פגישות Webex מתוזמנות

פגישות Webex מתוזמנות הן הדרך המומלצת לקיום פגישה כאשר האבטחה חשובה לך או לארגון שלך. פגישות מתוזמנות הן פגישות חד פעמיות המוגנות באמצעות סיסמה ובעלות מגוון רחב של תכונות אבטחה, עם בקרי שליטה בפגישה ובקרת משתתפים. כמנהל מערכת אתה יכול לשלוט בתכונות האבטחה עבור כל הפגישות המתוזמנות באתר Webex שלך. מארחים יכולים גם להגדיר את רמת האבטחה בפגישה, את אפשרויות הפגישה ואת הרשאות המשתתף כאשר הם מתזמנים את הפגישה שלהם.

פגישות בחדר אישי

חדרים אישיים ב-Webex Meetings הם סוג של פגישה ב-Webex הזמינה באופן רציף למארח פגישה. מארח הפגישה מפעיל את החדר האישי שלו כשהוא מצטרף לפגישה, ומשבית את חדר הפגישות כשהוא עוזב. חדרים אישיים ב-Webex Meetings נועדו לספק דרך מהירה ונוחה למשתתפים מהימנים להיפגש, ולכן יש להם סט מוגבל של תכונות אבטחה הניתנות להגדרה. אם אבטחת הפגישות חשובה לך מאוד, אנחנו ממליצים להשתמש בפגישות Webex מתוזמנות הכוללות סט מקיף של תכונות אבטחה הניתנות להגדרה.

ניתן להפעיל או להשבית פגישות בחדר אישי עבור כל המשתמשים באתר Webex שלך. אם אפשרות זו מופעלת עבור אתר Webex שלך, ניתן להפעיל או להשבית אותה עבור משתמשים בודדים.

כדי להפעיל את האפשרות לפגישות בחדר אישי:

נעילת פגישות Webex משפיעה על אפשרות הכניסה לפגישה עבור כל המשתמשים. כברירת מחדל, כל הפגישות ננעלות לאחר 5 דקות, וכולם חייבים לחכות בלובי עד שהמארח יכניס אותם.

הגדרות נפרדות לנעילת פגישות זמינות עבור פגישות מתוזמנות ופגישות בחדר אישי באתר ה-Webex שלך.

פקדי נעילת הפגישה מאפשרים למנהל המערכת לבצע את הפעולות הבאות:

• נעילה אוטומטית של הפגישה לאחר 0, 5, 10, 15 או 20 דקות ממועד תחילת הפגישה

• הגדר את אפשרויות הכניסה לפגישה כאשר הפגישה נעולה:

  • כולם ממתינים בלובי עד שהמארח מכניס אותם

  • אף אחד לא יכול להצטרף לפגישה

הגדרת ברירת המחדל כאשר פגישה נעולה היא כולם ממתינים בלובי עד שהמארח מכניס אותם.

כמנהל מערכת, אתה יכול לאלץ מארחי פגישות להשתמש בהגדרות ברירת המחדל של נעילת פגישות בכל האתר, או לאפשר למארח להגדיר את מספר הדקות לאחר תחילת הפגישה שלאחריהן הפגישה ננעלת. מומלץ לאכוף נעילה אוטומטית של פגישות לאחר זמן קצוב. מארחי פגישות יכולים תמיד להשתמש בפקדים במהלך הפגישה כדי לנעול את הפגישה שלהם ולבטל את הנעילה שלה בזמן שהיא מתנהלת.

הלובי מופעל כברירת מחדל עבור כל פגישות Webex. עם הגדרת ברירת המחדל זו, כאשר פגישה מתחילה, והפגישה אינה נעולה, כל המשתמשים האורחים ממוקמים בלובי, עד שהמארח יודה בהם.

משתמש אורח מסווג לקבוצות המשתמשים הבאות:

• משתמשים לא מאומתים - משתמשים שלא התחברו ושזהותם אינה מאומתת.

• משתמשים חיצוניים מאומתים - משתמשים שנכנסו, אך שייכים לארגון חיצוני.

לכל קבוצת משתמשים יש בקרי לובי נפרדים ועצמאיים. ההבחנה בין משתמשים חיצוניים לא מאומתים למשתמשים חיצוניים מאומתים מאפשרת לך לשפר את אבטחת הפגישות על ידי החלת בקרות מחמירות יותר של כניסה לפגישה עבור משתמשים לא מאומתים. לדוגמה, משתמשים לא מאומתים לא יכולים להצטרף לפגישה, בעוד שמשתמשים חיצוניים מאומתים ממוקמים בלובי, או שמשתמשים לא מאומתים ממוקמים בלובי, בעוד שמשתמשים חיצוניים מאומתים יכולים להצטרף ישירות לפגישה.

עם הגדרת ברירת המחדל "הם מחכים בלובי עד שהמארח יקבל אותם", כאשר הפגישה לא נעולה, משתמשים בארגון שלך שנכנסו עם חשבון Webex באמצעות רישיון מארח או משתתף עוקפים את הלובי ומצטרפים לפגישה ישירות.

המארח יכול לראות רשימה של המשתתפים הממתינים בלובי. כאשר משתמשים נכנסים ללובי של פגישה, הם מסווגים לשלוש קבוצות כדי לפשט את מיון המשתמשים ואת אפשרויות הקבלה לפגישה:

• משתמשים פנימיים (משתמשים מאומתים בארגון שלך)

• משתמשים חיצוניים (משתמשים מאומתים בארגונים חיצוניים)

• משתמשים לא מאומתים (משתמשים שלא התחברו ואינם מאומתים)

משתמשים מאומתים פנימיים וחיצוניים שהתחברו ואימתו את זהותם. לא ניתן להניח שזהותם של משתמשים לא מאומתים (משתמשים שלא התחברו) נכונה מכיוון שהם לא אימתו את הפרטים שלהם.

ניתן להכניס משתמשים לפגישה, או להוציא אותם מהלובי בנפרד או כקבוצה.

למידע נוסף על פקדי הלובי ראה זהה את המשתמשים שאתה מכניס לפגישת Webex שלך.

לשינוי הגדרות הלובי לפגישות מתוזמנות ולפגישות בחדר אישי

מומלץ לאכוף את דרישת הסיסמה עבור משתמשים שמצטרפים לפגישות מתוזמנות ממערכות שיחות ועידה בטלפון או בווידאו. המערכת יוצרת באופן אוטומטי סיסמה מספרית בת שמונה ספרות עבור משתתפי מערכת שיחות ועידה בטלפון או בווידאו ומוסיפה אותה להזמנה לפגישה. אמצעי זה מבטיח שרק אנשים עם הזמנה יוכלו להצטרף לפגישה בעת שימוש במערכת שיחות ועידה בטלפון או בווידאו.

מומלץ למנוע מהמשתתפים להצטרף לפני המארח, אלא אם אתה מבין באופן מלא את סיכון האבטחה ופונקציונליות זו דרושה לך.

שקול להשבית את אפשרויות ההצטרפות לפני המארח עבור האתר שלך, במיוחד עבור פגישות רשומות. אחרת, משתתפים חיצוניים יוכלו לנצל פגישות מתוזמנות למטרות שלהם, ללא ידיעתו או הסכמתו של המארח.

באופן דומה, אם תאפשר למשתתפים להצטרף לפני המארח, שקול לא לאפשר להם להצטרף לשמע לפני המארח. אם הפגישה שלך מופיעה באתר או שאינה מוגנת באמצעות סיסמה, משתמשים לא מורשים עלולים לקבל גישה וליזום שיחות יקרות ללא ידיעת המארח או הסכמתו.

עבור פגישות ועידה אישיות (PCN Meetings), מומלץ להשבית את האפשרות להצטרפות לשמע לפני המארח. המארח חייב לחייג את מספר הגישה של Webex עבור גשר השמע ולהזין את קוד הגישה של המארח ואת ה-PIN של המארח לפני שהמשתתפים יכולים להצטרף לפגישה.

בנוסף לשימוש בלובי הפגישות ושימוש בתכונות נעילת הפגישות לפגישות בחדר אישי, אתה יכול להשתמש ב-CAPTCHA כדי לזהות תוקפים המשתמשים ברובוטים ובסקריפטים כדי לקבל גישה במרמה לפגישות בחדר האישי שלך, ולחסום אותם. כאשר אפשרות זו מופעלת, אורחים המצטרפים לפגישה בחדר האישי שלך יצטרכו להזין CAPTCHA.

משתמש אורח מוגדר באופן הבא:

• לא מחובר (זהות לא מאומתת)

• מחובר, אבל שייך לארגון חיצוני

הונאה של שיחה חוזרת טלפונית עלולה להתרחש כאשר מישהו מצטרף לאחת הפגישות שלך ומשתמש בתכונת השיחה החוזרת כדי להתקשר למספרי טלפון חשודים ממדינות שונות, דבר שעלול לעלות כסף רב לארגון. מספרי הטלפון החשודים האלה יכולים להגיע מכל מקום בעולם. עם זאת, ראינו שאחוזים גבוהים של מקרי ההונאה מקורם במיקומים הבאים:

• בלגיה

• קוסטה ריקה

• אקוודור

• מצרים

• אתיופיה

• צרפת

• מולדובה

• ניז'ר

• פנמה

• הפיליפינים

• פורטוגל

• ערב הסעודית

• דרום אפריקה

• סרי לנקה

• טאיוון

• טורקיה

• אוקראינה

• איחוד האמירויות הערביות

• בריטניה

• וייטנאם

כדי לסייע בהפחתת ההונאות, אנחנו ממליצים שלא תכלול מדינות מסוימות ברשימת המדינות המותרות לשיחה חוזרת של Webex. לדוגמה, באפשרותך להוסיף מדינות שאינך עושה איתן עסקים, או שמהן קיבלת שיחות מזויפות או חשודות.

אפילו כותרות של פגישות עשויות לחשוף מידע רגיש. לדוגמה, לפגישה שכותרתה "דיון ברכישת חברה א'" יכולות להיות השפעות פיננסיות, אם היא נחשפת בשלב מוקדם מדי. יצירת פגישות לא רשומות שומרת על האבטחה של מידע רגיש.

עבור פגישות רשומות, נושא הפגישה ופרטים אחרים מופיעים באתר Webex שלך כך שמשתמשים מאומתים, וכן משתמשים ואורחים לא מאומתים, יכולים לראות אותם. מומלץ לסמן את כל הפגישות כלא רשומות, אלא אם לארגון שלך יש צורך עסקי ספציפי להציג כותרות ומידע על פגישות באופן פומבי.

אם הארגון שלך עובד עם מידע רגיש, מומלץ לדרוש מכל המשתמשים ליצור חשבון באתר Webex. כאשר אפשרות זו מופעלת, Webex מציג הנחיה לכל המארחים והמשתתפים להזין את האישורים שלהם כאשר הם מצטרפים לפגישה, לאירוע או למפגש הדרכה.

בנוסף, מומלץ לחייב את המשתתפים לבצע כניסה כאשר הם מחייגים מטלפון. דרישה זו מונעת מכולם להיכנס לפגישה או למפגש הדרכה ללא אישורים מתאימים.

משתתפים שמצטרפים באמצעות יישום Webex חייבים לבצע אימות, כך ש-Webex לא יציג להם הנחיה לבצע אימות כאשר הם מתחברים לשמע. לכן, הגבלה זו משפיעה על משתמשים שמצטרפים בטלפון בלבד. כמו כן, שקול להגביל את מערכות שיחת הוועידה בווידאו ולא לאפשר להן לחייג לפגישה שמחייבת את המשתתפים לבצע כניסה. לקבלת מידע נוסף, ראה פגישות מתוזמנות: אכיפת סיסמת פגישה בעת הצטרפות ממערכות שיחת ועידה בטלפון או בווידאו. זכור ששימוש באפשרות זו מגביל את הפגישה, האירוע או המפגש שלך למשתתפים פנימיים (משתמשים עם חשבון באתר Webex שלך). אפשרות זו מציעה דרך מצוינת לשמור על פגישות מאובטחות, אך היא עלולה להיות מגבילה אם המארח צריך להזמין אורח חיצוני.

הסתרת קישורים לפגישות ולאירועים בתוך פגישות מרתיעה את המשתתפים מלהזמין אורחים לא רצויים על-ידי יצירת קישורים פחות נוחים להעתקה ולשיתוף. היא לא מונעת מהמשתתפים להעתיק ולשתף קישורים לפגישות מהזמנות שהם מקבלים בדוא"ל.