Планирование персонального совещания или аудиосовещания

Document created by Cisco Localization Team on Dec 13, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Apr 5, 2017
Version 6Show Document
  • View in full screen mode
 

Персональные совещания и аудиосовещания

 

 

Персональное совещание состоит из двух частей: аудиочасть и онлайн-часть. Онлайн-часть совещания автоматически создается на вашем веб-сайте WebEx после начала аудиочасти. Если вы принимаете участие в аудиочасти совещания и вам необходимо предоставить другим участникам совместный доступ к презентации, документу или приложению, вы можете начать онлайн-часть совещания, и участники смогут присоединиться к ней, продолжая участвовать в аудиочасти совещания.

  

Создать и сохранить можно до трех учетных записей номера персонального совещания. Выберите при планировании персонального совещания учетную запись номера персонального совещания, которую следует использовать для аудиочасти персонального совещания. Кроме того, с помощью учетной записи номера персонального совещания можно мгновенно запустить незапланированную аудиоконференцию с любого телефона. Для каждой учетной записи можно создать коды доступа организатора и посетителя. Если функция глобального звонка на номер системы включена для вашего веб-сайта, она также будет доступа для создаваемых вами учетных записей номера персонального совещания.

  

Помимо этого, учетная запись номера персонального совещания позволяет указывать код доступа организатора, который следует использовать для начала аудиочасти персонального совещания, а также код доступа посетителя, который посетители могут использовать для присоединения к аудиочасти совещания.

  

Удалить учетную запись для персонального совещания можно в любой момент.

  

Персональные совещания доступны только при условии, если ваш веб-сайт поддерживает персональные совещания, а также если на нем используется служба аудио WebEx. Вместо этого вам может быть доступна функция планирования аудиосовещания, если на вашем веб-сайте используется аудио от стороннего поставщика услуг (TSP). (Аудиосовещания не содержат онлайн-часть совещания.) Вы можете проводить совещания с аудио WebEx по запросу, где и когда угодно. Также при планировании обычных совещаний WebEx вы можете использовать свой номер персонального совещания.

  

Настройка учетных записей для персональных совещаний

 

Настройте свои учетные записи для персональных совещаний в WebEx.

  
       
1    Перейдите на страницу Мой WebEx > Предпочтительные параметры.
2    Выберите параметр Настройка рядом с разделом "Аудио".
3    Выберите в разделе "Персональные совещания" параметр Создать учетную запись.  

Можно создать не более трех учетных записей для персональных совещаний.

  

Учетные записи для персональных совещаний предусматривают код доступа организатора, который используется для запуска аудиочасти персонального совещания. Они также содержат код доступа посетителя, с помощью которого к совещанию могут присоединиться другие участники.

  

При планировании персонального совещания вам необходимо выбрать одну из своих учетных записей для персональных совещаний. Также одну из этих учетных записей можно использовать для начала мгновенного персонального совещания с любого телефона без предварительного планирования.

  

Удалить учетную запись для персональных совещаний можно в любой момент.

  
4    Нажмите Сохранить.

Планирование персонального совещания или аудиосовещания с помощью веб-сайта WebEx

 

Запланируйте совещание на веб-сайте WebEx.
         
1    Войдите на веб-сайт WebEx Meeting Center.
2    На панели навигации слева выберите Запланировать совещание.
3    Выберите Усовершенствованный планировщик, затем выберите Необходимая информация.
4    Для параметра "Тип совещания" выберите значение Персональное совещание или Аудиосовещание.
5    Введите необходимую информацию.  

При планировании персонального совещания задавать пароль не требуется. По умолчанию паролем является код доступа посетителя в вашей учетной записи для персональных совещаний, указанной для номера этого совещания.

  
6    Запланируйте совещание или добавьте сведения.
  • Чтобы немедленно запланировать, выберите Запланировать совещание.
  • Чтобы добавить дополнительную информацию, нажмите Далее или выберите другую страницу в планировщике. По завершении нажмите Запланировать совещание.

Планирование персонального совещания в Microsoft Outlook для Windows

 
  •  

    При использовании аудио от поставщика услуг телефонии (TSP) можно запланировать аудиосовещание.

      

  •  

    При условии интеграции WebEx в Outlook для планирования совещания можно использовать базовые параметры. Некоторые параметры, отображающиеся на веб-сайте WebEx, могут быть недоступны в интеграции WebEx в Outlook.

      

  •  

    Интеграция WebEx в Outlook поддерживает не все параметры повторений, доступные в Microsoft Outlook.

      

  •  

    Время начала совещания во всех приглашениях на совещание, отправляемых с помощью Microsoft Outlook, отображается в часовом поясе, заданном на вашем компьютере, и может не совпадать с часовым поясом, заданным в ваших предпочтительных параметрах на веб-сайте WebEx.

      

  
            
1    Чтобы запланировать персональное совещание, выполните одно из перечисленных ниже действий.
  • Выберите параметры Создать элементы > Собрание или встреча либо выберите в календаре Microsoft Outlook параметр Создать собрание или Создать встречу.
  • Выберите пиктограмму Запланировать на панели инструментов повышения производительности WebEx.
  • Выберите Запланировать совещание > Запланировать персональное совещание или Запланировать аудиосовещание на панели инструментов Microsoft Outlook.
   

Вам необходимо установить настройки WebEx, прежде чем вы сможете указать общую информацию о совещании.

  
2    Укажите общую информацию о совещании в параметрах собрания или встречи в Outlook.
  1. Введите тему совещания в поле Тема.
  2. Укажите в списках Время начала и Время завершения соответствующие временные рамки для совещания.
  3. Необязательно. Чтобы задать шаблон повторения для совещания, нажмите Повторение и выберите параметры повторения. Дополнительную информацию о различиях шаблонов повторения в WebEx и Microsoft Outlook см. в разделе Ограничение шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook.
  4. Необязательно. Укажите любые другие параметры, такие как уведомление о совещании.
3    Введите имена или адреса электронной почты приглашенных в поле Кому.  

Если для планирования совещания был выбран параметр "Встреча", выберите Помощник по планированию для отображения поля Кому.

  
4    Выберите Добавить персональное совещание.  

Этот этап не обязателен, если на этапе 1 был выбран параметр "Запланировать персональное совещание".

  
5    При необходимости введите соответствующую информацию о персональном совещании.
6    При необходимости выберите во вкладке "Аудио и слежение" в настройках WebEx тип аудиосоединения и другие соответствующие параметры.
7    (Необязательно)Выберите вкладку "Ресурсы", чтобы добавить альтернативных организаторов.  

Альтернативный организатор – это пользователь, имеющий полномочие начать и провести совещание в ваше отсутствие. Дополнительную информацию см. в статье https://help.webex.com/docs/DOC-11642.

  
8    Нажмите ОК.
9    Выберите Отправить, чтобы отправить приглашения на совещание приглашенным.

Планирование персонального совещания в Microsoft Outlook для Mac

 

Организовывайте персональные совещания с помощью интеграции WebEx в Outlook для Mac.

  
          
1    Выполните одно из приведенных ниже действий.
  •  

    Выберите пиктограмму шарика WebEx на панели инструментов Mac, после чего выберите Запланировать персональное совещание.

      
  •  

    Выберите пиктограмму шарика WebEx в Outlook, после чего выберите Запланировать персональное совещание.

      
    Примечание        

    Если ваш веб-сайт WebEx поддерживает работу в облаке совместных комнат совещаний (CMR), при планировании совещание WebEx также относится к типу совещания CMR, благодаря чему в его данных указывается информация, с помощью которой приглашенные могут присоединиться к совещанию с использованием систем для видеоконференций и приложений.

      
      
2    Укажите общую информацию о совещании.
  1. Введите тему совещания в поле Тема.
  2. Укажите в списках Время начала и Время завершения соответствующие временные рамки для совещания.
  3. Чтобы задать шаблон повторения для совещания, нажмите Повторение и выберите параметры повторения. Дополнительную информацию см. в разделе Ограничения шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook.
  4. Необязательно. Укажите другие параметры Microsoft Outlook, например уведомление о совещании.
3    Введите имена или адреса электронной почты приглашенных в поле Кому.  

Если для планирования совещания был выбран параметр "Встреча", выберите Пригласить посетителей, чтобы отобразить поле Кому.

  
4    Выберите Добавить персональное совещание.
5    При необходимости введите соответствующую информацию о персональном совещании.
6    Установите настройки персонального совещания.
  1. Необязательно. Введите пароль совещания для приглашенных в WebEx. Если на веб-сайте требуется ввод пароля совещания, рядом с соответствующим полем будет отображаться звездочка.
  2. Необязательно. Выберите необходимых альтернативных организаторов совещания из списка приглашенных. Дополнительную информацию см. в статье https://help.webex.com/docs/DOC-11642.
  3. Выберите необходимое значение для параметра Аудиосоединение.
7    Выберите Отправить, чтобы отправить приглашение на совещание приглашенным.

Планирование персонального совещания в IBM Lotus Notes

 

При использовании аудио от поставщика услуг телефонии (TSP) вы можете вместо этого запланировать аудиосовещание.

  
         
1    Планирование персонального совещания.
  • Выберите в календаре Lotus Notes параметр Запланировать совещание.
  • Выберите пиктограмму Запланировать на панели инструментов повышения производительности WebEx.
  Отобразится вкладка новой записи календаря.
2    Выберите Добавить персональное совещание или Добавить аудиосовещание.
3    При необходимости введите соответствующую информацию о персональном совещании.
4    Укажите общую информацию о совещании.
  1. Укажите тему совещания.
  2. Укажите время начала и время завершения совещания.
  3. Необязательно. Чтобы задать шаблон повторения для совещания, выберите Повторение, после чего выберите параметры повторения. Дополнительную информацию см. в разделе Указание шаблона повторения для совещания.
  4. Необязательно. Настройте другие параметры Lotus Notes, например уведомление о совещании.
5    Чтобы пригласить пользователей на совещание, выберите пиктограмму адресной книги, а затем выберите или введите вручную имена приглашенных на панели Приглашенные.  

Все посетители, которых вы пригласили с помощью интеграции WebEx в Lotus Notes, не отображаются в списке посетителей совещания на вашем веб-сайте WebEx.

  

Для получения дополнительной информации о приглашении посетителей в Lotus Notes см. справку по Lotus Notes.

  
6    Выполните соответствующее действие с приглашением.
  • Нажмите Сохранить и отправить приглашения, чтобы отправить приглашения посетителям.
  • Нажмите Сохранить как черновик и пригласите посетителей на запланированное совещание позднее.
   

После планирования совещания можно изменить любые его настройки.

   Инструменты повышения производительности WebEx обеспечивают добавление запланированного совещания в ваш календарь Lotus Notes и в общедоступный календарь на вашем веб-сайте WebEx.

Задание шаблона повторения для совещания

С помощью параметров повторения Lotus Notes можно определить шаблон повторения совещания. Например, можно настроить повторение совещания каждую среду в 14:00 до определенной даты. Интеграция WebEx в Lotus Notes обеспечивает планирование совещания на каждый указанный в шаблоне повторения день.

Однако, в зависимости от вашей службы, некоторые параметры повторения Lotus Notes могут не поддерживаться. Дополнительную информацию см. в разделе Ограничения шаблонов повторения в интеграции WebEx в Lotus Notes.

     
1    Если совещание запланировано с помощью интеграции WebEx в Lotus Notes, откройте соответствующую запись в своем календаре Lotus Notes.



  Отобразится диалоговое окно параметров повторения.
2    Укажите параметры повторения в диалоговом окне, после чего нажмите ОК.

Ограничения шаблонов повторения в интеграции WebEx в Lotus Notes

В таблице ниже показаны отличия шаблонов повторения в WebEx и Lotus Notes.

 
                                            
Таблица 1. Совещания WebEx

Тип

Параметр Lotus Notes

Преобразован в параметр совещания WebEx

Еженедельно

Каждую 1–8-ю неделю в: [воскресенье, понедельник, вторник, среду, четверг, пятницу, субботу].

Для совещаний Meeting Center.

Каждую 1–8-ю неделю в: [воскресенье, понедельник, вторник, среду, четверг, пятницу, субботу].

Для event-совещаний Event Center и сеансов обучения Training Center.

Каждую неделю в: [воскресенье, понедельник, вторник, среду, четверг, пятницу, субботу].

При планировании в Lotus Notes совещания, которое должно повторяться каждую X неделю (где X больше 1), совещание будет запланировано в Lotus Notes надлежащим образом, однако на веб-сайте WebEx будет отображаться как еженедельное.

Ежемесячно

Отсчет, начиная с конца месяца

Не поддерживается.

Ежегодно

Каждый 1–10-й год

Каждый год.

При планировании в Lotus Notes совещания, которое должно повторяться каждый X год (где X больше 1), совещание будет запланировано в Lotus Notes надлежащим образом, однако на веб-сайте WebEx будет отображаться как ежегодное.

Пользовательский

Пользовательские настройки

Не поддерживается.

Дата окончания

Начало в указанную дату и проведение до указанной даты

Если период времени превышает год, он преобразовывается в один год.

Начало в указанную дату и повторение X раз

Если период времени превышает год, он преобразовывается в один год.

Заданные исключения

Не переносить

Не поддерживается.

Перенести на пятницу

Не поддерживается.

Перенести на понедельник

Не поддерживается.

Перенести на ближайший рабочий день

Не поддерживается.

"Удалить".

Не поддерживается.

 
                                                  
Таблица 2. Персональные совещания WebEx

Тип

Параметр Lotus Notes

Преобразованный параметр персонального совещания WebEx

Ежедневно

Каждый 1–31-й день

Каждый день

Ежемесячно

Каждый 1–12-й месяц в 1–31-й день

Каждый месяц в [1-й, 2-й, 3-й, 4-й, последний день] [вск, пн, вт, ср, чт, пт, сб]

Отсчет, начиная с конца месяца

Не поддерживается.

Каждый 1–12-й месяц в [1-й, 2-й, 3-й, 4-й, последний день][вск, пн, вт, ср, чт, пт, сб]

Каждую неделю в [вск, пн, вт, ср, чт, пт, сб]

Ежегодно

Каждый 1–10-й год

Не поддерживается.

Пользовательский

Пользовательские настройки

Не поддерживается.

Дата окончания

Начало в указанную дату и проведение до указанной даты

Если период времени превышает год, он преобразовывается в один год.

Начало в указанную дату и повторение X раз

Если период времени превышает год, он преобразовывается в один год.

Заданные исключения

Не переносить

Не поддерживается.

Перенести на пятницу

Не поддерживается.

Перенести на понедельник

Не поддерживается.

Перенести на ближайший рабочий день

Не поддерживается.

"Удалить".

Не поддерживается.


Примечание


При изменении или удалении повторяющегося совещания в Lotus Notes следует обратить внимание на указанное ниже.

  • При редактировании повторяющегося совещания, например при изменении запланированной даты или параметров совещания, изменения отдельного совещания следует применить ко всем его повторениям для отражения этих изменений на веб-сайте WebEx. Если изменения будут применены только к отдельному совещанию, данные будут обновлены в Lotus Notes, но не в календаре на вашем веб-сайте.

     

  • Если отдельное повторение совещания было отменено, оно будет удалено в Lotus Notes, но не в календаре. Следует удалить все экземпляры повторяющегося совещания в Lotus Notes для соответствующего удаления совещаний в календаре.

     


Начало персонального совещания или аудиосовещания

 

 

Аудиосовещания и персональные совещания не начинаются автоматически в запланированное время. Прежде чем можно будет запустить онлайн-часть совещания, необходимо запустить аудиочасть.

  
      
1    Начните аудиочасть совещания, позвонив по номеру, указанному в электронном приглашении или на странице "Информация о персональном совещании".  

Эта кнопка доступна, только если аудиочасть персонального совещания уже начата.

  
2    Следуйте аудиоподсказкам, после чего введите код доступа организатора.
3    Начало онлайн-части совещания
  1. Выберите ссылку в электронном приглашении, чтобы просмотреть страницу "Информация о персональном совещании", либо перейдите на эту страницу с помощью веб-сайта WebEx.
  2. Нажмите Начать на странице "Информация о персональном совещании".

Изменение предпочтительных параметров WebEx

 

Вы можете установить перечисленные ниже предпочтительные параметры для своей учетной записи WebEx.

       
1    Перейдите на страницу Мой WebEx > Предпочтительные параметры.
2    Выберите Раскрыть все, чтобы раскрыть все разделы, или выберите определенный раздел, чтобы раскрыть его.
3    Установите предпочтительные параметры в каждом разделе.
  • Общее. Установите часовой пояс, язык и региональные параметры, которые будут использоваться для веб-страниц на вашем веб-сайте WebEx. Также можно установить страницу по умолчанию для каждой вкладки.

     
  • Настройки функции "Начать совещание сейчас". Установите параметры по умолчанию для мгновенных совещаний, которые вы начинаете с помощью функции Начать совещание сейчас. Можно выбрать тип совещания по умолчанию, шаблон совещания, пароль и параметры аудиосоединения. В зависимости от настроек вашего веб-сайта, можно также выбрать, будут ли мгновенные совещания проходить в персональной комнате.

     
  • Аудио. Введите номер телефона и информацию о персональных совещаниях.

     

    В разделе Мои номера телефона введите свои номера телефона, а затем выберите перечисленные ниже другие параметры.

     

    Аутентификация при звонке на номер системы. Если этот параметр включен на вашем веб-сайте, вы можете позвонить на номер системы, не набирая номер совещания. При выборе этого параметра для номера телефона, указанного в ваших предпочтительных параметрах, ваша учетная запись будет связана с этим номером телефона. Эта функция доступна только для совещаний, технология аудио которых поддерживает CLI (идентификацию линии вызывающего абонента) или ANI (автоматическую идентификацию номера).

     

    Обратный вызов: Если ваш веб-сайт WebEx поддерживает службу обратного вызова, с помощью этого параметра вы сможете получить вызов от совещания для подключения к аудио. Можно установить этот флажок для номера телефона, указанного в ваших предпочтительных параметрах.

     

    ПИН аудио. Ваш ПИН для аудио помогает предотвратить несанкционированное использование вашего номера телефона для присоединения к совещанию. Запрос на ввод ПИН для аудио может отображаться при звонке на номер системы совещания. Настройками вашего веб-сайта WebEx может быть установлен запрос ПИН для аудио, в частности, при использовании параметра Аутентификация при звонке на номер системы.

     

    В разделе Персональные совещания выберите Создать учетную запись, чтобы создать до трех учетных записей для персональных совещаний.

    Учетные записи для персональных совещаний предусматривают код доступа организатора, который можно использовать для запуска аудиосоставляющей персонального совещания. Они также содержат код доступа посетителя, с помощью которого к совещанию могут присоединиться другие участники.

    При планировании персонального совещания вы можете выбрать одну из своих учетных записей для персональных совещаний. Также, воспользовавшись одной из этих учетных записей, вы можете начать мгновенное персональное совещание с любого телефона без предварительного планирования.

     

    Удалить учетную запись для персональных совещаний можно в любой момент.

  • Видеосистемы. Добавьте адреса видео систем для видеоконференций, которые будут использоваться с WebEx. Включение этой функции на вашем веб-сайте позволяет принимать вызовы от совещания с помощью видеосистемы для подключения к аудио и видео.

  • Моя персональная комната. Укажите уникальные имя и URL, а затем скопируйте URL для предоставления совместного доступа участникам. В зависимости от настроек веб-сайта, можно также указать другой адрес URL для персональной комнаты. Вы можете настроить параметры автоматической блокировки комнаты через 5, 10, 15 или 20 минут после вашего входа в комнату, а также параметр получения уведомления при входе пользователей в холл вашей персональной комнаты во время вашего отсутствия в ней.

     
  • Шаблоны планирования. Настройте шаблоны планирования, с помощью которых можно быстро планировать совещания.

     
  • Параметры планирования. Установите параметры удаления завершенных совещаний, тип совещания по умолчанию, страницу по быстрому началу работы и полномочие для планирования.

     
  • Support Center. Задайте порядок отображения вкладок на инструментальной панели "Поддержка".

     
4    Чтобы сохранить изменения, нажмите Сохранить.

Команды для ввода с помощью клавиатуры телефона

 

 

Во время персонального совещания доступны перечисленные ниже команды для ввода с помощью клавиатуры. Организатору предоставляется доступ к функциям, недоступным для посетителей.

  

Команды для ввода с помощью клавиатуры телефона недоступны, если онлайн-часть персонального совещания начата.

   
                
Таблица 3. Для организатора и посетителей.
ДействиеКоманда
Озвучивание всех команд, вводимых с помощью клавиатуры**
Выключение своего микрофона*6
Включение своего микрофона*6
Озвучивание количества участников*#
   
                      
Таблица 4. Только для организатора.
ДействиеКоманда
Блокировка совещания (ограничение возможности присоединения других пользователей)*5
Разблокировка совещания*5
Отправка электронного напоминания*7
Разрешение участникам продолжить совещание без организатора*8 (затем положить трубку)
Выключение микрофонов всех посетителей##
Включение микрофонов всех посетителей99
  
 

Attachments

    Outcomes