Agendar uma reunião WebEx no Microsoft Outlook para o Mac

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jun 16, 2017
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Pré-requisitos para agendar uma reunião


Para agendar uma reunião on-line usando a Integração WebEx com o Microsoft Outlook e enviar convites para a reunião, fique atento ao seguinte:

  • A Integração WebEx com o Outlook oferece as opções básicas para agendar uma reunião. Algumas opções exibidas no site WebEx podem não estar disponíveis na Integração WebEx com o Outlook.

     

  • A Integração WebEx com o Outlook não oferece suporte a todas as opções de recorrência disponíveis no Microsoft Outlook.

     

  • Em qualquer convite de reunião que você envia partir do Microsoft Outlook, a hora de início da reunião é exibida no fuso horário definido no seu computador e não nas suas preferências do serviço definido no seu site WebEx.

     

Agendar uma reunião WebEx

         
1   Para agendar uma reunião WebEx, execute um dos seguintes procedimentos:
  • Clique no ícone WebEx na barra de menus do Mac e selecione Aagendar reunião WebEx.
  • Selecione Novos itens > Reunião ou Compromisso ou, a partir do calendário do Microsoft Outlook, selecione Nova reunião ou Novo compromisso.
  • No Microsoft Outlook, selecione Agendar reunião WebEx no menu Cisco WebEx.
2   Em reuniões ou compromissos no Outlook, especifique informações gerais sobre a reunião:
  • Digite um tópico para a reunião na caixa Assunto.
  • Nas listas Hora de início e Hora de término, especifique as horas de início e de término da reunião, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar um padrão recorrente para a sua reunião, selecione Recorrência e, em seguida, selecione opções de recorrência. Para informações sobre as diferenças entre os padrões de recorrência do WebEx e do Microsoft Outlook, consulte Limitações do padrão de recorrência da integração WebEx com o Outlook.

  • (Opcional) Selecione Localizador de salas ou Assistente de Agendamento > Adicionar salas para agendar uma sala TelePresence para permitir que os usuários entrem de um dispositivo TelePresence.

    Nota      

    Caso seu site e sua conta WebEx tiverem suporte para videoconferência do Meeting Center, ao adicionar a sala TelePresence como um recurso de sala, os convidados podem selecionar Entrar na reunião diretamente do dispositivo TelePresence. Esse recurso é também conhecido como o Apertar de um Botão {One Button to Push - OBTP).

  • (Opcional) Especifique outras opções que o Microsoft Outlook oferece, como uma notificação de reunião.
3   Insira na caixa Para o nome ou endereço de e-mail das pessoas a serem convidadas para a reunião.
Nota      

Caso o seu site e a sua conta WebEx tenham suporte para videoconferência do Meeting Center, quando agendar uma reunião WebEx, o convite de reunião inclui informações que permitem que os convidados entrem a partir de  sistemas de vídeo e aplicativos.

4   Selecione Alterar configurações para especificar configurações de reunião WebEx para o que segue.
  • (Opcional) Selecione o Modelo de reunião a ser usado na reunião.
  • (Opcional) Insira uma senha de reunião para convidados WebEx. Se o seu site exigir uma senha de reunião, um asterisco aparecerá ao lado do campo.
  • (Opcional) Marque Excluir a senha do convite por e-mail para deixar sua reunião mais segura.
  • (Opcional) Selecione quaisquer organizadores alternativos que desejar da lista de convidados. Para mais informações, acesse https://help.webex.com/docs/DOC-11641.
5   Selecione Mostrar configurações avançadas para especificar as seguintes configurações:
  • Selecione o Tipo de reunião.
  • Selecione a Conexão de áudio.
  • Marque Exigir registro do convidado para escolher se os convidados precisam se registrar antes da reunião.
  • Selecione Aceitar automaticamente todos as solicitações de registro para aceitar todas as solicitações de registro.
6   Selecione OK.
7   Clique em Enviar para enviar os convites aa reunião para as pessoas que tiver convidado.

Agendar uma reunião de conferência pessoal ou somente áudio

Se você estiver usando o provedor de serviço de telefonia (TSP) de áudio, você pode agendar uma reunião somente áudio.

         
1   Para agendar uma reunião de conferência pessoal, execute um dos seguintes procedimentos:
  • Clique no ícone WebEx na barra de menus do Mac, selecione Agendar reunião de conferência pessoal ou reunião somente áudio.
  • Selecione Novos itens > Reunião ou Compromisso ou, a partir do calendário do Microsoft Outlook, selecione Nova reunião ou Novo compromisso.
  • No Microsoft Outlook, selecione Agendar reunião de conferência pessoal ou uma reunião somente áudio a partir de carte Cisco WebEx.
2   Em reuniões ou compromissos no Outlook, especifique informações gerais sobre a reunião:
  • Digite um tópico para a reunião na caixa Assunto.
  • Nas listas Hora de início e Hora de término, especifique as horas de início e de término da reunião, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar um padrão recorrente para a sua reunião, selecione Recorrência e, em seguida, selecione opções de recorrência. Para informações sobre as diferenças entre os padrões de recorrência do WebEx e do Microsoft Outlook, consulte Limitações do padrão de recorrência da integração WebEx com o Outlook.

  • (Opcional) Especifique outras opções que o Microsoft Outlook oferece, como uma notificação de reunião.
3   Insira na caixa Para o nome ou endereço de e-mail das pessoas a serem convidadas para a reunião.
4   Selecione Alterar definições para especificar as configurações da reunião de conferência pessoal para a seguinte.
  • (Opcional) Insira uma senha de reunião para convidados WebEx. Se o seu site exigir uma senha de reunião, um asterisco aparecerá ao lado do campo.
  • (Opcional) Marque Excluir a senha do convite por e-mail para deixar sua reunião mais segura.
  • (Opcional) Selecione quaisquer organizadores alternativos que desejar da lista de convidados. Para mais informações, acesse https://help.webex.com/docs/DOC-11641.
5   Selecione Mostrar configurações avançadas para especificar as seguintes configurações:
  • Selecione o Tipo de reunião.
  • Selecione a Conexão de áudio.
  • Marque Exigir registro do convidado para escolher se os convidados precisam se registrar antes da reunião.
  • Selecione Aceitar automaticamente todos as solicitações de registro para aceitar todas as solicitações de registro.
6   Selecione OK.
7   Clique em Enviar para enviar os convites aa reunião para as pessoas que tiver convidado.

Agendar uma reunião WebEx e TelePresence

  
          
1   Para agendar uma reunião WebEx e TelePresence, execute um dos seguintes procedimentos:
  • Selecione Novos itens > Reunião ou Compromisso ou, a partir do calendário do Microsoft Outlook, selecione Nova reunião ou Novo compromisso.
  • No Microsoft Outlook, selecione Agendar reunião WebEx e TelePresence no menu Cisco WebEx.
    Nota      

    Você precisará inserir as configurações WebEx e TelePresence para especificar as informações gerais da reunião.

  • Clique no ícone WebEx na barra de menu do Mac e selecione Agendar reunião WebEx e TelePresence.
    Nota      

    Você precisará inserir as configurações WebEx e TelePresence para especificar as informações gerais da reunião.

2   Em reuniões ou compromissos no Outlook, especifique informações gerais sobre a reunião:
  • Digite um tópico para a reunião na caixa Assunto.
  • Nas listas Hora de início e Hora de término, especifique as horas de início e de término da reunião, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar um padrão recorrente para a sua reunião, selecione Recorrência e, em seguida, selecione opções de recorrência. Para informações sobre as diferenças entre os padrões de recorrência do WebEx e do Microsoft Outlook, consulte Limitações do padrão de recorrência da integração WebEx com o Outlook.

  • (Opcional) Especifique outras opções que o Microsoft Outlook oferece, como uma notificação de reunião.
3   Insira na caixa Para o nome ou endereço de e-mail das pessoas a serem convidadas para a reunião.
Nota      

Se tiver selecionado Compromisso para agendar a sua reunião, selecione Convidar Convidados para visualizar a caixa Para.

4   Selecione Adicionar WebEx e TelePresence no menu Adicionar reunião WebEx.
5   Na caixa de diálogo WebEx e TelePresence, especifique opções para sua reunião WebEx:
  1. (Opcional) Insira uma senha de reunião para convidados WebEx. Se o seu site exigir uma senha de reunião, um asterisco aparecerá ao lado do campo.      
    Nota             

    A senha de reunião WebEx é diferente do PIN que pode ser especificado para uma reunião TelePresence.

          
         
  2. (Opcional) Marque Excluir a senha do convite por e-mail para deixar sua reunião mais segura.
  3. (Opcional) Selecione quaisquer organizadores alternativos que desejar da lista de convidados. Um organizador alternativo tem permissão para iniciar e organizar a sua reunião quando você não puder comparecer. Para mais informações, acesse https://help.webex.com/docs/DOC-11641.
  4. (Opcional) Selecione Configurações avançadas do WebEx para especificar os seguintes detalhes:
    • Escolha o Tipo de reunião.

       

    • Escolha a Conexão de áudio.

       

    • Marque Exigir registro do convidado para escolher se os convidados precisam se registrar antes da reunião.

       

    • Selecione Aceitar automaticamente todos as solicitações de registro para aceitar todas as solicitações de registro.

       

6   Na caixa de diálogo WebEx e TelePresence, especifique as opções de TelePresence para a sua reunião:
  1. Insira a sala TelePresence a ser utilizada para a sua reunião

    Os sistemas que você selecionar serão incluídos nos campos Para e Localidade na janela de reunião.

  2. (Opcional) Insira o número dos participantes com chamada de entrada de vídeo adicional que podem ligar para a reunião em Adicionar participantes com chamada de vídeo.     
    Nota      

    Esta opção permite que você reserve uma capacidade para que mais pessoas entrem usando sistemas pessoais de videoconferência, como o Cisco TelePresence Série EX e dispositivos executando aplicativos Cisco Jabber Vídeo. O número que você digitar exclui qualquer sistema de TelePresence que você adicionou nos campos Para e Localidade. Você deve estar ciente do número recomendado para seu site e não deve exceder esse limite recomendado.

               
  3. (Opcional) Selecione Configurações avançadas do TelePresence para especificar os seguintes detalhes:
    • PIN da reunião: Crie uma senha numérica para evitar que pessoas aleatórias liguem para a reunião TelePresence. O PIN está incluído no convite por e-mail.

       

    • Código de cobrança: Digite o código de cobrança desta reunião caso o seu administrador ainda não tenha especificado um.

       

    • Tipo de conexão da reunião: Selecione a conexão a ser utilizada, como Um Botão para Entrar.

       

    • Adicione conexão de chamada de entrada: Selecione + para adicionar uma conexão de chamada de entrada, selecione Vídeo ou Áudio para o tipo de conexão e então especifique o número de pessoas que podem fazer chamadas de entrada usando o tipo de conexão selecionado. O número tecnicamente refere-se ao número de dispositivos; se quatro pessoas entrarem na reunião em um dispositivo, será contabilizado como um.

       

    • Adicione conexão do retorno de chamada: Selecione + para adicionar uma conexão de retorno de chamada, selecione Áudio SIP, Vídeo SIP, Áudio IP, Vídeo IP ou Áudio ISDN para o tipo de conexão e então insira as informações de contato dos convidados. Seus dispositivos serão automaticamente conectados na hora de início agendada.

       

7   Selecione OK.
8   Clique em Enviar para enviar os convites aa reunião para as pessoas que tiver convidado.

Agendar uma reunião de Sala Pessoal

Quando você agenda uma reunião de Sala Pessoal, a reunião acontece na sua Sala Pessoal e o link para entrar na reunião é a URL da sua Sala Pessoal.

      
1   Para agendar uma reunião de sala pessoal, execute um dos seguintes procedimentos:
  • No Microsoft Outlook para Agendar reunião de sala pessoal no menu Cisco WebEx.
  • Selecione o ícone WebEx na barra de menu do Mac e selecione Agendar reunião de sala pessoal.
  • Selecione Novos itens > Reunião ou Compromisso ou, a partir do calendário do Microsoft Outlook, selecione Nova reunião ou Novo compromisso e selecione Adicionar sala pessoal no menu Adicionar Reunião WebEx.
Nota      

Caso seu site e sua conta WebEx tiverem suporte para videoconferência do Meeting Center, ao agendar uma sala pessoal, o convite por e-mail inclui informações que permitem que os convidados entrem de sistemas e aplicativos de vídeo.

2   Faça o seguinte para especificar as informações gerais da reunião:
  • Digite um tópico para a reunião na caixa Assunto.
  • Nas listas Hora de início e Hora de término, especifique as horas de início e de término da reunião, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar um padrão recorrente para a sua reunião, selecione Recorrência e, em seguida, selecione opções de recorrência. Para informações sobre as diferenças entre os padrões de recorrência do WebEx e do Microsoft Outlook, consulte Limitações do padrão de recorrência da integração WebEx com o Outlook.

  • (Opcional) Selecione Salas ou selecione Assistente de agendamento > Adicionar salas para agendar uma sala TelePresence para permitir que os usuários entrem de um dispositivo TelePresence.

    Nota      

    Caso seu site e sua conta WebEx tiverem suporte para videoconferência do Meeting Center, ao adicionar a sala TelePresence como um recurso de sala, os convidados podem selecionar Entrar na reunião diretamente do dispositivo TelePresence. Esse recurso é também conhecido como o Apertar de um Botão {One Button to Push - OBTP).

  • (Opcional) Especifique outras opções que o Microsoft Outlook oferece, como uma notificação de reunião.
3   Insira na caixa Para o nome ou endereço de e-mail das pessoas a serem convidadas para a reunião.
Nota      

Se tiver selecionado Compromisso para agendar a sua reunião, selecione Convidar Convidados para visualizar a caixa Para.

4   Clique em Enviar para enviar os convites aa reunião para as pessoas que tiver convidado.

Editar uma reunião agendada

 

Após agendar uma reunião usando a Integração WebEx com o Outlook, você pode usar o Outlook para editá-la a qualquer momento. Por exemplo, você pode alterar a hora de início, especificar uma nova senha, escolher uma opção de conexão de áudio diferente, etc.

   

Uma vez que você edite uma reunião agendada, a integração com o Outlook envia um convite por e-mail atualizado para os convidados da reunião e também atualiza as informações da reunião no seu site WebEx.

   

Nota


   

Se você reagendar uma única ocorrência de reunião WebEx recorrente usando o Microsoft Outlook, as alterações serão exibidas também no seu site WebEx.

   
  
     
1   No seu calendário do Microsoft Outlook, abra o item da reunião agendada.
2   Você pode alterar qualquer um dos que seguem:
  • Para alterar as configurações de reunião WebEx, selecione Alterar configurações.
  • Para adicionar ou alterar um padrão de recorrência, selecione Recorrência.     
  • Para editar o texto na mensagem de convite da reunião por e-mail, faça-o na janela Compromisso.
3   Execute um dos seguintes procedimentos, conforme for apropriado:
  • Para enviar o convite de reunião atualizado para participantes convidados e salvar a reunião atualizada no seu calendário do Outlook, selecione Enviar atualização.

  • Para salvar a reunião atualizada no seu calendário do Outlook, selecione Salvar e Fechar.

Cancelar uma reunião agendada

Se você agendar uma reunião usando a integração com o Outlook, você pode cancelar a reunião no Outlook.

Você pode usar o botão cancelar uma reunião WebEx, cancelar uma Sala Pessoal ou cancelar uma reunião de Conferência Pessoal na barra de ferramentas do WebEx no Outlook para cancelar e remover as informações do WebEx da reunião ou do compromisso do Outlook. Você pode querer fazer isso se estiver alterando o tipo de reunião WebEx; por exemplo, se você originalmente tiver agendado uma reunião WebEx e quiser alterá-la para uma reunião de sala pessoal.


Nota


   
  • Se você cancelar uma reunião WebEx usando seu site WebEx, suas alterações não serão exibidas no Microsoft Outlook. Por exemplo, se você cancelar a reunião usando seu site, a reunião não será cancelada no calendário do Outlook. Portanto, recomendamos que você utilize apenas o Outlook para cancelar uma reunião. Editar uma reunião que foi agendada pelo Outlook usando seu site WebEx não é uma opção.

     

  • Se você cancelar uma única ocorrência de reunião WebEx recorrente usando o Microsoft Outlook, as alterações serão exibidas também no seu site WebEx.

     

  • Se você salvar a reunião ou compromisso após usar um destes botões de cancelamento e não adicionar outra reunião WebEx, uma reunião de sala pessoal ou reunião de conferência pessoal, ela se torna uma reunião regular do Microsoft Outlook sem informações WebEx.

     

   

Você também pode cancelar uma reunião no calendário do Microsoft Outlook conforme descrito abaixo.

      
1   No seu calendário do Microsoft Outlook, abra o item da reunião agendada.
2   Selecione Cancelar.
3   Selecione Sim na mensagem de confirmação.
4   Selecione Enviar cancelamento.

Limitações do padrão de recorrência na integração WebEx com o Outlook

A tabela a seguir mostra as diferenças entre os padrões de recorrência do Microsoft Outlook e do WebEx.

                   
Tabela 1 Reuniões WebEx
      

Tipo      

      
      

Opção do Outlook      

      
      

Convertido para a opção Reunião WebEx      

      
      

Semanalmente      

      
      

A cada [X] semanas em: [Domingo, Segunda, Terça, Quarta,         Quinta, Sexta, Sábado]      

      

Quando o processo de conversão estiver concluído, a janela Conversão concluída aparecerá.

Toda semana em: Reproduzir e converter gravações WebEx (WBS30, WBS31)

Se você agendar uma reunião que se repete a cada X semanas, onde X é maior que 1, no Microsoft Outlook, a reunião será agendada no Outlook conforme especificado, mas será exibida como uma reunião semanal no site WebEx.

O início da semana sempre aponta para o valor padrão Domingo. A personalização não é suportada, por isso, se você alterar o início da semana para um dia diferente, o início da semana não será sincronizado com o site WebEx.

      

Mensalmente      

      

O [primeiro, segundo, terceiro, quarto, último] dia não tem suporte para todos os meses

      

Não tem suporte      

                   
      

O [primeiro, segundo, terceiro, quarto, último] dia de semana ou dia do fim-de-semana      

      
      

Não tem suporte      

      
      

Anualmente      

      
                   

[primeiro, segundo, terceiro, quarto, último] [dia, dia de semana, dia do fim de semana] de [Janeiro....Dezembro]      

      
                   

Não é compatível.      

      
                               
Tabela 2 Reuniões de Conferência Pessoal WebEx
      

Tipo      

      
      

Opção do Outlook      

      
      

Convertido para a opção de reunião de Conferência Pessoal WebEx

      
      

Mensalmente             

      
      

Dia [X] a cada [Y] meses

      

Dia [X] de cada mês.

O [primeiro, segundo, terceiro, quarto, último] dia de semana ou dia do fim-de-semana

Não tem suporte      

      

Anualmente

      

A cada [Janeiro....Dezembro] [1,...31]

      

Não tem suporte      

                   
      

[primeiro, segundo, terceiro, quarto, último] [dia, dia de semana, dia do fim de semana] de [Janeiro....Dezembro]      

      
      

Não tem suporte      

      

[primeiro, segundo, terceiro, quarto, último] [domingo, não tem suporte. segunda-feira, terça-feira, quarta-feira, quinta-feira, sexta-feira, Sábado] de [Janeiro.... Dezembro]

Não tem suporte      

Data de término

             

Sem data de término.

Se o período de tempo for mais longo que um ano, ele é convertido para um ano.

Terminar após [X] ocorrências.

Se o período de tempo for mais longo que um ano, ele é convertido para um ano.

                   

Termina em [date input]

      
                   

Se o período de tempo for mais longo que um ano, ele é convertido para um ano.

      

 


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