Планирование совещания в Microsoft Outlook для Windows (WBS31)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Feb 8, 2017
Version 4Show Document
  • View in full screen mode
 

Необходимые условия планирования совещания

При планировании онлайн-совещания с использованием интеграции WebEx в Outlook и отправке приглашений на совещание необходимо иметь в виду указанное ниже.

  • Интеграция WebEx в Outlook обеспечивает возможность использования базовых параметров планирования совещания. Некоторые параметры, отображающиеся на веб-сайте WebEx, могут быть недоступны в интеграции WebEx в Outlook.

     

  • Интеграция WebEx в Outlook поддерживает не все параметры повторений, доступные в Microsoft Outlook.

     

  • Во всех приглашениях на совещание, отправляемых с помощью Microsoft Outlook, время начала совещания отображается в часовом поясе, заданном на вашем компьютере, и может не совпадать с часовым поясом, заданным в предпочтительных параметрах на веб-сайте WebEx.

     

Планирование совещания WebEx

          
1    Чтобы запланировать совещание, выполните одно из перечисленных ниже действий.
  • Выберите параметры Создать элементы > Собрание или Встреча в календаре Microsoft Outlook, затем выберите Создать собрание или Создать встречу.
  • Выберите пиктограмму Запланировать на панели инструментов повышения производительности WebEx.
  • Выберите Запланировать совещание > Запланировать совещание WebEx на панели инструментов Microsoft Outlook.
    Примечание      

    Вам потребуется установить настройки WebEx, прежде чем вы сможете указать общую информацию о совещании.

2    Укажите общую информацию о совещании в параметрах собрания или встречи Outlook.
  • Введите тему совещания в поле Тема.
  • В списках Время начала и Время завершения укажите соответствующие значения времени для совещания.
  • (Необязательно) Чтобы задать шаблон повторения для совещания, нажмите Повторение и выберите параметры повторения. Дополнительную информацию о различиях шаблонов повторения в WebEx и Microsoft Outlook см. в разделе Ограничение шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook.

  • (Необязательно) Выберите Комнаты или параметры Помощник по планированию > Добавить комнаты, чтобы запланировать комнату TelePresence, к которой пользователи смогут присоединиться с помощью устройства TelePresence.

    Примечание      

    Если ваш веб-сайт WebEx и ваша учетная запись поддерживают видеоконференции Meeting Center, при добавлении вами комнаты TelePresence в качестве ресурса комнат приглашенные смогут выбрать параметр Присоединиться к совещанию непосредственно на устройстве TelePresence. Эта функция также известна как "Одно нажатие кнопки".

  • (Необязательно) Укажите другие параметры Microsoft Outlook, например уведомление о совещании.
3    Введите в поле Кому имена или адреса электронной почты пользователей, которых следует пригласить на совещание.
Примечание      

Если для планирования совещания был выбран параметр Встреча, выберите Пригласить посетителей, чтобы просмотреть список пользователей в поле Кому.

Если ваш веб-сайт WebEx и ваша учетная запись поддерживают видеоконференции Meeting Center, при планировании вами совещания WebEx в приглашении на совещание указывается информация, с помощью которой приглашенные смогут присоединиться с использованием видеосистем и приложений.

4    Выберите параметр Добавить совещание WebEx.

Этот этап не обязателен, если на этапе 1 был выбран параметр Запланировать совещание WebEx.

5    В диалоговом окне "Настройки WebEx" выполните перечисленные ниже действия.
  • (Необязательно) В разделе Информация о совещании вы можете внести изменения общих параметров совещания.
  • (Необязательно) Выберите вкладку Аудио и слежение, чтобы выбрать тип аудиосоединения и другие связанные параметры.
  • (Необязательно) Выберите вкладку Регистрация, чтобы определить, следует ли посетителям регистрироваться перед совещанием.
  • (Необязательно) Выберите вкладку Ресурсы, чтобы настроить параметры, как описано ниже.
    • Выберите другую вкладку информации о совещании для отображения в окне совещания.

       

    • Выберите одного или нескольких посетителей для выполнения роли альтернативного организатора совещания. Альтернативный организатор – это пользователь, имеющий полномочие начать и провести совещание в ваше отсутствие. Дополнительную информацию см. в статье https://help.webex.com/docs/DOC-11642.

       

    • Выберите презентацию для загрузки, которая будет автоматически воспроизводиться посетителям до вашего присоединения к совещанию.

       

6    Нажмите ОК.
7    Выберите Отправить, чтобы отправить приглашения на совещание приглашенным пользователям.

Планирование совещания в персональной комнате

Запланированное совещание в персональной комнате проводится в вашей персональной комнате, ссылка на присоединение к совещанию представляет собой URL вашей персональной комнаты.

       
1    Чтобы запланировать совещание в персональной комнате, выполните одно из перечисленных ниже действий.
  • Выберите в Microsoft Outlook параметры Создать элементы > Собрание или Встреча в календаре Outlook, затем выберите Создать собрание или Создать встречу. Когда откроется окно "Собрание" или "Встреча", выберите параметр Добавить персональную комнату.
  • Выберите в Microsoft Outlook параметр Запланировать совещание > Запланировать совещание в персональной комнате.
  • Выберите пиктограмму Запланировать на панели инструментов повышения производительности WebEx и выберите Добавить персональную комнату.
 
Примечание      

Если ваш веб-сайт WebEx и ваша учетная запись поддерживают видеоконференции Meeting Center, при планировании вами совещания WebEx в приглашении на совещание будет содержаться информация, с помощью которой приглашенные смогут присоединиться с использованием видеосистем и приложений.

2    Чтобы задать основную информацию о совещании, выполните указанные ниже действия.
  • Введите тему совещания в поле Тема.
  • В списках Время начала и Время завершения укажите соответствующие значения времени для совещания.
  • (Необязательно) Чтобы задать шаблон повторения для совещания, нажмите Повторение и выберите параметры повторения. Дополнительную информацию о различиях шаблонов повторения в WebEx и Microsoft Outlook см. в разделе Ограничение шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook.

  • (Необязательно) Выберите Комнаты или параметры Помощник по планированию > Добавить комнаты, чтобы запланировать комнату TelePresence, к которой пользователи смогут присоединиться с помощью устройства TelePresence.

    Примечание      

    Если ваш веб-сайт WebEx и ваша учетная запись поддерживают видеоконференции Meeting Center, при добавлении вами комнаты TelePresence в качестве ресурса комнат приглашенные смогут выбрать параметр Присоединиться к совещанию непосредственно на устройстве TelePresence. Эта функция также известна как "Одно нажатие кнопки".

  • (Необязательно) Укажите другие параметры Microsoft Outlook, например уведомление о совещании.
3    Введите в поле Кому имена или адреса электронной почты пользователей, которых следует пригласить на совещание.
Примечание      

Если для планирования совещания был выбран параметр Встреча, выберите Пригласить посетителей, чтобы просмотреть список пользователей в поле Кому.

4    Выберите Отправить, чтобы отправить приглашения на совещание приглашенным пользователям.

Планирование персонального совещания или аудиосовещания

При использовании аудио от поставщика услуг телефонии (TSP) вы можете вместо этого запланировать аудиосовещание.

            
1    Чтобы запланировать персональное совещание, выполните одно из перечисленных ниже действий.
  • Выберите параметры Создать элементы > Собрание или Встреча в календаре Microsoft Outlook, затем выберите Создать собрание или Создать встречу.
  • Выберите пиктограмму Запланировать на панели инструментов повышения производительности WebEx.
  • Выберите параметры Запланировать совещание > Запланировать персональное совещание или Запланировать аудиосовещание на панели инструментов Microsoft Outlook.
    Примечание      

    Вам потребуется установить настройки WebEx, прежде чем вы сможете указать общую информацию о совещании.

2    Укажите общую информацию о совещании в параметрах собрания или встречи Outlook.
  • Введите тему совещания в поле Тема.
  • В списках Время начала и Время завершения укажите соответствующие значения времени для совещания.
  • (Необязательно) Чтобы задать шаблон повторения для совещания, нажмите Повторение и выберите параметры повторения. Дополнительную информацию о различиях шаблонов повторения в WebEx и Microsoft Outlook см. в разделе Ограничение шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook.

  • (Необязательно) Укажите другие параметры Microsoft Outlook, например уведомление о совещании.
3    Чтобы пригласить пользователей на совещание, введите их имена или адреса электронной почты в поле Кому.     
Примечание      

Если для планирования совещания был выбран параметр Встреча, выберите Помощник по планированию, чтобы просмотреть список пользователей в поле Кому.

          
4    Выберите Добавить персональное совещание.

Этот этап не обязателен, если на этапе 1 был выбран параметр Запланировать персональное совещание.

5    При необходимости введите соответствующую информацию о персональном совещании.
6    При необходимости выберите вкладку Аудио и слежение в настройках WebEx, чтобы выбрать тип аудиосоединения и другие соответствующие параметры.
7    (Необязательно) Выберите вкладку Ресурсы, чтобы добавить альтернативных организаторов.

Альтернативный организатор – это пользователь, имеющий полномочие начать и провести совещание в ваше отсутствие. Дополнительную информацию см. в статье https://help.webex.com/docs/DOC-11642.

8    Нажмите ОК.
9    Выберите Отправить, чтобы отправить приглашения на совещание приглашенным пользователям.

Изменение запланированного совещания

  

Совещание, запланированное с помощью интеграции WebEx в Outlook, можно в любой момент изменить с помощью Outlook. Например, можно изменить время его начала, задать новый пароль, выбрать другой параметр аудиосоединения и так далее.

    

После правки запланированного совещания с помощью интеграции WebEx в Outlook приглашенным на совещание посетителям отправляется обновленное приглашение на совещание. Кроме того, обновляется информация о совещании на вашем веб-сайте WebEx.

    

Примечание


    

При переносе одного повторения совещания WebEx с помощью Microsoft Outlook изменения будут также отражены на вашем веб-сайте WebEx.

    
   
      
1    Откройте пункт календаря Microsoft Outlook, соответствующий запланированному совещанию.
2    Вы можете внести одно из указанных ниже изменений.
  • Изменить настройки совещания WebEx, нажав Изменить настройки.
  • Добавить или изменить шаблон повторения можно, нажав Повторение.      
  • Правку текста сообщения электронной почты с приглашением на совещание следует выполнять во вкладке Встреча.
3    Выполните одно из указанных ниже действий.
  • Чтобы отправить посетителям по электронной почте обновленное приглашение и сохранить обновленное совещание в календаре Outlook, нажмите Отправить обновленные сведения.

  • Чтобы сохранить обновленное совещание в календаре Outlook, нажмите Сохранить и закрыть.

Отмена запланированного совещания

Если совещание запланировано с помощью интеграции в Outlook, можно отменить это совещание в Outlook.

Чтобы отменить или удалить информацию WebEx в параметрах собрания или встречи в Outlook, можно использовать кнопки Отменить совещание WebEx, Отменить совещание в персональной комнате или Отменить персональное совещание на панели инструментов WebEx. Это может потребоваться при изменении типа совещания WebEx; например, если изначально было запланировано совещание WebEx, а теперь требуется заменить его совещанием в персональной комнате.


Примечание


    
  • В случае отмены совещания WebEx на веб-сайте WebEx изменения не будут отражены в Outlook. Например, если совещание было отменено на веб-сайте, оно не будет отменено в календаре Outlook. Поэтому для отмены совещания рекомендуется использовать только Outlook. Правка совещания, запланированного в Outlook, с помощью веб-сайта Webex не приводит к желаемому результату.

     

  • При отмене одного повторения совещания WebEx с помощью Microsoft Outlook изменения будут также отражены на вашем веб-сайте WebEx.

     

  • Если вы сохраняете собрание или встречу после нажатия одной из этих кнопок отмены и не добавили другое совещание WebEx, совещание в персональной комнате или персональное совещание, тип совещания будет изменен на стандартное собрание Microsoft Outlook без информации для присоединения в WebEx.

     

    

Также отменить совещание можно в календаре Microsoft Outlook, как описано ниже.

       
1    Откройте пункт календаря Microsoft Outlook, соответствующий запланированному совещанию.
2    Выберите Отменить совещание.
3    Выберите Да в окне подтверждения.
4    Выберите Отправить уведомление об отмене.

Ограничение шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook

В таблице ниже показаны различия шаблонов повторения в WebEx и Microsoft Outlook.

 
                    
Таблица 1. Совещания WebEx
       

Тип       

       
       

Параметр Outlook       

       
       

Преобразован в параметр совещания WebEx       

       
       

По неделям       

       
       

Кажд. [X] нед. в: [воскресенье, понедельник, вторник, среду, четверг, пятницу, субботу].       

       

Для event-совещаний Event Center и сеансов обучения Training Center.

Каждую неделю в: [воскресенье, понедельник, вторник, среду, четверг, пятницу, субботу].

При планировании в Microsoft Outlook совещания, которое должно повторяться каждую X неделю (где X больше 1), совещание будет запланировано в Outlook надлежащим образом, однако на веб-сайте WebEx будет отображаться как еженедельное.

Для параметра начала недели по умолчанию всегда установлено значение "Воскресенье". Пользовательская настройка не поддерживается, поэтому изменение дня начала недели не будет синхронизировано с веб-сайтом WebEx.

       

Ежемесячно       

       

[Первый, второй, третий, четвертый, последний] день каждого месяца

       

Не поддерживается.       

                    
       

[Первый, второй, третий, четвертый, последний] рабочий или выходной день       

       
       

Не поддерживается.       

       
       

Ежегодно       

       
                    

[первый, второй, третий, четвертый, последний] [день, рабочий день, выходной день] [января,..., декабря]       

       
                    

Не поддерживается.       

       
 
                                
Таблица 2. Персональные совещания WebEx
       

Тип       

       
       

Параметр Outlook       

       
       

Преобразованный параметр персонального совещания WebEx

       
       

Ежемесячно              

       
       

[X]-й день кажд. [y] мес.

       

[x]-й день каждого месяца.

[Первый, второй, третий, четвертый, последний] рабочий или выходной день

Не поддерживается.       

       

Ежегодно

       

Кажд. [1,..., 31] [января,..., декабря]

       

Не поддерживается.       

                    
       

[первый, второй, третий, четвертый, последний] [день, рабочий день, выходной день] [января,..., декабря]       

       
       

Не поддерживается.       

       

[Перв., втор., трет., четверт., послед.] [воскресенье, понедельник, вторник, среда, четверг, пятница, суббота] [января,..., декабря]

Не поддерживается.       

Дата окончания

              

Без указания даты окончания.

Если период времени превышает год, он преобразовывается в один год.

Завершить после [x] повторен.

Если период времени превышает год, он преобразовывается в один год.

                    

Закончить до [ввести дату]

       
                    

Если период времени превышает год, он преобразовывается в один год.

       
 

Attachments

    Outcomes