
  • Eventos listados que aparecen en el sitio web de Event Center y que son visibles para cualquiera. Solo los invitados pueden ver los detalles de un evento no listado.

     

  • El registro le permite obtener información sobre quiénes tienen pensado asistir al evento.

     

  • El programa le permite agrupar eventos relacionados para un proyecto, producto o audiencia específicos.

     

  • Siempre tiene la opción de ejecutar informes desde Mi WebEx para ver información sobre los eventos, incluso si opta por eliminarlos cuando se hayan completado.

     

  • Al introducir la contraseña del evento, asegúrese de que no contenga espacios ni comillas dobles (“”).

     

  • (Solo WBS31 y versiones posteriores) Si activa la opción de comercio electrónico, podrá solicitar que se abone una cuota para acceder al evento cuya cantidad podrá introducir en el cuadro Cuota de evento.

     

  • (Solo WBS31 y versiones posteriores) Si activa la opción de códigos de promoción y decide aplicar descuentos a las cuotas de acceso a los eventos, no olvide enviar dichos códigos a los asistentes.

     

  • Estos códigos pueden ser opcionales u obligatorios, según la configuración que haya realizado el administrador del sitio.

     

Sugerencia      

Si el administrador del sitio también ha especificado que deben aparecer las mismas opciones de código de seguimiento en su perfil de usuario, puede editar dicho perfil para especificar los códigos de seguimiento. A continuación, los códigos se mostrarán automáticamente en la página Planificar un evento.

Sección Fecha y hora
  • Seleccione Planificar zonas horarias de eventos para seleccionar una hora adecuada para sus participantes en distintas zonas horarias.

     

  • La duración estimada solo está pensada para su planificación. Los eventos no finalizan automáticamente tras la duración que especifique.

     

Sección Opciones y descripción del evento
  • Opciones de reproducción automática de UCF: Se recomienda que cargue el material del evento por adelantado para reducir el tiempo de carga durante un evento. Antes de que pueda añadir el material del evento, debe cargarlo en sus carpetas personales en la sección Mi WebEx del sitio web de Event Center.

     

  • Puede formatear la descripción de un evento con códigos HTML (lenguaje de marcado de hipertexto). Si utiliza un programa de creación de páginas web, puede crear una descripción del evento formateada con ese programa y, a continuación, copiar el código HTML y pegarlo en el cuadro Descripción.

     

  • La URL de destino hace referencia al sitio web que se muestre tras finalizar el evento.

     

  • Para eventos con un gran número de asistentes, en la opción Quién puede ver la lista de asistentes, seleccione Solo el organizador, el presentador y los miembros del panel para mejorar el rendimiento.

     

  • La función de vídeo solo estará disponible si la ha activado el administrador del sitio.

     

Sección Asistentes y registro
  • Si solicita a los asistentes que inicien sesión mediante la autenticación de inicio de sesión único antes de unirse a un evento y permite únicamente a los asistentes invitados que accedan al evento, las opciones de registro dejarán de estar disponibles.

     

  • Si selecciona en ID de registro necesario, cada asistente recibirá un ID de registro único una vez que apruebe la solicitud de registro. Esta opción ofrecerá mayor seguridad al evento.

     

  • Si requiere la aprobación de solicitudes de registro, puede configurar reglas de aprobación para aprobar o rechazar automáticamente a los usuarios registrados.

     

Sección Mensajes de correo electrónico
  • Al incluir un adjunto de iCalendar, los participantes invitados pueden añadir el evento planificado a sus programas de calendario, como Microsoft Outlook.

     

4    (Opcional) Si tiene pensado reutilizar información similar, seleccione Guardar como plantilla.
5    Cuando haya terminado de especificar los detalles del evento, seleccione Planificar este evento.
6    En la página Enviar correos electrónicos del evento, seleccione los destinatarios del mensaje de invitación y, a continuación, Enviar ahora.

Al seleccionar Enviar más tarde, aparecerá la página Información del evento, en la cual podrá enviar más tarde los mensajes de correo electrónico de actualización del evento.

7    Seleccione Aceptar y Continuar en los mensajes que se muestren en pantalla. Aparecerá la página Información del evento. También recibirá un mensaje de correo electrónico de confirmación con información sobre el evento planificado.

Inicio, edición o cancelación de un evento

             

Tarea

Acción

Iniciar un evento

Nota      

A menos que especifique que los asistentes puedan entrar antes que el organizador, asegúrese de iniciar el evento antes de que los asistentes puedan unirse a él.

  1. Inicie sesión en el sitio web de Meeting Center.

     

  2. Seleccione Mi WebEx > Mis reuniones.

     

  3. Busque el evento y seleccione Iniciar.

     

Editar un evento

  1. Inicie sesión en el sitio web de Meeting Center.

     

  2. Seleccione Mi WebEx > Mis reuniones.

     

  3. Busque el evento y seleccione Editar evento.

     

Cancelar un evento

  1. Inicie sesión en el sitio web de Meeting Center.

     

  2. Seleccione Mi WebEx > Mis reuniones.

     

  3. Active la casilla de verificación situada al lado del evento que desea cancelar, seleccione Eliminar y confirme la acción.

     

  4. Seleccionar opciones de notificación por correo electrónico.

     

 

Attachments

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