Ansetzen eines Meetings in IBM Lotus Notes (WBS30)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 20, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jan 13, 2017
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Übersicht über das Ansetzen eines Meetings

Beim Ansetzen eines Online-Meetings über die WebEx-Integration in Lotus Notes und beim Versenden von Meeting-Einladungen müssen Sie Folgendes beachten:

  • Die WebEx Integration in Lotus Notes bietet grundlegende Optionen zum Ansetzen eines Meetings. Einige Optionen, die auf Ihrer WebEx-Site angezeigt werden, stehen in der WebEx-Integration in Lotus Notes möglicherweise nicht zur Verfügung. Für diese zusätzlichen Optionen verwendet WebEx Integration in Lotus Notes die Einstellungen der Vorlage, die Sie für das Meeting gewählt haben.

     

  • Die WebEx Integration in Lotus Notes unterstützt nicht alle Wiederholungsoptionen, die in Lotus Notes zur Verfügung stehen.

     

  • In Meeting-Einladungen, die Sie von Lotus Notes versenden, wird die Startzeit des Meetings in derjenigen Zeitzone angezeigt, die auf Ihrem Computer festgelegt ist, nicht in der Zeitzone Ihrer Site-Einstellungen für Ihren Dienst.

     


    Hinweis


    Auf Ihrer WebEx-Site werden alle Meeting-Zeiten in der     Zeitzone angezeigt, die Sie in den Site-Präferenzen festgelegt     haben, unabhängig von der auf Ihrem Computer eingestellten Zeitzone.     


WebEx-Meetings ansetzen

Mit den WebEx-Produktivitätswerkzeugen können Sie Meetings in Lotus Notes ansetzen, ohne Ihre WebEx-Site aufrufen zu müssen.

Bei Verwendung von WebEx Integration in Lotus Notes zum Ansetzen eines Meetings können Sie Teilnehmer einladen, indem Sie sie in beliebigen Lotus Notes-Adressbüchern auswählen. Sie können auch Teilnehmer einladen, die nicht in einer Kontaktliste in Lotus Notes zu finden sind, indem Sie ihre E-Mail-Adresse angeben.

Nachdem Sie einen Teilnehmer zu einem angesetzten Meeting eingeladen haben, erhält dieser eine Einladungs-E-Mail. Die Einladung enthält Informationen über das Meeting (einschließlich Passwort) und einen Link, auf den der Teilnehmer klicken kann, um dem Meeting beizutreten.

            
1    Wählen Sie im Lotus Notes-Kalender die Option Meeting ansetzen. Daraufhin wird die Registerkarte für neue Kalendereinträge mit der Schaltfläche WebEx-Meeting hinzufügen geöffnet.
2    Geben Sie die allgemeinen Meeting-Informationen wie folgt an:
  • Geben Sie im Feld Betreff ein Thema für das Meeting an.
  • Geben Sie die Beginn und Ende für das Meeting an.
  • (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholung, und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting.

  • (Optional) Geben Sie weitere in Lotus Notes verfügbare Optionen an.
3    Wählen Sie die Option WebEx-Meeting hinzufügen. Das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ wird geöffnet.
4    (Optional) Im Bereich Meeting-Informationen können Sie Änderungen an den allgemeinen Meeting-Optionen vornehmen.
5    (Optional) Wählen Sie den Audio-Verbindungstyp und andere zugehörige Optionen auf der Registerkarte Audio & Tracking.
6    (Optional) Wählen Sie auf der Registerkarte Registrierung aus, ob sich Teilnehmer vor dem Meeting registrieren müssen.
7    (Optional) Geben Sie auf der Registerkarte Ressourcen die folgenden Optionen an:
  • Wählen Sie eine andere Registerkarte „Meeting-Info“, die im Meeting-Fenster angezeigt werden soll.
  • Wählen Sie einen oder mehrere Teilnehmer Ihrer Meeting als alternativen Meeting-Gastgeber aus. Ein alternativer Gastgeber ist berechtigt, Ihr Meeting zu starten und zu veranstalten, wenn Sie selbst nicht teilnehmen können. Weitere Informationen finden Sie unter https://help.webex.com/docs/DOC-10607.
  • Geben Sie eine hochzuladende Präsentation an, die Teilnehmern automatisch wiedergegeben wird, bevor Sie dem Meeting beitreten.
 

Wenn Sie das Meeting für einen anderen Gastgeber ansetzen, wird im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ die Meldung „Sie planen für [Name des Gastgebers]“ angezeigt.

8    Um Personen einzuladen, klicken Sie auf ein Adressbuch-Symbol, und wählen Sie im Bereich Eingeladene den Namen der Eingeladenen aus, oder geben Sie die Namen manuell ein.


Hinweis      

Die über WebEx Integration in Lotus Notes eingeladenen Teilnehmer werden nicht in der Teilnehmerliste für das Meeting auf Ihrer WebEx-Site angezeigt.

Weitere Informationen zum Einladen von Teilnehmern in Lotus Notes finden Sie in der Hilfe zu Lotus Notes.

9    Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
  • Klicken Sie auf Einladungen speichern und senden, um den Teilnehmern die Einladungen zu schicken.

     
  • Klicken Sie auf Als Entwurf speichern, und laden Sie die Teilnehmer zu einem späteren Zeitpunkt zum angesetzten Meeting ein.
 
Hinweis       Sie können alle Einstellungen für das Meeting nach dem Ansetzen ändern.
  Die WebEx-Produktivitätswerkzeuge fügen das angesetzte Meeting Ihrem Lotus Notes-Kalender und dem öffentlichen Kalender auf Ihrer WebEx-Site hinzu.

Meetings in einer persönlicher Konferenz ansetzen

         
1    Wählen Sie im Lotus Notes-Kalender die Option Meeting ansetzen.     

Die Registerkarte „Neue Kalendereinträge“ wird angezeigt

     
2    Wählen Sie Persönliches Konferenz-Meeting hinzufügen, um die Einstellungen für persönliche Konferenz-Meetings vorzunehmen.
3    Wenn die Registerkarte      Konto des Dialogfelds „WebEx-Einstellungen“ angezeigt wird, geben Sie die notwendigen Informationen ein, und klicken Sie dann auf OK.          

Das Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ wird geöffnet. Wenn Sie das Meeting für einen anderen Gastgeber ansetzen, wird im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ die Meldung „Sie planen für [Name des Gastgebers]“ angezeigt.

     
4    Geben Sie die allgemeinen Meeting-Informationen wie folgt an:
  • Geben Sie im Feld Betreff ein Thema für das Meeting an.
  • Geben Sie die Beginn und Ende für das Meeting an.
  • (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholung, und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting.

  • (Optional) Geben Sie weitere in Lotus Notes verfügbare Optionen an, etwa eine Meeting-Benachrichtigung.
5    Um Personen einzuladen, klicken Sie auf ein Adressbuch-Symbol, und wählen Sie im Bereich Eingeladene den Namen der Eingeladenen aus, oder geben Sie die Namen manuell ein.
Hinweis      

Die über WebEx Integration in Lotus Notes eingeladenen Teilnehmer werden nicht in der Teilnehmerliste für das Meeting auf Ihrer WebEx-Site angezeigt.

Weitere Informationen zum Einladen von Teilnehmern in Lotus Notes finden Sie in der Hilfe zu Lotus Notes.

6    Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
  • Klicken Sie auf Einladungen speichern und senden, um den Teilnehmern die Einladungen zu schicken.

     
  • Klicken Sie auf Als Entwurf speichern, und laden Sie die Teilnehmer zu einem späteren Zeitpunkt zum angesetzten Meeting ein.
 
Hinweis       Sie können alle Einstellungen für das Meeting nach dem Ansetzen ändern.
  Die WebEx-Produktivitätswerkzeuge fügen das angesetzte Meeting Ihrem Lotus Notes-Kalender und dem öffentlichen Kalender auf Ihrer WebEx-Site hinzu.

Festlegen eines Wiederholungsmusters für ein Meeting

Mit den Wiederholungsoptionen von Lotus Notes können Sie ein Wiederholungsmuster für das Meeting angeben. Beispielsweise können Sie festlegen, dass ein Meeting jeden Mittwoch um 14:00 Uhr bis zu einem bestimmten Datum wiederholt werden soll. Durch WebEx Integration in Lotus Notes wird das Meeting an jedem im Wiederholungsmuster angegebenen Tag angesetzt.

Abhängig von Ihrem Dienst werden eventuell nicht alle Wiederholungsoptionen in Lotus Notes unterstützt. Weitere Informationen finden Sie unter Beschränken von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in Lotus Notes.

     
1    Wenn Sie ein Meeting mithilfe von WebEx Integration in Lotus Notes angesetzt haben, öffnen Sie den Kalendereintrag in Ihrem Lotus Notes-Kalender.



  Das Dialogfeld für Wiederholungsoptionen wird geöffnet.
2    Geben Sie im Dialogfeld die gewünschten Optionen an, und klicken Sie auf OK.

Beschränken von Wiederholungsmustern bei der WebEx-Integration in Lotus Notes

In der folgenden Tabelle sind die Unterschiede zwischen den Wiederholungsmustern von WebEx und Lotus Notes aufgeführt.

 
                                             
Tabelle 1 WebEx Meetings

Typ

Lotus Notes-Option

Umgewandelt in WebEx-Meeting-Option

Wöchentlich

Jede 1.-8. Woche am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag]

Für Meeting Center:

Jede 1.-8. Woche am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag]

für Event Center-Events und Training Center-Schulungssitzungen:

Jede Woche am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag]

Wenn Sie ein Meeting ansetzen, das sich jede X. Woche wiederholt (X größer als 1), dann wird das Meeting wie von Ihnen angegeben in Lotus Notes angesetzt. Auf Ihrer WebEx-Site wird es jedoch als wöchentliches Meeting angezeigt.

Monatlich

Nicht unterstützt.

Gerechnet vom Monatsende

Jährlich

Jedes 1.-10. Jahr

Jedes Jahr.

Wenn Sie ein Meeting ansetzen, das sich alle X Jahre wiederholt (X größer als 1), dann wird das Meeting wie von Ihnen angegeben in Lotus Notes angesetzt. Auf Ihrer WebEx-Site wird es jedoch als jährliches Meeting angezeigt.

Benutzerdefiniert

Benutzerdefinierte Einstellungen

Nicht unterstützt.

Enddatum

Starten von Datum bis Datum

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt.

Starten von Datum X-mal wiederholen

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt.

Ausnahmen angeben

Nicht wechseln

Nicht unterstützt.

Zu Freitag wechseln

Nicht unterstützt.

Zu Montag wechseln

Nicht unterstützt.

Zum nächsten Wochentag wechseln

Nicht unterstützt.

Löschen

Nicht unterstützt.

 
                                                  
Tabelle 2 Persönliche Konferenz-Meetings

Typ

Lotus Notes-Option

Umgewandelt in Persönliche WebEx-Konferenz-Meeting-Option

Täglich

Jeder 1.-31. Tag

Täglich

Monatlich

Jeden Monat täglich

Jeden Monat am [1., 2., 3., 4., letzten][So, Mo, Di, Mi, Do, Fr und Sa]

Gerechnet vom Monatsende

Nicht unterstützt

Jeden Monat am [1., 2., 3., 4., letzten][So, Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa]

Jede Woche am [So, Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa]

Jährlich

Jedes 1.-10. Jahr

Nicht unterstützt

Benutzerdefiniert

Benutzerdefinierte Einstellungen

Nicht unterstützt

Enddatum

Starten von Datum bis Datum

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt.

Starten von Datum X-mal wiederholen

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt.

Ausnahmen angeben

Nicht wechseln

Nicht unterstützt.

Zu Freitag wechseln

Nicht unterstützt.

Zu Montag wechseln

Nicht unterstützt.

Zum nächsten Wochentag wechseln

Nicht unterstützt.

Löschen

Nicht unterstützt.


Hinweis


Wenn Sie ein sich wiederholendes Meeting in Lotus Notes ändern oder löschen, beachten Sie Folgendes:

  • Wenn Sie ein sich wiederholendes Meeting bearbeiten, z. B. das Datum oder die Meeting-Optionen ändern, müssen alle an einer einzelnen Instanz des Meetings vorgenommenen Änderungen auf alle Instanzen angewendet werden, damit die Änderungen sich auf Ihre WebEx-Site auswirken. Wenn Sie die Änderungen nur auf die Einzelinstanz anwenden, wird eine Aktualisierung in Lotus Notes vorgenommen, aber nicht im Kalender auf der Site.

     

  • Wenn Sie eine einzelne Instanz eines wiederholten Meetings stornieren, wird die Instanz in Lotus Notes gelöscht, verbleibt aber im Kalender. Sie müssen alle Instanzen eines wiederholten Meetings in Lotus Notes löschen, damit es aus dem Kalender entfernt wird.

     


Meeting-Vorlagen verwenden

In einer Meeting-Vorlage werden Ihre bevorzugten Einstellungen für Meetings gespeichert. Durch Auswahl der Vorlage können Sie Online-Meetings schnell ansetzen oder starten und müssen nicht immer wieder für alle Meetings dieselben Einstellungen auswählen. In der Vorlage sind jedoch Thema, Passwort sowie Datum- und Uhrzeiteinstellungen nicht gespeichert.

Wenn Sie in den Produktivitätswerkzeugen noch keine standardmäßige Meeting-Vorlage für Ihren lokalen Computer angegeben haben, richten sich die Standardwerte nach den Einstellungen für Ihre WebEx-Site. Nachdem Sie in den Produktivitätswerkzeugen auf Ihrem lokalen Computer eine standardmäßige Meeting-Vorlage festgelegt haben, richten sich die Standardwerte nach den lokalen Einstellungen.

Beim Ansetzen eines Meetings mit WebEx Integration in Lotus Notes können Sie eine der Meeting-Vorlagen auswählen, die Sie auf Ihrer WebEx-Site gespeichert haben.


Hinweis


Obwohl WebEx Integration in Lotus Notes nur eine Teilmenge aller Optionen enthält, die für ein Online-Meeting verwendet werden können, werden alle Optionen in der Vorlage festgelegt, unabhängig davon, ob sie in WebEx Integration in Lotus Notes verfügbar sind. Wenn Sie beispielsweise in einer Vorlage bestimmte Teilnehmer-Privilegien festlegen, werden diese Privilegien für das Meeting festgelegt. Einstellungen für Teilnehmer-Privilegien sind in WebEx Integration in Lotus Notes nicht verfügbar.

Nach dem Ansetzen eines Meetings können Sie dessen Vorlage nicht mehr ändern.


     
1    Klicken Sie zum Anzeigen der Details einer Vorlage in der Symbolleiste von Lotus Notes auf die Schaltfläche Konfiguration, und wählen Sie dann Meeting-Vorlagen aus.



Die Liste der gespeicherten Meeting-Vorlagen auf Ihrer WebEx-Site wird angezeigt.

2    Wählen Sie eine Vorlage aus, und klicken Sie anschließend auf Ansicht.

Ein angesetztes Meeting bearbeiten

Mit der WebEx-Integration in Lotus Notes können Sie mit Lotus Notes jederzeit ein geplantes Meeting bearbeiten. Beispielsweise können Sie den Startzeitpunkt ändern, ein neues Passwort angeben, eine andere Telefonkonferenz-Option auswählen usw. Nach dem Bearbeiten eines angesetzten Meetings sendet WebEx Integration in Lotus Notes eine aktualisierte Meeting-Einladung an alle Teilnehmer, die Sie zum Meeting eingeladen haben, und aktualisiert die Meeting-Informationen auf Ihrer WebEx-Site.

Wichtig:
  • Wenn Sie ein Meeting über Ihre WebEx-Site anstatt über WebEx Integration in Lotus Notes ändern, werden die Änderungen nicht in Lotus Notes übernommen. Wenn Sie beispielsweise den Startzeitpunkt des Meetings über Ihre Site ändern, wird der Startzeitpunkt im Lotus Notes-Kalender nicht geändert. Daher empfiehlt sich zum Bearbeiten eines Meetings die ausschließliche Verwendung von Lotus Notes.

     

  • Wenn Sie ein wiederholtes Meeting mit Lotus Notes bearbeiten, müssen die Änderungen für eine einzelne Meeting-Instanz auf alle entsprechenden Instanzen angewendet werden, damit die Änderungen auf der WebEx-Site wirksam werden. Wenn Sie die Änderungen nur auf die Einzelinstanz anwenden, wird eine Aktualisierung in Lotus Notes vorgenommen, aber nicht im Kalender.

     


Hinweis


Sie können die Vorlage für ein angesetztes Meeting nicht ändern.


       
1    Suchen Sie in Ihrem Lotus Notes-Kalender das Meeting, das Sie bearbeiten möchten, und öffnen Sie dann die Registerkarte für den Kalendereintrag.
2    Bearbeiten Sie die Informationen oder ändern Sie Optionen im Fenster „Meetings“.
3    Wählen Sie WebEx-Meeting bearbeiten, um im Dialogfeld „Meeting-Einstellungen“ WebEx-spezifische Optionen zu bearbeiten.
4    Klicken Sie auf Einladungen speichern und senden. Ihr Meeting wird auf Ihrer WebEx-Site aktualisiert.

Stornieren eines angesetzten Meetings

Um ein in Lotus Notes angesetztes Online-Meeting zu stornieren, verwenden Sie einfach die entsprechenden Optionen von Lotus Notes. Alle eingeladenen Teilnehmer erhalten automatisch eine Stornierungsmitteilung. Das Meeting wird auch auf Ihrer WebEx-Site storniert.

Wichtig:
  • Wenn Sie ein WebEx-Meeting in Lotus Notes ansetzen, sollten Sie es direkt in Lotus Notes stornieren. Versuchen Sie stattdessen, es über Ihre WebEx-Site zu stornieren, wird es in Lotus Notes nicht storniert.

     

  • Wenn Sie eine einzelne Instanz eines wiederholten Meetings stornieren, wird die Instanz in Lotus Notes gelöscht, verbleibt aber im Kalender. Sie müssen alle Instanzen eines wiederholten Meetings in Lotus Notes löschen, damit es aus dem Kalender entfernt wird.

     

Informationen zum Stornieren von Meetings in Lotus Notes finden Sie in der Hilfe zu Lotus Notes.

 

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