Programmer une réunion dans Microsoft Outlook pour Windows (WBS31)

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Prérequis pour la programmation d'une réunion

Pour programmer une réunion en ligne avec l'extension WebEx pour Outlook et pour envoyer les invitations aux réunions, tenez compte de ce qui suit :

  • L'extension WebEx pour Outlook fournit les options de base pour la programmation d'une réunion. Certaines options qui apparaissent sur votre site WebEx ne sont pas disponibles dans l'extension WebEx pour Outlook.

     

  • L'extension WebEx pour Outlook ne prend pas en charge toutes les options de récurrence disponibles dans Microsoft Outlook.

     

  • Dans toute invitation que vous envoyez à partir de Microsoft Outlook, l'heure de démarrage de la réunion s'affiche selon le fuseau horaire configuré sur votre ordinateur et peut ne pas correspondre à celui configuré dans les préférences de votre site WebEx.

     

Programmer une réunion WebEx

          
1    Pour programmer une réunion, effectuez l'une des actions suivantes :
  • Sélectionnez Nouveaux éléments > Réunion ou Rendez-vous ou, à partir du calendrier Microsoft Outlook, sélectionnez Nouvelle réunion ou Nouveau rendez-vous.
  • Cliquez sur l'icône Programmer dans le panneau des Outils de productivité WebEx.
  • Sélectionnez Programmer une réunion > Programmer une réunion WebEx sur la barre d'outils Microsoft Outlook.
    Remarque      

    Vous devez saisir les paramètres WebEx avant de spécifier les informations générales de la réunion.

2    Dans la réunion ou le rendez-vous Outlook, spécifiez les Informations générales de la réunion :
  • Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  • Dans les listes Heure de démarrage et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de démarrage et de fin de la réunion.
  • (Facultatif) Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour plus d'informations à propos des différences dans les critères de récurrence entre WebEx et Microsoft Outlook, consultez Limites des critères de récurrence de l'extension WebEx pour Outlook.

  • (Facultatif) Sélectionnez Salles ou sélectionnez Assistant de programmation > Ajouter des Salles pour programmer une salle TelePresence pour permettre aux utilisateurs de rejoindre les réunions à partir d'un périphérique TelePresence.

    Remarque      

    Si votre site WebEx et votre compte prennent en charge le service de conférence vidéo Meeting Center, lorsque vous ajoutez la salle TelePresence en tant que ressource de salle, les invités peuvent sélectionner Rejoindre la réunion directement à partir du périphérique TelePresence. Cette fonctionnalité est également connue sous le nom de One Button To Push (OBTP).

  • (Facultatif) Spécifiez les autres options fournies par Microsoft Outlook, comme une notification de réunion.
3    Saisissez les noms ou les adresses électroniques des personnes à inviter à la réunion dans la caseÀ.
Remarque      

Si vous avez sélectionné Rendez-vous pour programmer votre réunion, sélectionnez Inviter des participants pour voir la case À.

Si votre site WebEx et votre compte prennent en charge le service de conférence vidéo Meeting Center, lorsque vous programmez une réunion WebEx, l'invitation à la réunion contient les informations qui permettent aux invités de rejoindre la réunion à partir des systèmes et applications vidéo.

4    Sélectionnez Ajouter la réunion WebEx.

Cette étape n'est pas nécessaire si vous avez sélectionné Programmer une réunion WebEx à l'étape 1.

5    Dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx, effectuez les tâches suivantes :
  • (Facultatif) Sous la section Information sur la réunion, vous pouvez modifier les options générales de la réunion.
  • (Facultatif) Sélectionnez l'onglet Audio & Suivi pour choisir le type de connexion audio et autres options connexes.
  • (Facultatif) Sélectionnez l'onglet Inscription pour choisir si les participants doivent s'inscrire avant de rejoindre la réunion.
  • (Facultatif) Sélectionnez l'onglet Ressources pour spécifier les options suivantes :
    • Sélectionnez un onglet Infos sur la réunion différent à afficher dans la fenêtre de réunion.

       

    • Sélectionnez un ou plusieurs participants de votre réunion pour leur donner le rôle d'organisateurs suppléants pendant la réunion. Un organisateur suppléant est une personne autorisée à démarrer et organiser votre réunion lorsque vous ne pouvez pas y assister vous-même. Pour plus d'informations, voir https://help.webex.com/docs/DOC-11577.

       

    • Spécifiez une présentation à charger pour qu'elle soit lue automatiquement aux invités avant de rejoindre la réunion.

       

6    Sélectionnez OK.
7    Sélectionnez Envoyer pour envoyer les invitations à la réunion aux personnes que vous avez invitées.

Programmer une réunion salle personnelle

Lorsque vous programmez une réunion Salle personnelle, la réunion se déroule dans votre salle personnelle et le lien pour rejoindre la réunion est l'URL de votre salle personnelle.

       
1    Pour programmer une réunion Conférence personnelle, effectuez l'une des actions suivantes :
  • Dans Microsoft Outlook, sélectionnez Nouveaux éléments > Réunion ou Rendez-vous ou, à partir du calendrier Outlook, sélectionnez Nouvelle réunion ou Nouveau rendez-vous. Lorsque la fenêtre de réunion ou de rendez-vous est ouverte, sélectionnez Ajouter une Salle Personnelle.
  • Dans Microsoft Outlook, sélectionnez Programmer une réunion > Programmer une réunion Salle personnelle.
  • Sélectionnez l'icône Programmer sur le panneau Outils de productivité et sélectionnez Ajouter une salle personnelle.
 
Remarque      

Si votre site WebEx et votre compte prennent en charge le service de conférence vidéo Meeting Center, lorsque vous programmez une réunion WebEx, l'invitation à la réunion contient les informations qui permettent aux invités de rejoindre la réunion à partir des systèmes et applications vidéo.

2    Effectuez les actions suivantes pour spécifier les informations générales de la réunion :
  • Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  • Dans les listes Heure de démarrage et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de démarrage et de fin de la réunion.
  • (Facultatif) Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour plus d'informations à propos des différences dans les critères de récurrence entre WebEx et Microsoft Outlook, consultez Limites des critères de récurrence de l'extension WebEx pour Outlook.

  • (Facultatif) Sélectionnez Salles ou sélectionnez Assistant de programmation > Ajouter des Salles pour programmer une salle TelePresence pour permettre aux utilisateurs de rejoindre les réunions à partir d'un périphérique TelePresence.

    Remarque      

    Si votre site WebEx et votre compte prennent en charge le service de conférence vidéo Meeting Center, lorsque vous ajoutez la salle TelePresence en tant que ressource de salle, les invités peuvent sélectionner Rejoindre la réunion directement à partir du périphérique TelePresence. Cette fonctionnalité est également connue sous le nom de One Button To Push (OBTP).

  • (Facultatif) Spécifiez les autres options fournies par Microsoft Outlook, comme une notification de réunion.
3    Saisissez les noms ou les adresses électroniques des personnes à inviter à la réunion dans la caseÀ.
Remarque      

Si vous avez sélectionné Rendez-vous pour programmer votre réunion, sélectionnez Inviter des participants pour voir la case À.

4    Sélectionnez Envoyer pour envoyer les invitations à la réunion aux personnes que vous avez invitées.

Programmer une réunion Conférence personnelle ou Audio uniquement

Si vous utilisez l'audio du fournisseur de service téléphonique (TSP), vous pouvez, à la place, programmer une réunion audio uniquement.

            
1    Pour programmer une réunion Conférence personnelle, effectuez l'une des actions suivantes :
  • Sélectionnez Nouveaux éléments > Réunion ou Rendez-vous ou, à partir du calendrier Microsoft Outlook, sélectionnez Nouvelle réunion ou Nouveau rendez-vous.
  • Cliquez sur l'icône Programmer dans le panneau des Outils de productivité WebEx.
  • Sélectionnez Programmer une réunion > Programmer une réunion Conférence personnelle ou Programmer une réunion audio uniquement sur la barre d'outils Microsoft Outlook.
    Remarque      

    Vous devez saisir les paramètres WebEx avant de spécifier les informations générales de la réunion.

2    Dans la réunion ou le rendez-vous Outlook, spécifiez les Informations générales de la réunion :
  • Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  • Dans les listes Heure de démarrage et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de démarrage et de fin de la réunion.
  • (Facultatif) Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour plus d'informations à propos des différences dans les critères de récurrence entre WebEx et Microsoft Outlook, consultez Limites des critères de récurrence de l'extension WebEx pour Outlook.

  • (Facultatif) Spécifiez les autres options fournies par Microsoft Outlook, comme une notification de réunion.
3    Saisissez les noms ou les adresses électroniques dans la case À pour inviter des personnes à la réunion.     
Remarque      

Si vous avez sélectionné Rendez-vous pour programmer votre réunion, cliquez sur Assistant de Programmation pour voir la case À.

          
4    Sélectionnez Ajouter une réunion Conférence Personnelle.

Cette étape n'est pas nécessaire si vous avez sélectionné Programmer une réunion Conférence personnelle à l'étape 1.

5    Si nécessaire, saisissez les informations sur la réunion Conférence personnelle requises.
6    Si nécessaire, dans les Paramètres WebEx Audio & Suivi, choisissez le type de connexion audio et les autres options requises.
7    (Facultatif) Sélectionnez l'onglet Ressources pour ajouter des organisateurs suppléants.

Un organisateur suppléant est une personne autorisée à démarrer et organiser votre réunion lorsque vous ne pouvez pas y assister vous-même. Pour plus d'informations, voir https://help.webex.com/docs/DOC-11577.

8    Sélectionnez OK.
9    Sélectionnez Envoyer pour envoyer les invitations à la réunion aux personnes que vous avez invitées.

Éditer une réunion programmée

  

Après avoir programmé une réunion en utilisant l’extension WebEx pour Outlook, vous pouvez utiliser Outlook pour la modifier à tout moment. Par exemple, vous pouvez changer l'heure de démarrage, spécifier un nouveau mot de passe, choisir une autre option de connexion audio, etc.

    

Lorsque vous éditez une réunion programmée, l'extension WebEx pour Outlook envoie une invitation de réunion mise à jour aux participants que vous avez invités à la réunion et effectue également la mise à jour des informations relatives à la réunion sur votre site WebEx.

    

Remarque


    

Si vous reprogrammez une seule occurrence d'une réunion WebEx récurrente à l'aide de Microsoft Outlook, les modifications s'afficheront également sur votre site WebEx.

    
   
      
1    Dans votre calendrier Microsoft Outlook, ouvrez l'élément de la réunion programmée.
2    Vous pouvez modifier l'un des éléments suivants :
  • Pour modifier les paramètres de la réunion WebEx, sélectionnez Changer les paramètres.
  • Pour ajouter ou changer un critère de récurrence, sélectionnez Récurrence.      
  • Pour modifier le texte du message d’un courrier électronique d’invitation à une réunion, faites-le dans l’onglet Rendez-vous.
3    Effectuez les actions suivantes, selon le cas :
  • Pour envoyer un message électronique d'invitation mis à jour à vos invités et enregistrer la réunion mise à jour dans votre calendrier Outlook, cliquez sur Envoyer la mise à jour.

  • Pour enregistrer la réunion mise à jour dans votre calendrier Outlook, cliquez sur Enregistrer et Fermer.

Annuler une réunion programmée

Si vous programmez une réunion en utilisant l'extension pour Outlook, vous pouvez annuler la réunion dans Outlook.

Vous pouvez utiliser le bouton Annuler la réunion WebEx, Annuler la réunion Salle Personnelle, ou Annuler la réunion Conférence Personnelle avec le bouton de la barre d'outils WebEx dans Outlook pour annuler et supprimer les informations de la réunion ou du rendez-vous Microsoft Outlook. Vous pouvez le faire si vous changez le type de la réunion WebEx ; par exemple, si vous avez initialement programmé une réunion WebEx et souhaitez la remplacer par une réunion Salle personnelle.


Remarque


    
  • Si vous annulez une réunion WebEx à partir de votre site WebEx, vos modifications ne sont pas répercutées dans Microsoft Outlook. Par exemple, si vous annulez la réunion en utilisant votre site, la réunion se s'annule pas sur votre calendrier Outlook. En conséquence, nous vous recommandons d'utiliser uniquement Outlook pour annuler une réunion. Éditer une réunion qui a été programmée avec Outlook en utilisant votre site WebEx n'est pas une option.

     

  • Si vous annulez une seule occurrence d'une réunion WebEx récurrente à l'aide de Microsoft Outlook, les modifications s'afficheront également sur votre site WebEx.

     

  • Si vous enregistrez une réunion ou un rendez-vous après avoir utilisé l'un de ces boutons d'annulation et que vous n'avez pas encore ajouté une réunion WebEx, une réunion Salle personnelle, ou une réunion Conférence Personnelle, elle devient une réunion Microsoft Outlook sans aucune information WebEx.

     

    

Vous pouvez également annuler une réunion à partir du calendrier Microsoft Outlook comme décrit ci-dessous.

       
1    Dans votre calendrier Microsoft Outlook, ouvrez l'élément de la réunion programmée.
2    Sélectionnez Annuler la réunion.
3    Sélectionnez Oui dans le message de confirmation.
4    Sélectionnez Envoyer l'annulation.

Limites des critères de récurrence dans l'extension WebEx pour Outlook

Le tableau suivant montre les différences entre les critères de récurrence WebEx et Microsoft Outlook.

 
                    
Tableau 1 Réunions WebEx
       

Type       

       
       

Option Outlook       

       
       

Convertie en Option Réunion WebEx       

       
       

Hebdomadaire       

       
       

Toutes les [X] semaines le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi]       

       

Pour les événements Event Center et les sessions de formation Training Center :

Chaque semaine le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi]

Si vous programmez une réunion dans Microsoft Outlook qui se répète chaque X semaine, avec X supérieur à 1, la réunion sera programmée dans Outlook selon vos spécifications, mais elle apparaîtra en tant que réunion hebdomadaire sur votre site WebEx.

Le commencement de la semaine pointe toujours vers la valeur par défaut du dimanche. La personnalisation n'est pas prise en charge, donc si vous modifiez le commencement de la semaine sur un autre jour, le commencement de la semaine ne sera pas synchronisé avec le site WebEx.

       

Une fois par mois       

       

Le [premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] jour Non pris en charge chaque mois

       

Non pris en charge       

                    
       

Le [premier, second, troisième, quatrième, dernier] jour de la semaine ou jour du weekend       

       
       

Non pris en charge       

       
       

Une fois par an       

       
                    

[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [jour, jour ouvrable, jour du week-end] de [Janvier....Décembre]       

       
                    

Non pris en charge.       

       
 
                                
Tableau 2 Réunions Conférence Personnelle WebEx
       

Type       

       
       

Option Outlook       

       
       

Convertie en Option Réunion Conférence personnelle WebEx

       
       

Une fois par mois              

       
       

Le [X] de tous les [y] mois

       

Le [X] de chaque mois.

Le [premier, second, troisième, quatrième, dernier] jour de la semaine ou jour du weekend

Non pris en charge       

       

Une fois par an

       

Chaque [Janvier....Décembre] [1,....31]

       

Non pris en charge       

                    
       

[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [jour, jour ouvrable, week-end] de [Janvier....Décembre]       

       
       

Non pris en charge       

       

[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [dimanche, Non pris en charge. Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] de [Janvier....Décembre]

Non pris en charge       

Date de fin

              

Sans date de fin.

Si la durée est supérieure à un an, elle devient un an.

Se termine après [X] occurrences.

Si la durée est supérieure à un an, elle devient un an.

                    

Se termine le [date input]

       
                    

Si la durée est supérieure à un an, elle devient un an.

       
 

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