Pianificazione di una riunione (WBS31)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 17, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Mar 23, 2017
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Pianificazione di una riunione


Panoramica sulla pianificazione di una riunione

È possibile pianificare una riunione WebEx utilizzando lo Strumento di pianificazione anticipata o lo Strumento di pianificazione rapida.

Si ha poco tempo a disposizione?
  • Utilizzare lo Strumento di pianificazione rapida. È sufficiente inserire solo alcuni dettagli per iniziare.

     

La riunione necessita di ulteriori opzioni, come ad esempio un maggiore livello di sicurezza o l'assegnazione di privilegi?
  • Utilizzare lo Strumento di pianificazione anticipata e aggiungere il livello di dettaglio desiderato.

     


Nota


È possibile passare dallo Strumento di pianificazione anticipata allo Strumento di pianificazione rapida o viceversa in qualsiasi momento. Tutte le informazioni inserite vengono salvate nell'altro strumento di pianificazione.


Scelta di un livello di sicurezza per una riunione pianificata

Sono previsti diversi modi per rendere più sicura la riunione.

 

  • Richiedere una password per l'accesso:

     

    • Nella pagina Informazioni richieste dello Strumento di pianificazione anticipata e nello Strumento di pianificazione rapida.

       

    • A seconda delle impostazioni del sito, potrebbe essere richiesta una password.

       

    • È possibile accettare la password generata dal sistema o crearne una nuova.

       

  • Evitare di elencare la riunione nel calendario delle riunioni:

     

    • Per partecipare a una riunione non in elenco, il partecipante deve fornire un numero di riunione univoco condiviso dall'organizzatore. Il numero di riunione non è elencato sul sito di WebEx.

       

    • Nella pagina Informazioni richieste dello Strumento di pianificazione anticipata.

       

  • Non inserire la password della riunione negli inviti a mezzo e-mail:

     

    • Nella pagina Informazioni richieste dello Strumento di pianificazione anticipata.

       

  • Richiedere ai partecipanti di eseguire l'accesso:

     

    • Per partecipare alla riunione, ciascun partecipante deve disporre di un account sul sito di WebEx.

       

    • Nella pagina Invita partecipanti dello Strumento di pianificazione anticipata.

       

Pianificazione di una riunione con lo Strumento di pianificazione rapida

       
1    Accedere al sito WebEx.
2    Andare a Organizza una riunione > Pianifica una riunione.
3    Se viene visualizzato Strumento di pianificazione anticipata, selezionare Strumento di pianificazione rapida.
4    Inserire i dettagli della riunione e selezionare Avvia o Pianifica. Viene visualizzata la pagina Riunione pianificata a conferma della pianificazione della riunione. Si riceverà anche un messaggio e-mail contenente le informazioni sulla riunione.

Pianificazione di una riunione con lo Strumento di pianificazione anticipata

        
1    Accedere al sito WebEx.
2    Andare a Organizza una riunione > Pianifica una riunione.
3    Se viene visualizzato Strumento di pianificazione rapida, selezionare Strumento di pianificazione anticipata.
4    Seguire le indicazioni per inserire i dettagli per la riunione, quindi selezionare Avanti per continuare alla pagina successiva.
Nota      

Se si dispone di WebEx Meeting Center WBS31, è possibile richiedere ai partecipanti di accedere con l'autenticazione Single Sign-On prima di unirsi alla riunione. È possibile limitare la riunione ai soli partecipanti invitati.

  La procedura guidata dello Strumento di pianificazione anticipata guida l'utente attraverso nove pagine per la pianificazione della riunione.
5    Nella pagina di revisione, controllare i dettagli della riunione e selezionare Avvia o Pianifica. Viene visualizzata la pagina Riunione pianificata a conferma della pianificazione della riunione. Si riceverà anche un messaggio e-mail contenente le informazioni sulla riunione.

Come consentire a un altro utente di pianificare riunioni per proprio conto

Se qualcun altro pianifica una riunione al proprio posto, la riunione appare comunque nell'elenco delle riunioni. È possibile avviare e organizzare la riunione come se fosse stata pianificata personalmente.

       
1    Accedere al sito WebEx.
2    Andare a WebEx personale > Preferenze. Viene visualizzata la pagina Preferenze.
3    In Opzioni di pianificazione all'interno della sezione Autorizzazione alla pianificazione, selezionare Seleziona organizzatore per scegliere da un elenco di tutti gli utenti con account sul proprio sito di WebEx.
4    Selezionare Aggiorna.

Riferimento rapido per lo Strumento di pianificazione

   

Nella tabella seguente vengono descritti gli elementi dello Strumento di pianificazione anticipata che potrebbero richiedere un'ulteriore spiegazione.   

     
                                                    
       

Opzione

       
       

Descrizione       

       

Password riunione               

        

Conferma password       

Richiede ai partecipanti di inserire la password impostata per unirsi alla riunione. Ciascun partecipante alla riunione riceve un messaggio e-mail di invito che include la password, a meno che non venga richiesto di non inserire password nei messaggi di invito. Le impostazioni del sito potrebbero richiedere una password per la riunione. È possibile accettare la password generata dal sistema o crearne una nuova.

        

Una password può contenere al massimo 16 caratteri e non contenere spazi o qualsiasi altro carattere tra quelli seguenti: \ ` “ / & < > = [ ].

        

Codici di verifica               

Identifica reparto, progetto o altre informazioni che la propria organizzazione desidera associare alle riunioni. I codici di verifica possono essere opzionali od obbligatori, in base all'impostazione definita dall'amministratore del sito.       

               
       

I partecipanti possono unirsi alla riunione [x] minuti prima dell'ora di inizio               

       
       

Consente ai partecipanti di unirsi alla riunione entro un determinato numero di minuti prima dell'inizio della riunione.       

Nota      

Se si deseleziona la casella di controllo o si imposta questa opzione su 0 minuti, è necessario avviare la riunione prima che i partecipanti possano accedervi.

              
       

I partecipanti possono anche connettersi a WebEx Audio               

       
       

Se si consente ai partecipanti di unirsi alla riunione prima dell'ora di inizio, è possibile anche consentire ai partecipanti di unirsi a una conferenza WebEx Audio prima dell'inizio della riunione.       

        

Impostare la conferenza WebEx Audio nella pagina seguente.

       
       

Ricorrenza               

       
              

Nessuno: Specifica che la riunione non si ripeterà       

        

Giornaliero: Ripete automaticamente la riunione ogni giorno fino alla data di fine selezionata.       

        
  • Ogni [x] giorni: Ripete la riunione dopo il numero di giorni specificato.

     

  • Ogni giorno feriale: Ripete la riunione ogni giorno, da lunedì a martedì.

     

        

Settimanale: Ripete la riunione dopo il numero di settimane specificato fino alla data di fine selezionata.

        
  • Ogni [x] settimane il: Specifica il giorno della settimana per la ripetizione della riunione e il numero di settimane prima che la riunione si ripeta.

     

  • Sabato - Domenica: Specifica l'ultimo giorno in cui si terrà la riunione. È possibile selezionare uno o più giorni.

     

        

Mensile: Ripete automaticamente la riunione ogni mese fino alla data di fineselezionata.

        
  • Giorno [x] ogni [y] mesi: Specifica il giorno del mese in cui ripetere la riunione e il numero di mesi prima che la riunione si ripeta.

     

  • [x] [x] ogni [y] mesi: Specifica la settimana e il giorno della settimana in cui ripetere la riunione e il numero di mesi prima che la riunione si ripeta.

     

        

Annuale: Ripete automaticamente la riunione ogni anno fino alla data finale specificata.       

        
  • Ogni [mese] [giorno]: Specifica il mese e la data in cui ripetere la riunione ogni anno.

     

  • [x] [giorno] di [mese]: Specifica la settimana, il giorno della settimana e il mese in cui ripetere la riunione ogni anno.

     

       

Seleziona tipo di conferenza

WebEx Audio

Specifica che la riunione comprende una conferenza con audio integrato. WebEx Audio (audio ibrido) offre ai partecipanti la flessibilità di connettersi all'audio mediante il computer o un telefono.

Altro servizio di teleconferenza

Indica che la riunione comprende una teleconferenza fornita da un altro servizio. Immettere qualsiasi istruzione necessaria per l'accesso alla conferenza. Le istruzioni appaiono su
  • Pagina Informazioni riunione sul sito di WebEx

     

  • Invito e-mail

     

  • Scheda Info della finestra Riunione

     

  • Finestra di dialogo Connetti ad audio nelle finestre Riunione dei partecipanti

     

Usa solo VoIP

Indica se si desidera impostare una conferenza con VoIP integrato per la riunione.

Partecipante      

È possibile nominare uno o più partecipanti come organizzatori alternativi. Un organizzatore alternativo può avviare la riunione e agire come organizzatore. Un organizzatore alternativo deve disporre di un account utente sul sito di Meeting Center.

In alternativa, è possibile scegliere di consentire a chiunque disponga di un account organizzatore sul sito Web di Meeting Center di essere un organizzatore alternativo per le proprie riunioni.

Richiedi ai partecipanti di verificare i rich media player prima di unirsi alla riunione

Richiede ai partecipanti di verificare che Flash Player e Windows Media Player siano installati sul computer.

Agenda               

Imposta l'agenda della riunione. È possibile inserire fino a 2500 caratteri, inclusi spazi e segni di punteggiatura. L'agenda viene visualizzata nella pagina Informazioni sulla riunione per la riunione sul sito di WebEx.       

Condividi automaticamente la presentazione o il documento una volta che il partecipante si unisce alla riunione

Selezionare una presentazione o un documento da condividere automaticamente, dopo che un partecipante si è unito alla riunione. Questa opzione è utile se si consente ai partecipanti di unirsi alla riunione prima dell'organizzatore.

Il file selezionato deve essere in formato UCF (Universal Communications Format) e risiedere nelle cartelle personali sul sito di WebEx.

Avvia automaticamente               

Fa in modo che le diapositive delle presentazioni e le pagine dei documenti vengano avviate automaticamente nel visualizzatore di contenuto.

        
  • Selezionare questa opzione solo se la presentazione o il documento contiene più pagine o slide.

     

  • Non selezionare questa opzione solo se la presentazione o il documento contiene file multimediali in formato UCF.

     

Riproduzione continua: Disponibile solo se si seleziona Avvia automaticamente. Specifica che una presentazione condivisa o un documento verranno riavviati quando si raggiunge la fine e riprenderà l'avanzamento automatico delle pagine.        

         

Avanza di una pagina ogni [x] secondi: Disponibile solo se si seleziona Avvia automaticamente. Consente di selezionare la frequenza a cui le diapositive o le pagine avanzeranno automaticamente.        

        

Consenti ai partecipanti di controllare il file: Consente ai partecipanti di navigare autonomamente nella presentazione o nel documento nei propri visualizzatori di contenuto. Le diapositive o le pagine non avanzano automaticamente.       

        

Selezionare questa opzione solo se la presentazione o il documento contiene un'unica diapositiva o pagina o se contengono qualsiasi oggetto UCF rich media, come ad esempio oggetti audio o video.       

Video       

Specifica che le opzioni video sono disponibili nella finestra Riunione durante la riunione.       

        

Attiva il video ad alta qualità: Il video può avere una risoluzione fino a 360p (640x360). Tuttavia, la qualità del video che i partecipanti possono inviare e ricevere dipende alla webcam di ciascun partecipante, dalle capacità del computer e dalla velocità di rete.       

        

Attiva il video ad alta definizione: Consente ai partecipanti di inviare o ricevere video HD con una risoluzione massima di 720p. Tuttavia, la qualità del video che i partecipanti possono inviare e ricevere dipende alla webcam di ciascun partecipante, dalle capacità del computer e dalla velocità di rete.       

        

Visualizza anteprime video: Consente ai partecipanti di passare dalla visualizzazione dell'elenco dei partecipanti alle anteprime video dei partecipanti. Se l'opzione è disattivata, i partecipanti visualizzano solo il video dell'oratore attivo e la propria vista personale.

Abilita sottotitoli codificati       

Consente a un partecipante, il responsabile dei sottotitoli codificati, di trascrivere le note durante la riunione. I sottotitoli codificati sono utili nel caso in cui alcuni partecipanti non udenti assistano alla riunione. In modalità predefinita l'organizzatore è anche il responsabile dei sottotitoli, ma è possibile nominare responsabile dei sottotitoli un altro partecipante durante la riunione. Il responsabile della riunione pubblica i sottotitoli codificati nella finestra Riunione di tutti i partecipanti, dopo che il responsabile dei sottotitoli ha premuto il tasto Invio sulla propria tastiera. Per questo motivo le note vengono pubblicate una riga alla volta. L'organizzatore può inviare una trascrizione dei sottotitoli codificati ai partecipanti in ogni momento.

Abilita rich media UCF per i partecipanti       

Consente ai partecipanti di condividere file multimediali in formato Universal Communications Format (UCF) durante la riunione, sia in una presentazione multimediale UCF o come file multimediali UCF autonomi. L'organizzatore di una riunione che ricopre anche il ruolo di relatore può sempre condividere file multimediali UCF indipendentemente dalla selezione di questa casella di controllo.

Nota      

Le opzioni degli avvisi si applicano solo se viene selezionata una teleconferenza integrata sulla pagina Teleconferenza nello Strumento di pianificazione anticipata.

        

Annota              

Consente di aggiungere note a tutti i documenti o presentazioni condivise oppure scrivere e disegnare su lavagne condivise che appaiono nei relativi visualizzatori di contenuto, utilizzando la barra degli strumenti che appare sopra al visualizzatore. Le annotazioni di un partecipante sono visibili a tutti i partecipanti.      

Contatta l'operatore privatamente      

Durante la conferenza comporre in qualunque momento il numero 00 per contattare l'operatore del proprio servizio di teleconferenza.      

Disponibile solo se il proprio sito comprende l'opzione per l'operatore privato.      

    

Panoramica sull'assegnazione di organizzatori alternativi per una riunione pianificata o nella sala riunioni personale

Panoramica

   

Un organizzatore alternativo è qualcuno che ha l'autorizzazione ad organizzare le proprie riunioni pianificate o le riunioni nella sala riunioni personale quando si è impossibilitati a farlo. Se non è possibile partecipare a una delle riunioni pianificate o nella sala riunioni personale, un organizzatore alternativo può assumere il ruolo di organizzatore al proprio posto. L'organizzatore alternativo può avviare, gestire e registrare la riunione.

  

Per questo motivo, è possibile impostare qualcuno come organizzatore alternativo solo se tale persona già dispone di un account organizzatore sul proprio sito WebEx.

  

Nota


 

Un organizzatore alternativo non può avviare una riunione da un sistema TelePresence o da un altro sistema video.

  
  

Registrazione

   

Un organizzatore alternativo può registrare la propria riunione; tuttavia, in qualità di organizzatore effettivo, la registrazione verrà riportata nel proprio elenco di registrazioni. Si riceverà una notifica e-mail con il collegamento alla registrazione, quando disponibile.

  

Più organizzatori alternativi

   

Se si impostano due o più persone come organizzatori alternativi e la riunione non è ancora iniziata, il primo organizzatore alternativo che accede alla riunione può effettuare quanto segue:

  
  •  

    Avviare automaticamente la riunione.

      

  •  

    Assumere il ruolo di organizzatore.

      

  

Qualsiasi organizzatore alternativo che accede dopo il primo organizzatore alternativo diventa un partecipante e non dispone dei privilegi di organizzatore. Se l'organizzatore accede alla riunione dopo che è stata avviata da un organizzatore alternativo, viene ripristinato automaticamente il suo ruolo di organizzatore.

  

Riunioni pianificate

   

È possibile impostare qualcuno come organizzatore alternativo per la riunione pianificata impostando le opzioni nello strumento di pianificazione sul sito WebEx. È possibile aggiungere uno o più organizzatori alternativi alla riunione effettuando le seguenti operazioni:

  
  •  

    È possibile specificare i singoli organizzatori alternativi inserendo i relativi nomi o indirizzi e-mail.

      

  •  

    È possibile consentire a chiunque disponga di un account organizzatore sul proprio sito di organizzare la propria riunione.

      

  

È possibile nominare organizzatori alternativi per una singola riunione o per una serie di riunioni ricorrenti.

  

Quando si pianificano le riunioni utilizzando gli Strumenti di produttività WebEx in Microsoft Outlook, è possibile anche aggiungere uno o più organizzatori alternativi alla riunione. Non è possibile consentire a chiunque disponga di account organizzatore di diventare organizzatore alternativo per la riunione.

  

Quando si assegnano persone come organizzatori alternativi per una riunione pianificata, nel relativo invito e-mail viene indicata la nomina a organizzatore alternativo.

  

Per ulteriori informazioni, vedere la Guida di riferimento rapido dello Strumento di pianificazione.

  

Riunioni nella sala riunioni personale

   

È possibile impostare qualcuno come organizzatore alternativo per tutte le riunioni nella sala riunioni personale selezionando WebEx personale > Preferenze > Sala riunioni personale e impostando le preferenze dell'organizzatore alternativo. È possibile aggiungere uno o più organizzatori alternativi per le riunioni nella sala riunioni personale effettuando le seguenti operazioni:

  
  •  

    È possibile specificare i singoli organizzatori alternativi inserendo i relativi nomi o indirizzi e-mail.

      

  •  

    È possibile consentire a chiunque disponga di un account organizzatore sul proprio sito di organizzare riunioni nella propria sala riunioni personale.

      

  

Queste impostazioni si applicano a tutte le riunioni immediate e pianificate nella sala riunioni personale.

  

Quando si assegnano persone come organizzatori alternativi per una riunione nella sala riunioni personale, nella relativa pagina Sala riunione personale viene indicata la nomina a organizzatore alternativo.

  

Nota


 

Se si nomina come organizzatore alternativo qualcuno che è già in attesa nell'area di ingresso virtuale della sala riunioni personale, si verifica quanto segue:

  
  •  

    Se la persona ha eseguito l'accesso, l'organizzatore alternativo avvia automaticamente una riunione nella sala riunioni personale, se non ne è stata già avviata una.

      

  •  

    Se la persona non ha eseguito l'accesso, all'organizzatore alternativo viene richiesto di procedere con l'accesso per avviare la riunione.

      

  
  
 

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