Planificar una reunión de conferencia personal o de solo audio

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Reuniones de conferencias personales y de solo audio

 

 

Las reuniones de conferencia personal incluyen una parte de audio y una parte en línea. Inicie la parte de audio y la parte en línea se creará automáticamente en su sitio de WebEx. Si está en la parte de audio de la reunión y tiene que compartir una presentación, un documento o una aplicación con los participantes de la reunión, puede iniciar la parte en línea de la reunión y los participantes podrán unirse mientras siguen participando en la parte de audio de la reunión.

  

Puede crear y almacenar hasta tres cuentas de número de conferencia personal. Al planificar una, seleccione una de sus cuentas de número de conferencia personal para utilizarla en la parte de audio de la reunión. Asimismo, puede hacer uso de su cuenta de número de conferencia personal para iniciar una audioconferencia instantánea desde cualquier teléfono sin que sea preciso planificarla primero. Para cada cuenta, puede generar códigos de acceso de organizador y de asistente. Si la opción de números de llamada directa globales está activada en el sitio, también está disponible para crear cuentas de número de conferencia personal.

  

Su cuenta de número de conferencia personal también especifica el código de acceso de organizador que desea utilizar para iniciar la parte de audio de la reunión de conferencia personal y los códigos de acceso de asistente que estos utilizan para unirse a la parte de audio de la reunión.

  

Puede eliminar una cuenta de conferencia personal en cualquier momento.

  

Las reuniones de conferencia personal solo están disponibles si su sitio es compatible con las conferencias personales y si utiliza Audio de WebEx. En cambio, si el sitio utiliza un proveedor de servicios de telefonía (TSP), es posible que pueda planificar reuniones de solo audio en su lugar (estas reuniones no tienen una parte en línea). Puede realizar una audioconferencia de WebEx bajo demanda en cualquier momento y desde cualquier lugar. Asimismo, puede utilizar su número de conferencia personal al planificar reuniones de WebEx periódicas.

  

Configurar las cuentas de conferencias personales

 

Configure sus cuentas personales en WebEx.

  
       
1    Vaya a Mi WebEx > Preferencias.
2    Junto a la sección Audio, seleccione Configurar.
3    En Conferencias personales, seleccione Generar cuenta.  

Puede crear hasta tres cuentas.

  

Las cuentas de conferencias personales incluyen un código de acceso de organizador para iniciar la parte de audio de una reunión de conferencia personal. Asimismo, incluyen un código de acceso de asistentes para que otras personas puedan unirse.

  

Seleccione una de sus cuentas de conferencias personales al planificar una reunión de conferencia personal. También puede usar una de estas cuentas para iniciar una reunión de conferencia personal instantánea desde cualquier teléfono sin que sea preciso planificarla primero.

  

Puede eliminar una cuenta de conferencia personal en cualquier momento.

  
4    Seleccione Guardar.

Planificar una reunión de conferencia personal o de solo audio desde el sitio de WebEx

 

Planifique una reunión desde el sitio de WebEx.
         
1    Inicie sesión en el sitio de WebEx Meeting Center.
2    En la barra de navegación izquierda, seleccionar Planificar una reunión.
3    Seleccione Planificador avanzado y, a continuación, Información necesaria.
4    En el tipo de reunión, seleccione Conferencia personal o Reunión de solo audio.
5    Introduzca la información solicitada.  

Si está planificando una reunión de conferencia personal, no debe especificar una contraseña. De forma predeterminada, la contraseña es el código de acceso de su cuenta de número de conferencia personal especificado para esta reunión.

  
6    Planifique la reunión ahora o añada más información.
  • Para planificar la reunión ahora, seleccione Planificar reunión.
  • Para añadir más información, seleccione Siguiente u otra página del planificador. Cuando termine, seleccione Planificar reunión.

Planificar una reunión de conferencia personal con Microsoft Outlook para Windows

 
  •  

    Si utiliza el audio de un proveedor de servicios de telefonía (TSP), puede planificar una reunión de solo audio.

      

  •  

    Una vez que WebEx se integra con Outlook, ofrece las opciones básicas para planificar reuniones. Es posible que algunas de las opciones que están disponibles en el sitio de WebEx no lo estén en la integración de WebEx con Outlook.

      

  •  

    La integración de WebEx con Outlook no permite utilizar todas las opciones de repetición disponibles en Microsoft Outlook.

      

  •  

    La hora de inicio de las invitaciones a reuniones que envíe con Microsoft Outlook aparece en la zona horaria que esté configurada en su ordenador y puede que no coincida con las preferencias de zona horaria que ha definido en su sitio de WebEx.

      

  
            
1    Para planificar una reunión de conferencia personal, realice una de las siguientes acciones:
  • Seleccione Nuevos elementos > Reunión o Cita, o en el calendario de Microsoft Outlook, seleccione Nueva reunión o Nueva cita.
  • Seleccione el icono Planificar del panel Herramientas de productividad de WebEx.
  • Seleccione Planificar reunión > Planificar reunión de conferencia personal o Planificar reunión de solo audio en la barra de herramientas de Microsoft Outlook.
   

Debe introducir la configuración de WebEx para especificar la información general de la reunión.

  
2    En la cita o reunión de Outlook, especifique la información general de la reunión.
  1. Escriba el tema de la reunión en el cuadro Asunto.
  2. En las listas de hora de inicio y de finalización, especifique a qué hora desea que comience y acabe la reunión.
  3. Opcional: Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Periodicidad y, luego, las opciones de repetición. Para obtener información sobre las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y Microsoft Outlook, consulte Limitación del patrón de repetición de la integración de WebEx con Outlook.
  4. Opcional: Especifique cualquier otra opción, como las notificaciones de la reunión.
3    Introduzca los nombres o direcciones de correo electrónico de los invitados en el cuadro Para.  

Si ha seleccionado Cita para planificar la reunión, seleccione Asistente de planificación para ver el cuadro Para.

  
4    Seleccione Agregar reunión de conferencia personal.  

Este paso no es necesario si seleccionó Planificar reunión de conferencia personal en el paso 1.

  
5    Si es preciso, introduzca la información de la reunión de conferencia personal que se le solicite.
6    Si lo estima conveniente, en la pestaña Audio y seguimiento de la configuración de WebEx, seleccione el tipo de conexión de audio y otras opciones requeridas.
7    (Opcional) Seleccione la pestaña Recursos para añadir organizadores alternativos.  

Un organizador alternativo es un usuario con permiso para iniciar y organizar la reunión cuando usted no pueda asistir. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-11576.

  
8    Seleccione Aceptar.
9    Seleccione Enviar para enviar las invitaciones de la reunión a las personas que ha indicado.

Planificar una reunión de conferencia personal con Microsoft Outlook para Mac

 

Configure una reunión de conferencia personal mediante la integración de WebEx con Outlook para Mac.

  
          
1    Realice una de las siguientes acciones:
  •  

    En la barra de herramientas de Mac, seleccione el icono de la bola de WebEx y elija Planificar reunión de conferencia personal.

      
  •  

    En Outlook, seleccione el icono de la bola de WebEx y elija Planificar reunión de conferencia personal.

      
    Nota        

    Si su sitio de WebEx es compatible con la nube de salas de reunión de colaboración (CMR), al planificar una reunión de WebEx, esta se convierte también en una reunión de CMR que incluye información para que los invitados puedan unirse con aplicaciones y sistemas de conferencias de vídeo.

      
      
2    Especifique la información general de la reunión.
  1. Escriba el tema de la reunión en el cuadro Asunto.
  2. En las listas de hora de inicio y de finalización, especifique a qué hora desea que comience y acabe la reunión.
  3. Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Periodicidad y, luego, las opciones de repetición. Para obtener más información, consulte Limitación del patrón de repetición de la integración de WebEx con Outlook.
  4. Opcional: También puede especificar otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como las notificaciones de reunión.
3    Introduzca los nombres o direcciones de correo electrónico de los invitados en el cuadro Para.  

Si seleccionó Cita para planificar la reunión, elija Invitar a asistentes para ver el cuadro Para.

  
4    Seleccione Agregar reunión de conferencia personal.
5    Si es preciso, introduzca la información de la reunión de conferencia personal que se le solicite.
6    Especifique la configuración de la reunión de conferencia personal.
  1. Opcional: Introduzca una contraseña de reunión para los invitados de WebEx. Si el sitio requiere una contraseña de reunión, aparece un asterisco junto al cuadro.
  2. Opcional: En la lista de invitados, seleccione cualquier organizador alternativo para la reunión. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-11576.
  3. Seleccione la conexión de audio que quiera utilizar.
7    Seleccione Enviar para enviar las invitaciones de la reunión a las personas que ha indicado.

Planificar una reunión de conferencia personal con IBM Lotus Notes

 

Si utiliza el audio de un proveedor de servicios de telefonía (TSP), puede planificar una reunión de sólo audio en su lugar.

  
         
1    Para planificar una reunión de conferencia personal:
  • En la agenda de Lotus Notes, seleccione Planificar una reunión.
  • Seleccione el icono Planificar del panel Herramientas de productividad de WebEx.
  Aparece la pestaña Nueva entrada de calendario.
2    Seleccione Agregar reunión de conferencia personal o Agregar reunión de solo audio.
3    Si es preciso, introduzca la información de la reunión de conferencia personal que se le solicite.
4    Especifique la información general de la reunión:
  1. Rellene el campo Asunto para la reunión.
  2. Especifique las horas de inicio y de finalización de la reunión.
  3. Opcional: Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Repetir y, a continuación, las opciones de repetición. Para obtener más información, consulte Especificar un patrón de repetición para una reunión.
  4. Opcional: También puede especificar otras opciones disponibles en Lotus Notes, como las notificaciones de reunión.
5    Para invitar a personas a la reunión, seleccione el icono de la libreta de direcciones y, en el panel Invitados, elija los nombres de los invitados o introdúzcalos de forma manual.  

Los asistentes a los que invite mediante la integración de WebEx con Lotus Notes no aparecerán en la lista de asistentes de la reunión en el sitio de WebEx.

  

Para obtener más información sobre cómo invitar a asistentes en Lotus Notes, consulte la ayuda de Lotus Notes.

  
6    Procese la invitación.
  • Seleccione Guardar y enviar invitaciones para enviar las invitaciones a los asistentes.
  • Seleccione Guardar como borrador e invite a los asistentes a la reunión planificada más tarde.
   

Puede cambiar cualquier elemento de la configuración de su reunión después de planificarla.

   Las herramientas de productividad de WebEx añaden la reunión planificada a su agenda de Lotus Notes y al calendario público del sitio de WebEx.

Especificar un patrón de repetición para una reunión

Si utiliza las opciones de repetición de Lotus Notes, podrá especificar el patrón de repetición de la reunión. Por ejemplo, puede especificar que se repita cada miércoles a las 14:00 hasta la fecha especificada. La integración de WebEx con Lotus Notes planifica la reunión todos los días que haya especificado de acuerdo con la frecuencia.

No obstante, según el servicio, es posible que algunas de las opciones de Lotus Notes no sean compatibles. Para obtener más información, consulte Limitaciones del patrón de repetición en la integración de WebEx con Lotus Notes.

     
1    Si planificó una reunión con la integración de WebEx con Lotus Notes, abra la entrada de agenda en su agenda de Lotus Notes.



  Aparecerá el cuadro de diálogo de opciones de repetición.
2    Especifique las opciones de repetición en el cuadro de diálogo y, a continuación, seleccione Aceptar.

Limitaciones del patrón de repetición en la integración de WebEx con Lotus Notes

La siguiente tabla muestra las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y de Lotus Notes.

 
                                            
Tabla 1. Reuniones de WebEx

Tipo

Opción Lotus Notes

Equivalencia con WebEx

Semanal

Cada 1-8 semanas el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]

Para Meeting Center:

Cada 1-8 semanas el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]

Para eventos de Event Center y sesiones de formación de Training Center:

Cada semana el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]

Si planifica una reunión que se repite cada X semanas (X > 1), en Lotus Notes la reunión se programará según lo especificado en dicho programa, pero aparecerá como una reunión semanal en su sitio de WebEx.

Mensual

Contar desde el final del mes

No admitido.

Anual

Cada 1-10 años

Cada año.

Si planifica una reunión que se repite cada X años (X > 1), en Lotus Notes la reunión se programará según lo especificado en dicho programa, pero aparecerá como una reunión anual en su sitio de WebEx.

Personalizado

Configuración personalizada

No admitido.

Fecha de finalización:

Comenzar desde fecha hasta fecha

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.

Comenzar desde la fecha continuar durante X veces

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.

Especifique excepciones

No mover

No admitido.

Mover al viernes

No admitido.

Mover al lunes

No admitido.

Mover al día laborable más cercano

No admitido.

Eliminar

No admitido.

 
                                                  
Tabla 2. Reuniones de conferencia personal de WebEx

Tipo

Opción Lotus Notes

Opción Convertido a reunión de Conferencia personal de WebEx

Diaria

Cada 1-31 días

Todos los días

Mensual

Cada 1-12 meses, el 1-31

Cada mes, el [1º, 2º, 3º, 4º, último] [Dom, Lun, Mar, Mié, Jue, Vie y Sáb]

Contar desde el final del mes

No admitido.

Cada 1º-12º mes, el [1º, 2º 3º, 4º, último][Dom, Lun, Mar, Mie, Jue, Vie, Sab]

Cada 1 semana los [Dom, Lun, Mar, Mie, Jue, Vie, Sab]

Anual

Cada 1-10 años

No admitido.

Personalizado

Configuración personalizada

No admitido.

Fecha de finalización:

Comenzar desde fecha hasta fecha

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.

Comenzar desde la fecha continuar durante X veces

Si el período de tiempo es superior a un año, se convierte en un año.

Especifique excepciones

No mover

No admitido.

Mover al viernes

No admitido.

Mover al lunes

No admitido.

Mover al día laborable más cercano

No admitido.

Eliminar

No admitido.


Nota


Para modificar o eliminar reuniones periódicas en Lotus Notes, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Cuando edita una reunión periódica, por ejemplo, para volver a planificar la fecha o cambiar sus opciones, los cambios que realiza en una única repetición los debe aplicar a todas las demás para que surtan efecto en el sitio de WebEx. Si solo aplica los cambios a una única repetición, dichos cambios se reflejan en Lotus Notes, pero no en el calendario del sitio.

     

  • Si cancela una única repetición de una reunión periódica, dicha repetición se eliminará de Lotus Notes, pero permanecerá en el calendario. Debe eliminar todas las repeticiones de una reunión periódica en Lotus Notes para que se elimine del calendario.

     


Iniciar una reunión de conferencia personal o de solo audio

 

 

Las reuniones de conferencia personal y las de solo audio no se inician automáticamente a las horas planificadas. En primer lugar, debe iniciar el audio de la reunión y, a continuación, podrá iniciar la parte en línea.

  
      
1    Inicie el audio de la reunión llamando al número indicado en el correo electrónico de invitación o en la página de información de la reunión de conferencia personal.  

Este botón solo está disponible cuando se ha iniciado la parte de audio de la reunión de conferencia personal.

  
2    Siga las indicaciones de audio e introduzca el código de acceso de organizador.
3    Inicie la parte en línea de la reunión.
  1. Seleccione el enlace del correo electrónico de invitación para ver la página de información de la reunión de conferencia personal o vaya a dicha página a través del sitio de WebEx.
  2. En la página de información de la reunión de conferencia personal, seleccione Iniciar.

Editar las preferencias de WebEx

 

Puede definir las siguientes preferencias de su cuenta de WebEx.

       
1    Vaya a Mi WebEx > Preferencias.
2    Seleccione Expandir todo para expandir todas las secciones o seleccione una sección individual para expandirla.
3    Especifique las preferencias en cada sección:
  • General: configure la zona horaria, idioma y configuración regional para las páginas web de su sitio WebEx. Además, puede configurar la página predeterminada en cada pestaña.

     
  • Configuración de “Reunirse ahora”: permite definir las opciones predeterminadas de las reuniones instantáneas que se inicien con la función Reunirse ahora. Puede seleccionar el tipo de reunión predeterminada, la plantilla de reunión, la contraseña y las opciones de la conexión de audio. En función de la configuración del sitio, también puede seleccionar si las reuniones instantáneas se realizarán en su sala personal.

     
  • Audio: introduzca su número de teléfono e información para las conferencias personales.

     

    En Mis números telefónicos, introduzca sus números telefónicos y luego seleccione más opciones:

     

    Autenticación de llamada entrante: Si tiene esta opción activada para su sitio, le permitirá realizar una llamada directa a una reunión sin tener que introducir el número de reunión. Al marcar esta opción para un número de teléfono en sus preferencias, se asigna su cuenta a ese número de teléfono. Esta característica solo se halla disponible para reuniones con el audio activado para CLI (identificación de línea de llamada) o ANI (identificación automática de número).

     

    Llamarme: Si su sitio de WebEx es compatible con el servicio Llamarme, esta opción le permitirá recibir una llamada desde la reunión para conectarse al audio. Puede marcar esta opción para cualquier número de teléfono en sus preferencias.

     

    PIN de audio: Su PIN de audio ayuda a impedir que otros usen su número de teléfono para unirse a una reunión. Le pueden solicitar que introduzca su PIN de audio cuando realice una llamada a una reunión. Puede que la configuración de su sitio de WebEx le solicite que especifique un PIN de audio, especialmente si usa la opción Autenticación de llamada entrante.

     

    En Conferencias personales, seleccione Generar cuenta para configurar hasta tres cuentas de conferencias personales.

    Las cuentas de conferencias personales incluyen un código de acceso de organizador que puede usar para iniciar la parte de audio de una reunión de conferencia personal. Asimismo, incluyen un código de acceso de asistentes para que otras personas puedan unirse.

    Puede seleccionar una de sus cuentas de conferencias personales al planificar una reunión de conferencia personal. También puede usar una de estas cuentas para iniciar una reunión de conferencia personal instantánea desde cualquier teléfono, sin que sea preciso planificarla primero.

     

    Puede eliminar una cuenta de conferencia personal en cualquier momento.

  • Sistemas de vídeo: Añada las direcciones de vídeo para los sistemas de videoconferencia que desee usar con WebEx. Si tiene activada esta característica en su sitio, puede recibir una llamada desde la reunión a su sistema de vídeo para conectarse al audio y al vídeo.

  • Mi sala personal: Especifique un nombre y una URL únicos, y copie la URL para compartirla con otras personas. En función de la configuración del sitio, también podrá especificar una URL diferente para su sala personal. Puede definir opciones para bloquear automáticamente la sala 5, 10, 15 o 20 minutos después de entrar, y recibir una notificación cuando alguien entre en el lobby de su sala personal cuando se ausente de la sala.

     
  • Planificar plantillas: permite administrar las plantillas de planificación con las que podrá planificar reuniones rápidamente.

     
  • Opciones de planificación: estas opciones permiten eliminar reuniones finalizadas, determinar el tipo de reunión predeterminado o la página Inicio rápido y el permiso de planificación.

     
  • Support Center: permite establecer el orden de las pestañas que aparecen en el escritorio de soporte.

     
4    Seleccione Guardar para guardar los cambios.

Comandos de teclado del teléfono

 

 

Los siguientes comandos del teclado están disponibles durante una reunión de conferencia personal. El organizador tiene acceso a funciones a las que los asistentes no tienen.

  

Si inicia la parte en línea de la reunión de conferencia personal, los comandos de teclado del teléfono dejan de estar disponibles.

   
                
Tabla 3 Organizador y asistentes
Para...Introduzca...
Escuchar todos los comandos de teclado**
Silenciar su audio*6
Desactivar el silencio de su audio*6
Reproducir el recuento del participante*#
   
                      
Tabla 4 Solo el organizador
Para...Introduzca...
Bloquear la reunión para que nadie más pueda entrar*5
Desbloquear la reunión*5
Enviar un recordatorio de correo electrónico*7
Permitir que los participantes continúen la reunión sin el organizador*8 (después, colgar)
Silenciar a todos los asistentes##
Desactivar el silencio a todos los asistentes99
  
 

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