Ansetzen von Meetings mit der WebEx- und TelePresence-Integration in Microsoft Outlook für Windows

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jun 15, 2017
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Voraussetzungen zum Ansetzen eines Meetings


  

Damit Sie ein WebEx- und TelePresence-Meeting ansetzen können, muss Ihr Administrator WebEx- und TelePresence-Meetings (CMR Hybrid-Meetings) für Ihre Site, WebEx und TelePresence für Ihr Konto und den Meeting-Typ „Meeting Center Pro TelePresence“ für Ihr Konto aktivieren. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Administrator.

Überprüfen Sie Folgendes, bevor Sie ein Meeting mithilfe der WebEx- und TelePresence-Integration in Microsoft Outlook ansetzen:  
  • Die Optionen für die Integration in Outlook für WebEx und TelePresence zum Ansetzen eines Meetings. In dieser Integration sind nicht alle Ansetzoptionen verfügbar.

     

  • Die Integration in Outlook für WebEx und TelePresence unterstützt nicht alle Wiederholungsmuster, die in Outlook zur Verfügung stehen. Zusätzlich können keine Ausnahmen an wiederkehrenden Meeting-Serien oder Änderungen an einzelnen Terminen einer wiederkehrenden Meeting-Serie vorgenommen werden.
  • In allen Einladungen zum Meeting, die Sie mit Outlook versenden, wird die Startzeit des Meetings standardmäßig in derjenigen Zeitzone angezeigt, die auf Ihrem Computer festgelegt ist, und nicht in der Zeitzone, die in den Präferenzen für Ihre WebEx-Site festgelegt ist. Sie können eine andere Zeitzone für Meetings in Outlook festlegen. Die Startzeit des Meetings wird in den Outlook-Kalendern der jeweils eingeladenen Personen in der korrekten Zeit angezeigt.

     

  •     

    Wenn Sie ein Meeting bearbeiten oder stornieren müssen, das Sie mit der Integration in Outlook angesetzt haben, sollten Sie das Meeting in Outlook und nicht auf Ihrer WebEx-Site bearbeiten oder stornieren.

        

  •     

    Wenn Sie mit Outlook die Meeting-Einstellungen für ein wiederkehrendes Meeting ändern, müssen Sie die Änderungen auf die gesamte Serie des Meetings anwenden. Wenn Sie die Änderungen nur auf einen einzelnen Termin eines wiederkehrenden WebEx- und TelePresence-Meetings anwenden, werden die Änderungen in Outlook und dem TelePresence-Planungssystem, nicht aber auf Ihrer WebEx-Site wirksam.

        

  • Beim Ansetzen eines Meetings können Sie ein numerisches Passwort erstellen, sodass sich keine Person willkürlich in das TelePresence-Meeting einwählen kann. Diese Option finden Sie im Abschnitt mit den erweiterten TelePresence-Einstellungen. Die PIN für ein TelePresence-Meeting ist nicht mit dem Passwort für das WebEx-Meeting identisch.

     

   
   

Hinweis


  • Der Gastgeber und die Teilnehmer erhalten dieselbe E-Mail-Einladung. E-Mail-Einladungen enthalten keine vertraulichen Gastgeberinformationen, wie die Gastgeber-Kennnummer oder den Gastgeber-Zugriffscode. Gastgeber erhalten ihre Gastgeber-Kennnummer oder den Gastgeber-Zugriffscode, indem sie sich anmelden und die Meeting-Informationen über den Browser oder die mobile WebEx Meetings-App aufrufen.

     

  • Setzen Sie beim Planen von Meetings nicht zwei Meetings für denselben Zeitraum an, da Sie nicht der Gastgeber für zwei Meetings sein können, die zur selben Zeit aktiv sind. Selbst wenn Sie alternativen Gastgeber gestatten, Meetings ohne Sie zu starten, werden Sie doch weiterhin als der Gastgeber der von Ihnen angesetzten Meetings betrachtet, sofern sie nicht der Stellvertreter eines Gastgebers sind.

     


Ansetzen eines WebEx- und TelePresence-Meetings

  

Mit der Integration in Outlook können Sie ein WebEx- und TelePresence-Meeting (CMR Hybrid-Meeting) ansetzen, dem Benutzer mit WebEx Meeting Center oder TelePresence beitreten können.


Hinweis


Wenn Sie zwei aufeinander folgende WebEx- und TelePresence-Meetings ansetzen, bei denen das zweite Meeting sofort nach Ende des ersten Meetings beginnt, und das TelePresence-Planungssystem das erste Meeting automatisch über das angesetzte Ende hinaus verlängert, kann es bei manchen Telefonie-Dienstanbietern (TSP) vorkommen, dass das zweite Meeting sofort beendet wird. Dies liegt daran, dass ein Gastgeber-Zugriffscode nicht für beide Meetings gleichzeitig verwendet werden kann. Zur Behebung dieses Problems können Sie zwei unterschiedliche TSP-Audiokonten mit unterschiedlichen Zugriffscodes für Gastgeber einrichten. Dann wird ein Konto für das erste Meeting und das zweite Konto für das zweite Meeting verwendet. Alternativ können Sie Ihren Administrator bitten, die Option im TelePresence-System zu deaktivieren, die Meetings automatisch verlängert.


       
              
1   Führen Sie zum Ansetzen eines Meetings einen der folgenden Schritte aus:
  • Wählen Sie Neue Elemente > Meeting oder Termin bzw. über den Microsoft Outlook-Kalender Neues Meeting oder Neuer Termin aus.
  • Wählen Sie im WebEx-Produktivitätswerkzeuge-Bereich das Symbol Ansetzen aus.
  • Wählen Sie in der Microsoft Outlook-Symbolleiste Meeting ansetzen > WebEx- und TelePresence-Meeting ansetzen aus.
    Hinweis      

    Bevor Sie die allgemeinen Meeting-Informationen eingeben, müssen Sie die WebEx-Einstellungen festlegen.

Hinweis      

Wenn Ihre WebEx-Site und Ihr Konto Meeting Center-Videokonferenzen unterstützen, enthält beim Ansetzen eines WebEx-Meetings die Meeting-Einladung Informationen, die es den Eingeladenen ermöglicht, über Videosysteme und -anwendungen beizutreten.

2   Geben Sie die allgemeinen Meeting-Informationen wie folgt an:
  • Geben Sie im Feld Betreff ein Thema für das Meeting an.
  • Geben Sie in den Listen Anfangszeit und Endzeit den Beginn und das Ende des Meetings an.
  • (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholung, und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Informationen zu den Unterschieden in Wiederholungsmustern zwischen WebEx und Microsoft Outlook finden Sie unter Einschränkungen für Wiederholungsmuster bei der WebEx-Integration in Outlook.

  • Geben Sie im Feld Standort den Meeting-Ort ein.
3   Geben Sie im Feld An die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zum Meeting einladen möchten.
4   Wählen Sie „WebEx und TelePresence hinzufügen“ aus. Dieser Schritt ist nicht erforderlich, wenn Sie in Schritt 1 „Ansetzen eines WebEx- und TelePresence-Meetings“ ausgewählt haben.
5   Legen Sie in der Leiste „Meeting-Optionen“ die WebEx- und TelePresence-Optionen für Ihr Meeting fest:
  • Aktivieren Sie die Option Beitritt über WebEx zulassen.

    Diese Option ist standardmäßig immer deaktiviert. Wählen Sie diese Option immer aus, wenn Sie ein Meeting ansetzen und WebEx verwenden möchten.

         
  • Geben Sie ein Meeting-Passwort für eingeladene WebEx-Benutzer ein. Wenn Ihre Site für ein Meeting ein Passwort erfordert, wird das Feld durch ein Sternchen gekennzeichnet.    
    Hinweis      

    Das Passwort für das WebEx-Meeting unterscheidet sich nicht von der PIN, die Sie für ein TelePresence-Meeting angeben müssen.

         
  • (Optional) Wählen Sie Passwort aus E-Mail-Einladung entfernen aus, um das Meeting sicherer zu machen.
  • (Optional) Aktivieren Sie im Feld Alternative Gastgeber auswählen die Namen eines oder mehrerer Teilnehmer, die Sie als alternative Gastgeber mit der Erlaubnis, das Meeting ohne Sie auszuführen, ernennen möchten. Informationen finden Sie unter https://help.webex.com/docs/DOC-11625.
6   (Optional) Wählen Sie Erweiterte WebEx-Einstellungen, um Details für folgende Komponenten anzugeben:
  1. (Optional) Unter dem Abschnitt Meeting-Informationen können Sie die allgemeinen Meeting-Optionen ändern.
  2. (Optional) Klicken Sie auf die Registerkarte Audio & Tracking, um den Audioverbindungstyp und andere damit zusammenhängende Optionen zu wählen.
  3. (Optional) Wählen Sie die Registerkarte Registrierung aus, um festzulegen, ob Teilnehmer sich vor dem Meeting registrieren müssen.
  4. (Optional) Wählen Sie die Registerkarte Ressourcen aus, um die folgenden Optionen festzulegen:
    • Wählen Sie eine andere Meeting-Informationen-Registerkarte aus, die im Meeting-Fenster angezeigt werden soll.

       

    • Wählen Sie eine Präsentation für den Upload aus; diese wird den Teilnehmern angezeigt, bevor Sie dem Meeting beitreten.

       

7   Wählen Sie TelePresence-Räume hinzufügen aus.    
8   Wählen Sie unter TelePresence-Räume hinzufügen die TelePresence-Räume oder -Systeme aus, die Sie zu Ihrem Meeting hinzufügen möchten.

Die von Ihnen ausgewählten Systeme werden den Feldern „An“ und „Standort“ im Meeting-Fenster hinzugefügt. Siehe Hinzufügen von TelePresence-Systemen beim Ansetzen von Meetings.

9   (Optional) Geben Sie die Anzahl der zusätzlichen Video-Einwahlteilnehmer, die sich in das Meeting einwählen dürfen, in das Feld Video-Einwahlteilnehmer hinzufügen ein.

Mit dieser Option können Sie Kapazität für weitere Benutzer reservieren, die persönliche Videokonferenz-Systeme wie die Cisco TelePresence EX-Serie oder Geräte mit Cisco Jabber-Anwendungen verwenden. Die von Ihnen eingegebene Anzahl schließt alle TelePresence-Systeme aus, die Sie in den Feldern An und Standort hinzufügen. Sie sollten die empfohlene Anzahl für Ihre Site kennen und dieses empfohlene Limit nicht überschreiten.

10   (Optional) Wählen Sie Erweiterte TelePresence-Einstellungen, um zusätzliche Details festzulegen, beispielsweise Einwahl- und Rückrufeinstellungen. Informationen finden Sie unter Erweiterte TelePresence-Optionen.
11   Wählen Sie OK aus.
12   Wählen Sie Senden aus.

Ansetzen eines reinen WebEx-Meetings

 

Mit der Integration in Outlook können Sie ein WebEx-Meeting ansetzen, ohne auf Ihre WebEx-Site gehen zu müssen.

   
           
1   Führen Sie zum Ansetzen eines Meetings einen der folgenden Schritte aus:
  • Wählen Sie Neue Elemente > Meeting oder Termin bzw. über den Microsoft Outlook-Kalender Neues Meeting oder Neuer Termin aus.
  • Wählen Sie im WebEx-Produktivitätswerkzeuge-Bereich das Symbol Ansetzen aus.
  • Wählen Sie in der Microsoft Outlook-Symbolleiste Meeting ansetzen > WebEx- und TelePresence-Meeting ansetzen aus.
    Hinweis      

    Bevor Sie die allgemeinen Meeting-Informationen eingeben, müssen Sie die WebEx-Einstellungen festlegen.

2   Geben Sie im Outlook-Meeting oder -Termin die allgemeinen Meeting-Informationen an:
  • Geben Sie im Feld Betreff ein Thema für das Meeting an.
  • Geben Sie in den Listen Anfangszeit und Endzeit die Start- und Endzeit des Meetings an.
  • (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholung, und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Informationen zu den Unterschieden in Wiederholungsmustern zwischen WebEx und Microsoft Outlook finden Sie unter Einschränkungen für Wiederholungsmuster bei der WebEx-Integration in Outlook.

  • (Optional) Sie können weitere in Microsoft Outlook verfügbare Optionen festlegen, etwa eine Meeting-Benachrichtigung.
3   Geben Sie im Feld An die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zum Meeting einladen möchten. Vergewissern Sie sich, dass in den Feldern An oder Standort keine TelePresence-Räume hinzugefügt wurden.
Hinweis      

Wenn Sie zum Ansetzen Ihres Meetings die Option Termin festgelegt haben, wählen Sie Teilnehmer einladen, um das Feld An anzuzeigen.

4   Wählen Sie WebEx und TelePresence hinzufügen aus.

Dieser Schritt ist nicht erforderlich, wenn Sie in Schritt 1 WebEx- und TelePresence-Meeting ansetzen ausgewählt haben.

5   Legen Sie im Bereich „Meeting-Optionen“ die WebEx-Optionen fest:
  • Wählen Sie Beitritt über WebEx zulassen.

    Diese Option ist standardmäßig immer deaktiviert. Wählen Sie diese Option immer aus, wenn Sie ein Meeting ansetzen und WebEx verwenden möchten.

         
  • Geben Sie ein Meeting-Passwort für eingeladene WebEx-Benutzer ein. Wenn Ihre Site für ein Meeting ein Passwort erfordert, wird das Feld durch ein Sternchen gekennzeichnet.
  • (Optional) Wählen Sie Passwort aus E-Mail-Einladung entfernen aus, um das Meeting sicherer zu machen.
  • (Optional) Aktivieren Sie im Feld Alternative Gastgeber auswählen die Namen eines oder mehrerer Teilnehmer, die Sie als alternative Gastgeber mit der Erlaubnis, das Meeting ohne Sie auszuführen, ernennen möchten.      Weitere Informationen finden Sie unter https://help.webex.com/docs/DOC-11625.
6   (Optional) Wählen Sie Erweiterte WebEx-Einstellungen, um zusätzliche Details wie Audioverbindung und Registrierung anzugeben.
  1. (Optional) Unter dem Abschnitt Meeting-Informationen können Sie die allgemeinen Meeting-Optionen ändern.
  2. (Optional) Klicken Sie auf die Registerkarte Audio & Tracking, um den Audioverbindungstyp und andere damit zusammenhängende Optionen zu wählen.
  3. (Optional) Wählen Sie die Registerkarte Registrierung aus, um festzulegen, ob Teilnehmer sich vor dem Meeting registrieren müssen.
  4. (Optional) Wählen Sie die Registerkarte Ressourcen aus, um die folgenden Optionen festzulegen:
    • Wählen Sie eine andere Meeting-Informationen-Registerkarte aus, die im Meeting-Fenster angezeigt werden soll.

       

    • Wählen Sie eine Präsentation für den Upload aus; diese wird den Teilnehmern angezeigt, bevor Sie dem Meeting beitreten.

       

7   Bestätigen Sie, dass im Abschnitt „TelePresence“ unter „Meeting-Optionen“ die Option Video-Einwahlteilnehmer hinzufügen auf 0 eingestellt ist.
8   Wählen Sie OK aus.
9   Wählen Sie Senden aus, um die Meeting-Einladungen an die Personen zu senden, die Sie zu Ihrem Meetingraum eingeladen haben.

Ansetzen eines reinen TelePresence-Meetings

         
1   Führen Sie zum Ansetzen eines Meetings einen der folgenden Schritte aus:
  • Wählen Sie Neue Elemente > Meeting oder Termin bzw. über den Microsoft Outlook-Kalender Neues Meeting oder Neuer Termin aus.
  • Wählen Sie im WebEx-Produktivitätswerkzeuge-Bereich das Symbol Ansetzen aus.
  • Wählen Sie in der Microsoft Outlook-Symbolleiste Meeting ansetzen > WebEx- und TelePresence-Meeting ansetzen aus.
2   Geben Sie die allgemeinen Meeting-Informationen wie folgt an:
  • Geben Sie im Feld Betreff ein Thema für das Meeting an.
  • Geben Sie in den Listen Anfangszeit und Endzeit den Beginn und das Ende des Meetings an.
  • (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholung, und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Informationen zu den Unterschieden in Wiederholungsmustern zwischen WebEx und Microsoft Outlook finden Sie unter Einschränkungen für Wiederholungsmuster bei der WebEx-Integration in Outlook.

3   Geben Sie im Feld An die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zum Meeting einladen möchten.
4   Wählen Sie WebEx- und TelePresence-Meeting hinzufügen aus.

Dieser Schritt ist nicht erforderlich, wenn Sie in Schritt 1 WebEx- und TelePresence-Meeting ansetzen ausgewählt haben.

5   Stellen Sie sicher, dass die Option Beitritt über WebEx zulassen deaktiviert ist.
6   Legen Sie im Bereich „Meeting-Optionen“ die TelePresence-Optionen fest:
  • Wählen Sie TelePresence-Räume hinzufügen aus.

    Die von Ihnen ausgewählten Systeme werden den Feldern An und Standort im Meeting-Fenster hinzugefügt.

  • (Optional) Geben Sie die Anzahl der zusätzlichen Video-Einwahlteilnehmer, die sich in das Meeting einwählen dürfen, in das Feld Video-Einwahlteilnehmer hinzufügen ein.

    Mit dieser Option können Sie Kapazität für weitere Benutzer reservieren, die persönliche Videokonferenz-Systeme wie die Cisco TelePresence EX-Serie oder Geräte mit Cisco Jabber-Anwendungen verwenden. Die von Ihnen eingegebene Anzahl schließt alle TelePresence-Systeme aus, die Sie in den Feldern An und Standort hinzufügen. Sie sollten die empfohlene Anzahl für Ihre Site kennen und dieses empfohlene Limit nicht überschreiten.

  • (Optional) Wählen Sie Erweiterte TelePresence-Einstellungen, um zusätzliche Details festzulegen, beispielsweise Einwahl- und Rückrufeinstellungen. Informationen finden Sie unter Erweiterte TelePresence-Optionen.
7   Wählen Sie Senden aus.

Hinzufügen von TelePresence-Systemen beim Ansetzen von Meetings

Mit der Integration in Outlook können Sie TelePresence-Systeme einfach einem Meeting hinzufügen, das Sie ansetzen. Im Dialogfeld TelePresence-Räume auswählen werden alle TelePresence-Systeme in Ihrer Organisation angezeigt. Sie müssen so keine umfangreiche globale Adressliste Ihrer Organisation durchsuchen.

       
       
1   Stellen Sie sicher, dass Sie sich in einem Meeting-Fenster befinden und der Bereich „Meeting-Optionen“ geöffnet ist.
2   Wählen Sie TelePresence-Räume hinzufügen aus.
3   Durchsuchen Sie die Systeme, oder suchen Sie mithilfe der folgenden Optionen:
  • Suchen: Geben Sie Text ein, der Teil des Raumnamens ist. Auf diese Weise erfolgt keine Suche nach dem Standort.

  • Ort: Wählen Sie einen Standort aus, um nur die Räume an diesem Standort anzuzeigen.

4   Wählen Sie die Systeme aus, die Sie hinzufügen möchten.
5   Wählen Sie Räume > OK aus.    

Alternativ können Sie mit dem Outlook-Adressbuch oder der Raumsuche nach TelePresence-Systemen in allen Räumen Ihrer Organisation suchen. Die mit TelePresence ausgestatteten Räume sind jedoch möglicherweise in der Liste nicht einfach zu erkennen und ihre Standorte nicht unbedingt eindeutig.

Hinweis      

Alle von Ihnen ausgewählten TelePresence-Räume müssen auch in der Cisco TelePresence Management Suite Erweiterung für Microsoft Exchange (Cisco TMSXE) aufgeführt werden. Andernfalls kann für die Räume keine Planung erfolgen.

         

Ansetzen einer persönlichen Konferenz oder eines Nur-Audio-Meetings

Mit der Integration in Outlook können Sie ein persönliches WebEx-Konferenz-Meeting ansetzen. Ein persönliches WebEx-Konferenz-Meeting beginnt als Audio-Meeting, aber die Online-Komponenten sind jederzeit verfügbar.

Wenn Sie Telefondienstleister (TSP)-Audio verwenden, können Sie stattdessen ein Nur-Audio-Meeting ansetzen.

                   
          
1   Führen Sie zum Ansetzen eines persönlichen WebEx-Konferenz-Meetings einen der folgenden Schritte aus:
  • Wählen Sie Neue Elemente > Meeting oder Termin bzw. über den Microsoft Outlook-Kalender Neues Meeting oder Neuer Termin aus.
  • Wählen Sie im WebEx-Produktivitätswerkzeuge-Bereich das Symbol Ansetzen aus.
  • Wählen Sie im Outlook-Fenster Meeting ansetzen > Persönliches Konferenz-Meeting ansetzen oder Nur-Audio-Meeting ansetzen aus.
    Hinweis      

    Bevor Sie die allgemeinen Meeting-Informationen eingeben, müssen Sie die WebEx-Einstellungen festlegen.

2   Geben Sie im Outlook-Meeting oder -Termin die allgemeinen Meeting-Informationen an:
  • Geben Sie im Feld Betreff ein Thema für das Meeting an.
  • Geben Sie in den Listen Anfangszeit und Endzeit die Start- und Endzeit des Meetings an.
  • (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholung, und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Informationen zu den Unterschieden in Wiederholungsmustern zwischen WebEx und Microsoft Outlook finden Sie unter Einschränkungen für Wiederholungsmuster bei der WebEx-Integration in Outlook.

  • (Optional) Sie können weitere in Microsoft Outlook verfügbare Optionen festlegen, etwa eine Meeting-Benachrichtigung.
3   Geben im Feld An die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zum Meeting einladen möchten.    
Hinweis      

Wenn Sie zum Ansetzen Ihres Meetings die Option Termin festgelegt haben, wählen Sie Planungsassistent, um das Feld An anzuzeigen.

         
4   Wählen Sie Persönliches Konferenz-Meeting hinzufügen aus. Dieser Schritt ist nicht erforderlich, wenn Sie in Schritt 1 Persönliches Konferenz-Meeting ansetzen ausgewählt haben.
5   Geben Sie ggf. die erforderlichen Informationen zum persönlichen Konferenz-Meeting ein.
6   Führen Sie im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ folgende Schritte aus:
  • (Optional) Unter dem Abschnitt Meeting-Informationen können Sie die allgemeinen Meeting-Optionen ändern.
  • (Optional) Klicken Sie auf die Registerkarte Audio & Tracking, um den Audioverbindungstyp und andere damit zusammenhängende Optionen zu wählen.
    • Wenn Sie WebEx Audio verwenden, wählen Sie Persönliche Konferenz und dann das Persönliche Konferenzkonto aus, das Sie verwenden möchten.

       

    • Falls Sie kein Persönliches Konferenzkonto haben, müssen Sie zunächst eines anlegen.

       

    • Wenn Sie Telefondienstleister (TSP)-Audio verwenden, wählen Sie Telekonferenz-Dienst und dann das Persönliche Konferenzkonto aus, das Sie verwenden möchten.

       

  • (Optional) Wählen Sie die Registerkarte Ressourcen aus, um die folgenden Optionen festzulegen:
    • Wählen Sie eine andere Meeting-Informationen-Registerkarte aus, die im Meeting-Fenster angezeigt werden soll.

       

    • Wählen Sie einen oder mehrere Teilnehmer aus, die in Ihrem Meeting als alternative Gastgeber fungieren sollen. Ein alternativer Gastgeber ist eine Person, die Ihr Meeting starten und abhalten kann, wenn Sie selbst nicht am Meeting teilnehmen können. Weitere Informationen finden Sie unter https://help.webex.com/docs/DOC-11625.

       

    • Wählen Sie eine Präsentation für den Upload aus; diese wird den Teilnehmern angezeigt, bevor Sie dem Meeting beitreten.

       

7   Wählen Sie OK aus.
8   Wählen Sie Senden aus, um die Meeting-Einladungen an die Personen zu senden, die Sie zu Ihrem Meetingraum eingeladen haben.

Bearbeiten eines angesetzten Meetings

 

Nachdem Sie ein Meeting über die WebEx-Integration in Outlook angesetzt haben, können Sie es jederzeit mit Outlook bearbeiten. Beispielsweise können Sie den Startzeitpunkt ändern, ein neues Passwort angeben, eine andere Audioverbindungsoption auswählen usw.

   

Nachdem Sie ein angesetztes Meeting bearbeitet haben, sendet die WebEx-Integration in Outlook eine aktualisierte Meeting-Einladung an alle Teilnehmer, die Sie zum Meeting eingeladen haben, und aktualisiert außerdem die Meeting-Informationen auf Ihrer WebEx-Website.

   

Hinweis


   

Wenn Sie einen einzelnen Termin eines wiederkehrenden WebEx-Meetings mit Microsoft Outlook ändern, werden die Änderungen auch auf der WebEx-Website angezeigt.

   
  
     
1   Öffnen Sie in Ihrem Microsoft Outlook-Kalender den Eintrag für das angesetzte Meeting.
2   Sie können eine der folgenden Aktionen ausführen:
  • Wenn Sie die Einstellungen für das WebEx-Meeting ändern möchten, klicken Sie auf Einstellungen ändern.
  • Wenn Sie ein Wiederholungsmuster hinzufügen oder ändern möchten, wählen Sie Wiederholung.     
  • Den Text der Einladungs-E-Mail für das Meeting können Sie auf der Registerkarte Termin ändern.
3   Führen Sie ggf. eine der folgenden Aktionen aus:
  • Wenn Sie die aktualisierte Meeting-Einladung an die eingeladenen Teilnehmer senden und das aktualisierte Meeting in Ihrem Outlook-Kalender speichern möchten, klicken Sie auf Aktualisierung senden.

  • Wenn Sie das aktualisierte Meeting in Ihrem Outlook-Kalender speichern möchten, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Stornieren eines angesetzten Meetings

Wenn Sie mithilfe der Integration in Outlook ein Meeting ansetzen, können Sie das Meeting in Outlook stornieren.

Über die Schaltfläche WebEx-Meeting stornieren, Meeting in einem persönlichen Raum stornieren oder Persönliches Konferenz-Meeting stornieren auf der WebEx-Symbolleiste in Outlook können Sie die WebEx-Informationen vom Outlook-Meeting oder -Termin löschen. Dies ist ratsam, wenn Sie den Typ des WebEx-Meetings ändern – wenn Sie z. B. ursprünglich ein WebEx-Meeting angesetzt haben und es in ein Meeting in einem persönlichen Raum ändern möchten.


Hinweis


   
  • Wenn Sie ein WebEx-Meeting auf Ihrer WebEx-Website stornieren, werden Ihre Änderungen nicht in Microsoft Outlook angezeigt. Wenn Sie beispielsweise das Meeting über Ihre Website stornieren, wird es in Ihrem Outlook-Kalender nicht storniert. Daher empfehlen wir Ihnen, zum Stornieren eines Meetings ausschließlich Outlook zu verwenden. Die Bearbeitung eines in Outlook angesetzten Meetings über Ihre WebEx-Site sollte unbedingt vermieden werden.

     

  • Wenn Sie einen einzelnen Termin eines wiederkehrenden WebEx-Meetings mit Microsoft Outlook ändern oder stornieren, werden die Änderungen auch auf der WebEx-Website angezeigt.

     

  • Wenn Sie das Meeting oder den Termin nach Verwendung einer dieser Abbrechen-Schaltflächen speichern und kein anderes WebEx-Meeting, persönliches Konferenz-Meeting bzw. kein Meeting in einem persönlichem Raum hinzugefügt haben, wird es als Microsoft Outlook-Meeting ohne WebEx-Informationen angelegt.

     

   

Sie haben auch die Möglichkeit, wie unten beschrieben, ein Meeting über den Microsoft Outlook-Kalender abzubrechen.

      
1   Öffnen Sie in Ihrem Microsoft Outlook-Kalender den Eintrag für das angesetzte Meeting.
2   Klicken Sie auf Meeting abbrechen.
3   Klicken Sie in der Bestätigungsmeldung auf Ja.
4   Klicken Sie auf Stornierung senden.

Erweiterte TelePresence-Optionen

  

Mit diesen Optionen können Sie Ihr TelePresence-Meeting anpassen.  

    
               
      

Option      

      
      

Verwendungszweck      

      
      

Meeting-PIN

      
      

Sie erstellen ein numerisches Passwort, sodass sich keine Person willkürlich in das TelePresence-Meeting einwählen kann.      

       

Die PIN ist in der Einladungs-E-Mail enthalten. Eingeladene müssen die PIN eingeben, um dem TelePresence-Meeting beitreten zu können.

       

Die PIN für ein TelePresence-Meeting ist nicht mit dem Passwort für das WebEx-Meeting identisch.

      
      

Kostenstelle

      
      

Geben Sie die Kostenstelle für dieses Meeting ein, wenn Ihr Administrator nicht bereits eine festgelegt hat.

       

Die TelePresence-Kostenstelle ist nicht mit dem WebEx-Tracking-Code identisch.

      
      

Angesetzte Systeme            

      
      

Mit diesen Optionen definieren Sie, wie die angesetzten TelePresence-Systeme zur geplanten Startzeit mit dem Meeting verbunden werden können:      

Beitritt mit einem Knopfdruck: Wenn Sie den TelePresence-Raum als Raum-Ressource hinzufügen, können die Teilnehmer die Option Meeting beitreten direkt von ihrem TelePresence-Gerät aus wählen. Diese Funktion wird auch als Eintastenbedienung (One Button to Push, OBTP) bezeichnet.

Automatisch beitreten: Die angesetzten Systeme können sich zur Startzeit automatisch mit dem Meeting verbinden.

              

Wählen Sie „Meeting“, um beizutreten: In den angesetzten Systemen ist eine Schaltfläche für das Meeting und die Einwahlinformationen verfügbar. Wählen Sie diese Option, wenn Teilnehmer über die Schaltfläche der Sitzung beitreten können.

              

Leiten Sie bei Systemen, die diese Option nicht unterstützen, den Eingeladenen die E-Mail-Einladung zu, die die Einwahlinformationen enthält.

Nur Räume reservieren: Die physischen Räume werden reserviert, Verbindungen mit den Systemen sind zur Startzeit jedoch nicht möglich.

             
      

TelePresence-Einwahl- und        Rückrufeinstellungen              

      
      

Wählen Sie Hinzufügen, um Verbindungsmethoden für Geräte und Systeme anzugeben, die sich nicht in der Liste der angesetzten Systeme befinden.

Registerkarte „Einwahl“

       

Wählen Sie den Verbindungstyp SIP-Audio oder SIP-Video aus. Geben Sie dann die Anzahl der Personen ein, die sich mit dem ausgewählten Verbindungstyp einwählen können. Die Zahl bezieht sich eigentlich auf die Anzahl der Geräte. Wenn vier Personen dem Meeting mit einem Gerät beitreten, zählt dieses Gerät einmal.

Sie können an Eingeladene die E-Mail-Einladung mit den Einwahlinformationen weiterleiten.

Hinweis      

Die Zahl, die Sie unter x Personen dürfen sich einwählen für die Einwahl mit der SIP-Videoverbindung angeben, entspricht der im Bereich „Meeting-Optionen“ für die Option x mehr Teilnehmern den Zutritt über Videogeräte erlauben angegebenen Zahl.

                     

Registerkarte „Rückruf“

       

Wählen Sie den Verbindungstyp IP-Video, IP-Audio, ISDN-Video, ISDN-Audio, SIP-Video oder SIP-Audio aus und geben Sie die Kontaktinformationen der eingeladenen Personen ein. Ihre Geräte werden zur angesetzten Startzeit automatisch verbunden.

              

Bearbeiten von Einstellungen      

Zum Bearbeiten oder Löschen einer von Ihnen hinzugefügten Verbindungsmethode wählen Sie Bearbeiten oder Löschen.

             
   

Einschränkungen für Wiederholungsmuster bei der WebEx-Integration in Outlook

Die Wiederholungsoptionen, die Sie mit Integration in Outlook verwenden können, sind auf die Optionen beschränkt, die auf Ihrer WebEx-Site und in Ihrem TelePresence-Planungssystem verfügbar sind. Abhängig von Ihrem WebEx- oder TelePresence-Dienst wird die Verwendung eines Wiederholungsmusters eventuell nicht unterstützt.


Hinweis


Die CMR Hybrid-Integration unterstützt keine Ausnahmen an wiederkehrenden Meeting-Serien. Mit anderen Worten, es werden keine Änderungen an einem einzelnen Termin einer Meeting-Serie unterstützt. Alle Änderungen, die Sie an einer CMR Hybrid-Meeting-Serie vornehmen, sollten für die gesamte Serie gelten.

Reine WebEx-Meetings unterstützen dagegen Ausnahmen für eine wiederkehrende Meeting-Serie.


In der folgenden Tabelle werden die Unterschiede in Wiederholungsmustern zwischen WebEx und Microsoft Outlook aufgeführt.

                   
Tabelle 1: WebEx Meetings
      

Typ      

      
      

Outlook-Option      

      
      

Umgewandelt in WebEx-Meeting-Option      

      
      

Wöchentlich      

      
      

Alle [X] Wochen am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag]      

      

Für Event Center-Events und Training Center-Schulungssitzungen:

Jede Woche am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag]

Wenn Sie ein Meeting ansetzen, das sich alle X Wochen wiederholt (X größer als 1), wird das Meeting wie von Ihnen angegeben in Microsoft Outlook angesetzt. Auf Ihrer WebEx-Website wird es jedoch als wöchentliches Meeting angezeigt.

Als Wochenbeginn wird immer der Standardwert „Sonntag“ verwendet. Dieser Wert kann nicht geändert werden. Wenn Sie den Wochenbeginn also auf einen anderen Tag setzen, wird dies nicht mit der WebEx-Website synchronisiert.

      

Monatlich      

      

Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Tag jedes Monats, der nicht unterstützt wird

      

Nicht unterstützt      

                   
      

Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Wochentag oder Wochenendtag      

      
      

Nicht unterstützt      

      
      

Jährlich      

      
                   

[erster, zweiter, dritter, vierter, letzter] [Tag, Wochentag, Wochenendtag] im [Januar....Dezember]      

      
                   

Nicht unterstützt.      

      
                               
Tabelle 2: Persönliche WebEx-Konferenz-Meetings
      

Typ      

      
      

Outlook-Option      

      
      

Umgewandelt in Persönliche WebEx-Konferenz-Meeting-Option

      
      

Monatlich             

      
      

Tag [X] aller [y] Monate

      

Tag [X] jedes Monats.

Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Wochentag oder Wochenendtag

Nicht unterstützt      

      

Jährlich

      

Jeden [Januar....Dezember] [1,....31]

      

Nicht unterstützt      

                   
      

[erster, zweiter, dritter, vierter, letzter] [Tag, Wochentag, Wochenendtag] im [Januar....Dezember]      

      
      

Nicht unterstützt      

      

[erster, zweiter, dritter, vierter, letzter] [Sonntag, Nicht unterstützt. Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] im [Januar....Dezember]

Nicht unterstützt      

Enddatum

             

Kein Enddatum.

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt.

Endet nach [X]-maligem Eintreten.

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt.

                   

Endet am [Datumseingabe]

      
                   

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt.

      

 


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