WebEx と Mac 版 Outlook 連携を使ってミーティングをスケジュールする

Document created by Cisco Localization Team on Dec 13, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jun 21, 2017
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ミーティングのスケジューリング概要

WebEx と Outlook の連携を使用してオンラインミーティングをスケジュールしたり、ミーティング招待状を送信したりする場合は、以下の点に注意します:

  • WebEx と Outlook の連携はミーティングのスケジューリングのための基本オプションを提供します。 WebEx サイトで利用できるオプションの一部は Outlook の連携では利用できません。

     

  • WebEx と Outlook の連携は Microsoft Outlook で使用できるすべての繰り返しのオプションをサポートしているわけではありません。

     

  • Microsoft Outlook から送信されるミーティング招待状では、 WebEx サービスのサイト設定にあるタイムゾーンではなく、お使いのコンピュータに設定されているタイムゾーンでのミーティングの開始時刻が表示されます。

     

WebEx のみのミーティングをスケジュールする

         
1    次のいずれかを実行します:
  • Mac ツールバーで WebEx アイコンを選択し、[WebEx ミーティングをスケジュール] を選択します。
  • Outlook で WebEx アイコンを選択し、[WebEx ミーティング] を選択します。           
  • Outlook メニューバーで [会議] または [予定] を選択し、次に [WebEx メニュー] から [WebEx を追加] を選択します。
2    以下の作業を行ってミーティング情報全般を指定します:
  • [件名] ボックスにミーティングの議題を入力します。
  • [開始時刻] および [終了時刻] のドロップダウンリストで、それぞれミーティングの開始時刻と終了時刻を指定します。
  • (オプション) 定期的なミーティングを指定するには、[繰り返し] をクリックしてから、繰り返しオプションを選択します。 詳細は、WebEx と Mac 版 Outlook の連携での繰り返しパターンの制限を参照してください。

  • (オプショナル) ミーティングリマインダなどの Microsoft Outlook の他のオプションを指定します。
3    [宛先] ボックスにミーティングに招待したい相手の名前またはメールアドレスを入力します。
4    あなたの WebEx アカウント情報の入力が求められたら、情報を入力し、 [OK] を選択します。    
5    [WebEx 設定] ダイアログボックスで WebEx ミーティングの付随オプションを指定します:
  1. お好みの設定をテンプレートで使用するために、ミーティングテンプレートを選択します。
  2. 必要に応じてミーティングパスワードを指定します。
  3. (オプション) ミーティングの代理主催者として指名する出席者を選択します。 代理主催者はあなたがミーティングに出席できない場合にあなたに代わってミーティングを開始したり、進行するユーザーです。 詳細については、https://help.webex.com/docs/DOC-11578 を参照してください。
  4. 詳細オプションを指定したい場合は、[詳細設定を表示にする] を選択します:
    • 正しいサービスタイプまたはミーティングタイプが選択されていることを確認してください。これには、標準のミーティング、イベント、トレーニングセッションミーティングタイプ、パーソナル会議ミーティングタイプなどがあります。

       

    • 音声接続オプションを確認して選択します。

       

    • 必要に応じて登録のオプションを選択します。

       

  5. [OK] を選択します。     
6    [送信] を選択します。

WebEx と TelePresence (CMR Hybrid) のミーティング

   

Outlook 連携を使えば、ユーザーが WebEx Meeting Center または TelePresence を使って参加できる CMR Hybrid ミーティングをスケジュールできます。

    

他のタイプの WebEx ミーティングは、主催者と出席者に異なるメール招待状を提供しますが、CMR Hybrid ミーティングをスケジュールすると、あなたと出席者には同じ内容のメール招待状が配信されます。 あなたのメール招待状には、主催者キー、主催者アクセスコードなどの主催者情報は含まれません。 主催者キーまたは主催者アクセスコードを確認したい場合は、メール招待状中のリンクを選択して WebEx サイト上のミーティング情報ページに移動し、サインインして主催者の詳細情報を確認してください。

    

代理主催者を手配している場合、代理主催者はミーティングを開始して進行、録画を行うことができます。しかし、ミーティングの録画は元の主催者に届けられます。

    

ミーティングのスケジューリング時、同時に 2 つ以上のミーティングをスケジュールしないでください。2 つのミーティングを同時に主催することはできないためです。 代理主催者にあなたが参加しないミーティングを開始することを許可していたとしても、あなたは、あなたがスケジュールするミーティングの主催者となります。あなたが代理主催者である場合にはこの限りではありません。

    

WebEx と TelePresence の CMR Hybrid ミーティングとは?

   

TelePresence Collaboration Meeting Rooms (CMR) Hybrid 連携 を含む WebEx 生産性向上ツールを使えば、統合ミーティングで Cisco WebEx Meeting Center と Cisco TelePresence を連動させることができます。   

    

CMR Hybrid ミーティングで WebEx と TelePresence の両参加者のライブビデオを表示できます。

    

WebEx ミーティング上の参加者リストには、TelePresence 参加者が一括りになったラベル [TelePresence システム] が付いて表示されます。TelePresence システム上の参加者リストには、個々の WebEx 参加者が表示されます。

    

TelePresence 参加者が VGA または HDMI ケーブルでラップトップと接続し、画面共有を開始した場合、WebEx 参加者を含む参加者すべてが共有コンテンツを見ることができます。 WebEx プレゼンタが共有を開始すると、テレプレゼンス参加者を含む参加者すべてが共有コンテンツを見ることができます。   

    

CMR Hybrid ミーティングでビデオ、音声、共有、チャット、投票を行うことができます。 通常の WebEx ミーティング同様に [録画] を押すことで、録画が マイ WebEx セクションの [マイファイル > マイ録画ミーティング] の一覧に表示されます。 CMR Hybrid ミーティング録画は MP4 形式です。 録画は 360 p の解像度で保存されます。   

    

WebEx と TelePresence (CMR Hybrid) のミーティングをスケジュールする

   
        
1    Outlook ウィンドウの WebEx メニューで、[WebEx および TelePresence ミーティングをスケジュールする] を選択するか、またはツールバーから新規のミーティングを開き、[WebEx を追加] および [TelePresence] ボタンを選択します。
2    [ミーティングオプション] パネルで統合ミーティングの WebEx および TelePresence オプションを指定します:
  1. [ユーザーが WebEx を使って参加することを許可する] を有効にします。

    このオプションは既定でオフとなります。 WebEx を追加する場合は、ミーティングのスケジューリングの度にチェックを入れます。

  2. [TelePresence 会議室を追加] を選択します。

    選択したシステムがミーティングウィンドウ中の [宛先] および [場所] ボックスに追加されます。

  3. WebEx の招待者用のミーティングパスワードを入力します。 サイトによりミーティングパスワードが求められる場合は、ボックスのとなりに必須を示すアスタリスクが表示されます。
    重要      

    WebEx ミーティングパスワードは、TelePresence 会議用に指定する PIN とは異なります。

  4. (オプション) ミーティングをより安全にするには、[招待メールにパスワードを記載しない] にチェックを入れます。
  5. (オプション) ミーティングの代理主催者として指名する出席者を選択します。 代理主催者はあなたがミーティングに出席できない場合にあなたに代わってミーティングを開始したり、進行するユーザーです。 詳細については、https://help.webex.com/docs/DOC-11578 を参照してください。
  6. (オプション) [WebEx 詳細設定] を選択して、音声接続や登録などの他の詳細を指定します。
  7. (オプション) ミーティングにコールインできる追加のビデオコールイン参加者を [ビデオコールイン参加者を追加する] に入力します。
    重要      

    このオプションにより、Cisco TelePresence EX シリーズやまたは Cisco Jabber アプリケーションが使用できる端末から参加する加者数の上限を指定することができます。 入力する数値には、[宛先] および [場所] ボックスで追加したテレプレゼンスシステムは含まれません。 お使いのサイトで推奨されている数に注意して、その数を超えないようにしてください。

  8. (オプション) [Telepresence 詳細設定] を選択して、コールインやコールアウト設定などの追加詳細の設定を指定します。
3    以下の作業を行ってミーティング情報全般を指定します:
  • [件名] ボックスにミーティングの議題を入力します。
  • [開始時刻] および [終了時刻] のドロップダウンリストで、それぞれミーティングの開始時刻と終了時刻を指定します。
  • (オプション) 定期的なミーティングを指定するには、[繰り返し] をクリックしてから、繰り返しオプションを選択します。 詳細は、WebEx と Mac 版 Outlook の連携での繰り返しパターンの制限を参照してください。

  • (オプショナル) ミーティングリマインダなどの Microsoft Outlook の他のオプションを指定します。
4    [宛先] ボックスにミーティングに招待したい相手の名前またはメールアドレスを入力します。
5    [送信] を選択します。

パーソナル会議のミーティングをスケジュールする

          
1    次のいずれかを実行します:
  • Mac ツールバーで WebEx ボールアイコンを選択し、[パーソナル会議のミーティングをスケジュール] を選択します。
  • Outlook では WebEx ボールアイコンを選択し、[パーソナル会議のミーティングをスケジュール] を選択します。
2    以下の作業を行ってミーティング情報全般を指定します:
  • [件名] ボックスにミーティングの議題を入力します。
  • [開始時刻] および [終了時刻] のドロップダウンリストで、それぞれミーティングの開始時刻と終了時刻を指定します。
  • (オプション) 定期的なミーティングを指定するには、[繰り返し] をクリックしてから、繰り返しオプションを選択します。 詳細は、WebEx と Mac 版 Outlook の連携での繰り返しパターンの制限を参照してください。
  • (オプショナル) ミーティングリマインダなどの Microsoft Outlook の他のオプションを指定します。
3    [宛先] ボックスで名前またはメールアドレスを入力し、ミーティングにユーザーを招待します。     
重要      

ミーティングのスケジューリングで [予定] を選択している場合、[出席者を招待] を選択して [宛先] ボックスを確認します。

     
4    [パーソナル会議のミーティングを追加] を選択し、パーソナル議のミーティングの設定を指定します。
5    必要に応じて、必須のパーソナル会議のミーティング情報を入力します。
6    以下の項目のパーソナル会議のミーティング設定を指定します。
  • (オプション) WebEx の招待者用のミーティングパスワードを入力します。 サイトによりミーティングパスワードが求められる場合は、ボックスのとなりに必須を示すアスタリスクが表示されます。
  • (オプション) 招待者一覧からミーティングの代理主催者を選択します。 詳細については、https://help.webex.com/docs/DOC-11578 を参照してください。
  • 音声接続を使用するにはこれを変更します。
7    [送信] を選択します。

スケジュール済みミーティングの編集

  

WebEx と Outlook の連携を使ってスケジュールしたミーティングは Outlook からいつでも変更することができます。 たとえば、開始時刻の変更、新規パスワードの指定、別の電話会議オプションの選択などの操作を実行できます。

    

スケジュール済みミーティングを変更すると、Outlook 連携は、ミーティングに招待した出席者に更新されたミーティング招待状を送信し、さらに WebEx サイト上のミーティング情報も更新します。

    

重要


    

繰り返しの WebEx ミーティングの 1 回分のスケジュールに変更を加える場合に Microsoft Outlook を使用すると、その変更は WebEx サイトでも表示されます。

    
   
      
1    Microsoft Outlook カレンダー上で、スケジュール済みミーティングの項目を開きます。
2    ツールバーまたは [予定] タブでミーティング情報を編集したりオプションを変更したりするには:          
  • WebEx ミーティングの設定を変更するには、[設定の変更] を選択します。

     

  • 繰り返しパターンを追加したり変更したりするには、[繰り返し] をクリックします。      

     

  • ミーティング招待メールのテキストを編集するには、[予定] タブで操作します。

     

     
3    必要に応じて以下のいずれかの作業を行います:
  • 招待した出席者に更新したミーティング招待状を送信し、Outlook カレンダーに更新したミーティングを保存するには、[更新情報の送信] を選択します。

  • 更新したミーティングを Outlook カレンダーに保存するには、[保存して終了] を選択します。

スケジュール済みミーティングの取り消し

Outlook 連携を使ってミーティングをスケジュールした場合は Outlook からミーティングを取り消すことができます。

Outlook の WebEx ツールバーから、[WebEx ミーティングの取り消し]、[パーソナル会議のミーティングの取り消し] のボタンを使って、Outlook 会議または約束から WebEx 情報をキャンセルまたは削除することができます。 例えば、WebEx ミーティングをスケジュール済みで、パーソナル会議室のミーティングに変更したい場合、WebEx ミーティングのタイプを変更する場合にこの操作を行います。


重要


    
  • WebEx サイトで WebEx ミーティングを中止しても、Microsoft Outlook には変更内容が表示されません。 例えば、サイトを使用してミーティング取り消した場合、Outlook のカレンダーのでは中止されません。 このため、ミーティングの変更には Outlook だけを使用することをお薦めします。 Outlook を使用してスケジュールされたミーティングは、WebEx サイトから編集しないでください。

     

  • 繰り返しの WebEx ミーティングの 1 回分のスケジュールを取り消す場合に Microsoft Outlook を使用すると、その変更は WebEx サイトでも表示されます。

     

  • 次のいずれかのキャンセルボタンを使用した後にミーティングまたは予定を保存し、さらに別の WebEx ミーティング、パーソナル会議室のミーティング、パーソナル会議のミーティングを追加していない場合、そのミーティングは WebEx 情報を持たない通常の Microsoft Outlook ミーティングになります。

     

    

次の方法を使えば、Microsoft Outlook カレンダーからもミーティングを取り消すことができます。

       
1    Microsoft Outlook カレンダー上で、スケジュール済みミーティングの項目を開きます。
2    [ミーティングを取り消す] を選択します。
3    確認のメッセージで [はい] を選択します。
4    [キャンセルを送信] を選択します。

Mac 版の WebEx と Outlook の連携で使用できる繰り返しのパターン

次の表では WebEx の繰り返しパターンと Microsoft Outlook の繰り返しパターンの差異を示します。

 
                    
表 1 WebEx ミーティング
       

タイプ       

       
       

Outlook オプション       

       
       

WebEx ミーティングに変換のオプション       

       
       

週単位       

       
       

[X] 週ごとの: [日曜日、月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日]       

       

Event Center イベントおよび Training Center トレーニングセッション:

毎週の: [日曜日、月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日]

Microsoft Outlook で 2 週間以上の間隔で繰り返すミーティングをスケジュールすると、Outlook では指定したとおりにミーティングがスケジュールされますが、 WebEx サイトでは毎週繰り返すミーティングとして表示されてしまいます。

週の開始は既定値の日曜日となります。 カスタマイズには対応していないため、別の曜日で週を開始させたい場合、週の開始は WebEx サイトと同期されなくなります。

       

月単位       

       

毎月 の [1 日、2 日、3 日、4 日、最終日] には対応なし

       

対応なし       

                    
       

[第 1 週、第 2 週、第 3 週、第 4 週、最終週] の平日または週末       

       
       

対応なし       

       
       

年単位       

       
                    

[1月....12月] の [第 1、第 2、第 3、第 4、最終週の][曜日、平日、週末]       

       
                    

対応なし       

       
 
                                
表 2 WebEx パーソナル会議のミーティング
       

タイプ       

       
       

Outlook オプション       

       
       

WebEx パーソナル会議のミーティングに変換するオプション

       
       

月単位              

       
       

[x] ヶ月ごとの [x] 日

       

毎月 [x] 日。

[第 1 週、第 2 週、第 3 週、第 4 週、最終週] の平日または週末

対応なし       

       

年単位

       

毎年の [1 月~12 月] [1~31 日]

       

対応なし       

                    
       

[1月....12月] の [第 1、第 2、第 3、第 4、最終週の][曜日、平日、週末]       

       
       

対応なし       

       

[1 月....12 月] の [第 1、第 2、第 3、第 4、最終週の] [日曜日、 月曜日、火曜日、水曜日、木曜日、金曜日、土曜日] には対応なし

対応なし       

終了日

              

終了日未定。

期間が 1 年以上の場合に 1 年となります。

[x] 回後に終了。

期間が 1 年以上の場合に 1 年となります。

                    

[日付] に終了

       
                    

期間が 1 年以上の場合に 1 年となります。

       
 

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