Ansetzen eines Meetings in Microsoft Outlook für Windows (WBS30)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 14, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jan 13, 2017
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Übersicht über das Ansetzen eines Meetings

Beim Ansetzen eines Online-Meetings über die WebEx-Integration in Outlook und beim Versenden von Meeting-Einladungen müssen Sie Folgendes beachten:

  • Die WebEx-Integration in Outlook bietet grundlegende Optionen zum Ansetzen eines Meetings. Einige Optionen, die auf Ihrer WebEx-Website angezeigt werden, stehen in der WebEx-Integration in Outlook möglicherweise nicht zur Verfügung.

     

  • Die WebEx-Integration in Outlook unterstützt nicht alle Wiederholungsoptionen, die in Microsoft Outlook zur Verfügung stehen.

     

  • In allen Einladungen zum Meeting, die Sie mit Microsoft Outlook versenden, wird die Startzeit des Meetings in der Zeitzone angezeigt, die auf Ihrem Computer festgelegt ist. Diese Zone muss nicht der Zone entsprechen, die Sie auf Ihrer WebEx-Website festgelegt haben.

     

WebEx-Meetings ansetzen

             
1    Führen Sie in Microsoft Outlook einen der folgenden Schritte aus:
  • Wählen Sie in der Outlook-Symbolleiste die Option Meeting ansetzen.
  • Wählen Sie Neue Elemente > Meeting oder Termin oder aus dem Outlook-Kalender Neue Besprechung oder Neuer Termin.
 
Hinweis      

Wenn Ihre WebEx-Site die CMR Cloud für Zusammenarbeitsräume unterstützt und Sie ein WebEx-Meeting ansetzen, dann handelt es sich auch um ein CMR-Meeting, das Informationen enthält, die den Eingeladenen das Beitreten über Videokonferenzsysteme und entsprechende Anwendungen ermöglichen.

2    Geben Sie die allgemeinen Informationen wie folgt an:
  • Geben Sie im Feld Betreff ein Thema für das Meeting an.
  • Geben Sie in den Feldern Beginn und Ende Datum und Uhrzeit für das Meeting ein.
  • (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholung, und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Weitere Informationen zu den Unterschieden in den Wiederholungsmustern zwischen WebEx und Microsoft Outlook, finden Sie unter Beschränken von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in Outlook.

  • (Optional) Wählen Sie Räume, oder wählen Sie Planungsassistent > Räume hinzufügen, um einen TelePresence-Raum als Raum-Ressource anzusetzen und so den Benutzern den Beitritt von einem TelePresence-Gerät zu ermöglichen.

  • (Optional) Sie können weitere in Microsoft Outlook verfügbare Optionen festlegen, etwa eine Meeting-Benachrichtigung.
3    Geben Sie im Feld An die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zum Meeting einladen möchten.
Hinweis      

Wenn Sie Ihr Meeting mit Termin planen, wählen Sie Planungsassistent, um das Feld An anzuzeigen.

4    Wählen Sie die Option WebEx-Meeting hinzufügen aus. Der Bereich „Meeting-Optionen“ wird angezeigt.
5    (Optional) Im Bereich Meeting-Informationen können Sie Änderungen an den allgemeinen Meeting-Optionen vornehmen.
6    (Optional) Wählen Sie den Audio-Verbindungstyp und andere zugehörige Optionen auf der Registerkarte Audio & Tracking.
7    (Optional) Wählen Sie auf der Registerkarte Registrierung aus, ob sich Teilnehmer vor dem Meeting registrieren müssen.
8    (Optional) Geben Sie auf der Registerkarte Ressourcen die folgenden Optionen an:
  • Wählen Sie eine andere Registerkarte „Meeting-Info“, die im Meeting-Fenster angezeigt werden soll.
  • Wählen Sie einen oder mehrere Teilnehmer Ihrer Meeting als alternativen Meeting-Gastgeber aus. Ein alternativer Gastgeber ist berechtigt, Ihr Meeting zu starten und zu veranstalten, wenn Sie selbst nicht teilnehmen können. Weitere Informationen finden Sie unter https://help.webex.com/docs/DOC-10607.
  • Geben Sie eine hochzuladende Präsentation an, die Teilnehmern automatisch wiedergegeben wird, bevor Sie dem Meeting beitreten.
9    Klicken Sie auf OK.
10    Wählen Sie Senden, um die Meeting-Einladungen an die eingeladenen Personen zu senden.

Meetings in einem persönlichen Raum ansetzen

Wenn Sie ein Meeting in einem persönlichen Raum ansetzen, findet das Meeting in Ihrem persönlichen Raum statt und der Beitrittslink für das Meeting ist die URL des persönlichen Raums.

       
1    Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus, um ein Meeting in einem persönlichen Raum zu starten:
  • Wählen Sie Neue Elemente > Meeting oder Terrmin oder aus dem Outlook-Kalender Neue Besprechung oder Neuer Termin. Wählen Sie im geöffneten Meeting- oder Termin-Fenster die Option Persönlichen Raum hinzufügen.
  • Wählen Sie Meeting ansetzen > Meetings in einem persönlichen Raum ansetzen.
 
Hinweis      

Wenn Ihre WebEx-Site die CMR Cloud für Zusammenarbeitsräume unterstützt und Sie ein WebEx-Meeting ansetzen, dann handelt es sich auch um ein CMR-Meeting, das Informationen enthält, die den Eingeladenen den Beitritt über Videokonferenzsysteme und entsprechende Anwendungen ermöglichen.

2    Geben Sie die allgemeinen Meeting-Informationen wie folgt an:
  • Geben Sie im Feld Betreff ein Thema für das Meeting an.
  • Geben Sie in den Listen Anfangszeit und Endzeit den Beginn und das Ende des Meetings an.
  • (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholung, und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Weitere Informationen zu den Unterschieden in den Wiederholungsmustern zwischen WebEx und Microsoft Outlook, finden Sie unter Beschränken von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in Outlook.

  • (Optional) Wählen Sie Raum hinzufügen, um einen TelePresence-Raum als Raum-Ressource anzusetzen und so den Benutzern das Beitreten von einem TelePresence-Gerät zu ermöglichen.

  • Sie können weitere in Microsoft Outlook verfügbare Optionen festlegen, etwa eine Meeting-Benachrichtigung.
3    Geben Sie im Feld An die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zum Meeting einladen möchten.
Hinweis      

Wenn Sie Ihr Meeting mit Termin planen, wählen Sie Planungsassistent, um das Feld An anzuzeigen.

4    Wählen Sie Senden, um die Meeting-Einladungen an die eingeladenen Personen zu senden.

Meetings in einer persönlicher Konferenz ansetzen

          
1    Führen Sie in Microsoft Outlook einen der folgenden Schritte aus:
  • Wählen Sie auf der WebEx-Symbolleiste Meeting ansetzen aus.
  • Wählen Sie Neue Elemente > Meeting oder Termin oder aus dem Outlook-Kalender Neues Meeting oder Neuer Termin. Wählen Sie im geöffneten Meeting- oder Termin-Fenster die Option Persönlichen Raum hinzufügen.
2    Wählen Sie Persönliches Konferenz-Meeting hinzufügen aus der WebEx-Symbolleiste aus.
3    Geben Sie die allgemeinen Meeting-Informationen wie folgt an:
  • Geben Sie im Feld Betreff ein Thema für das Meeting an.
  • Geben Sie in den Listen Anfangszeit und Endzeit den Beginn und das Ende des Meetings an.
  • (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholung, und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Weitere Informationen zu den Unterschieden in den Wiederholungsmustern zwischen WebEx und Microsoft Outlook, finden Sie unter Beschränken von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in Outlook.

  • (Optional) Sie können weitere in Microsoft Outlook verfügbare Optionen festlegen, etwa eine Meeting-Benachrichtigung.
4    Geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen im Feld An an, um Personen zum Meeting einzuladen.     
Hinweis      

Wenn Sie Ihr Meeting mit Termin planen, wählen Sie Planungsassistent, um das Feld An anzuzeigen.

          
5    Wenn die Registerkarte Konto des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“ angezeigt wird, geben Sie die notwendigen Informationen ein, und klicken Sie dann auf OK.     

Das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ wird geöffnet. Wenn Sie das Meeting für einen anderen Gastgeber ansetzen, wird im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ die Meldung „Sie planen für [Name des Gastgebers]“ angezeigt.

     
6    Geben Sie die WebEx-Meeting-Einstellungen an und klicken Sie dann auf OK. Einzelheiten finden Sie unter „Einrichten der WebEx-Produktivitätswerkzeuge“.
7    Wählen Sie Senden, um die Meeting-Einladungen an die eingeladenen Personen zu senden.

Ein angesetztes Meeting bearbeiten

  

Nachdem Sie ein Meeting über die WebEx-Integration in Outlook angesetzt haben, können Sie es jederzeit mit Outlook bearbeiten. Beispielsweise können Sie den Startzeitpunkt ändern, ein neues Passwort angeben, eine andere Audio-Verbindungs-Option auswählen usw.

    

Nachdem Sie ein angesetztes Meeting bearbeitet haben, sendet die Integration in Outlook eine aktualisierte Meeting-Einladung an alle Teilnehmer, die Sie zum Meeting eingeladen haben, und aktualisiert außerdem die Meeting-Informationen auf Ihrer WebEx-Website.

    

Hinweis


    

Wenn Sie einen einzelnen Termin eines wiederkehrenden WebEx-Meetings mit Microsoft Outlook ändern, werden die Änderungen auch auf der WebEx-Website angezeigt.

    
   
      
1    Öffnen Sie in Ihrem Microsoft Outlook-Kalender den Eintrag für das angesetzte Meeting.
2    Um die Meeting-Informationen zu bearbeiten, oder die Option zu ändern, führen Sie in der Symbolleiste oder der Registerkarte „Termin“ die folgenden Schritte aus:          
  • Wenn Sie die Einstellungen für das WebEx-Meeting ändern möchten, klicken Sie auf Einstellungen ändern.

     

  • Wenn Sie ein Wiederholungsmuster hinzufügen oder ändern möchten, wählen Sie Wiederholung.      

     

  • Den Text der Einladungs-E-Mail für das Meeting können Sie auf der Registerkarte Termin ändern.

     

     
3    Führen Sie ggf. eine der folgenden Aktionen aus:
  • Wenn Sie die aktualisierte Meeting-Einladung an die eingeladenen Teilnehmer senden und das aktualisierte Meeting in Ihrem Outlook-Kalender speichern möchten, klicken Sie auf Aktualisierung senden.

  • Wenn Sie das aktualisierte Meeting in Ihrem Outlook-Kalender speichern möchten, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Stornieren eines angesetzten Meetings

Wenn Sie mithilfe der Integration in Outlook ein Meeting ansetzen, können Sie das Meeting in Outlook stornieren.

Mit der Schaltfläche WebEx-Meeting stornieren, Meeting in persönlichem Raum stornieren oder Persönliches Konferenz-Meeting stornieren in der WebEx-Symbolleiste in Outlook können Sie die WebEx-Informationen aus dem Outlook-Meeting oder -Termin entfernen. Dies empfiehlt sich, wenn Sie die Art des WebEx-Meetings ändern, also beispielsweise das ursprünglich angesetzte WebEx-Meeting in ein Meeting im persönlichen Raum ändern möchten.


Hinweis


    
  • Wenn Sie ein WebEx-Meeting auf Ihrer WebEx-Site stornieren, werden Ihre Änderungen nicht in Microsoft Outlook angezeigt. Wenn Sie beispielsweise das Meeting über Ihre Seite stornieren, wird es in Ihrem Outlook-Kalender nicht storniert. Daher empfehlen wir Ihnen, zum Stornieren eines Meetings ausschließlich Outlook zu verwenden. Die Bearbeitung eines in Outlook angesetzten Meetings über Ihre WebEx-Site sollte unbedingt vermieden werden.

     

  • Wenn Sie einen einzelnen Termin eines wiederkehrenden WebEx-Meetings mit Microsoft Outlook stornieren, werden die Änderungen auch auf der WebEx-Website angezeigt.

     

  • Wenn Sie das Meeting oder den Termin nach Verwendung einer der Stornierungsschaltflächen speichern und kein anderes WebEx-Meeting, Meeting im persönlichen Raum oder persönliches Konferenz-Meeting hinzugefügt haben, wird das Meeting zum normalen Microsoft Outlook-Meeting ohne WebEx-Informationen.

     

    

Sie können Meetings wie unten beschrieben im Microsoft Outlook-Kalender stornieren.

       
1    Öffnen Sie in Ihrem Microsoft Outlook-Kalender den Eintrag für das angesetzte Meeting.
2    Klicken Sie auf Meeting stornieren.
3    Klicken Sie in der Bestätigungsmeldung auf Ja.
4    Klicken Sie auf Stornierung senden.

Beschränken von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in Outlook

In der folgenden Tabelle sind die Unterschiede zwischen den Wiederholungsmustern von WebEx und Microsoft Outlook aufgeführt.

 
                    
Tabelle 1 WebEx Meetings
       

Typ       

       
       

Outlook-Option       

       
       

Umgewandelt in WebEx-Meeting-Option       

       
       

Wöchentlich       

       
       

Alle [X] Wochen am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch,       Donnerstag, Freitag, Samstag]       

       

für Event Center-Events und Training Center-Schulungssitzungen:

Jede Woche am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag]

Wenn Sie ein Meeting ansetzen, das sich alle X Wochen wiederholt (X größer als 1), wird das Meeting wie von Ihnen angegeben in Microsoft Outlook angesetzt. Auf Ihrer WebEx-Site wird es jedoch als wöchentliches Meeting angezeigt.

Als Wochenbeginn wird immer der Standardwert „Sonntag“ verwendet. Dieser Wert kann nicht geändert werden. Wenn Sie den Wochenbeginn also auf einen anderen Tag setzen, wird dies nicht mit der WebEx-Site synchronisiert.

       

Monatlich       

       

Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] nicht unterstützte Tag jedes Monats

       

Nicht unterstützt       

                    
       

Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Wochentag oder Wochenendtag       

       
       

Nicht unterstützt       

       
       

Jährlich       

       
                    

[erster, zweiter, dritter, vierter, letzter] [Tag, Wochentag, Wochenendtag]       im [Januar....Dezember]       

       
                    

Nicht unterstützt.       

       
 
                                
Tabelle 2 Persönliche Konferenz-Meetings
       

Typ       

       
       

Outlook-Option       

       
       

Umgewandelt in Persönliche WebEx-Konferenz-Meeting-Option

       
       

Monatlich              

       
       

Tag [X] aller [y] Monate

       

Tag [X] jedes Monats.

Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Wochentag oder Wochenendtag

Nicht unterstützt       

       

Jährlich

       

Jeden [Januar....Dezember] [1,....31]

       

Nicht unterstützt       

                    
       

[erster, zweiter, dritter, vierter, letzter] [Tag, Wochentag, Wochenendtag] im [Januar....Dezember]       

       
       

Nicht unterstützt       

       

[erster, zweiter, dritter, vierter, letzter] [Sonntag, nicht unterstützt. Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] im [Januar....Dezember]

Nicht unterstützt       

Enddatum

              

Kein Enddatum.

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt.

Endet nach [X]-maligem Eintreten.

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt.

                    

Endet am [Datumseingabe]

       
                    

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt.

       
 

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