Планирование совещания в Microsoft Outlook для Mac

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jun 16, 2017
Version 7Show Document
  • View in full screen mode

 

Необходимые условия планирования совещания


При планировании онлайн-совещания с использованием интеграции WebEx в Microsoft Outlook и отправке приглашений на совещание необходимо иметь в виду указанное ниже.

  • Интеграция WebEx в Outlook обеспечивает возможность использования базовых параметров планирования совещания. Некоторые параметры, отображающиеся на веб-сайте WebEx, могут быть недоступны в интеграции WebEx в Outlook.

     

  • Интеграция WebEx в Outlook поддерживает не все параметры повторений, доступные в Microsoft Outlook.

     

  • Во всех приглашениях на совещание, отправляемых с помощью Microsoft Outlook, время начала совещания отображается в часовом поясе, заданном на вашем компьютере, и может не совпадать с часовым поясом, заданным в предпочтительных параметрах на веб-сайте WebEx.

     

Планирование совещания WebEx

         
1   Чтобы запланировать совещание WebEx, выполните одно из перечисленных ниже действий.
  • Выберите пиктограмму WebEx в строке меню на компьютере Mac, после чего выберите Запланировать совещание WebEx.
  • Выберите параметры Создать элементы > Собрание или Встреча в календаре Microsoft Outlook, затем выберите Создать собрание или Создать встречу.
  • Выберите в Microsoft Outlook пункт Запланировать совещание WebEx в меню Cisco WebEx.
2   Укажите общую информацию о совещании в параметрах собрания или встречи Outlook.
  • Введите тему совещания в поле Тема.
  • В списках Время начала и Время завершения укажите соответствующие значения времени для совещания.
  • (Необязательно) Чтобы задать шаблон повторения для совещания, нажмите Повторение и выберите параметры повторения. Дополнительную информацию о различиях шаблонов повторения в WebEx и Microsoft Outlook см. в разделе Ограничения шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook.

  • (Необязательно) Выберите средство поиска комнат или Помощник по планированию > Добавить комнаты, чтобы запланировать комнату TelePresence, к которой пользователи смогут присоединиться с помощью устройства TelePresence.

    Примечание      

    Если ваш веб-сайт WebEx и ваша учетная запись поддерживают видеоконференции Meeting Center, при добавлении вами комнаты TelePresence в качестве ресурса комнат приглашенные смогут выбрать параметр Присоединиться к совещанию непосредственно на устройстве TelePresence. Эта функция также известна как "Одно нажатие кнопки".

  • (Необязательно) Укажите другие параметры Microsoft Outlook, например уведомление о совещании.
3   Введите в поле Кому имена или адреса электронной почты пользователей, которых следует пригласить на совещание.
Примечание      

Если ваш веб-сайт WebEx и ваша учетная запись поддерживают видеоконференции Meeting Center, при планировании вами совещания WebEx в приглашении на совещание указывается информация, с помощью которой приглашенные смогут присоединиться с использованием видеосистем и приложений.

4   Выберите параметр Изменить настройки, чтобы настроить совещание WebEx, как указано ниже.
  • (Необязательно) Выберите шаблон совещания, который следует использовать для совещания.
  • (Необязательно) Введите пароль совещания для приглашенных в WebEx. Если на сайте требуется ввод пароля совещания, рядом с полем будет отображаться звездочка.
  • (Необязательно) Установите флажок Исключить пароль из электронного приглашения для повышения безопасности совещания.
  • (Необязательно) Выберите альтернативных организаторов совещания в списке приглашенных (при необходимости). Дополнительную информацию см. в статье https://help.webex.com/docs/DOC-11642.
5   Выберите параметр Показать дополнительные настройки, чтобы выполнить настройку, как указано ниже.
  • Выберите Тип совещания.
  • Выберите Аудиосоединение.
  • Установите флажок Требовать регистрацию приглашенного пользователя, чтобы определить, следует ли посетителям регистрироваться перед совещанием.
  • Установите флажок Автоматически принимать все запросы на регистрацию для принятия всех запросов на регистрацию.
6   Нажмите ОК.
7   Выберите Отправить, чтобы отправить приглашения на совещание приглашенным пользователям.

Планирование персонального совещания или аудиосовещания

При использовании аудио от поставщика услуг телефонии (TSP) вы можете вместо этого запланировать аудиосовещание.

         
1   Чтобы запланировать персональное совещание, выполните одно из перечисленных ниже действий.
  • Выберите пиктограмму WebEx в строке меню на компьютере Mac, после чего выберите Запланировать персональное совещание или Аудиосовещание.
  • Выберите параметры Создать элементы > Собрание или Встреча в календаре Microsoft Outlook, затем выберите Создать собрание или Создать встречу.
  • Выберите в Microsoft Outlook пункт Запланировать персональное совещание или Аудиосовещание в меню Cisco WebEx.
2   Укажите общую информацию о совещании в параметрах собрания или встречи Outlook.
  • Введите тему совещания в поле Тема.
  • В списках Время начала и Время завершения укажите соответствующие значения времени для совещания.
  • (Необязательно) Чтобы задать шаблон повторения для совещания, нажмите Повторение и выберите параметры повторения. Дополнительную информацию о различиях шаблонов повторения в WebEx и Microsoft Outlook см. в разделе Ограничения шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook.

  • (Необязательно) Укажите другие параметры Microsoft Outlook, например уведомление о совещании.
3   Чтобы пригласить пользователей на совещание, введите их имена или адреса электронной почты в поле Кому.
4   Выберите параметр Изменить настройки, чтобы настроить персональное совещание, как указано ниже.
  • (Необязательно) Введите пароль совещания для приглашенных в WebEx. Если на сайте требуется ввод пароля совещания, рядом с полем будет отображаться звездочка.
  • (Необязательно) Установите флажок Исключить пароль из электронного приглашения для повышения безопасности совещания.
  • (Необязательно) Выберите альтернативных организаторов совещания в списке приглашенных (при необходимости). Дополнительную информацию см. в статье https://help.webex.com/docs/DOC-11642.
5   Выберите параметр Показать дополнительные настройки, чтобы выполнить настройку, как указано ниже.
  • Выберите Тип совещания.
  • Выберите Аудиосоединение.
  • Установите флажок Требовать регистрацию приглашенного пользователя, чтобы определить, следует ли посетителям регистрироваться перед совещанием.
  • Установите флажок Автоматически принимать все запросы на регистрацию для принятия всех запросов на регистрацию.
6   Нажмите ОК.
7   Выберите Отправить, чтобы отправить приглашения на совещание приглашенным пользователям.

Планирование совещания WebEx с TelePresence

  
          
1   Чтобы запланировать совещание WebEx с TelePresence, выполните одно из перечисленных ниже действий.
  • Выберите параметры Создать элементы > Собрание или Встреча в календаре Microsoft Outlook, затем выберите Создать собрание или Создать встречу.
  • Выберите в Microsoft Outlook пункт Запланировать совещание WebEx с TelePresence в меню Cisco WebEx.
    Примечание      

    Вам потребуется установить настройки WebEx и TelePresence, прежде чем вы сможете указать общую информацию о совещании.

  • Выберите пиктограмму WebEx в строке меню на компьютере Mac, после чего выберите Запланировать совещание WebEx с TelePresence.
    Примечание      

    Вам потребуется установить настройки WebEx и TelePresence, прежде чем вы сможете указать общую информацию о совещании.

2   Укажите общую информацию о совещании в параметрах собрания или встречи Outlook.
  • Введите тему совещания в поле Тема.
  • В списках Время начала и Время завершения укажите соответствующие значения времени для совещания.
  • (Необязательно) Чтобы задать шаблон повторения для совещания, нажмите Повторение и выберите параметры повторения. Дополнительную информацию о различиях шаблонов повторения в WebEx и Microsoft Outlook см. в разделе Ограничения шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook.

  • (Необязательно) Укажите другие параметры Microsoft Outlook, например уведомление о совещании.
3   Введите в поле Кому имена или адреса электронной почты пользователей, которых следует пригласить на совещание.
Примечание      

Если для планирования совещания был выбран параметр Встреча, выберите Пригласить посетителей, чтобы просмотреть список пользователей в поле Кому.

4   Выберите Добавить WebEx и TelePresence в меню "Добавить совещание WebEx".
5   В диалоговом окне "WebEx и TelePresence" укажите параметры WebEx для своего совещания.
  1. (Необязательно) Введите пароль совещания для приглашенных в WebEx. Если на сайте требуется ввод пароля совещания, рядом с полем будет отображаться звездочка.      
    Примечание             

    Пароль совещания WebEx отличается от ПИН, который можно указать для совещания TelePresence.

          
         
  2. (Необязательно) Установите флажок Исключить пароль из электронного приглашения для повышения безопасности совещания.
  3. (Необязательно) Выберите альтернативных организаторов совещания в списке приглашенных (при необходимости). Альтернативный организатор – это пользователь, имеющий полномочие начать и провести совещание в ваше отсутствие. Дополнительную информацию см. в статье https://help.webex.com/docs/DOC-11642.
  4. (Необязательно) Выберите параметр Дополнительные настройки WebEx, чтобы указать сведения, как описано ниже.
    • Выберите Тип совещания.

       

    • Выберите Аудиосоединение.

       

    • Установите флажок Требовать регистрацию приглашенного пользователя, чтобы определить, следует ли посетителям регистрироваться перед совещанием.

       

    • Установите флажок Автоматически принимать все запросы на регистрацию для принятия всех запросов на регистрацию.

       

6   В диалоговом окне "WebEx и TelePresence" укажите параметры TelePresence для своего совещания.
  1. Укажите комнату TelePresence, которую следует использовать для совещания.

    Выбранные системы добавляются в поля "Кому" и "Местонахождение" в окне совещания.

  2. Необязательные действия. Введите количество дополнительных участников видеозвонка на номер системы, которые могут звонить на номер системы совещания. Для этого выберите Добавить участников видеозвонка на номер системы.     
    Примечание      

    Этот параметр позволяет зарезервировать места для присоединения к совещанию дополнительных пользователей с помощью персональных систем для видеоконференций, например Cisco TelePresence EX Series, и устройств, на которых запущены приложения Cisco Jabber Video. Введенное число исключает все системы TelePresence, добавленные в полях Кому и Местонахождение. Учитывайте рекомендованное количество участников для вашего веб-сайта и не превышайте это предельное значение.

               
  3. (Необязательно) Выберите параметр Дополнительные настройки TelePresence, чтобы указать перечисленные ниже сведения.
    • ПИН совещания. Создайте цифровой пароль, чтобы случайные люди не могли позвонить на ваше совещание TelePresence. ПИН указывается в электронном приглашении.

       

    • Код платежа. Введите код платежа для этого совещания, если он не был указан администратором.

       

    • Тип соединения совещания. Выбор типа соединения, который следует использовать, например "Одна кнопка для присоединения".

       

    • Добавить соединение звонка на номер системы. Нажмите кнопку "+", чтобы добавить соединение звонка на номер системы, выберите Видео или Аудио в качестве типа соединения, после чего укажите количество пользователей, которые могут совершить звонок на номер системы с использованием выбранного типа соединения. Указанное число технически относится к количеству устройств: если четыре человека присоединяются к совещанию на одном устройстве, считается, что это одно подключение.

       

    • Добавить соединение звонка системы. Нажмите кнопку "+", чтобы добавить соединение звонка системы, выберите аудио SIP, видео SIP, аудио по IP, видео по IP или аудио ISDN в качестве типа соединения, после чего введите контактные данные приглашенных. Их устройства будут автоматически подключены во время запланированного начала совещания.

       

7   Нажмите ОК.
8   Выберите Отправить, чтобы отправить приглашения на совещание приглашенным пользователям.

Планирование совещания в персональной комнате

Запланированное совещание в персональной комнате проводится в вашей персональной комнате, ссылка на присоединение к совещанию представляет собой URL вашей персональной комнаты.

      
1   Чтобы запланировать совещание в персональной комнате, выполните одно из перечисленных ниже действий.
  • Выберите в Microsoft Outlook пункт Запланировать совещание в персональной комнате в меню Cisco WebEx.
  • Выберите пиктограмму WebEx в строке меню на компьютере Mac, после чего выберите Запланировать совещание в персональной комнате.
  • Выберите параметры Создать элементы > Собрание или Встреча в календаре Microsoft Outlook, затем выберите Создать собрание или Создать встречу, после чего выберите Добавить персональную комнату в меню "Добавить совещание WebEx".
Примечание      

Если ваш веб-сайт WebEx и ваша учетная запись поддерживают видеоконференции Meeting Center, при планировании вами совещания в персональной комнате в приглашении на совещание указывается информация, с помощью которой приглашенные смогут присоединиться с использованием видеосистем и приложений.

2   Чтобы задать основную информацию о совещании, выполните указанные ниже действия.
  • Введите тему совещания в поле Тема.
  • В списках Время начала и Время завершения укажите соответствующие значения времени для совещания.
  • (Необязательно) Чтобы задать шаблон повторения для совещания, нажмите Повторение и выберите параметры повторения. Дополнительную информацию о различиях шаблонов повторения в WebEx и Microsoft Outlook см. в разделе Ограничения шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook.

  • (Необязательно) Выберите Комнаты или параметры Помощник по планированию > Добавить комнаты, чтобы запланировать комнату TelePresence, к которой пользователи смогут присоединиться с помощью устройства TelePresence.

    Примечание      

    Если ваш веб-сайт WebEx и ваша учетная запись поддерживают видеоконференции Meeting Center, при добавлении вами комнаты TelePresence в качестве ресурса комнат приглашенные смогут выбрать параметр Присоединиться к совещанию непосредственно на устройстве TelePresence. Эта функция также известна как "Одно нажатие кнопки".

  • (Необязательно) Укажите другие параметры Microsoft Outlook, например уведомление о совещании.
3   Введите в поле Кому имена или адреса электронной почты пользователей, которых следует пригласить на совещание.
Примечание      

Если для планирования совещания был выбран параметр Встреча, выберите Пригласить посетителей, чтобы просмотреть список пользователей в поле Кому.

4   Выберите Отправить, чтобы отправить приглашения на совещание приглашенным пользователям.

Изменение запланированного совещания

 

Совещание, запланированное с помощью интеграции WebEx в Outlook, можно в любой момент изменить с помощью Outlook. Например, можно изменить время его начала, задать новый пароль, выбрать другой параметр аудиосоединения и так далее.

   

После правки запланированного совещания в интеграции WebEx в Outlook приглашенным на совещание посетителям отправляется обновленное приглашение на совещание. Кроме того, обновляется информация о совещании на вашем веб-сайте WebEx.

   

Примечание


   

При переносе одного повторения совещания WebEx с помощью Microsoft Outlook изменения будут также отражены на вашем веб-сайте WebEx.

   
  
     
1   Откройте пункт календаря Microsoft Outlook, соответствующий запланированному совещанию.
2   Вы можете внести одно из указанных ниже изменений.
  • Изменить настройки совещания WebEx, нажав Изменить настройки.
  • Добавить или изменить шаблон повторения можно, нажав Повторение.     
  • Изменить текст электронного сообщения с приглашением на совещание в окне Встреча.
3   Выполните одно из указанных ниже действий.
  • Чтобы отправить посетителям по электронной почте обновленное приглашение и сохранить обновленное совещание в календаре Outlook, нажмите Отправить обновленные сведения.

  • Чтобы сохранить обновленное совещание в календаре Outlook, нажмите Сохранить и закрыть.

Отмена запланированного совещания

Если совещание запланировано с помощью интеграции в Outlook, можно отменить это совещание в Outlook.

Чтобы отменить или удалить информацию WebEx в параметрах собрания или встречи в Outlook, можно использовать кнопки Отменить совещание WebEx, Отменить совещание в персональной комнате или Отменить персональное совещание на панели инструментов WebEx. Это может потребоваться при изменении типа совещания WebEx; например, если изначально было запланировано совещание WebEx, а теперь требуется заменить его совещанием в персональной комнате.


Примечание


   
  • В случае отмены совещания WebEx на веб-сайте WebEx изменения не будут отражены в Outlook. Например, если совещание было отменено на веб-сайте, оно не будет отменено в календаре Outlook. Поэтому для отмены совещания рекомендуется использовать только Outlook. Правка совещания, запланированного в Outlook, с помощью веб-сайта Webex не приводит к желаемому результату.

     

  • При отмене одного повторения совещания WebEx с помощью Microsoft Outlook изменения будут также отражены на вашем веб-сайте WebEx.

     

  • Если вы сохраняете собрание или встречу после нажатия одной из этих кнопок отмены и не добавили другое совещание WebEx, совещание в персональной комнате или персональное совещание, тип совещания будет изменен на стандартное собрание Microsoft Outlook без информации для присоединения в WebEx.

     

   

Также отменить совещание можно в календаре Microsoft Outlook, как описано ниже.

      
1   Откройте пункт календаря Microsoft Outlook, соответствующий запланированному совещанию.
2   Нажмите Отмена.
3   Выберите Да в окне подтверждения.
4   Выберите Отправить уведомление об отмене.

Ограничения шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook

В таблице ниже показаны различия шаблонов повторения в WebEx и Microsoft Outlook.

                   
Таблица 1. Совещания WebEx
      

Тип      

      
      

Параметр Outlook      

      
      

Преобразован в параметр совещания WebEx      

      
      

По неделям      

      
      

Кажд. [X] нед. в: [воскресенье, понедельник, вторник, среду, четверг, пятницу, субботу].      

      

Для event-совещаний Event Center и сеансов обучения Training Center.

Каждую неделю в: [воскресенье, понедельник, вторник, среду, четверг, пятницу, субботу].

При планировании в Microsoft Outlook совещания, которое должно повторяться каждую X неделю (где X больше 1), совещание будет запланировано в Outlook надлежащим образом, однако на веб-сайте WebEx будет отображаться как еженедельное.

Для параметра начала недели по умолчанию всегда установлено значение "Воскресенье". Пользовательская настройка не поддерживается, поэтому изменение дня начала недели не будет синхронизировано с веб-сайтом WebEx.

      

По месяцам      

      

[Первый, второй, третий, четвертый, последний] день каждого месяца

      

Не поддерживается.      

                   
      

[Первый, второй, третий, четвертый, последний] рабочий или выходной день      

      
      

Не поддерживается.      

      
      

Ежегодно      

      
                   

[первый, второй, третий, четвертый, последний] [день, рабочий день, выходной день] [января,..., декабря]      

      
                   

Не поддерживается.      

      
                               
Таблица 2. Персональные совещания WebEx
      

Тип      

      
      

Параметр Outlook      

      
      

Преобразованный параметр персонального совещания WebEx

      
      

По месяцам             

      
      

[X]-й день кажд. [y] мес.

      

[x]-й день каждого месяца.

[Первый, второй, третий, четвертый, последний] рабочий или выходной день

Не поддерживается.      

      

Ежегодно

      

Кажд. [1,..., 31] [января,..., декабря]

      

Не поддерживается.      

                   
      

[первый, второй, третий, четвертый, последний] [день, рабочий день, выходной день] [января,..., декабря]      

      
      

Не поддерживается.      

      

[Перв., втор., трет., четверт., послед.] [воскресенье, понедельник, вторник, среда, четверг, пятница, суббота] [января,..., декабря]

Не поддерживается.      

Дата окончания

             

Без указания даты окончания.

Если период времени превышает год, он преобразовывается в один год.

Завершить после [x] повторен.

Если период времени превышает год, он преобразовывается в один год.

                   

Закончить до [ввести дату]

      
                   

Если период времени превышает год, он преобразовывается в один год.

      

 


Attachments

    Outcomes