通过 Windows 版“WebEx 和 TelePresence 与 Microsoft Outlook 集成”安排会议(WBS30)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 20, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Mar 1, 2017
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安排会议概述

   

若要安排“CMR 混合”会议,您的管理员需要为您的站点启用“CMR 混合”,并为您的帐户启用“CMR 混合”及 Meeting Center Pro TelePresence 会议类型。 请联系管理员以了解详情。

在使用 Outlook 中的“CMR 混合”集成安排会议前,请先仔细阅读以下内容:   
  •      

    该适用于“CMR 混合”的 Outlook 集成将提供会议安排选项。 并非所有安排选项都可在该集成中使用。     

         

  •      

    该适用于“CMR 混合”的 Outlook 集成并非支持 Outlook 中的所有重复周期选项。 此外,该集成不支持在重复会议中创建例外会议或修改重复会议中的单个会议。

         

  •      

    在任何从 Outlook 发送的会议邀请中,会议开始时间在缺省状态下按计算机上所设置的时区显示,而不是 WebEx 站点首选项中设置的时区。 您可在 Outlook 中为会议指定不同的时区;会议开始时间将正确显示在每个受邀者的 Outlook 日历中。     

         

  •      

    如果需要编辑或取消使用该 Outlook 集成安排的会议,请在 Outlook 而非 WebEx 站点中编辑会议。

         

  •      

    如果使用 Outlook 来修改重复会议的会议设置,须将更改应用到整个系列会议。 如果您只对重复联合会议中的单次会议应用更改,这些更改将在 Outlook 和 TelePresence 会议安排系统中生效,但不会在 WebEx 站点上生效。     

         

  •      

    如果不选中与会者可在会议开始时间之前 [x] 分钟加入会议选项或者将该选项设置为 0 分钟,受邀者必须在您开始会议之后才能加入。

         

  • 会议 PIN: 安排会议时,您可创建纯数字密码以防止他人呼入 TelePresence 会议。 该选项位于“TelePresence 高级选项”中。 TelePresence 会议 PIN 和 WebEx 会议密码不同。

     

    
    

安排纯 WebEx 会议

  

通过该 Outlook 集成,您可安排 WebEx 会议,无需转至 WebEx 站点。

    
        
1    在 Outlook 窗口中打开新会议项,然后从工具栏中选择添加 WebEx 和 TelePresence
2    在“会议选项”面板中指定 WebEx 选项:
  • 确保收件人地点框中没有包含 TelePresence 系统。
  • 还允许 X 人使用视频设备加入中的数字应设为 0。
  • 选择允许其他人使用 WebEx 加入会议

    该选项在缺省情况下未被选中。 每当您安排会议并希望添加 WebEx 时都需要选择该选项。

  • 输入针对 WebEx 受邀者的会议密码。 如果站点要求必须提供会议密码,密码框一侧会出现星号。
  • (可选)选择电子邮件邀请中不包含密码以使会议更安全。
  • (可选)通过选择候补主持人功能选择一个或多个候补主持人,候补主持人可开始并主持会议,直到您加入。 有关详细信息,请参阅 https://help.webex.com/docs/DOC-11615
  • (可选)选择 WebEx 高级设置以指定更多详细信息,例如音频连接和注册。 有关详细信息,请参阅 WebEx 高级设置
3    执行以下操作以指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 要了解 WebEx 和 Microsoft 的重复模式的不同之处,请参阅“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

  • 地点框中输入会议地点。    
4    收件人框中输入会议受邀者的姓名和电子邮件地址。
注      

如果您选择约会以安排会议,可选择调度助手以显示收件人框。

5    选择发送

安排纯 TelePresence 会议

  

通过该 Outlook 集成,您无需使用 TelePresence 安排系统即可安排 TelePresence 会议。

    
        
1    在 Outlook 窗口中打开新会议项,然后从工具栏中选择添加 WebEx 和 TelePresence
2    执行以下操作以指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 要了解 WebEx 和 Microsoft 的重复模式的不同之处,请参阅“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

3    收件人框中输入会议受邀者的姓名和电子邮件地址。
4    在“会议选项”面板中指定 TelePresence 选项:    
  • 确保取消选中允许使用 WebEx 加入会议。 该选项在缺省情况下未被选中。
  • 选择添加 TelePresence 会议室

    您选择的系统将被添加到会议窗口中的收件人地点框中。 有关详细信息,请参阅在安排会议时添加 TelePresence 系统

  • (可选)在添加视频呼入参加者中输入可呼入会议的额外视频呼入参加者的数量。

    该选项可让您预留空间,从而让更多人使用个人视频会议系统(例如 Cisco TelePresence EX 系列及运行 Cisco Jabber Video 应用程序的设备)加入会议。 您输入的数量不包括在收件人地点框中添加的 TelePresence  系统。 您应当注意站点上的建议数量,切勿超出该上限。

  • (可选)选择 TelePresence 高级设置以指定其他详细信息,例如呼入和呼出设置。 有关详细信息,请参阅 TelePresence  高级设置
5    选择发送

安排“CMR 混合”会议

   

通过 Outlook 集成,您可安排允许他人使用 WebEx Meeting Center 或 TelePresence 加入的“CMR 混合”会议。





    
  • 主持人和与会者将收到相同的电子邮件邀请。 电子邮件邀请中不包含任何主持人机密信息,例如主持人密钥或访问码。 主持人通过浏览器或 WebEx Meetings 移动应用程序登录和查看会议信息就能够找到主持人密钥或访问码。

     

  • 如果您指定候补主持人,此人可开始、管理和录制会议。但录制文件仍将发送给作为原主持人的您。

     

  • 在安排会议时,切勿在同一时间安排两个以上的会议,因为您无法同时主持两个进行中的会议。 即使您允许候补主持人在您不在场的情况下开始会议,您仍将被视为该会议的主持人,除非您是主持人的代理。

     

    
        
1    在 Outlook 窗口中打开新会议项,然后从工具栏中选择添加 WebEx 和 TelePresence
2    执行以下操作以指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 要了解 WebEx 和 Microsoft 的重复模式的不同之处,请参阅“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

  • 地点框中输入会议地点。
3    收件人框中输入会议受邀者的姓名和电子邮件地址。
4    在“会议选项”面板中为“CMR 混合”会议指定 WebEx 和 TelePresence 选项:
  • 选中允许其他人使用 WebEx 加入会议

    该选项在缺省情况下未被选中。 每当您安排会议并希望添加 WebEx 时都需要选择该选项。

  • 选择添加 TelePresence 会议室
  • 输入针对 WebEx 受邀者的会议密码。 如果站点要求必须提供会议密码,密码框一侧会出现星号。
    注      

    WebEx 会议密码和您为 TelePresence 会议指定的 PIN 不同。 要了解有关 PIN 的更多信息,请参阅 TelePresence 高级设置

  • (可选)在添加视频呼入参加者中输入可呼入会议的额外视频呼入参加者的数量。

    该选项可让您预留空间,从而让更多人使用个人视频会议系统(例如 Cisco TelePresence EX 系列及运行 Cisco Jabber Video 应用程序的设备)加入会议。 您输入的数量不包括在收件人地点框中添加的 TelePresence  系统。 您应当注意站点上的建议数量,切勿超出该上限。

  • (可选)选择电子邮件邀请中不包含密码以使会议更安全。
  • (可选)通过选择候补主持人功能选择一个或多个候补主持人,候补主持人可开始并主持会议,直到您加入。 有关详细信息,请参阅 https://help.webex.com/docs/DOC-11615
  • (可选)选择“WebEx 高级设置”以指定其他详细信息,例如音频连接和注册。 有关详细信息,请参阅 WebEx 高级设置
  • (可选)选择“TelePresence 高级设置”以指定其他详细信息,例如呼入和呼出设置。 有关详细信息,请参阅 TelePresence  高级设置
5    选择发送

在安排会议时添加 TelePresence 系统

   

通过该 Outlook 集成,您可将 TelePresence 系统轻松添加到您安排的会议中。 “选择 TelePresence 会议室”对话框中将显示组织中的所有 TelePresence 系统。 您无需对组织中庞大的全局地址列表进行搜索。   

    
        
1    确保位于会议窗口中,并已开启“会议选项”面板。
2    选择添加 TelePresence 会议室 出现“选择 TelePresence 会议室”对话框。
3    浏览至系统或使用以下一种方式进行搜索:    
  • 搜索: 输入部分会议室名称。 该方式不会按位置搜索。           
  • 地点: 选择地点以只显示位于该地点的会议室。
4    选择要添加的系统。    
5    选择会议室 –>  确定     

或者,您可使用 Outlook 通讯录或“会议室查找工具”在组织的所有会议室中查找 TelePresence 系统。 但是,配有 TelePresence 的会议室可能很难在列表中辨别,其位置可能也不明确。

      
注            

您选择的 TelePresence 会议室还必须列在 Cisco TelePresence Management Suite Extension for Microsoft Exchange (Cisco TMSXE) 中,否则无法预约。

      
     

安排个人会议或纯音频会议

       
  
  •     

    使用与 Outlook 集成,您可安排:    

         

    • WebEx 个人会议(如站点使用 WebEx 音频)。 借助个人会议,您可先开始音频部分,但也可随时加入在线部分。

       

    • 纯音频会议(如站点电话服务提供商(TSP)音频音频)。

       

        
    
    

当您安排个人会议或纯音频会议时,您收到的主持人会议邀请中将包含主持人访问码,可用来开始会议的音频部分。 对于个人会议,还将包含主持人密钥,可用来收回主持人权限。

    

对于某些“电话服务提供商(TSP)”音频帐户,如果您安排两个相邻的“CMR 混合”会议(第二个会议被安排在第一个会议结束后立即开始)并且 TelePresence 会议安排系统自动延长第一个会议直至超出预定的结束时间,则第二个会议将自动结束,原因是同一个 TSP 音频帐户和主持人访问码无法同时用于两个会议。 要解决该问题,您可使用不同的主持人访问码设置两个 TSP 帐户,并将这两个帐户分别用于安排第一个会议和第二个会议。 还可选择让管理员关闭 TelePresence 系统自动延长会议的选项。

    
        
1    在 Outlook 窗口中选择安排会议。          

或者,您可打开新的会议项并从工具栏选择添加个人会议添加纯音频会议

     
2    在“WebEx 设置”对话框中,指定以下选项:
  • 在“音频 & 跟踪”标签页中,选择以下一种音频连接类型
    • 如果您使用 WebEx 音频,选择个人会议,然后选择要使用的个人会议帐户。

       

      如果没有指定个人会议帐户,将需要生成一个帐户。

       

    • 如果您使用电话服务提供商(TSP),选择电话会议服务,然后选择要使用的个人会议帐户。

       

  • (可选)输入针对 WebEx 受邀者的会议密码。 如果站点要求必须提供会议密码,密码框一侧会出现星号。
    注      

    WebEx 会议密码和您为 TelePresence 会议指定的 PIN 不同。 要了解有关 PIN 的更多信息,请参阅 TelePresence 高级设置

  • (可选)选择电子邮件邀请中不包含密码以使会议更安全。
  • (可选)通过选择候补主持人功能选择一个或多个候补主持人,候补主持人可开始并主持会议,直到您加入。 有关详细信息,请参阅 https://help.webex.com/docs/DOC-11615
  • (可选)选择 WebEx 高级设置以指定更多详细信息,例如音频连接和注册。 有关详细信息,请参阅 WebEx 高级设置
3    执行以下操作以指定常规会议信息:
  • 主题框中输入会议的主题。
  • 开始时间结束时间列表中指定会议的开始时间和结束时间。
  • (可选)要为您的会议指定一种重复模式,请选择重复周期,然后选择重复选项。 要了解 WebEx 和 Microsoft 的重复模式的不同之处,请参阅“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

  • 在 Outlook 会议的地点框中输入会议地点。
4    收件人框中输入会议受邀者的姓名和电子邮件地址。
5    选择发送

编辑已安排的会议

  

在使用“WebEx 与 Outlook 集成”安排会议后,您可使用 Outlook 随时对其进行编辑。 例如,您可更改会议的开始时间、指定新密码、选择不同的电话会议选项等。

    

在编辑已安排的会议后,“WebEx 与 Outlook 集成”将向此会议的所有受邀与会者发送更新的会议邀请,并在 WebEx 站点上更新会议信息。

    



    

如果使用 Microsoft Outlook 重新安排重复 WebEx 会议中的单次会议,该更改也会显示在您的 WebEx 站点上。

    
   
      
1    在您的 Microsoft Outlook 日历中打开已安排的会议项。
2    要在工具栏或“约会”标签页上编辑会议信息或更改选项,可执行以下操作:          
  • 要更改 WebEx 会议设置,选择更改设置

     

  • 要添加或更改重复模式,选择重复周期。      

     

  • 要编辑会议邀请电子邮件中的文本,在约会标签页上执行该操作。

     

     
3    根据需要执行以下操作之一:
  • 要向受邀的与会者发送更新的会议邀请并在 Outlook 日历中保存更新的会议,选择发送更新

  • 要在 Outlook 日历中保存更新的会议,选择保存并关闭。

取消已安排的会议

如果您使用 Outlook 集成安排会议,可在 Outlook 中取消会议。

您可在 Outlook 中的 WebEx 工具栏上使用取消 WebEx 会议取消“个人会议室”会议取消个人会议按钮从 Outlook 会议或约会中取消并删除 WebEx 信息。 如果您要更改 WebEx 会议的类型,例如,您最初安排的是 WebEx 会议,随后想将其改为“个人会议室”会议,可能会希望执行上述操作。




    
  • 如果您使用 WebEx 站点取消 WebEx 会议,所做的更改将不会显示在 Microsoft Outlook 中。 例如,如果使用站点更改会议的开始时间,Outlook 日历中的开始时间不会发生变化。 因此,我们建议您仅使用 Outlook 取消会议。 使用 WebEx 站点编辑一个原本使用 Outlook 安排的会议不是一个好的选择。

     

  • 如果使用 Microsoft Outlook 取消重复 WebEx 会议中的单次会议,该更改也会显示在您的 WebEx 站点上。

     

  • 如果在使用上述取消按钮后保存会议或约会,但尚未添加另一个 WebEx 会议、“个人会议室”会议或个人会议,该会议将变为不包含 WebEx 信息的 Microsoft Outlook 常规会议。

     

    

您还可根据下方的描述从 Microsoft Outlook 取消会议。

       
1    在您的 Microsoft Outlook 日历中打开已安排的会议项。
2    选择取消会议
3    在确认消息中选择
4    选择发送取消通知

WebEx 高级设置

   

这些选项可帮助您自定义 WebEx 会议的缺省设置。 如果管理员已关闭某些选项,您将无法使用这些选项。

     
                   
       

选项...       

       
       

用途       

       
       

服务类型       

       
       

选择要安排的会议的类型。

如果使用 WebEx 和 TelePresence 安排联合会议,TelePresence为缺省会议类型。

              
       

会议密码       

       
       

指定加入 WebEx 会议时使用的密码

        

如果您要求输入密码,没有从邀请电子邮件加入或加入时没有登录 WebEx 站点的人必须提供密码才能加入会议。 从邀请电子邮件加入或加入时已登录 WebEx 站点的人无需提供密码即可加入会议。

       
       

电子邮件邀请中不包含密码       

       
       

电子邮件邀请中不包括密码

        

如果选中该选项,请通过其他方式向受邀者提供密码。

       
       

在 WebEx 站点上列出该会议       

       
       

在 WebEx 站点上的会议日历中显示该会议             

       
       

与会者可在会议开始时间之前 [X] 分钟加入会议       

       
       

允许受邀者在安排的开始时间之前一定的分钟数内加入会议。       

        
注              

如果不选中该复选框或者将该选项设置为 0 分钟,受邀者必须在您开始会议之后才能加入。       

        
       
    
    
               
      

“音频”和“跟踪”标签页      

      
       

选项...       

       
       

用途       

       
       

会议类型       

       
       

选择参加者连接会议音频的方式:

  • : 会议中没有音频。 您可以通过会议服务之外的方式提供音频。

     

  • WebEx 音频: 会议中包含集成音频服务。 选择以下选项之一或全部:

     

    • 向与会者显示全球呼入号码: 提供其他国家的参加者可用来连接音频的呼入号码。

       

    • 显示免费号码: 提供参加者可用来连接音频的免费号码。

       

  • 其他电话会议服务: 会议中包含其他服务提供的音频。 您在文本框中输入的说明将出现在邀请电子邮件中。

     

  • 仅使用网络语音: 参加者使用计算机连接音频。

     

              
       

进入与退出声音       

       
       

如果您选择 WebEx 音频,选择以下一种选项:

  • 嘀嘀声: 播放简单的声音。

     

  • 播报姓名: 在连接音频后,参加者录下其姓名。 当参加者加入或离开会议时,将会播报该姓名。

     

  • 无声音: 不播放声音。

     

              
       

跟踪代码       

       
       

用于标识您的部门、项目或您的组织希望与会议关联的其他信息。 跟踪代码可以是选填信息,也可以是必填信息,这取决于站点管理员的设置。

       
    
    
            
      

“注册”标签页      

      
       

选项...       

       
       

用途       

       
       

需要与会者注册       

       
       

要求所有受邀者必须注册才能加入会议。 只有在您接受注册请求后,受邀者才能加入会议。

必须先取消选中与会者可在会议开始时间之前 [x] 分钟加入会议选项,才可使用该选项。

              
       

自动接受所有注册       

       
       

自动接受所有注册请求。

        

如果未选中该选项,您必须在 WebEx 站点上的“我的 WebEx”中接受注册请求。

       
    
    
               
      

“资源”标签页      

      
       

选项...       

       
       

用途       

       
       

“信息”标签页模板       

       
       

信息标签页选择一个模板,该模板将在会议期间显示在内容查看器中。 信息标签页包含有关会议的信息,包括会议主持人、音频会议的电话号码和主持人密钥(仅针对主持人)。

注      

只有具备一个或多个自定义的信息标签页模板时,您才可以选择其他模板。 站点管理员可为 WebEx 站点添加模板。

       

候补主持人       

       
       

选择一个或多个候补主持人。 其中一个候补主持人可开始并主持会议,直到您加入。

        

只有具备 WebEx 站点主持人帐户的人才会列在该框中。       

       
       

在主持人加入会议之前自动播放演示       

       
       

在主持人加入会议前自动播放供参加者观看的演示。

       
    

保存为缺省设置: 选中该选项可将所有设置保存为缺省设置。

    

Telepresence 高级选项

   

这些选项可帮助您自定义 TelePresence 会议。   

     
                
       

选项       

       
       

可执行的操作       

       
       

会议 PIN       

       
       

创建数字密码以防止他人呼入 TelePresence 会议。       

        

PIN 包含在邀请电子邮件中。 受邀者必须输入 PIN 才能加入 TelePresence 会议。

        

TelePresence 会议 PIN 和 WebEx 会议密码不同。

       
       

帐单代码       

       
       

如果管理员尚未指定该会议的帐单代码,请输入该代码。

        

TelePresence 的帐单代码与 WebEx 跟踪代码不同。

       
       

预约的系统             

       
       

这些选项将决定预约的 TelePresence 系统在安排的开始时间到达后连接会议的方式:       

使用系统缺省选项: 使用管理员指定的缺省连接方式。

自动加入: 允许预约的系统在开始时间到达后自动连接会议。

               

选择要加入的会议: 在预约的系统上提供显示会议和呼入信息的按钮。 如果选择该选项,参加者可通过该按钮来加入会议。

               

对于不支持该选项的系统,请向受邀者转发包含呼入信息的电子邮件邀请。

仅预约会议室: 预约实体会议室,但会议开始后无法与该会议室建立连接。

              
       

TelePresence 呼入和呼出设置               

       
       

选择添加以指定预约的系统中未列出的设备或系统的连接方式。

“呼入”标签页

        

选择连接类型(SIP 音频SIP 视频),然后指定可通过该连接类型呼入的人数。 该数量在技术上是指设备数;如果四个人通过一个设备加入会议,将被算作一人。

您可向受邀者转发邀请电子邮件,其中包含呼入信息。

注      

您在允许 X 人呼入中指定的可通过 SIP 视频连接方式加入的人数将对应“会议选项”面板上的还允许 X 人使用视频设备加入中的人数。

                      

“呼出”标签页

        

选择连接类型(IP 视频、IP 音频、ISDN 视频、ISDN 音频、SIP 视频SIP 音频)并输入受邀者的联系信息。 在安排的开始时间达到后将自动连接他们的设备。

               

编辑设置       

要编辑或删除已添加的连接方式,根据情况选择编辑删除

              
    

“WebEx 与 Outlook 集成”的重复模式限制

下表将显示 WebEx 和 Microsoft Outlook 中的重复模式的区别。

 
                    
表 1   WebEx 会议
       

类型       

       
       

Outlook 选项       

       
       

对应的 WebEx 会议选项       

       
       

每周       

       
       

重复间隔为 [X] 周后的: [星期日、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]       

       

适用于 Event Center 活动和 Training Center 培训课程:

每周的: [星期日、星期一、星期二、星期三、星期四、星期五、星期六]

如果您在 Microsoft Outlook 中安排一个每隔 X 周重复的会议,且 X 大于 1,会议将按您指定的选项安排,但在 WebEx 站点上,该会议将显示为每周重复的会议。

每周的起始时间始终指向缺省值“星期日”。 不支持自定义,因此您将每周的起始时间更改为其他时间,将无法与 WebEx 站点同步。

       

每月       

       

每月的第 [一、二、三、四、最后一] 天

       

不支持       

                    
       

每月第 [一、二、三、四、最后一个] 工作日或周末       

       
       

不支持       

       
       

每年       

       
                    

[1 月到 12 月] 的 [第一、第二、第三、第四、最后一个] [天、星期、工作日]       

       
                    

不支持。       

       
 
                                
表 2   WebEx 个人会议
       

类型       

       
       

Outlook 选项       

       
       

转换为 WebEx 个人会议选项

       
       

每月              

       
       

每 [Y] 个月的第 [X] 天

       

每月的第 [X] 天。

每月第 [一、二、三、四、最后一个] 工作日或周末

不支持       

       

每年

       

每个 [ 1 月到 12 月] 的 [1 日到 31 日]

       

不支持       

                    
       

[1 月到 12 月] 的 [第一、第二、第三、第四、最后一个] [天、星期、工作日]       

       
       

不支持       

       

[1 月到 12 月] 的 [第一、第二、第三、第四、最后一个] [星期一、星期二、星期三、星期四、星期五]

不支持       

结束日期

              

无结束日期

如果时长超过一年,将会转为一年。

[x] 次后结束

如果时长超过一年,将会转为一年。

                    

结束日期:[输入日期]

       
                    

如果时长超过一年,将会转为一年。

       
 

Attachments

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