Mac 版 Microsoft Outlook でミーティングをスケジュールする

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jun 16, 2017
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ミーティングのスケジューリング前提条件


WebEx と Microsoft Outlook の連携を使用してオンラインミーティングをスケジュールしたり、ミーティング招待状を送信したりする場合は、以下の点に注意します:

  • WebEx と Outlook の連携はミーティングのスケジューリングのための基本オプションを提供します。 WebEx サイトで利用できるオプションの一部は Outlook の連携では利用できません。

     

  • WebEx と Outlook の連携は Microsoft Outlook で使用できるすべての繰り返しのオプションをサポートしているわけではありません。

     

  • Microsoft Outlook から送信されるミーティング招待状では、 WebEx サービスのサイト設定にあるタイムゾーンではなく、お使いのコンピュータに設定されているタイムゾーンでのミーティングの開始時刻が表示されます。

     

WebEx ミーティングをスケジュールする

         
1   WebEx ミーティングをスケジューリングするには次のことを実行します:
  • Mac メニューバーで WebEx アイコンを選択し、[WebEx ミーティングをスケジュール] を選択します。
  • Microsoft Outlook のカレンダーで [新規] > [会議] または [予定] を選択し、[新規会議] または [新規予定] を選択します。
  • Microsoft Outlook で Cisco WebEx メニューから [WebEx ミーティングをスケジュール] を選択します。
2   Outlook 会議または予定でミーティング情報を指定します。
  • [件名] ボックスにミーティングの議題を入力します。
  • [開始時刻] および [終了時刻] のドロップダウンリストで、それぞれミーティングの開始時刻と終了時刻を指定します。
  • (オプション) 定期的なミーティングを指定するには、[繰り返し] をクリックしてから、繰り返しオプションを選択します。 WebEx の繰り返しパターンと Microsoft Outlook の繰り返しパターンの差異についての情報は、WebEx と Outlook の連携での繰り返しパターン制限を参照してください。

  • (オプション) [会議室の検索] を選択するか、または [スケジュール > 会議室を追加] を選択して TelePresence 会議室をスケジュールすれば、ユーザーは TelePresence 端末から参加することができます。

    重要      

    あなたの WebEx サイトとアカウントで Meeting Center ビデオ会議が有効になっている場合、TelePresence 会議室を会議室リソースとして追加すると、出席者は TelePresence 端末から直接 [ミーティングに参加] を選択することができます。 これは、One Button to Push (OBTP) とも呼ばれています。

  • (オプショナル) ミーティングリマインダなどの Microsoft Outlook の他のオプションを指定します。
3   [宛先] ボックスにミーティングに招待したい相手の名前またはメールアドレスを入力します。
重要      

WebEx サイトおよびアカウントが Meeting Center ビデオ会議に対応している場合、WebEx ミーティングをスケジュールすると、招待者がビデオ会議システムまたはアプリケーションから参加するための情報が招待状に含まれます。

4   [設定の変更] を選択し、次の項目の WebEx ミーティング設定を指定します。
  • (オプション) [ミーティングテンプレート] を選択し、ミーティングで使用するテンプレートを選択します。
  • (オプション) WebEx の招待者用のミーティングパスワードを入力します。 サイトによりミーティングパスワードが求められる場合は、ボックスのとなりに必須を示すアスタリスクが表示されます。
  • (オプション) ミーティングをより安全にするには、[招待メールにパスワードを記載しない] にチェックを入れます。
  • (オプション) 招待者一覧からミーティングの代理主催者を選択します。 詳細については、https://help.webex.com/docs/DOC-11578 を参照してください。
5   [詳細設定を表示する] を選択して次の設定を指定します:
  • [ミーティングタイプ] を選択します。
  • [音声接続] を変更します。
  • (オプション) 出席者がミーティング前に登録することを必須にするかどうかを選択するには、[出席者の登録が必要] を選択します。
  • [すべての登録要求の自動承認] にチェックを入れ、すべての登録リクエストを承諾 します。
6   [OK] を選択します。
7   [送信] を選択し、招待したユーザーにミーティング招待状を送信します。

パーソナル会議または音声のみのミーティングをスケジュールする

TSP の音声を使用する場合、音声のみのミーティングをスケジュールすることも可能です。

         
1   パーソナル会議のミーティングをスケジューリングするには次のことを実行します:
  • Mac メニューバーで WebEx アイコンを選択し、[パーソナル会議のミーティングをスケジュール] を選択します。
  • Microsoft Outlook のカレンダーで [新規] > [会議] または [予定] を選択し、[新規会議] または [新規予定] を選択します。
  • Microsoft Outlook で Cisco WebEx メニューから [パーソナル会議のミーティングをスケジュール] または [音声のみのミーティング] を選択します。
2   Outlook 会議または予定でミーティング情報を指定します。
  • [件名] ボックスにミーティングの議題を入力します。
  • [開始時刻] および [終了時刻] のドロップダウンリストで、それぞれミーティングの開始時刻と終了時刻を指定します。
  • (オプション) 定期的なミーティングを指定するには、[繰り返し] をクリックしてから、繰り返しオプションを選択します。 WebEx の繰り返しパターンと Microsoft Outlook の繰り返しパターンの差異についての情報は、WebEx と Outlook の連携での繰り返しパターン制限を参照してください。

  • (オプショナル) ミーティングリマインダなどの Microsoft Outlook の他のオプションを指定します。
3   [宛先] ボックスで名前またはメールアドレスを入力し、ミーティングにユーザーを招待します。
4   [設定の変更] を選択し、次の項目のパーソナル会議のミーティング設定を指定します。
  • (オプション) WebEx の招待者用のミーティングパスワードを入力します。 サイトによりミーティングパスワードが求められる場合は、ボックスのとなりに必須を示すアスタリスクが表示されます。
  • (オプション) ミーティングをより安全にするには、[招待メールにパスワードを記載しない] にチェックを入れます。
  • (オプション) 招待者一覧からミーティングの代理主催者を選択します。 詳細については、https://help.webex.com/docs/DOC-11578 を参照してください。
5   [詳細設定を表示する] を選択して次の設定を指定します:
  • [ミーティングタイプ] を選択します。
  • [音声接続] を変更します。
  • (オプション) 出席者がミーティング前に登録することを必須にするかどうかを選択するには、[出席者の登録が必要] を選択します。
  • [すべての登録要求の自動承認] にチェックを入れ、すべての登録リクエストを承諾 します。
6   [OK] を選択します。
7   [送信] を選択し、招待したユーザーにミーティング招待状を送信します。

WebEx と TelePresence のミーティングをスケジュールする

  
          
1   WebEx ミーティングと TelePresence ミーティングをスケジューリングするには次のことを実行します:
  • Microsoft Outlook のカレンダーで [新規] > [会議] または [予定] を選択し、[新規会議] または [新規予定] を選択します。
  • Microsoft Outlook で Cisco WebEx メニューから [WebEx と TelePresence ミーティングをスケジュール] を選択します。
    重要      

    ミーティング情報を指定する前に WebEx と TelePresence 設定を入力する必要があります。

  • Mac メニューバーで WebEx アイコンを選択し、[WebEx と TelePresence ミーティングをスケジュール] を選択します。
    重要      

    ミーティング情報を指定する前に WebEx と TelePresence 設定を入力する必要があります。

2   Outlook 会議または予定でミーティング情報を指定します。
  • [件名] ボックスにミーティングの議題を入力します。
  • [開始時刻] および [終了時刻] のドロップダウンリストで、それぞれミーティングの開始時刻と終了時刻を指定します。
  • (オプション) 定期的なミーティングを指定するには、[繰り返し] をクリックしてから、繰り返しオプションを選択します。 WebEx の繰り返しパターンと Microsoft Outlook の繰り返しパターンの差異についての情報は、WebEx と Outlook の連携での繰り返しパターン制限を参照してください。

  • (オプショナル) ミーティングリマインダなどの Microsoft Outlook の他のオプションを指定します。
3   [宛先] ボックスにミーティングに招待したい相手の名前またはメールアドレスを入力します。
重要      

ミーティングのスケジューリングで [予定] を選択している場合、[出席者を招待] を選択して [宛先] ボックスを確認します。

4   [WebEx ミーティングの追加] メニューから [WebEx と TelePresence を追加] を選択します。
5   [WebEx と TelePresence] ダイアログボックスでミーティングの WebEx オプションを指定します。
  1. (オプション) WebEx の招待者用のミーティングパスワードを入力します。 サイトによりミーティングパスワードが求められる場合は、ボックスのとなりに必須を示すアスタリスクが表示されます。      
    重要             

    WebEx ミーティングパスワードは、TelePresence 会議用に指定する PIN とは異なります。

          
         
  2. (オプション) ミーティングをより安全にするには、[招待メールにパスワードを記載しない] にチェックを入れます。
  3. (オプション) 招待者一覧からミーティングの代理主催者を選択します。 代理主催者はあなたがミーティングに出席できない場合にあなたに代わってミーティングを開始したり、進行するユーザーです。 詳細については、https://help.webex.com/docs/DOC-11578 を参照してください。
  4. (オプション) 次の項目の詳細を指定するには、[WebEx 詳細設定] を選択します。
    • [ミーティングタイプ] を選択します。

       

    • [音声接続] を選択します。

       

    • (オプション) 出席者がミーティング前に登録することを必須にするかどうかを選択するには、[出席者の登録が必要] を選択します。

       

    • [すべての登録要求の自動承認] にチェックを入れ、すべての登録リクエストを承諾 します。

       

6   [WebEx と TelePresence] ダイアログボックスでミーティングの TelePresence オプションを指定します:
  1. [TelePresence 会議室] に入ってミーティングで使用します。

    選択したシステムがミーティングウィンドウ中の [宛先] および [場所] ボックスに追加されます。

  2. (オプション) ミーティングにコールインできる追加のビデオコールイン参加者を [ビデオコールイン参加者を追加する] に入力します。     
    重要      

    このオプションにより、Cisco TelePresence EX シリーズやまたは Cisco Jabber アプリケーションが使用できる端末から参加する加者数の上限を指定することができます。 入力する数値には、[宛先] および [場所] ボックスで追加したテレプレゼンスシステムは含まれません。 お使いのサイトで推奨されている数に注意して、その数を超えないようにしてください。

               
  3. (オプション) 次の項目の詳細を指定するには、[TelePresence 詳細設定] を選択します:
    • ミーティング PIN: 数字で構成されたパスワードを作成することで部外者が TelePresence 会議にコールインすることを防ぎます この PIN は招待メールに含まれています

       

    • ビリングコード: 管理者によりこのミーティングの Billing Code (会議を課金するグループまたは部門のコード) が指定されていない場合、指定します。

       

    • ミーティング接続タイプ: [One Button to Join] などを使用して接続方法を選択します。

       

    • コールイン接続を追加: [+] を選択してコールイン接続を追加します。[ビデオ] または [音声] から、接続タイプを選択し、選択した接続タイプを使ってコールインできるユーザー数を指定します。 技術的観点で言うとこの数字はデバイスの数であるため、例えば 4 人が一つのデバイスから参加する場合でも1 つと見なされます。

       

    • コールアウト接続を追加: [+] を選択してコールアウト接続を追加します。接続タイプのために [SIP 音声]、[SIP ビデオ]、[IP 音声]、[IP ビデオ]、または [ISDN 音声] を選択して、招待者の連絡情報を入力します。 予定の開始時刻が来たら、招待者のデバイスが自動的に接続されます。

       

7   [OK] を選択します。
8   [送信] を選択し、招待したユーザーにミーティング招待状を送信します。

パーソナル会議室ミーティングに参加する

パーソナル会議室のミーティングをスケジューリングすると、ミーティングはパーソナル会議室内で開催され、参加リンクはパーソナル会議室 URL となります。

      
1   パーソナル会議のミーティングをスケジューリングするには次の操作を実行します:
  • Microsoft Outlook で Cisco WebEx メニューから [パーソナル会議室ミーティングをスケジュール] を選択します。
  • Mac メニューバーで WebEx アイコンを選択し、[パーソナル会議室ミーティングをスケジュール] を選択します。
  • [新規] > [会議] または [予定] を選択するか、または Microsoft Outlook カレンダーから [新規の会議] または [新規予定] を選択し、[WebEx を追加] で [パーソナル会議室を追加] を選択します。
重要      

WebEx サイトおよびアカウントが Meeting Center ビデオ会議に対応している場合、パーソナル会議室ミーティングをスケジュールすると、招待者がビデオ会議システムまたはアプリケーションから参加するための情報が招待状に含まれます。

2   以下の作業を行ってミーティング情報全般を指定します:
  • [件名] ボックスにミーティングの議題を入力します。
  • [開始時刻] および [終了時刻] のドロップダウンリストで、それぞれミーティングの開始時刻と終了時刻を指定します。
  • (オプション) 定期的なミーティングを指定するには、[繰り返し] をクリックしてから、繰り返しオプションを選択します。 WebEx の繰り返しパターンと Microsoft Outlook の繰り返しパターンの差異についての情報は、WebEx と Outlook の連携での繰り返しパターン制限を参照してください。

  • (オプション) 会議室を選択するか、または [スケジュールアシスタント > 会議室を追加] を選択して TelePresence 会議室をスケジュールすれば、ユーザーは TelePresence 端末から参加することができます。

    重要      

    あなたの WebEx サイトとアカウントで Meeting Center ビデオ会議が有効になっている場合、TelePresence 会議室を会議室リソースとして追加すると、出席者は TelePresence 端末から直接 [ミーティングに参加] を選択することができます。 これは、One Button to Push (OBTP) とも呼ばれています。

  • (オプショナル) ミーティングリマインダなどの Microsoft Outlook の他のオプションを指定します。
3   [宛先] ボックスにミーティングに招待したい相手の名前またはメールアドレスを入力します。
重要      

ミーティングのスケジューリングで [予定] を選択している場合、[出席者を招待] を選択して [宛先] ボックスを確認します。

4   [送信] を選択し、招待したユーザーにミーティング招待状を送信します。

スケジュール済みミーティングの編集

 

WebEx と Outlook の連携を使ってスケジュールしたミーティングは Outlook からいつでも変更することができます。 たとえば、開始時刻の変更、新規パスワードの指定、別の電話会議オプションの選択などの操作を実行できます。

   

スケジュール済みミーティングを変更すると、Outlook 連携は、ミーティングに招待した出席者に更新されたミーティング招待状を送信し、さらに WebEx サイト上のミーティング情報も更新します。

   

重要


   

繰り返しの WebEx ミーティングの 1 回分のスケジュールに変更を加える場合に Microsoft Outlook を使用すると、その変更は WebEx サイトでも表示されます。

   
  
     
1   Microsoft Outlook カレンダー上で、スケジュール済みミーティングの項目を開きます。
2   以下のいずれかの作業を行うことができます:
  • WebEx ミーティングの設定を変更するには、[設定の変更] を選択します。
  • 繰り返しパターンを追加したり変更したりするには、[繰り返し] をクリックします。     
  • ミーティング招待メールのテキストを編集するには、[予定] ウィンドウで操作します。
3   必要に応じて以下のいずれかの作業を行います:
  • 招待した出席者に更新したミーティング招待状を送信し、Outlook カレンダーに更新したミーティングを保存するには、[更新情報の送信] を選択します。

  • 更新したミーティングを Outlook カレンダーに保存するには、[保存して終了] を選択します。

スケジュール済みミーティングの取り消し

Outlook 連携を使ってミーティングをスケジュールした場合は Outlook からミーティングを取り消すことができます。

Outlook の WebEx ツールバーから、[WebEx ミーティングの取り消し]、[パーソナル会議室ミーティングの取り消し]、[パーソナル会議のミーティングの取り消し] のボタンを使って、Outlook 会議または約束から WebEx 情報をキャンセルまたは削除することができます。 例えば、WebEx ミーティングをスケジュール済みで、パーソナル会議室のミーティングに変更したい場合、WebEx ミーティングのタイプを変更する場合にこの操作を行います。


重要


   
  • WebEx サイトで WebEx ミーティングを中止しても、Microsoft Outlook には変更内容が表示されません。 例えば、サイトを使用してミーティング取り消した場合、Outlook のカレンダーのでは中止されません。 このため、ミーティングの変更には Outlook だけを使用することをお薦めします。 Outlook を使用してスケジュールされたミーティングは、WebEx サイトから編集しないでください。

     

  • 繰り返しの WebEx ミーティングの 1 回分のスケジュールを取り消す場合に Microsoft Outlook を使用すると、その変更は WebEx サイトでも表示されます。

     

  • 次のいずれかのキャンセルボタンを使用した後にミーティングまたは予定を保存し、さらに別の WebEx ミーティング、パーソナル会議室のミーティング、パーソナル会議のミーティングを追加していない場合、そのミーティングは WebEx 情報を持たない通常の Microsoft Outlook ミーティングになります。

     

   

次の方法を使えば、Microsoft Outlook カレンダーからもミーティングを取り消すことができます。

      
1   Microsoft Outlook カレンダー上で、スケジュール済みミーティングの項目を開きます。
2   [取り消す] を選択します。
3   確認のメッセージで [はい] を選択します。
4   [キャンセルを送信] を選択します。

WebEx と Outlook の連携で使用できる繰り返しパターン

次の表では WebEx の繰り返しパターンと Microsoft Outlook の繰り返しパターンの差異を示します。

                   
表 1 WebEx ミーティング
      

タイプ      

      
      

Outlook オプション      

      
      

WebEx ミーティングに変換のオプション      

      
      

週単位      

      
      

[X] 週ごとの: [日曜日、月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日]      

      

Event Center イベントおよび Training Center トレーニングセッション:

毎週の: [日曜日、月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日]

Microsoft Outlook で 2 週間以上の間隔で繰り返すミーティングをスケジュールすると、Outlook では指定したとおりにミーティングがスケジュールされますが、 WebEx サイトでは毎週繰り返すミーティングとして表示されてしまいます。

週の開始は既定値の日曜日となります。 カスタマイズには対応していないため、別の曜日で週を開始させたい場合、週の開始は WebEx サイトと同期されなくなります。

      

月単位      

      

毎月 の [1 日、2 日、3 日、4 日、最終日] には対応なし

      

対応なし      

                   
      

[第 1 週、第 2 週、第 3 週、第 4 週、最終週] の平日または週末      

      
      

対応なし      

      
      

年単位      

      
                   

[1月....12月] の [第 1、第 2、第 3、第 4、最終週の][曜日、平日、週末]      

      
                   

対応なし      

      
                               
表 2 WebEx パーソナル会議のミーティング
      

タイプ      

      
      

Outlook オプション      

      
      

WebEx パーソナル会議のミーティングに変換するオプション

      
      

月単位             

      
      

[x] ヶ月ごとの [x] 日

      

毎月 [x] 日。

[第 1 週、第 2 週、第 3 週、第 4 週、最終週] の平日または週末

対応なし      

      

年単位

      

毎年の [1 月~12 月] [1~31 日]

      

対応なし      

                   
      

[1月....12月] の [第 1、第 2、第 3、第 4、最終週の][曜日、平日、週末]      

      
      

対応なし      

      

[1 月....12 月] の [第 1、第 2、第 3、第 4、最終週の] [日曜日、 月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日] には対応なし

対応なし      

終了日

             

終了日未定。

期間が 1 年以上の場合に 1 年となります。

[x] 回後に終了。

期間が 1 年以上の場合に 1 年となります。

                   

[日付] に終了

      
                   

期間が 1 年以上の場合に 1 年となります。

      

 


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