在 Windows 版 Microsoft Outlook 中安排会议(WBS30)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 14, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Dec 8, 2016
Version 2Show Document
  • View in full screen mode
 

安排会议概述

要使用“WebEx 与 Outlook 集成”安排在线会议并发送会议邀请,必须了解以下几点:

  • “WebEx 与 Outlook 集成”提供基本的会议安排选项。 某些出现在 WebEx 站点上的选项无法在“WebEx 与 Outlook 集成”中使用。

     

  • “WebEx 与 Outlook 集成”并非支持 Microsoft Outlook 中的所有重复周期选项。

     

  • 在任何从 Microsoft Outlook 发送的会议邀请中,会议的开始时间将以计算机上设置的时区显示,可能与 WebEx 站点上设置的时区首选项不一致。

     

安排 WebEx 会议

             
1    请在 Microsoft Outlook 中执行以下操作之一:
  • 在 Outlook 工具栏上选择安排会议
  • 选择新建项目 > 会议约会,或从 Outlook 日历中选择新建会议新建约会
 
注      

如果 WebEx 站点支持“协作会议室(CMR)云”,当您安排 WebEx 会议时,该会议同时也是 CMR 会议,其中包含允许与会者通过视频会议系统和应用程序加入的信息。

2    执行以下操作以指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 要了解 WebEx 和 Microsoft 的重复模式的不同之处,请参阅“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

  • (可选)选择会议室调度助手 > 添加会议室以预约 TelePresence 会议室,从而允许用户从 TelePresence 设备加入会议。

  • (可选)指定 Microsoft Outlook 提供的其他选项,例如会议通知。
3    收件人框中输入会议受邀者的姓名和电子邮件地址。
注      

如果您选择约会以安排会议,可选择调度助手以显示收件人框。

4    选择添加 WebEx 会议 出现“会议选项”面板。
5    (可选)在会议信息区域中,可更改常规会议选项。
6    (可选)选择音频和跟踪标签页以选择音频连接类型和其他相关选项。
7    (可选)选择注册标签页以选择与会者是否需要在会议开始前注册。
8    (可选)选择资源标签页以指定以下选项:
  • 选择要显示在会议窗口中的其他会议信息标签页。
  • 选择一个或多个与会者以担任会议的候补主持人。 当您无法出席会议时,候补主持人有权开始并主持您的会议。 有关更多信息,请参阅 https://help.webex.com/docs/DOC-11615
  • 指定要上传的演示,这样可在您加入会议前自动向与会者播放。
9    选择确定
10    选择发送向邀请的人发送会议邀请。

安排“个人会议室”会议

当安排“个人会议室”会议时,会议将在个人会议室中召开,并且加入会议的链接就是个人会议室 URL。

       
1    要开始“个人会议室”会议,请执行以下一项操作:
  • 选择新建项目 > 会议约会,或从 Outlook 日历中选择新建会议新建约会。 当会议或约会窗口开启后,选择添加个人会议室
  • 选择安排会议 > 安排“个人会议室”会议
 
注      

如果 WebEx 站点支持“协作会议室(CMR)云”,当您安排 WebEx 会议时,该会议同时也是 CMR 会议,其中包含允许与会者通过视频会议系统和应用程序加入的信息。

2    执行以下操作以指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 要了解 WebEx 和 Microsoft 的重复模式的不同之处,请参阅“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

  • (可选)选择添加会议室以安排 TelePresence 会议室作为会议室资源并允许用户通过  TelePresence 设备加入该会议室。

  • (可选)指定 Microsoft Outlook 提供的其他选项,例如会议通知。
3    收件人框中输入会议受邀者的姓名和电子邮件地址。
注      

如果您选择约会以安排会议,可选择调度助手以显示收件人框。

4    选择发送向邀请的人发送会议邀请。

安排个人会议

          
1    请在 Microsoft Outlook 中执行以下操作之一:
  • 在 WebEx 工具栏上选择安排会议
  • 选择新建项目 > 会议约会,或从 Outlook 日历中选择新建会议新建约会。 当会议或约会窗口开启后,选择添加个人会议室
2    从 WebEx 工具栏上选择添加 WebEx 和 TelePresence
3    执行以下操作以指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 要了解 WebEx 和 Microsoft 的重复模式的不同之处,请参阅“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

  • (可选)指定 Microsoft Outlook 提供的其他选项,例如会议通知。
4    收件人框中输入姓名或电子邮件地址以邀请人员加入会议。     
注      

如果您选择约会以安排会议,可选择调度助手以显示收件人框。

          
5    如果出现“WebEx 设置”对话框的帐户标签页,请输入必要的信息,然后选择确定     

出现“WebEx 设置”对话框。 如果您在为另一位主持人安排会议,“WebEx 设置”对话框中将显示消息“您正在代表[主持人姓名]安排会议”。

     
6    指定 WebEx 会议设置,然后选择确定 有关详细信息,请参阅“设置 WebEx 快捷会议工具”。
7    选择发送向邀请的人发送会议邀请。

编辑已安排的会议

  

在使用“WebEx 与 Outlook 集成”安排会议后,您可使用 Outlook 随时对其进行编辑。 例如,您可更改会议的开始时间、指定新密码、选择不同的电话会议选项等。

    

在编辑已安排的会议后,“WebEx 与 Outlook 集成”将向此会议的所有受邀与会者发送更新的会议邀请,并在 WebEx 站点上更新会议信息。

    



    

如果使用 Microsoft Outlook 重新安排重复 WebEx 会议中的单次会议,该更改也会显示在您的 WebEx 站点上。

    
   
      
1    在您的 Microsoft Outlook 日历中,打开安排的会议项目。
2    要在工具栏或“约会”标签页上编辑会议信息或更改选项,请执行以下操作:          
  • 要更改 WebEx 会议设置,选择更改设置

     

  • 要添加或更改重复模式,选择重复周期。      

     

  • 要编辑会议邀请电子邮件中的文本,在约会标签页上执行该操作。

     

     
3    根据需要执行以下操作之一:
  • 要向受邀的与会者发送更新的会议邀请并在 Outlook 日历中保存更新的会议,选择发送更新

  • 要在 Outlook 日历中保存更新的会议,选择保存并关闭。

取消已安排的会议

如果您使用 Outlook 集成安排会议,可在 Outlook 中取消会议。

您可在 Outlook 中的 WebEx 工具栏上使用取消 WebEx 会议取消“个人会议室”会议取消个人会议按钮从 Outlook 会议或约会中取消并删除 WebEx 信息。 如果您要更改 WebEx 会议的类型,例如,您最初安排的是 WebEx 会议,随后想将其改为“个人会议室”会议,可能会希望执行上述操作。




    
  • 如果您使用 WebEx 站点取消 WebEx 会议,所做的更改将不会显示在 Microsoft Outlook 中。 例如,如果使用站点更改会议的开始时间,Outlook 日历中的开始时间不会发生变化。 因此,我们建议您仅使用 Outlook 取消会议。 使用 WebEx 站点编辑一个原本使用 Outlook 安排的会议不是一个好的选择。

     

  • 如果使用 Microsoft Outlook 取消重复 WebEx 会议中的单次会议,该更改也会显示在您的 WebEx 站点上。

     

  • 如果在使用上述取消按钮后保存会议或约会,但尚未添加另一个 WebEx 会议、“个人会议室”会议或个人会议,该会议将变为不包含 WebEx 信息的 Microsoft Outlook 常规会议。

     

    

您还可根据下方的描述从 Microsoft Outlook 取消会议。

       
1    在您的 Microsoft Outlook 日历中,打开安排的会议项目。
2    选择取消会议
3    在确认消息中选择
4    选择发送取消通知

“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

下表将显示 WebEx 和 Microsoft Outlook 中的重复模式的区别。

 
                    
表 1   WebEx 会议
       

类型       

       
       

Outlook 选项       

       
       

对应的 WebEx 会议选项       

       
       

每周       

       
       

重复间隔为 [X] 周后的: [星期日、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]       

       

适用于 Event Center 活动和 Training Center 培训课程:

每周的: [星期日、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]

如果您在 Microsoft Outlook 中安排一个每隔 X 周重复的会议,且 X 大于 1,会议将按您指定的选项安排,但在 WebEx 站点上,该会议将显示为每周重复的会议。

每周的起始时间始终指向缺省值“星期日”。 不支持自定义,因此您将每周的起始时间更改为其他时间,将无法与 WebEx 站点同步。

       

每月       

       

每月的第 [一、二、三、四、最后一] 天

       

不支持       

                    
       

每月第 [一、二、三、四、最后一个] 工作日或周末       

       
       

不支持       

       
       

每年       

       
                    

[1 月到 12 月] 的 [第一、第二、第三、第四、最后一个] [天、星期、工作日]       

       
                    

不支持。       

       
 
                                
表 2   WebEx 个人会议
       

类型       

       
       

Outlook 选项       

       
       

转换为 WebEx 个人会议选项

       
       

每月              

       
       

每 [Y] 个月的第 [X] 天

       

每月的第 [X] 天。

每月第 [一、二、三、四、最后一个] 工作日或周末

不支持       

       

每年

       

每个 [ 1 月到 12 月] 的 [1 日到 31 日]

       

不支持       

                    
       

[1 月到 12 月] 的 [第一、第二、第三、第四、最后一个] [天、星期、工作日]       

       
       

不支持       

       

[1 月到 12 月] 的 [第一、第二、第三、第四、最后一个] [星期一、星期二、星期三、星期四、星期五]

不支持       

结束日期

              

无结束日期

如果时长超过一年,将会转为一年。

[x] 次后结束

如果时长超过一年,将会转为一年。

                    

结束日期:[输入日期]

       
                    

如果时长超过一年,将会转为一年。

       
 

Attachments

    Outcomes