IBM Lotus Notes でミーティングをスケジュールする (WBS30)

Document created by Cisco Localization Team on Oct 20, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Dec 8, 2016
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ミーティングのスケジューリング概要

WebEx と Lotus Notes の連携を使用してオンラインミーティングをスケジュールしたり、ミーティング招待状を送信したりする場合は、以下の点に注意します:

  • WebEx と Lotus Notes の連携はミーティングのスケジュールに関する基本的なオプションを提供しています。 WebEx サイトで利用できるオプションの一部は Lotus Notes の連携では利用できません。 このような追加のオプションに対し、WebEx と Lotus Notes の連携はミーティングに選択されているテンプレートで指定されている設定を使用します。

     

  • WebEx と Lotus Notes の連携は Lotus Notes で使用できるすべての繰り返しの (定期的) のオプションに対応しているわけではありまえん。

     

  • Microsoft Outlook から送信されるミーティング招待状では、 WebEx サイト設定にあるタイムゾーンではなく、お使いのコンピュータに設定されているタイムゾーンでのミーティングの開始時刻が表示されます。

     


    注意


    お使いのサービスサイトでは、すべてのミーティングの時刻が、サイト設定で指定されたタイムゾーンで表示されます。お使いのコンピュータに設定されているタイムゾーンは関係ありません。     


WebEx ミーティングをスケジュールする

WebEx 生産性向上ツールを使えば、WebEx サイトに移動しなくても、Lotus Notes からミーティングをスケジュールできます。

WebEx と Lotus Notes の連携を使ってミーティングをスケジュールする時に Lotus Notes のアドレス帳の出席者を選択して招待できます。 また、Lotus Notes の連絡先に表示されていない出席者でもメールアドレスを入力することで招待できます。

スケジュールしたミーティングに出席者を招待すると、その出席者に招待メールが送信されます。 招待状には、パスワードおよび出席者が選択することでミーティングに参加できるリンクが含まれます。

            
1    Lotus Notes カレンダーを開き、[ミーティングをスケジュール] をクリックします。 [WebEx ミーティングの追加] ボタンを含む [新規カレンダーエントリ] タブが表示されます。
2    以下の作業を行ってミーティング情報全般を指定します:
  • [議題] ボックスにミーティングの議題を入力します。
  • ミーティングの開始と終了の時刻を指定します。
  • (オプション) 定期的なミーティングを指定するには、[繰り返し] をクリックしてから、繰り返しオプションを選択します。 詳細については、ミーティングの繰り返しのパターンを指定するを参照してください。

  • (オプション) Lotus Notes が提供する他のオプションを指定します。
3    [WebEx ミーティングの追加] を選択します。 WebEx 設定ダイアログが表示されます。
4    (オプション) [ミーティング情報] セクションでミーティングオプションに変更を加えます。
5    (オプション) [音声とトラッキング] タブを選択して、音声接続タイプと関連オプションを選択します。
6    (オプション) 出席者がミーティング前に登録することを必須にするかどうかを選択するには、[登録] を選択します。
7    (オプション) 次のオプションを指定するには、[リソース] を選択します:
  • 別のミーティング情報タブを選択するとミーティングウィンドウに表示されます。
  • ミーティングの代理主催者として指名する出席者を選択します。 代理主催者はあなたがミーティングに出席できない場合にあなたに代わってミーティングを開始したり、進行するユーザーです。 詳細については、https://help.webex.com/docs/DOC-11578 を参照してください。
  • アップロードするプレゼンテーションを指定することで、あなたがミーティングに参加するまでの間、出席者に対しプレゼンテーションが自動的に再生されます。
 

他の主催者の代わりにミーティングをスケジュールしている場合は、[WebEx の設定] ダイアログボックスに「[主催者名] に代わりスケジュールしています」というメッセージが表示されます。

8    ミーティングにユーザーを招待するには、アドレス帳アイコンを選択し、[招待者] パネルで招待者の名前を選択するか名前を手作業で入力します。


注意      

WebEx と Lotus Notes の連携を使用して招待した出席者は、あなたの WebEx サイトにあるミーティングの出席者リストには表示されません。

Lotus Notes を使用して出席者を招待する方法の詳細については、Lotus Notes のヘルプを参照してください。

9    次のいずれかを実行します:
  • [招待状の保存と送信] を選択して出席者に招待状を送信します。

     
  • [下書きとして保存] を選択することで、後ほどスケジュール済みミーティングに出席者を招待することができます。
 
注意       ミーティングをスケジュールした後でも、ミーティングに対する設定を変更できます。
  WebEx 生産性向上ツールによりスケジュール済みミーティングが Lotus Notes カレンダーと WebEx サイト上の公開カレンダーに追加されます。

パーソナル会議のミーティングをスケジュールする

         
1    Lotus Notes カレンダーを開き、[ミーティングをスケジュール] をクリックします。     

新規の [カレンダーエントリ] タブが表示されます。

     
2    [パーソナル会議のミーティングを追加] を選択し、パーソナル議のミーティングの設定を指定します。
3    [WebEx 設定] ダイアログボックスの [アカウント] が表示される場合は、必要な情報を入力してから、[OK] をクリックします。          

[WebEx 設定] ダイアログボックスが表示されます。 他の主催者の代わりにミーティングをスケジュールしている場合は、[WebEx の設定] ダイアログボックスに「[主催者名] に代わりスケジュールしています」というメッセージが表示されます。

     
4    以下の作業を行ってミーティング情報全般を指定します:
  • [議題] ボックスにミーティングの議題を入力します。
  • ミーティングの開始と終了の時刻を指定します。
  • (オプション) 定期的なミーティングを指定するには、[繰り返し] をクリックしてから、繰り返しオプションを選択します。 詳細については、ミーティングの繰り返しのパターンを指定するを参照してください。

  • (オプション) ミーティングリマインダなどの Lotus Notes の他のオプションを指定します。
5    ミーティングにユーザーを招待するには、アドレス帳アイコンを選択し、[招待者] パネルで招待者の名前を選択するか名前を手作業で入力します。
注意      

WebEx と Lotus Notes の連携を使用して招待した出席者は、あなたの WebEx サイトにあるミーティングの出席者リストには表示されません。

Lotus Notes を使用して出席者を招待する方法の詳細については、Lotus Notes のヘルプを参照してください。

6    次のいずれかを実行します:
  • [招待状の保存と送信] を選択して出席者に招待状を送信します。

     
  • [下書きとして保存] を選択することで、後ほどスケジュール済みミーティングに出席者を招待することができます。
 
注意       ミーティングをスケジュールした後でも、ミーティングに対する設定を変更できます。
  WebEx 生産性向上ツールによりスケジュール済みミーティングが Lotus Notes カレンダーと WebEx サイト上の公開カレンダーに追加されます。

ミーティングの繰り返しのパターンを指定する

Lotus Notes の繰り返しオプションを使って、ミーティングの繰り返しパターンを指定することができます。 例えば、指定した日時になるまでの間、毎週水曜日の午後 2 時にミーティングを開催するように設定することができます。 繰り返しパターンに指定した各日に、WebEx と Lotus Notes の連携によりミーティングがスケジュールされます。

しかし、あなたのサービスによっては一部の Lotus Notes の繰り返しオプションが対応していない場合があります。 詳細は、WebEx と Lotus Notes の連携での繰り返しパターンの制限を参照してください。

     
1    WebEx と Lotus Notes の連携を使用してミーティングをスケジュールした場合、あなたの Lotus Notes カレンダーのカレンダーエントリを開きます。



  [繰り返しのオプション] ダイアログボックスが表示されます。
2    ダイアログボックスでオプションを指定し、[OK] を選択します。

WebEx と Lotus Notes の連携での繰り返しパターンの制限

次の表では WebEx の繰り返しパターンと Lous Notes の繰り返しパターンの差異を示します。

 
                                             
表 1 WebEx ミーティング

タイプ

Lotus Notes オプション

WebEx ミーティングに変換のオプション

週単位

1-8週ごと: [日曜日、月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日]

Meeting Center:

1-8週ごと: [日曜日、月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日]

Event Center イベントおよび Training Center トレーニングセッション:

毎週の: [日曜日、月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日]

Lotus Notes で 1 週間以上の間隔で繰り返すミーティングをスケジュールすると、Lotus Notes では指定したとおりにミーティングがスケジュールされますが、 WebEx サイトでは毎週繰り返すミーティングとして表示されてしまいます。

月単位

対応なし

月末から数えて何日目

年単位

毎1-10年

毎年

Lotus Notes で 1年以上の間隔で繰り返すミーティングをスケジュールすると、Lotus Notes では指定したとおりにミーティングがスケジュールされますが、 WebEx サービスサイトでは毎年繰り返すミーティングとして表示されてしまいます。

カスタム

カスタム設定

対応なし

終了日

日付から開始して日付まで。

期間が1年よりも長い場合は、1年に変換されます。

日付から開始してx回継続します

期間が1年よりも長い場合は、1年に変換されます。

例外を指定します

移動させないでください

対応なし

金曜に移動させます

対応なし

月曜に移動させます

対応なし

一番近い平日に移動させます

対応なし

削除

対応なし

 
                                                  
表 2 WebEx パーソナル会議のミーティング

タイプ

Lotus Notes オプション

WebEx パーソナル会議のミーティングに変換するオプション

日単位

1-31日ごと

毎日

月単位

1-12ヶ月ごとの1-31日

毎月[第1、2、3、4、最終][日曜日、月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日]

月末から数えて何日目

対応なし

1~12 ヶ月ごとの [第1、2、3、4、最終][日曜、月曜、火曜、水曜、木曜、金曜、土曜]

毎週[日曜日、月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日]

年単位

毎1-10年

対応なし

カスタム

カスタム設定

対応なし

終了日

日付から開始して日付まで。

期間が1年よりも長い場合は、1年に変換されます。

日付から開始してx回継続します

期間が1年よりも長い場合は、1年に変換されます。

例外を指定します

移動させないでください

対応なし

金曜に移動させます

対応なし

月曜に移動させます

対応なし

一番近い平日に移動させます

対応なし

削除

対応なし


注意


Lotus Notes で定期的なミーティングを修正または削除する場合は次の事に注意してください:

  • 開催日の再スケジュールやミーティングオプションの変更などで、定期的なミーティングを変更する場合は、ミーティングの 1つのインスタンスに対する変更をすべてのインスタンスに適用して、WebEx サイト上で変更を有効にする必要があります。 1 つのインスタンスにのみ変更を適用すると、Lotus Notes では更新が適用されますが、サイトのカレンダーでは更新されません 。

     

  • 定期的なミーティングから1 つのインスタンスを中止すると、そのインスタンスは Lotus Notes で削除されますが、WebEx カレンダーではそのまま残ります。 カレンダーから削除するには、Lotus Notes で定期的なミーティングのインスタンスを すべて 削除する必要があります。

     


メールテンプレートの使用

ミーティングテンプレートには自分の望む設定が含まれるため、スケジュールするミーティングごとに同じ様な設定を選択する代わりに、テンプレートを選択することでミーティングをすぐにスケジュールまたは開始することができます。 ただし、議題、パスワード、および日時に関する設定はテンプレートには含まれません。

ローカルコンピュータから生産性向上ツールの既定のミーティングテンプレートを指定したことがない場合、WebEx サイト設定により既定値が指定されます。 ローカルコンピュータから生産性向上ツールの既定のミーティングテンプレートを指定した後は、あなたのローカル設定により既定値が指定されます。

WebEx と Lotus Notes の連携を使ってミーティングをスケジュールするときには、あなたが WebEx サイトで保存している任意のミーティングテンプレートを選択できます。


注意


WebEx と Lotus Notes の連携が提供するのはオンラインミーティングで使用できる全オプションの一部ですが、WebEx と Lotus Notes の連携で表示されるかどうかに関係なく、すべてのオプションがテンプレートに設定済みです。 例えば、テンプレートで特定の出席者の権限を指定する場合、これらの権限はミーティングに設定されます。 WebEx と Lotus Notes の連携での出席者権限の設定は利用できません。

ミーティングをスケジュールした後に、使用されたテンプレートを変更することはできません。


     
1    テンプレートの詳細を表示するには、Lotus Notes ツールバーの [設定] ボタンをクリックした後、[ミーティングテンプレート] を選択します。



WebEx サイトに保存されているミーティングテンプレートのリストが表示されます。

2    テンプレートを選択し、[表示] を選択します。

スケジュール済みミーティングの編集

WebEx と Lotus Notes の連携を使えば、Lotus Notes を使用してスケジュール済みミーティングにいつでも変更を加えることができます。 たとえば、開始時刻の変更、新規パスワードの指定、別の電話会議オプションの選択などの操作を実行できます。 スケジュールしたミーティングを変更すると、WebEx と Lotus Notes の連携がミーティングに招待した出席者に更新されたミーティング招待状を送信し、WebEx サイトのミーティング情報を更新します。

重要:
  • WebEx と Lotus Notes の連携の代わりに WebEx サイトを使用してミーティングを変更すると、その変更は Lotus Notes に反映されません。 例えば、サイトを使用してミーティングの開始時刻を変更した場合、Lotus Notes カレンダー上のその開始時刻は変更されません。 このため、Lotus Notes を使用してミーティングの変更を実施してください。

     

  • Lotus Notes を使用して定期的なミーティングを変更する場合は、ミーティングの 1 つのインスタンスに対する変更をすべてのインスタンスに適用して、WebEx サイト上で変更を有効にする必要があります。 1 つのインスタンスにのみ変更を適用すると、Lotus Notes に対しては更新されますが、WebEx カレンダーに対しては更新が適用されません。

     


注意


スケジュール済みミーティングに対するテンプレートを変更することはできません。


       
1    Lotus Notes カレンダーで編集するミーティングを見つけ出し、カレンダーエントリタブを開きます。
2    [ミーティング] 画面で情報を編集し、オプションを変更します。
3    [WebEx ミーティングの編集] を選択して [ミーティング設定] ダイアログボックス中の情報を変更するかまたはオプションを変更します。
4    [招待状の保存と送信] を選択します。 WebEx サイトのミーティングが更新されます。

スケジュール済みミーティングの取り消し

Lotus Notes でスケジュールしたオンラインミーティングをキャンセルするには、Lotus Notes で利用できるキャンセルオプションを使用します。 すべての招待者には中止を知らせる通知が自動的に届きます。 ミーティングは WebEx サイトでも取り消されます。

重要:
  • Lotus Notes で WebEx ミーティングをスケジュールした場合、Lotus Notes でも取り消しを行う必要があります。 代わりに WebEx サイトから取り消しを行う場合、Lotus Notes では取り消されることはありません。

     

  • 定期的なミーティングから1 つのインスタンスを中止すると、そのインスタンスは Lotus Notes で削除されますが、WebEx カレンダーではそのまま残ります。 WebEx カレンダーから削除されるように、Lotus Notes で定期的なミーティングのインスタンスをすべて削除する必要があります。

     

Lotus Notes でミーティングを取り消す方法の詳細については、Lotus Notes のヘルプを参照してください。

 

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