Programmer des réunions avec l'extension WebEx et TelePresence pour Microsoft Outlook sous Windows

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jun 15, 2017
Version 7Show Document
  • View in full screen mode

 

Prérequis pour la programmation d'une réunion


  

Pour vous permettre de programmer une réunion WebEx et TelePresence, votre administrateur doit activer les réunions WebEx et TelePresence (Réunions CMR hybrides) pour votre site, activer WebEx et TelePresence pour votre compte, puis activer le type de réunion Meeting Center Pro TelePresence pour votre compte. Pour plus d'informations, contactez votre administrateur.

Consultez ce qui suit avant de programmer une réunion avec l'extension WebEx et TelePresence pour Microsoft Outlook :  
  • Options de l'extension pour Outlook pour programmer une réunion WebEx et TelePresence. Toutes les options de programmation ne sont pas disponibles dans cette extension.

     

  • L'extension pour Outlook pour WebEx et TelePresence ne prend pas en charge toutes les critères de récurrence disponibles dans Outlook. De plus, elle ne prend pas en charge les exceptions effectuées sur la série de réunions récurrentes, ou une modification sur une seule occurrence de la série de réunions.
  • Dans toutes les invitations que vous envoyez à partir d'Outlook, l'heure de démarrage de la réunion, par défaut, s'affiche dans le fuseau horaire qui est configuré sur votre ordinateur, au lieu du fuseau horaire qui est configuré dans les préférences du site de votre site WebEx. Vous pouvez spécifier un fuseau horaire différent pour une réunion dans Outlook ; l'heure de démarrage de la réunion s'affichera à l'heure correcte sur le calendrier Outlook de chaque invité.

     

  •     

    Si vous devez éditer une réunion que vous avez programmée en utilisant l'extension pour Outlook, éditez la réunion dans Outlook, pas sur votre site WebEx.

        

  •     

    Si vous utilisez Outlook pour modifier les paramètres de réunion d'une réunion récurrente, appliquez les modifications à toute la série de réunions. Si vous appliquez des modifications à une seule occurrence d'une réunion WebEx et TelePresence récurrente, les modifications prennent effet dans Outlook et votre système de programmation TelePresence, mais pas sur votre site WebEx.

        

  • Tout en programmant une réunion, vous pouvez créer un mot de passe numérique pour éviter que des personnes inconnues appellent la réunion TelePresence. Cette option se trouve dans la section Avancée de TelePresence. Le PIN d'une réunion TelePresence est différent du mot de passe d'une réunion WebEx.

     

   
   

Remarque


  • L'organisateur et les invités reçoivent le même courrier électronique d'invitation. Les courriers électroniques d'invitation ne contiennent aucune information confidentielle de l'organisateur, telle que la clé ou le code d'accès organisateur. Les organisateurs peuvent trouver leur clé organisateur ou leur code d'accès organisateur en se connectant et en consultant les informations de la réunion via le navigateur ou l'application WebEx Meetings mobile.

     

  • Lors de la programmation des réunions, ne programmez pas plus de deux réunions pour la même période, car vous ne pouvez pas être l'organisateur de deux réunions actives au même moment. Même si vous autorisez les organisateurs suppléants à démarrer vos réunions sans vous, vous êtes toujours considéré(e) comme l'organisateur des réunions que vous organisez, à moins que vous soyez le/la délégué(e) d'un organisateur.

     


Programmer une réunion WebEx et TelePresence

  

En utilisant l'extension pour Outlook, vous pouvez programmer une réunion WebEx et TelePresence (CMR Hybride) qui permet aux personnes de la rejoindre en utilisant WebEx Meeting Center ou TelePresence.


Remarque


Pour certains comptes audio du fournisseur de service téléphonique (TSP), si vous programmez deux réunions WebEx et TelePresence qui se suivent, le démarrage de la seconde étant programmé immédiatement après la fin de la première, puis si le système de programmation TelePresence prolonge automatiquement la première réunion au delà de l'heure de fin programmée, la seconde réunion prend fin automatiquement car le même compte audio du fournisseur d'accès téléphonique (TSP) et le code d'accès ne peuvent pas être utilisés pour les deux réunions en même temps. Pour éviter ce problème, vous pouvez configurer deux comptes audio TSP avec des codes d'accès organisateur différents et utiliser un compte pour la première réunion et l'autre compte pour la seconde réunion. Une autre option consiste à demander à votre administrateur de désactiver l'option du système TelePresence qui prolonge automatiquement la réunion.


       
              
1   Pour programmer une réunion, effectuez l'une des actions suivantes :
  • Sélectionnez Nouveaux éléments > Réunion ou Rendez-vous ou, à partir du calendrier Microsoft Outlook, sélectionnez Nouvelle réunion ou Nouveau rendez-vous.
  • Cliquez sur l'icône Programmer dans le panneau des Outils de productivité WebEx.
  • Sélectionnez Programmer une réunion > Programmer une réunion WebEx et TelePresence sur la barre d'outils Microsoft Outlook.
    Remarque      

    Vous devez saisir les paramètres WebEx avant de spécifier les informations générales de la réunion.

Remarque      

Si votre site WebEx et votre compte prennent en charge le service de conférence vidéo Meeting Center, lorsque vous programmez une réunion WebEx, l'invitation à la réunion contient les informations qui permettent aux invités de rejoindre la réunion à partir des systèmes et applications vidéo.

2   Effectuez les actions suivantes pour spécifier les informations générales de la réunion :
  • Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  • Dans les listes Heure de début et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de début et de fin de la réunion.
  • (Facultatif) Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour des informations sur les différences dans les critères de récurrence entre WebEx et Microsoft Outlook, consultez les Limites des critères de récurrence pour l'intégration WebEx pour Outlook.

  • Saisissez l'emplacement de la réunion dans la case Emplacement.
3   Saisissez les noms ou les adresses électroniques des personnes à inviter à la réunion dans la caseÀ.
4   Sélectionnez Ajouter WebEx et TelePresence. Si cette étape n'est pas nécessaire si vous avez sélectionné Programmer une réunion WebEx et TelePresence à l'étape 1.
5   Dans le panneau Options de la réunion, spécifiez les options WebEx et TelePresence pour votre réunion :
  • Cochez Autoriser les personnes à rejoindre la réunion en utilisant WebEx.

    Cette option est toujours décochée par défaut. Vous devez cocher cette case chaque fois que vous programmez une réunion et que vous souhaitez y ajouter WebEx.

         
  • Saisissez un mot de passe pour les invités WebEx. Si un mot de passe de réunion est obligatoire sur votre site, un astérisque s'affiche à côté de la case.    
    Remarque      

    Notez qu'un mot de passe de réunion WebEx est différent du PIN que vous pouvez spécifier pour une réunion TelePresence.

         
  • (Facultatif) Sélectionnez  Exclure le mot de passe du courrier électronique d'invitation pour augmenter le niveau de sécurité de votre réunion.
  • (Facultatif) Dans la case Sélectionner les organisateurs suppléants, cochez les noms d'un ou plusieurs invités que vous souhaitez désigner comme organisateurs suppléants et qui peuvent diriger la réunion sans vous. Pour des détails, voir https://help.webex.com/docs/DOC-11577.
6   (Facultatif) Sélectionnez Paramètres avancés de WebEx pour spécifier les détails suivants :
  1. (Facultatif) Sous la section Information sur la réunion, vous pouvez modifier les options générales de la réunion.
  2. (Facultatif) Sélectionnez l'onglet Audio & Suivi pour choisir le type de connexion audio et autres options connexes.
  3. (Facultatif) Sélectionnez l'onglet Inscription pour choisir si les participants doivent s'inscrire avant de rejoindre la réunion.
  4. (Facultatif) Sélectionnez l'onglet Ressources pour spécifier les options suivantes :
    • Sélectionnez un onglet Infos sur la réunion différent à afficher dans la fenêtre de réunion.

       

    • Spécifiez une présentation à charger pour qu'elle soit lue automatiquement aux invités avant de rejoindre la réunion.

       

7   Sélectionnez Ajouter des salles TelePresence.    
8   Dans Ajouter des salles TelePresence, sélectionnez les salles ou les systèmes TelePresence que vous voulez ajouter à votre réunion.

Les systèmes que vous sélectionnez sont ajoutés dans les case À et Emplacement dans la fenêtre de réunion. Voir Ajouter des systèmes TelePresence au cours de la programmation.

9   (Facultatif) Saisissez le nombre de participants vidéo appelants supplémentaires qui peuvent appeler la réunion dans Ajouter des participants appelants vidéo.

Cette option vous permet de réserver de la capacité pour que plus de personnes puissent rejoindre la réunion en utilisant des systèmes de conférence vidéo personnels tel que Cisco TelePresence série EX et les périphériques disposant des applications Cisco Jabber Video. Le nombre que vous saisissez ne tient pas compte des systèmes TelePresence que vous ajoutez dans les cases À et Emplacement. Vous devez connaitre le nombre recommandé pour votre site et ne pas dépasser cette limite recommandée.

10   (Facultatif) Sélectionnez Paramètres avancés TelePresence pour spécifier des détails supplémentaires tels que les paramètres des appels entrants et sortants. Pour des détails, voir Options avancées de TelePresence.
11   Sélectionnez OK.
12   Sélectionnez Envoyer.

Programmer une réunion WebEx uniquement

 

En utilisant l'extension pour Outlook, vous pouvez programmer une réunion WebEx, sans avoir à aller sur votre site WebEx.

   
           
1   Pour programmer une réunion, effectuez l'une des actions suivantes :
  • Sélectionnez Nouveaux éléments > Réunion ou Rendez-vous ou, à partir du calendrier Microsoft Outlook, sélectionnez Nouvelle réunion ou Nouveau rendez-vous.
  • Cliquez sur l'icône Programmer dans le panneau des Outils de productivité WebEx.
  • Sélectionnez Programmer une réunion > Programmer une réunion WebEx et TelePresence sur la barre d'outils Microsoft Outlook.
    Remarque      

    Vous devez saisir les paramètres WebEx avant de spécifier les informations générales de la réunion.

2   Dans la réunion ou le rendez-vous Outlook, spécifiez les Informations générales de la réunion :
  • Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  • Dans les listes Heure de démarrage et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de démarrage et de fin de la réunion.
  • (Facultatif) Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour des informations sur les différences dans les critères de récurrence entre WebEx et Microsoft Outlook, consultez les Limites des critères de récurrence pour l'intégration WebEx pour Outlook.

  • (Facultatif) Spécifiez les autres options fournies par Microsoft Outlook, comme une notification de réunion.
3   Saisissez les noms ou les adresses électroniques des personnes à inviter à la réunion dans la caseÀ. Vérifiez qu'aucune salle TelePresence n'a été ajoutée dans les cases À ou Emplacement.
Remarque      

Si vous avez sélectionné Rendez-vous pour programmer votre réunion, sélectionnez Inviter des participants pour voir la case À.

4   Sélectionnez Ajouter WebEx et TelePresence.

Cette étape n'est pas nécessaire que vous avez sélectionné Programmer une réunion WebEx et TelePresence à l'étape 1 .

5   Dans le panneau Options de la réunion, spécifiez les options WebEx :
  • Sélectionnez Autoriser les personnes à rejoindre la réunion en utilisant WebEx.

    Cette option est toujours décochée par défaut. Vous devez cocher cette case chaque fois que vous programmez une réunion et que vous souhaitez y ajouter WebEx.

         
  • Saisissez un mot de passe pour les invités WebEx. Si un mot de passe de réunion est obligatoire sur votre site, un astérisque s'affiche à côté de la case.
  • (Facultatif) Sélectionnez  Exclure le mot de passe du courrier électronique d'invitation pour augmenter le niveau de sécurité de votre réunion.
  • (Facultatif) Dans la case Sélectionner les organisateurs suppléants, cochez les noms d'un ou plusieurs invités que vous souhaitez désigner comme organisateurs suppléants et qui peuvent diriger la réunion sans vous.      Pour plus d'informations, voir https://help.webex.com/docs/DOC-11577.
6   (Facultatif) Sélectionnez Paramètres avancés de WebEx pour spécifier d'autres détails tels que la connexion audio et l'inscription.
  1. (Facultatif) Sous la section Information sur la réunion, vous pouvez modifier les options générales de la réunion.
  2. (Facultatif) Sélectionnez l'onglet Audio & Suivi pour choisir le type de connexion audio et autres options connexes.
  3. (Facultatif) Sélectionnez l'onglet Inscription pour choisir si les participants doivent s'inscrire avant de rejoindre la réunion.
  4. (Facultatif) Sélectionnez l'onglet Ressources pour spécifier les options suivantes :
    • Sélectionnez un onglet Infos sur la réunion différent à afficher dans la fenêtre de réunion.

       

    • Spécifiez une présentation à charger pour qu'elle soit lue automatiquement aux invités avant de rejoindre la réunion.

       

7   Confirmez qu'aucune option n'est sélectionnée dans la section TelePresence du panneau Options de la réunion et qu'Ajouter des participants appelants vidéo est configuré sur 0.
8   Sélectionnez OK.
9   Sélectionnez Envoyer pour envoyer les invitations à la réunion aux personnes que vous avez invitées.

Programmer une réunion TelePresence uniquement

         
1   Pour programmer une réunion, effectuez l'une des actions suivantes :
  • Sélectionnez Nouveaux éléments > Réunion ou Rendez-vous ou, à partir du calendrier Microsoft Outlook, sélectionnez Nouvelle réunion ou Nouveau rendez-vous.
  • Cliquez sur l'icône Programmer dans le panneau des Outils de productivité WebEx.
  • Sélectionnez Programmer une réunion > Programmer une réunion WebEx et TelePresence sur la barre d'outils Microsoft Outlook.
2   Effectuez les actions suivantes pour spécifier les informations générales de la réunion :
  • Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  • Dans les listes Heure de début et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de début et de fin de la réunion.
  • (Facultatif) Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour des informations sur les différences dans les critères de récurrence entre WebEx et Microsoft Outlook, consultez les Limites des critères de récurrence pour l'intégration WebEx pour Outlook.

3   Saisissez les noms ou les adresses électroniques des personnes à inviter à la réunion dans la caseÀ.
4   Sélectionnez Ajouter une réunion WebEx et TelePresence.

Cette étape n'est pas nécessaire que vous avez sélectionné Programmer une réunion WebEx et TelePresence à l'étape 1 .

5   Vérifiez que l'option Autoriser les personnes à rejoindre la réunion en utilisant WebEx est décochée.
6   Dans le panneau Options de la réunion, spécifiez les options TelePresence :
  • Sélectionnez Ajouter des salles TelePresence.

    Les systèmes que vous sélectionnez sont ajoutés dans les case À et Emplacement dans la fenêtre de réunion.

  • (Facultatif) Saisissez le nombre de participants vidéo appelants supplémentaires qui peuvent appeler la réunion dans Ajouter des participants appelants vidéo.

    Cette option vous permet de réserver de la capacité pour que plus de personnes puissent rejoindre la réunion en utilisant des systèmes de conférence vidéo personnels tel que Cisco TelePresence série EX et les périphériques disposant des applications Cisco Jabber Video. Le nombre que vous saisissez ne tient pas compte des systèmes TelePresence que vous ajoutez dans les cases À et Emplacement. Vous devez connaitre le nombre recommandé pour votre site et ne pas dépasser cette limite recommandée.

  • (Facultatif) Sélectionnez Paramètres avancés TelePresence pour spécifier des détails supplémentaires tels que les paramètres des appels entrants et sortants. Pour des détails, voir Options avancées de TelePresence.
7   Sélectionnez Envoyer.

Ajouter des systèmes TelePresence au cours de la programmation

Grâce à l'extension pour Outlook, vous pouvez facilement ajouter des systèmes TelePresence à une réunion que vous programmez. La boite de dialogue Sélectionner les salles TelePresence affiche tous les systèmes TelePresence de votre organisation. Vous n'avez pas besoin de passer par une longue liste d'adresses globale dans votre organisation.

       
       
1   Vérifiez que vous êtes dans une fenêtre de réunion avec le panneau des Options de la réunion ouvert.
2   Sélectionnez Ajouter des salles TelePresence.
3   Parcourez les systèmes ou recherchez-les en utilisant l'une des méthodes suivantes :
  • Rechercher : Tapez le texte qui compose le nom d'une salle. Cette action ne recherche pas par l'emplacement.

  • Emplacement : Sélectionnez un emplacement pour afficher uniquement les salles dans l'emplacement.

4   Sélectionnez les systèmes que vous souhaitez ajouter.
5   Sélectionnez Salles > OK.    

Sinon, vous pouvez utiliser le carnet d'adresses Outlook ou le sélecteur de salles pour rechercher les systèmes TelePresence parmi toutes les salles de votre organisation. Cependant, les salles équipées avec TelePresence peuvent ne pas être facilement identifiables dans une liste et leurs emplacements peuvent ne pas être clairs.

Remarque      

Toutes les salles TelePresence que vous sélectionnez doivent être également listées dans l'extension Cisco TelePresence Management Suite pour Microsoft Exchange (Cisco TMSXE) ; sinon elles ne seront pas programmées.

         

Programmer une réunion Conférence personnelle ou Audio uniquement

En utilisant l'extension pour Outlook, vous pouvez programmer une réunion Conférence personnelle WebEx. Grâce à une réunion Conférence personnelle, vous pouvez tout d'abord démarrer la partie audio, mais il est toujours possible de rejoindre une partie en ligne.

Si vous utilisez l'audio du fournisseur de service téléphonique (TSP), vous pouvez, à la place, programmer une réunion audio uniquement.

                   
          
1   Pour programmer une réunion Conférence personnelle, effectuez l'une des actions suivantes :
  • Sélectionnez Nouveaux éléments > Réunion ou Rendez-vous ou, à partir du calendrier Microsoft Outlook, sélectionnez Nouvelle réunion ou Nouveau rendez-vous.
  • Cliquez sur l'icône Programmer dans le panneau des Outils de productivité WebEx.
  • Sélectionnez Programmer la réunion > Programmer une réunion Conférence personnelle ou Programmer une réunion audio uniquement dans la fenêtre Outlook.
    Remarque      

    Vous devez saisir les paramètres WebEx avant de spécifier les informations générales de la réunion.

2   Dans la réunion ou le rendez-vous Outlook, spécifiez les Informations générales de la réunion :
  • Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  • Dans les listes Heure de démarrage et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de démarrage et de fin de la réunion.
  • (Facultatif) Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour des informations sur les différences dans les critères de récurrence entre WebEx et Microsoft Outlook, consultez les Limites des critères de récurrence pour l'intégration WebEx pour Outlook.

  • (Facultatif) Spécifiez les autres options fournies par Microsoft Outlook, comme une notification de réunion.
3   Saisissez les noms ou les adresses électroniques dans la case À pour inviter des personnes à la réunion.    
Remarque      

Si vous avez sélectionné Rendez-vous pour programmer votre réunion, cliquez sur Assistant de Programmation pour voir la case À.

         
4   Sélectionnez Ajouter une réunion Conférence Personnelle. Cette étape n'est pas nécessaire si vous avez sélectionné Programmer une réunion Conférence personnelle à l'étape 1.
5   Si nécessaire, saisissez les informations sur la réunion Conférence personnelle requises.
6   Dans la boite de dialogue Paramètres WebEx, complétez ce qui suit :
  • (Facultatif) Sous la section Information sur la réunion, vous pouvez modifier les options générales de la réunion.
  • (Facultatif) Sélectionnez l'onglet Audio & Suivi pour choisir le type de connexion audio et autres options connexes.
    • Si vous utilisez l'audio de WebEx, sélectionnez Conférence personnelle, puis sélectionnez le compte Conférence personnelle que vous souhaitez utiliser.

       

    • Si vous n'avez pas encore spécifié un compte Conférence personnelle, vous devez en générer un.

       

    • Si vous utilisez l'audio du fournisseur d'accès téléphonique (TSP), sélectionnez Service de téléconférence et sélectionnez le compte Conférence personnelle que vous souhaitez utiliser.

       

  • (Facultatif) Sélectionnez l'onglet Ressources pour spécifier les options suivantes :
    • Sélectionnez un onglet Infos sur la réunion différent à afficher dans la fenêtre de réunion.

       

    • Sélectionnez un ou plusieurs participants de votre réunion pour leur donner le rôle d'organisateurs suppléants pendant la réunion. Un organisateur suppléant est une personne autorisée à démarrer et organiser votre réunion lorsque vous ne pouvez pas y assister vous-même. Pour plus d'informations, voir https://help.webex.com/docs/DOC-11577.

       

    • Spécifiez une présentation à charger pour qu'elle soit lue automatiquement aux invités avant de rejoindre la réunion.

       

7   Sélectionnez OK.
8   Sélectionnez Envoyer pour envoyer les invitations à la réunion aux personnes que vous avez invitées.

Éditer une réunion programmée

 

Après avoir programmé une réunion en utilisant l’extension WebEx pour Outlook, vous pouvez utiliser Outlook pour la modifier à tout moment. Par exemple, vous pouvez changer l'heure de démarrage, spécifier un nouveau mot de passe, choisir une autre option de connexion audio, etc.

   

Lorsque vous éditez une réunion programmée, l'extension WebEx pour Outlook envoie une invitation de réunion mise à jour aux participants que vous avez invités à la réunion et effectue également la mise à jour des informations relatives à la réunion sur votre site WebEx.

   

Remarque


   

Si vous reprogrammez une seule occurrence d'une réunion WebEx récurrente à l'aide de Microsoft Outlook, les modifications s'afficheront également sur votre site WebEx.

   
  
     
1   Dans votre calendrier Microsoft Outlook, ouvrez l'élément de la réunion programmée.
2   Vous pouvez modifier l'un des éléments suivants :
  • Pour modifier les paramètres de la réunion WebEx, sélectionnez Changer les paramètres.
  • Pour ajouter ou changer un critère de récurrence, sélectionnez Récurrence.     
  • Pour modifier le texte du message d’un courrier électronique d’invitation à une réunion, faites-le dans l’onglet Rendez-vous.
3   Effectuez les actions suivantes, selon le cas :
  • Pour envoyer un message électronique d'invitation mis à jour à vos invités et enregistrer la réunion mise à jour dans votre calendrier Outlook, cliquez sur Envoyer la mise à jour.

  • Pour enregistrer la réunion mise à jour dans votre calendrier Outlook, cliquez sur Enregistrer et Fermer.

Annuler une réunion programmée

Si vous programmez une réunion en utilisant l'extension pour Outlook, vous pouvez annuler la réunion dans Outlook.

Vous pouvez utiliser le bouton Annuler la réunion WebEx, Annuler la réunion Salle Personnelle, ou Annuler la réunion Conférence Personnelle avec le bouton de la barre d'outils WebEx dans Outlook pour annuler et supprimer les informations de la réunion ou du rendez-vous Microsoft Outlook. Vous pouvez le faire si vous changez le type de la réunion WebEx ; par exemple, si vous avez initialement programmé une réunion WebEx et souhaitez la remplacer par une réunion Salle personnelle.


Remarque


   
  • Si vous annulez une réunion WebEx à partir de votre site WebEx, vos modifications ne sont pas répercutées dans Microsoft Outlook. Par exemple, si vous annulez la réunion en utilisant votre site, la réunion se s'annule pas sur votre calendrier Outlook. En conséquence, nous vous recommandons d'utiliser uniquement Outlook pour annuler une réunion. Éditer une réunion qui a été programmée avec Outlook en utilisant votre site WebEx n'est pas une option.

     

  • Si vous annulez une seule occurrence d'une réunion WebEx récurrente à l'aide de Microsoft Outlook, les modifications s'afficheront également sur votre site WebEx.

     

  • Si vous enregistrez une réunion ou un rendez-vous après avoir utilisé l'un de ces boutons d'annulation et que vous n'avez pas encore ajouté une réunion WebEx, une réunion Salle personnelle, ou une réunion Conférence Personnelle, elle devient une réunion Microsoft Outlook sans aucune information WebEx.

     

   

Vous pouvez également annuler une réunion à partir du calendrier Microsoft Outlook comme décrit ci-dessous.

      
1   Dans votre calendrier Microsoft Outlook, ouvrez l'élément de la réunion programmée.
2   Sélectionnez Annuler la réunion.
3   Sélectionnez Oui dans le message de confirmation.
4   Sélectionnez Envoyer l'annulation.

Options avancées de Tel présence

  

Ces options vous aident à personnaliser votre réunion TelePresence.  

    
               
      

Option      

      
      

Ce que vous pouvez faire avec l'option      

      
      

PIN de la réunion

      
      

Créer un mot de passe numérique pour empêcher différentes personnes d'appeler la réunion TelePresence.      

       

Le code PIN est inclus dans le courrier électronique d'invitation. Les invités doivent saisir le code PIN pour rejoindre la réunion TelePresence.

       

Le PIN d'une réunion TelePresence est différent du mot de passe d'une réunion WebEx.

      
      

Code de facturation

      
      

Saisir le code de facturation de cette réunion si votre administrateur n'en a pas déjà spécifié un.

       

Le code de facturation TelePresence est différent du code de suivi WebEx.

      
      

Systèmes programmés            

      
      

Ces options définissent comment les systèmes TelePresence programmés se connectent à la réunion à l'heure de démarrage programmée :      

Un bouton pour participer : Lorsque vous ajoutez la salle TelePresence en tant que ressource de salle, les invités peuvent sélectionner Rejoindre la réunion directement à partir du périphérique TelePresence. Cette fonctionnalité est également connue sous le nom de One Button To Push (OBTP).

Rejoindre automatiquement : Autoriser les systèmes programmés à se connecter automatiquement à la réunion à l'heure de démarrage.

              

Sélectionner la réunion à rejoindre : Un bouton qui représente la réunion et les informations d'appel sont disponibles sur les systèmes programmés. Choisissez cette option pour laisser les participants sélectionner le bouton pour rejoindre la réunion.

              

Pour les systèmes qui ne prennent pas en charge cette option, transférez le courrier électronique d'invitation, qui contient les informations d'appel.

Réserver des salles uniquement : Réserver les salles physiques mais n'autoriser aucune connexion avec les systèmes à l'heure de démarrage.

             
      

Paramètres d'appels entrants et sortants TelePresence              

      
      

Sélectionnez Ajouter pour spécifier les méthodes de connexion des périphériques ou systèmes qui ne sont pas dans la liste des systèmes programmés.

Onglet Appel entrant

       

Sélectionnez un type de connexion—SIP Audio ou SIP Vidéo et spécifiez le nombre de personnes qui peuvent appeler en utilisant le type de connexion sélectionné. Le nombre se rapporte techniquement au nombre de périphériques ; si quatre personnes rejoignent la réunion sur un périphérique, un seul est compté.

Vous pouvez transférer les courriers électroniques d'invitation qui contiennent les informations d'appel aux invités.

Remarque      

Le nombre que vous spécifiez dans Autoriser X personnes à appeler pour rejoindre la réunion en utilisant le type de connexion SIP Vidéo correspond au nombre dans Autoriser X personnes de plus à rejoindre la réunion en utilisant des périphériques vidéo sur le panneau Options de la réunion.

                     

Onglet Appel sortant

       

Sélectionnez un type de connexion, Vidéo IP, Audio IP, Vidéo ISDN, Audio ISDN, Audio SIP,, ou Audio SIP et saisissez les coordonnées des contacts. Leurs périphériques seront automatiquement connectés à l'heure de démarrage programmée.

              

Paramètres d'édition      

Pour éditer ou supprimer une méthode de connexion que vous avez ajoutée, sélectionnez Éditer ou Supprimer, le cas échéant.

             
   

Limites des critères de récurrence pour l'extension WebEx pour Outlook

Les options de récurrence que vous pouvez utiliser avec votre extension pour Outlook se limitent aux options disponibles sur votre site WebEx et dans votre système de programmation TelePresence. En fonction de votre service WebEx ou TelePresence, il se peut que les réunions récurrentes ne soient pas prises en charge.


Remarque


L'intégration CMR Hybride ne prend pas en charge les exceptions sur une série de réunions ; en d'autres termes, elle ne prend pas en charge les modifications effectuées sur l'occurrence individuelle d'une série de réunions. Toutes les modifications que vous effectuez sur une série de réunions CMR Hybrides doivent s'appliquer sur toute la série.

Les réunions WebEx uniquement, cependant, prennent en charge les exceptions sur une série de réunions récurrentes.


Le tableau suivant montre les différences entre les critères de récurrence WebEx et Microsoft Outlook.

                   
Tableau 1 Réunions WebEx
      

Type      

      
      

Option Outlook      

      
      

Convertie en Option Réunion WebEx      

      
      

Hebdomadaire      

      
      

Toutes les [X] semaines le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi]      

      

Pour les événements Event Center et les sessions de formation Training Center :

Chaque semaine le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi]

Si vous programmez une réunion dans Microsoft Outlook qui se répète chaque X semaine, avec X supérieur à 1, la réunion sera programmée dans Outlook selon vos spécifications, mais elle apparaîtra en tant que réunion hebdomadaire sur votre site WebEx.

Le commencement de la semaine pointe toujours vers la valeur par défaut du dimanche. La personnalisation n'est pas prise en charge, donc si vous modifiez le commencement de la semaine sur un autre jour, le commencement de la semaine ne sera pas synchronisé avec le site WebEx.

      

Mensuel      

      

Le [premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] jour Non pris en charge chaque mois

      

Non pris en charge      

                   
      

Le [premier, second, troisième, quatrième, dernier] jour de la semaine ou jour du weekend      

      
      

Non pris en charge      

      
      

Annuellement      

      
                   

[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [jour, jour ouvrable, jour du week-end] de [Janvier....Décembre]      

      
                   

Non pris en charge.      

      
                               
Tableau 2 Réunions Conférences Personnelles WebEx
      

Type      

      
      

Option Outlook      

      
      

Convertie en Option Réunion Conférence personnelle WebEx

      
      

Mensuel             

      
      

Le [X] de tous les [y] mois

      

Le [X] de chaque mois.

Le [premier, second, troisième, quatrième, dernier] jour de la semaine ou jour du weekend

Non pris en charge      

      

Annuellement

      

Chaque [Janvier....Décembre] [1,....31]

      

Non pris en charge      

                   
      

[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [jour, jour ouvrable, week-end] de [Janvier....Décembre]      

      
      

Non pris en charge      

      

[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [dimanche, Non pris en charge. Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] de [Janvier....Décembre]

Non pris en charge      

Date de fin

             

Sans date de fin.

Si la durée est supérieure à un an, elle devient un an.

Se termine après [X] occurrences.

Si la durée est supérieure à un an, elle devient un an.

                   

Se termine le [date input]

      
                   

Si la durée est supérieure à un an, elle devient un an.

      

 


Attachments

    Outcomes