在 Mac 版 Microsoft Outlook 中排定會議

Document created by Cisco Localization Team on Oct 12, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jun 16, 2017
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排定會議先決條件


若要使用「WebEx 與 Microsoft Outlook 之整合」排定線上會議並傳送會議邀請,請注意以下資訊:

  • 「WebEx 與 Outlook 之整合」提供了用於排定會議的基本選項。 某些出現在您的 WebEx 網站上的選項可能在「WebEx 與 Outlook 之整合」中不可用。

     

  • 「WebEx 與 Outlook 之整合」並不支援在 Microsoft Outlook 中可用的所有重複選項。

     

  • 在您從 Microsoft Outlook 傳送的任何會議邀請中,會議的開始時間都以您電腦上設定的時區顯示,並且可能與您在 WebEx 網站上設定的時區喜好設定不符。

     

排定 WebEx 會議

         
1   若要排定 WebEx 會議,請執行以下操作之一:
  • 選取 Mac 功能表列上的 WebEx 圖示,然後選取排定 WebEx 會議
  • 選取新項目 > 會議約會,或從 Microsoft Outlook 行事歷選取新會議新約會
  • 在 Microsoft Outlook 中,選取 Cisco WebEx 功能表中的排定 WebEx 會議
2   在 Outlook 會議或約會中,指定一般會議資訊:
  • 主旨方塊中鍵入會議主題。
  • 開始時間結束時間清單中,分別指定會議的開始時間和結束時間。
  • (可選)若要為會議指定重複模式,選取週期性,然後選取重複選項。 有關 WebEx 與 Microsoft Outlook 的重複模式的差異的資訊,請參閱「WebEx 與 Outlook」之整合的重複模式限制

  • (可選)選取會議室尋找工具排程小幫手 > 新增會議室來預約允許使用者從 TelePresence 裝置加入的 TelePresence 會議室。

    附註      

    如果您的 WebEx 網站和帳戶支援 Meeting Center 視訊會議,那麼當您將 TelePresence 會議室新增為會議室資源時,受邀者可以直接從 TelePresence 裝置選取加入會議。 此功能也稱為「一鍵操作」(OBTP)。

  • (可選)指定 Microsoft Outlook 提供的其它選項,譬如會議通知。
3   收件者方塊中輸入受邀加入會議的人員的姓名或電子郵件地址。
附註      

如果您的 WebEx 網站和帳戶支援 Meeting Center 視訊會議,那麼當您排定 WebEx 會議時,會議邀請將包含允許受邀者從視訊系統和應用程式加入會議的資訊。

4   選取變更設定以指定下列 WebEx 會議設定。
  • (可選)選取用於會議的會議範本
  • (可選)輸入供 WebEx 受邀者使用的會議密碼。 如果您的網站要求使用會議密碼,方塊旁會出現星號。
  • (可選)選取電子郵件邀請中不包含密碼以使您的會議更安全。
  • (可選)從受邀者清單中選取您希望為會議指定的候補主持人。 有關更多資訊,請參閱 https://help.webex.com/docs/DOC-11539.
5   選取顯示進階設定以指定下列設定:
  • 選取會議類型
  • 選取音訊連線
  • 選取要求受邀者註冊以選擇出席者是否必須在會議前進行註冊。
  • 選取自動接受所有註冊請求以接受所有註冊請求。
6   選取確定
7   選取傳送以將會議邀請傳送給您已邀請的人員。

排定個人會議或純音訊會議

如果您在使用電話服務提供者(TSP)音訊,您可以改為排定純音訊會議。

         
1   若要排定個人會議,請執行以下操作之一:
  • 選取 Mac 功能表列上的 WebEx 圖示,然後選取排定個人會議純音訊會議
  • 選取新項目 > 會議約會,或從 Microsoft Outlook 行事歷選取新會議新約會
  • 在 Microsoft Outlook 中,選取 Cisco WebEx 功能表中的排定 個人會議純音訊會議
2   在 Outlook 會議或約會中,指定一般會議資訊:
  • 主旨方塊中鍵入會議主題。
  • 開始時間結束時間清單中,分別指定會議的開始時間和結束時間。
  • (可選)若要為會議指定重複模式,選取週期性,然後選取重複選項。 有關 WebEx 與 Microsoft Outlook 的重複模式的差異的資訊,請參閱「WebEx 與 Outlook」之整合的重複模式限制

  • (可選)指定 Microsoft Outlook 提供的其它選項,譬如會議通知。
3   收件者方塊中輸入姓名或電子郵件地址以邀請人員加入會議。
4   選取變更設定以指定下列個人會議設定。
  • (可選)輸入供 WebEx 受邀者使用的會議密碼。 如果您的網站要求使用會議密碼,方塊旁會出現星號。
  • (可選)選取電子郵件邀請中不包含密碼以使您的會議更安全。
  • (可選)從受邀者清單中選取您希望為會議指定的候補主持人。 有關更多資訊,請參閱 https://help.webex.com/docs/DOC-11539.
5   選取顯示進階設定以指定下列設定:
  • 選取會議類型
  • 選取音訊連線
  • 選取要求受邀者註冊以選擇出席者是否必須在會議前進行註冊。
  • 選取自動接受所有註冊請求以接受所有註冊請求。
6   選取確定
7   選取傳送以將會議邀請傳送給您已邀請的人員。

排定 WebEx 和 TelePresence 會議

  
          
1   若要排定 WebEx 和 TelePresence 會議,請執行以下操作之一:
  • 選取新項目 > 會議約會,或從 Microsoft Outlook 行事歷選取新會議新約會
  • 在 Microsoft Outlook 中,選取 Cisco WebEx 功能表中的排定 WebEx 和 TelePresence 會議
    附註      

    您將需要先進入 WebEx 和 TelePresence 設定,然後再指定一般會議資訊。

  • 選取 Mac 功能表列上的 WebEx 圖示,然後選取排定 WebEx 和 TelePresence 會議
    附註      

    您將需要先進入 WebEx 和 TelePresence 設定,然後再指定一般會議資訊。

2   在 Outlook 會議或約會中,指定一般會議資訊:
  • 主旨方塊中鍵入會議主題。
  • 開始時間結束時間清單中,分別指定會議的開始時間和結束時間。
  • (可選)若要為會議指定重複模式,選取週期性,然後選取重複選項。 有關 WebEx 與 Microsoft Outlook 的重複模式的差異的資訊,請參閱「WebEx 與 Outlook」之整合的重複模式限制

  • (可選)指定 Microsoft Outlook 提供的其它選項,譬如會議通知。
3   收件者方塊中輸入受邀加入會議的人員的姓名或電子郵件地址。
附註      

如果您已選取約會來排定您的會議,請選取邀請受邀者以檢視收件者方塊。

4   從「新增 WebEx 會議」功能表選取新增 WebEx 和 TelePresence 會議
5   在 WebEx 和 TelePresence 對話方塊中,為您的會議指定 WebEx 選項:
  1. (可選)輸入供 WebEx 受邀者使用的會議密碼。 如果您的網站要求使用會議密碼,方塊旁會出現星號。      
    附註             

    WebEx 會議密碼與可為 TelePresence 會議指定的 PIN 不同。

          
         
  2. (可選)選取電子郵件邀請中不包含密碼以使您的會議更安全。
  3. (可選)從受邀者清單中選取您希望為會議指定的候補主持人。 候補主持人是有權在您無法出席自己的會議時開始和主持您的會議的人。 有關更多資訊,請參閱 https://help.webex.com/docs/DOC-11539.
  4. (可選)選取 WebEx 進階設定以指定下列詳細資訊:
    • 選擇會議類型

       

    • 選擇音訊連線

       

    • 選取要求受邀者註冊以選擇出席者是否必須在會議前進行註冊。

       

    • 選取自動接受所有註冊請求以接受所有註冊請求。

       

6   在 WebEx 和 TelePresence 對話方塊中,為您的會議指定 TelePresence 選項:
  1. 輸入 TelePresence 會議室以用於您的會議

    您選取的系統被新增至會議視窗中的「收件者」和「地點」方塊。

  2. (可選)在新增視訊撥入參加者中輸入更多可撥入會議的視訊撥入參加者的人數。     
    附註      

    此選項允許您為更多使用 Cisco TelePresence EX Series 之類的個人視訊會議系統及執行 Cisco Jabber Video 應用程式的裝置加入會議的人員預留容量。 您輸入的數字不包含您在收件者地點方塊中新增的任何 TelePresence 系統。 您應該瞭解您的網站的建議數量,並且不要超過建議的上限。

               
  3. (可選)選取 TelePresence 進階設定以指定下列詳細資訊:
    • 會議 PIN: 建立數字密碼以防止閒雜人等撥入 TelePresence 會議。 PIN 包含在電子郵件邀請中

       

    • 收費代碼: 如果您的管理員尚未指定收費代碼,請為此會議指定收費代碼。

       

    • 會議連線類型: 選取要使用的連線,譬如「一鍵加入」。

       

    • 新增撥入連線: 選取 + 以新增撥入連線,選取視訊音訊作為連線類型,然後指定可以使用選取的連線類型撥入的人員的數量。 該數量在技術上是指裝置數量;如果四個人在一個裝置上加入會議,則計為一個。

       

    • 新增撥出連線: 選取 + 以新增撥出連線,選取 SIP 音訊、SIP 視訊、IP 音訊、IP 視訊ISDN 音訊作為連線類型,然後輸入受邀者的聯絡資訊。 在排定的開始時間將自動連線它們的裝置。

       

7   選取確定
8   選取傳送以將會議邀請傳送給您已邀請的人員。

排定個人會議室會議

當您排定個人會議室會議時,會議將在您的個人會議室中進行,並且用於加入會議的鏈結是您的個人會議室 URL。

      
1   若要排定個人會議室會議,請執行以下操作之一:
  • 在 Microsoft Outlook 中,選取 Cisco WebEx 功能表中的排定個人會議室會議
  • 選取 Mac 功能表列上的 WebEx 圖示,然後選取排定個人會議室會議
  • 選取新項目 > 會議約會,或從 Microsoft Outlook 行事歷選取新會議新約會,並從「新增 WebEx 會議」功能表選取新增個人會議室
附註      

如果您的 WebEx 網站和帳戶支援 Meeting Center 視訊會議,那麼當您排定個人會議室會議時,會議邀請將包含允許受邀者從視訊系統和應用程式加入會議的資訊。

2   執行以下操作來指定一般會議資訊:
  • 主旨方塊中鍵入會議主題。
  • 開始時間結束時間清單中,分別指定會議的開始時間和結束時間。
  • (可選)若要為會議指定重複模式,選取週期性,然後選取重複選項。 有關 WebEx 與 Microsoft Outlook 的重複模式的差異的資訊,請參閱「WebEx 與 Outlook」之整合的重複模式限制

  • (可選)選取會議室或選取排程小幫手 > 新增會議室以預約允許使用者從 TelePresence 裝置加入的 TelePresence 會議室。

    附註      

    如果您的 WebEx 網站和帳戶支援 Meeting Center 視訊會議,那麼當您將 TelePresence 會議室新增為會議室資源時,受邀者可以直接從 TelePresence 裝置選取加入會議。 此功能也稱為「一鍵操作」(OBTP)。

  • (可選)指定 Microsoft Outlook 提供的其它選項,譬如會議通知。
3   收件者方塊中輸入受邀加入會議的人員的姓名或電子郵件地址。
附註      

如果您已選取約會來排定您的會議,請選取邀請受邀者以檢視收件者方塊。

4   選取傳送以將會議邀請傳送給您已邀請的人員。

編輯已排定的會議

 

當您使用「WebEx 與 Outlook 之整合」排定會議後,可以隨時使用 Outlook 對其進行編輯。 譬如,可以變更其開始時間、指定新密碼、選擇其它音訊連線選項等。

   

當您編輯已排定的會議後,Outlook 整合會向受邀參加會議的出席者傳送更新的會議邀請,並更新您 WebEx 網站上的會議資訊。

   

附註


   

如果您使用 Microsoft Outlook 重新排定重複的 WebEx 會議中的單次會議,那麼變更將同時顯示在您的 WebEx 網站上。

   
  
     
1   在您的 Microsoft Outlook 行事曆上,開啟已排定的會議項目。
2   您可以變更以下任何項目:
  • 若要變更 WebEx 會議設定,請選取變更設定
  • 若要新增或變更重複模式,請選取週期性。     
  • 若要編輯會議邀請電子郵件中的文字,請在約會視窗上執行此操作。
3   根據需要執行以下操作之一:
  • 若要向受邀的出席者傳送更新的會議邀請,並在 Outlook 行事曆中儲存更新的會議,請選取傳送更新

  • 若要將更新的會議儲存至 Outlook 行事曆,請選取儲存並關閉。

取消已排定的會議

如果您使用 Outlook 整合來排定會議,您可以在 Outlook 中取消會議。

您可以使用 Outlook 中 WebEx 工具列上的取消 WebEx 會議取消個人會議室會議取消個人會議按鈕以從 Outlook 會議或約會中移除 WebEx 資訊。 如果您要變更 WebEx 會議的類型,您可能需要執行此操作。譬如。您原來已排定一個 WebEx 會議並且希望將其變更為個人會議室會議。


附註


   
  • 如果您使用 WebEx 網站取消 WebEx 會議,那麼在 Microsoft Outlook 中將不會顯示您所做的變更。 譬如,如果使用網站取消會議,那麼不會在 Outlook 行事曆上取消此會議。 因此,我們建議您只使用 Outlook 來取消會議。 無法使用 WebEx 網站來編輯透過 Outlook 排定的會議。

     

  • 如果您使用 Microsoft Outlook 取消重複的 WebEx 會議中的單次會議,那麼變更將同時顯示在您的 WebEx 網站上。

     

  • 如果您在使用某個取消按鈕後儲存會議或約會,並且您尚未新增其它 WebEx 會議、個人會議室會議或個人會議,那麼該會議或約會將成為一般的 Microsoft Outlook 會議,其中不包含 WebEx 資訊。

     

   

您也可以如下所述從 Microsoft Outlook 行事歷取消會議。

      
1   在您的 Microsoft Outlook 行事曆上,開啟已排定的會議項目。
2   選取取消
3   在確認訊息中選取
4   選取傳送取消通知

「WebEx 與 Outlook 之整合」的重複模式限制

下表顯示了 WebEx 與 Microsoft Outlook 重複模式之間的差異。

                   
表格 1 WebEx 會議
      

類型      

      
      

Outlook 選項      

      
      

轉換為 WebEx 會議選項      

      
      

每週      

      
      

每 [x] 週: [星期日,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]      

      

對於 Event Center 活動和 Training Center 訓練課:

每週的: [星期日,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]

如果您在 Microsoft Outlook 中排定一個每隔 X 週重複的會議(X 的值大於 1),則在 Outlook 中會議會按照您的指定值進行排定,但是在 WebEx 網站上則顯示為每週會議。

一週的開始永遠指向預設值「星期日」。 自訂不受支援,所以如果您將一週的開始變更為另一天,這週的開始將不會與 WebEx 網站同步。

      

每月      

      

每月的[第一天,第二天,第三天,第四天,最後一天]

      

不支援      

                   
      

[第一個,第二個,第三個,第四個,最後一個]週一到週五或週末      

      
      

不支援      

      
      

每年      

      
                   

[1 月....12 月] 的 [第一個,第二個,第三個,第四個,最後一個] [天,工作日,週末]      

      
                   

不支援。      

      
                               
表格 2 WebEx 個人會議
      

類型      

      
      

Outlook 選項      

      
      

轉換為 WebEx 個人會議選項

      
      

每月             

      
      

每 [y] 個月的第 [X] 天

      

每月的第 [X] 天。

[第一個,第二個,第三個,第四個,最後一個]週一到週五或週末

不支援      

      

每年

      

每年 [1 月....12 月] [1 日,....31 日]

      

不支援      

                   
      

[1 月....12 月] 的 [第一個,第二個,第三個,第四個,最後一個] [天,工作日,週末]      

      
      

不支援      

      

[1 月....12 月] 的 [第一個,第二個,第三個,第四個,最後一個] [星期日,不受支援。 星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]

不支援      

結束日期

             

無結束日期。

如果時間段長於一年,它將被轉換為一年。

重複 [x] 次後結束。

如果時間段長於一年,它將被轉換為一年。

                   

在[輸入的日期]結束

      
                   

如果時間段長於一年,它將被轉換為一年。

      

 


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