Ansetzen eines Meetings über Microsoft Outlook für Windows (WBS31)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Feb 8, 2017
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Voraussetzungen zum Ansetzen eines Meetings

Beim Ansetzen eines Online-Meetings über die WebEx-Integration in Outlook und beim Versenden von Meeting-Einladungen müssen Sie Folgendes beachten:

  • Die WebEx-Integration in Outlook bietet grundlegende Optionen zum Ansetzen eines Meetings. Einige Optionen, die auf Ihrer WebEx-Website angezeigt werden, stehen in der WebEx-Integration in Outlook möglicherweise nicht zur Verfügung.

     

  • Die WebEx-Integration in Outlook unterstützt nicht alle Wiederholungsoptionen, die in Microsoft Outlook zur Verfügung stehen.

     

  • In allen Einladungen zum Meeting, die Sie mit Microsoft Outlook versenden, wird die Startzeit des Meetings in derjenigen Zeitzone angezeigt, die auf Ihrem Computer festgelegt ist. Diese stimmt eventuell nicht mit den Zeitzoneneinstellungen auf Ihrer WebEx-Site überein.

     

WebEx-Meetings ansetzen

          
1    Führen Sie zum Ansetzen eines Meetings einen der folgenden Schritte aus:
  • Wählen Sie Neue Elemente > Meeting oder Termin bzw. über den Microsoft Outlook-Kalender Neues Meeting oder Neuer Termin aus.
  • Wählen Sie im WebEx-Produktivitätswerkzeuge-Bereich das Symbol Ansetzen aus.
  • Wählen Sie in der Microsoft Outlook-Symbolleiste Meeting ansetzen > WebEx-Meeting ansetzen aus.
    Hinweis      

    Bevor Sie die allgemeinen Meeting-Informationen eingeben, müssen Sie die WebEx-Einstellungen festlegen.

2    Geben Sie im Outlook-Meeting oder -Termin die allgemeinen Meeting-Informationen an:
  • Geben Sie im Feld Betreff ein Thema für das Meeting an.
  • Geben Sie in den Listen Anfangszeit und Endzeit die Start- und Endzeit des Meetings an.
  • (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholung, und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Informationen zu den Unterschieden in Wiederholungsmustern zwischen WebEx und Microsoft Outlook finden Sie unter Einschränkungen für Wiederholungsmuster bei der WebEx-Integration in Outlook.

  • (Optional) Wählen Sie Räume oder Planungsassistent > Räume hinzufügen aus, um einen TelePresence-Raum zu erstellen, dem Benutzer über ein TelePresence-Gerät beitreten können.

    Hinweis      

    Wenn Ihre WebEx-Site und Ihr Konto Meeting Center-Videokonferenzen unterstützen und Sie den TelePresence-Raum als Raum-Ressource hinzufügen, können die Teilnehmer die Option Meeting beitreten direkt von ihrem TelePresence-Gerät aus wählen. Diese Funktion wird auch als Eintastenbedienung (One Button to Push, OBTP) bezeichnet.

  • (Optional) Sie können weitere in Microsoft Outlook verfügbare Optionen festlegen, etwa eine Meeting-Benachrichtigung.
3    Geben Sie im Feld An die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zum Meeting einladen möchten.
Hinweis      

Wenn Sie zum Ansetzen Ihres Meetings die Option Termin festgelegt haben, wählen Sie Teilnehmer einladen, um das Feld An anzuzeigen.

Wenn Ihre WebEx-Site und Ihr Konto Meeting Center-Videokonferenzen unterstützen, enthält beim Ansetzen eines WebEx-Meetings die Meeting-Einladung Informationen, die es den Eingeladenen ermöglicht, über Videosysteme und -anwendungen beizutreten.

4    Wählen Sie die Option WebEx-Meeting hinzufügen.

Dieser Schritt ist nicht erforderlich, wenn Sie in Schritt 1 WebEx-Meeting ansetzen ausgewählt haben.

5    Führen Sie im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ folgende Schritte aus:
  • (Optional) Unter dem Abschnitt Meeting-Informationen können Sie die allgemeinen Meeting-Optionen ändern.
  • (Optional) Klicken Sie auf die Registerkarte Audio & Tracking, um den Audioverbindungstyp und andere damit zusammenhängende Optionen zu wählen.
  • (Optional) Wählen Sie die Registerkarte Registrierung aus, um festzulegen, ob Teilnehmer sich vor dem Meeting registrieren müssen.
  • (Optional) Wählen Sie die Registerkarte Ressourcen aus, um die folgenden Optionen festzulegen:
    • Wählen Sie eine andere Meeting-Informationen-Registerkarte aus, die im Meeting-Fenster angezeigt werden soll.

       

    • Wählen Sie einen oder mehrere Teilnehmer aus, die in Ihrem Meeting als alternative Gastgeber fungieren sollen. Ein alternativer Gastgeber ist eine Person, die Ihr Meeting starten und abhalten kann, wenn Sie selbst nicht am Meeting teilnehmen können. Weitere Informationen finden Sie unter https://help.webex.com/docs/DOC-11625.

       

    • Wählen Sie eine Präsentation für den Upload aus; diese wird den Teilnehmern angezeigt, bevor Sie dem Meeting beitreten.

       

6    Wählen Sie OK aus.
7    Wählen Sie Senden aus, um die Meeting-Einladungen an die Personen zu senden, die Sie zu Ihrem Meetingraum eingeladen haben.

Meetings in einem persönlichen Raum ansetzen

Wenn Sie ein Meeting in einem persönlichen Raum ansetzen, findet das Meeting in Ihrem persönlichen Raum statt und der Beitrittslink für das Meeting ist die URL des persönlichen Raums.

       
1    Führen Sie zum Ansetzen eines Meetings in einem persönlichen Raum einen der folgenden Schritte aus:
  • Wählen Sie über Microsoft Outlook Neue Elemente > Meeting oder Termin bzw. über den Outlook-Kalender Neues Meeting oder Neuer Termin aus. Wählen Sie im neu geöffneten Meeting- oder Termin-Fenster Persönlichen Raum hinzufügen aus.
  • Wählen Sie über Microsoft Outlook Meeting ansetzen > Meeting in einem persönlichen Raum ansetzen aus.
  • Klicken Sie im WebEx-Produktivitätswerkzeuge-Bereich auf das Symbol Ansetzen und wählen Sie Persönlichen Raum hinzufügen aus.
 
Hinweis      

Wenn Ihre WebEx-Site und Ihr Konto Meeting Center-Videokonferenzen unterstützen, enthält beim Ansetzen eines WebEx-Meetings die Meeting-Einladung Informationen, die es den Eingeladenen ermöglicht, über Videosysteme und -anwendungen beizutreten.

2    Geben Sie die allgemeinen Meeting-Informationen wie folgt an:
  • Geben Sie im Feld Betreff ein Thema für das Meeting an.
  • Geben Sie in den Listen Anfangszeit und Endzeit die Start- und Endzeit des Meetings an.
  • (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholung, und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Informationen zu den Unterschieden in Wiederholungsmustern zwischen WebEx und Microsoft Outlook finden Sie unter Einschränkungen für Wiederholungsmuster bei der WebEx-Integration in Outlook.

  • (Optional) Wählen Sie Räume oder Planungsassistent > Räume hinzufügen aus, um einen TelePresence-Raum zu erstellen, dem Benutzer über ein TelePresence-Gerät beitreten können.

    Hinweis      

    Wenn Ihre WebEx-Site und Ihr Konto Meeting Center-Videokonferenzen unterstützen und Sie den TelePresence-Raum als Raum-Ressource hinzufügen, können die Teilnehmer die Option Meeting beitreten direkt von ihrem TelePresence-Gerät aus wählen. Diese Funktion wird auch als Eintastenbedienung (One Button to Push, OBTP) bezeichnet.

  • (Optional) Sie können weitere in Microsoft Outlook verfügbare Optionen festlegen, etwa eine Meeting-Benachrichtigung.
3    Geben Sie im Feld An die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zum Meeting einladen möchten.
Hinweis      

Wenn Sie zum Ansetzen Ihres Meetings die Option Termin festgelegt haben, wählen Sie Teilnehmer einladen, um das Feld An anzuzeigen.

4    Wählen Sie Senden aus, um die Meeting-Einladungen an die Personen zu senden, die Sie zu Ihrem Meetingraum eingeladen haben.

Ansetzen einer persönlichen Konferenz oder eines Nur-Audio-Meetings

Wenn Sie Telefondienstleister (TSP)-Audio verwenden, können Sie stattdessen ein Nur-Audio-Meeting ansetzen.

            
1    Führen Sie zum Ansetzen eines persönlichen WebEx-Konferenz-Meetings einen der folgenden Schritte aus:
  • Wählen Sie Neue Elemente > Meeting oder Termin bzw. über den Microsoft Outlook-Kalender Neues Meeting oder Neuer Termin aus.
  • Wählen Sie im WebEx-Produktivitätswerkzeuge-Bereich das Symbol Ansetzen aus.
  • Wählen Sie in der Microsoft Outlook-Symbolleiste Meeting ansetzen > Persönliches Konferenz-Meeting ansetzen oder Nur-Audio-Meeting ansetzen aus.
    Hinweis      

    Bevor Sie die allgemeinen Meeting-Informationen eingeben, müssen Sie die WebEx-Einstellungen festlegen.

2    Geben Sie im Outlook-Meeting oder -Termin die allgemeinen Meeting-Informationen an:
  • Geben Sie im Feld Betreff ein Thema für das Meeting an.
  • Geben Sie in den Listen Anfangszeit und Endzeit die Start- und Endzeit des Meetings an.
  • (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholung, und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Informationen zu den Unterschieden in Wiederholungsmustern zwischen WebEx und Microsoft Outlook finden Sie unter Einschränkungen für Wiederholungsmuster bei der WebEx-Integration in Outlook.

  • (Optional) Sie können weitere in Microsoft Outlook verfügbare Optionen festlegen, etwa eine Meeting-Benachrichtigung.
3    Geben im Feld An die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zum Meeting einladen möchten.     
Hinweis      

Wenn Sie zum Ansetzen Ihres Meetings die Option Termin festgelegt haben, wählen Sie Planungsassistent, um das Feld An anzuzeigen.

          
4    Wählen Sie Persönliches Konferenz-Meeting hinzufügen aus.

Dieser Schritt ist nicht erforderlich, wenn Sie in Schritt 1 Persönliches Konferenz-Meeting ansetzen ausgewählt haben.

5    Geben Sie ggf. die erforderlichen Informationen zum persönlichen Konferenz-Meeting ein.
6    Wählen Sie ggf. in den WebEx-Einstellungen auf der Registerkarte Audio & Tracking den erforderlichen Audioverbindungstyp und andere Optionen aus.
7    (Optional) Wählen Sie die Registerkarte Ressourcen aus, um alternative Gastgeber hinzuzufügen:

Ein alternativer Gastgeber ist eine Person, die Ihr Meeting starten und abhalten kann, wenn Sie selbst nicht am Meeting teilnehmen können. Weitere Informationen finden Sie unter https://help.webex.com/docs/DOC-11625.

8    Wählen Sie OK aus.
9    Wählen Sie Senden aus, um die Meeting-Einladungen an die Personen zu senden, die Sie zu Ihrem Meetingraum eingeladen haben.

Bearbeiten eines angesetzten Meetings

  

Nachdem Sie ein Meeting über die WebEx-Integration in Outlook angesetzt haben, können Sie es jederzeit mit Outlook bearbeiten. Beispielsweise können Sie den Startzeitpunkt ändern, ein neues Passwort angeben, eine andere Audioverbindungsoption auswählen usw.

    

Nachdem Sie ein angesetztes Meeting bearbeitet haben, sendet die WebEx-Integration in Outlook eine aktualisierte Meeting-Einladung an alle Teilnehmer, die Sie zum Meeting eingeladen haben, und aktualisiert außerdem die Meeting-Informationen auf Ihrer WebEx-Website.

    

Hinweis


    

Wenn Sie einen einzelnen Termin eines wiederkehrenden WebEx-Meetings mit Microsoft Outlook ändern, werden die Änderungen auch auf der WebEx-Website angezeigt.

    
   
      
1    Öffnen Sie in Ihrem Microsoft Outlook-Kalender den Eintrag für das angesetzte Meeting.
2    Sie können eine der folgenden Aktionen ausführen:
  • Wenn Sie die Einstellungen für das WebEx-Meeting ändern möchten, klicken Sie auf Einstellungen ändern.
  • Wenn Sie ein Wiederholungsmuster hinzufügen oder ändern möchten, wählen Sie Wiederholung.      
  • Den Text der Einladungs-E-Mail für das Meeting können Sie auf der Registerkarte Termin ändern.
3    Führen Sie ggf. eine der folgenden Aktionen aus:
  • Wenn Sie die aktualisierte Meeting-Einladung an die eingeladenen Teilnehmer senden und das aktualisierte Meeting in Ihrem Outlook-Kalender speichern möchten, klicken Sie auf Aktualisierung senden.

  • Wenn Sie das aktualisierte Meeting in Ihrem Outlook-Kalender speichern möchten, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Stornieren eines angesetzten Meetings

Wenn Sie mithilfe der Integration in Outlook ein Meeting ansetzen, können Sie das Meeting in Outlook stornieren.

Über die Schaltfläche WebEx-Meeting stornieren, Meeting in einem persönlichen Raum stornieren oder Persönliches Konferenz-Meeting stornieren auf der WebEx-Symbolleiste in Outlook können Sie die WebEx-Informationen vom Outlook-Meeting oder -Termin löschen. Dies ist ratsam, wenn Sie den Typ des WebEx-Meetings ändern – wenn Sie z. B. ursprünglich ein WebEx-Meeting angesetzt haben und es in ein Meeting in einem persönlichen Raum ändern möchten.


Hinweis


    
  • Wenn Sie ein WebEx-Meeting auf Ihrer WebEx-Website stornieren, werden Ihre Änderungen nicht in Microsoft Outlook angezeigt. Wenn Sie beispielsweise das Meeting über Ihre Website stornieren, wird es in Ihrem Outlook-Kalender nicht storniert. Daher empfehlen wir Ihnen, zum Stornieren eines Meetings ausschließlich Outlook zu verwenden. Die Bearbeitung eines in Outlook angesetzten Meetings über Ihre WebEx-Site sollte unbedingt vermieden werden.

     

  • Wenn Sie einen einzelnen Termin eines wiederkehrenden WebEx-Meetings mit Microsoft Outlook ändern oder stornieren, werden die Änderungen auch auf der WebEx-Website angezeigt.

     

  • Wenn Sie das Meeting oder den Termin nach Verwendung einer dieser Abbrechen-Schaltflächen speichern und kein anderes WebEx-Meeting, persönliches Konferenz-Meeting bzw. kein Meeting in einem persönlichem Raum hinzugefügt haben, wird es als Microsoft Outlook-Meeting ohne WebEx-Informationen angelegt.

     

    

Sie haben auch die Möglichkeit, wie unten beschrieben, ein Meeting über den Microsoft Outlook-Kalender abzubrechen.

       
1    Öffnen Sie in Ihrem Microsoft Outlook-Kalender den Eintrag für das angesetzte Meeting.
2    Klicken Sie auf Meeting abbrechen.
3    Klicken Sie in der Bestätigungsmeldung auf Ja.
4    Klicken Sie auf Stornierung senden.

Einschränkungen für Wiederholungsmuster bei der WebEx-Integration in Outlook

In der folgenden Tabelle werden die Unterschiede in Wiederholungsmustern zwischen WebEx und Microsoft Outlook aufgeführt.

 
                    
Tabelle 1: WebEx Meetings
       

Typ       

       
       

Outlook-Option       

       
       

Umgewandelt in WebEx-Meeting-Option       

       
       

Wöchentlich       

       
       

Alle [X] Wochen am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag]       

       

Für Event Center-Events und Training Center-Schulungssitzungen:

Jede Woche am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag]

Wenn Sie ein Meeting ansetzen, das sich alle X Wochen wiederholt (X größer als 1), wird das Meeting wie von Ihnen angegeben in Microsoft Outlook angesetzt. Auf Ihrer WebEx-Website wird es jedoch als wöchentliches Meeting angezeigt.

Als Wochenbeginn wird immer der Standardwert „Sonntag“ verwendet. Dieser Wert kann nicht geändert werden. Wenn Sie den Wochenbeginn also auf einen anderen Tag setzen, wird dies nicht mit der WebEx-Website synchronisiert.

       

Monatlich       

       

Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Tag jedes Monats, der nicht unterstützt wird

       

Nicht unterstützt       

                    
       

Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Wochentag oder Wochenendtag       

       
       

Nicht unterstützt       

       
       

Jährlich       

       
                    

[erster, zweiter, dritter, vierter, letzter] [Tag, Wochentag, Wochenendtag] im [Januar....Dezember]       

       
                    

Nicht unterstützt.       

       
 
                                
Tabelle 2: Persönliche-WebEx-Konferenz-Meetings
       

Typ       

       
       

Outlook-Option       

       
       

Umgewandelt in Persönliche WebEx-Konferenz-Meeting-Option

       
       

Monatlich              

       
       

Tag [X] aller [y] Monate

       

Tag [X] jedes Monats.

Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Wochentag oder Wochenendtag

Nicht unterstützt       

       

Jährlich

       

Jeden [Januar....Dezember] [1,....31]

       

Nicht unterstützt       

                    
       

[erster, zweiter, dritter, vierter, letzter] [Tag, Wochentag, Wochenendtag] im [Januar....Dezember]       

       
       

Nicht unterstützt       

       

[erster, zweiter, dritter, vierter, letzter] [Sonntag, Nicht unterstützt. Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] im [Januar....Dezember]

Nicht unterstützt       

Enddatum

              

Kein Enddatum.

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt.

Endet nach [X]-maligem Eintreten.

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt.

                    

Endet am [Datumseingabe]

       
                    

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt.

       
 

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