使用 Mac 版「WebEx 與 Outlook 之整合」排定會議

Document created by Cisco Localization Team on Dec 13, 2016Last modified by Cisco Localization Team on Jun 21, 2017
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排定會議概觀

若要使用「WebEx 與 Outlook 之整合」排定線上會議並傳送會議邀請,請注意以下資訊:

  • 「WebEx 與 Outlook 之整合」提供了用於排定會議的基本選項。 某些出現在您的 WebEx 網站上的選項可能在「WebEx 與 Outlook 之整合」中不可用。

     

  • 「WebEx 與 Outlook 之整合」並不支援在 Microsoft Outlook 中可用的所有重複選項。

     

  • 在您從 Microsoft Outlook 傳送的任何會議邀請中,會議的開始時間都以您電腦上設定的時區顯示,並且可能與您在 WebEx 網站上設定的時區喜好設定不符。

     

排定純 WebEx 會議

         
1    執行以下操作之一:
  • 在 Mac 工具列上,選取 WebEx 圖示並選取排定 WebEx 會議
  • 在 Outlook 中,選取 WebEx 圖示並選取排定 WebEx 會議。           
  • 在 Outlook 功能表列上,選取會議約會,然後從 WebEx 功能表選取新增 WebEx
2    執行以下操作來指定一般會議資訊:
  • 主旨方塊中鍵入會議主題。
  • 開始時間結束時間清單中,分別指定會議的開始時間和結束時間。
  • (可選)若要為會議指定重複模式,選取週期性,然後選取重複選項。 有關更多資訊,請參閱 Mac 版「WebEx 與  Outlook 之整合」中的重複模式限制

  • (可選)指定 Microsoft Outlook 提供的其它選項,譬如會議通知。
3    收件者方塊中輸入受邀加入會議的人員的姓名或電子郵件地址。
4    如果您被要求提供您的 WebEx 帳戶資訊,請輸入該資訊,然後選取確定。    
5    在「WebEx 設定」對話方塊中,為您的 WebEx 會議指定更多選項:
  1. 選取會議範本以使用您為該範本預先定義的設定。
  2. 如有必要,請指定會議密碼。
  3. (可選)選取您的會議的一個或多個出席者作為該會議的候補主持人。 候補主持人是有權在您無法出席自己的會議時開始和主持您的會議的人。 有關更多資訊,請參閱 https://help.webex.com/docs/DOC-11539.
  4. 如果您要設定更多選項,請選取顯示進階設定
    • 確保您已選取正確的服務類型或會議類型,譬如標準會議、活動或訓練課會議類型或個人會議類型。

       

    • 驗證或選取音訊連線選項。

       

    • 如果需要,請設定註冊選項。

       

  5. 選取確定。     
6    選取傳送

WebEx 和 TelePresence(CMR 混合)會議

   

您可以使用 Outlook 整合來排定允許人員使用 WebEx Meeting Center 或 TelePresence 加入的 CMR 混合會議。

    

雖然其它類型的 WebEx 會議為主持人和出席者提供不同的電子郵件邀請,但是當您排定 CMR 混合會議時,您和出席者都將收到相同的電子郵件邀請。 您的電子郵件邀請不包含任何機密的主持人資訊,譬如主持人金鑰或主持人存取碼。 如果您需要檢視主持人金鑰或主持人存取碼,請選取您的電子郵件邀請中的鏈結以轉至 WebEx 網站上的會議資訊頁面,並登入以檢視主持人詳細資訊。

    

如果您指定一個候補主持人,那麼該候補主持人可以開始會議、管理會議,以及錄製會議;然而,會議錄製檔將被傳送給您(原主持人)。

    

當排定會議時,不要將兩個以上的會議排定在同一時間段進行,因為您不能同時擔當兩個同時進行的會議的主持人。 即使您允許候補主持人在您未加入時開始會議,您將仍被視作您排定的會議的主持人,除非您是主持人的代表。

    

什麼是包含 WebEx 和 TelePresence 的 CMR 混合會議?

   

「WebEx 生產力工具」與 TelePresence 協作會議室(CMR)混合之整合可讓 Cisco WebEx Meeting Center 和 Cisco TelePresence 在結合會議中一起工作。   

    

在 CMR 混合會議期間,您可以同時看到 WebEx 和 TelePresence 參加者的實時視訊。

    

WebEx 會議中的參加者清單在一個彙總的標籤「TelePresence 系統」中顯示 TelePresence 參加者。TelePresence 系統上的參加者清單顯示每個 WebEx 參加者。

    

如果 TelePresence 參加者將 VGA 或 HDMI 纜線連接至膝上型電腦並開始螢幕共用,所有參加者(包括 WebEx 參加者)都能看到共用的內容。 如果 WebEx 主講者開始共用,所有參加者(包括 TelePresence 參加者)都能看到共用的內容。   

    

您可以錄製 CMR 混合會議的視訊、音訊、共用、聊天以及民意調查。 如往常一樣在您的 WebEx 會議中按一下錄製,您的錄製檔就會出現在「我的 WebEx」部分中的我的檔案 > 我錄製的會議清單中。 CMR 混合會議的錄製檔為 MP4 格式。 視訊將以 360 p 錄製。   

    

排定(WebEx 和 TelePresence)CMR 混合會議

   
        
1    在 Outlook 視窗的 WebEx 功能表中,選取排定 WebEx 和 TelePresence 會議或開啟一個新的會議項並從工具列選取新增 WebEx 和 TelePresence 按鈕。
2    在「會議選項」面板中,為您的 CMR 混合會議指定 WebEx 和 TelePresence 選項:
  1. 選取允許人員使用 WebEx 加入

    預設情況下永遠不選取此選項。 每當您排定會議並要對其新增 WebEx 時,請選取該選項。

  2. 選取新增 TelePresence 會議室

    您選取的系統被新增至會議視窗中的「收件者」和「地點」方塊。

  3. 輸入供 WebEx 受邀者使用的會議密碼。 如果您的網站要求使用會議密碼,方塊旁會出現星號。
    附註      

    WebEx 會議密碼與可為 TelePresence 會議指定的 PIN 不同。

  4. (可選)選取電子郵件邀請中不包含密碼以使您的會議更安全。
  5. (可選)選取您的會議的一個或多個出席者作為該會議的候補主持人。 候補主持人是有權在您無法出席自己的會議時開始和主持您的會議的人。 有關更多資訊,請參閱 https://help.webex.com/docs/DOC-11539.
  6. (可選)選取 WebEx 進階設定以指定更多詳細資訊,譬如音訊連線和註冊。
  7. (可選)在新增視訊撥入參加者中輸入更多可撥入會議的視訊撥入參加者的人數。
    附註      

    此選項允許您為更多使用 Cisco TelePresence EX Series 之類的個人視訊會議系統及執行 Cisco Jabber Video 應用程式的裝置加入會議的人員預留容量。 您輸入的數字不包含您在收件者地點方塊中新增的任何 TelePresence 系統。 您應該瞭解您的網站的建議數量,並且不要超過建議的上限。

  8. (可選)選取 TelePresence 進階設定以指定更多詳細資訊,譬如撥入和撥出設定。
3    執行以下操作來指定一般會議資訊:
  • 主旨方塊中鍵入會議主題。
  • 開始時間結束時間清單中,分別指定會議的開始時間和結束時間。
  • (可選)若要為會議指定重複模式,選取週期性,然後選取重複選項。 有關更多資訊,請參閱 Mac 版「WebEx 與  Outlook 之整合」中的重複模式限制

  • (可選)指定 Microsoft Outlook 提供的其它選項,譬如會議通知。
4    收件者方塊中輸入受邀加入會議的人員的姓名或電子郵件地址。
5    選取傳送

排定個人會議

          
1    執行以下操作之一:
  • 在 Mac 工具列上,選取 WebEx 球形圖示並選取排定個人會議
  • 在 Outlook 中,選取 WebEx 球形圖示並選取排定個人會議
2    執行以下操作來指定一般會議資訊:
  • 主旨方塊中鍵入會議主題。
  • 開始時間結束時間清單中,分別指定會議的開始時間和結束時間。
  • (可選)若要為會議指定重複模式,選取週期性,然後選取重複選項。 有關更多資訊,請參閱 Mac 版「WebEx 與  Outlook 之整合」中的重複模式限制
  • (可選)指定 Microsoft Outlook 提供的其它選項,譬如會議通知。
3    收件者方塊中輸入姓名或電子郵件地址以邀請人員加入會議。     
附註      

如果您已選取約會來排定您的會議,請選取邀請受邀者以檢視收件者方塊。

     
4    選取新增個人會議以指定個人會議設定。
5    如果必要,請輸入要求的個人會議資訊。
6    指定下列個人會議設定。
  • (可選)輸入供 WebEx 受邀者使用的會議密碼。 如果您的網站要求使用會議密碼,方塊旁會出現星號。
  • (可選)從受邀者清單中選取您希望為會議指定的候補主持人。 有關更多資訊,請參閱 https://help.webex.com/docs/DOC-11539.
  • 選取要使用的音訊連線
7    選取傳送

編輯已排定的會議

  

當您使用「WebEx 與 Outlook 之整合」排定會議後,可以隨時使用 Outlook 對其進行編輯。 譬如,可以變更其開始時間、指定新密碼、選擇其它音訊連線選項等。

    

當您編輯已排定的會議後,Outlook 整合會向受邀參加會議的所有出席者傳送更新的會議邀請,並更新您 WebEx 網站上的會議資訊。

    

附註


    

如果您使用 Microsoft Outlook 重新排定重複的 WebEx 會議中的單次會議,那麼變更將同時顯示在您的 WebEx 網站上。

    
   
      
1    在您的 Microsoft Outlook 行事曆上,開啟已排定的會議項目。
2    若要在工具列或「約會」標籤上編輯會議資訊或變更選項,您可以執行下列操作:          
  • 若要變更 WebEx 會議設定,請選取變更設定

     

  • 若要新增或變更重複模式,請選取週期性。      

     

  • 若要編輯會議邀請電子郵件中的文字,請在約會標籤上執行此操作。

     

     
3    根據需要執行以下操作之一:
  • 若要向受邀的出席者傳送更新的會議邀請,並在 Outlook 行事曆中儲存更新的會議,請選取傳送更新

  • 若要將更新的會議儲存至 Outlook 行事曆,請選取儲存並關閉。

取消已排定的會議

如果您使用 Outlook 整合來排定會議,您可以在 Outlook 中取消會議。

您可以使用 Outlook 中 WebEx 工具列上的取消 WebEx 會議取消個人會議按鈕以從 Outlook 會議或約會中取消並移除 WebEx 資訊。 如果您要變更 WebEx 會議的類型,您可能需要執行此操作。譬如。您原來已排定一個 WebEx 會議並且希望將其變更為個人會議室會議。


附註


    
  • 如果您使用 WebEx 網站取消 WebEx 會議,那麼在 Microsoft Outlook 中將不會顯示您所做的變更。 譬如,如果使用網站取消會議,那麼不會在 Outlook 行事曆上取消此會議。 因此,我們建議您只使用 Outlook 來取消會議。 無法使用 WebEx 網站來編輯透過 Outlook 排定的會議。

     

  • 如果您使用 Microsoft Outlook 取消重複的 WebEx 會議中的單次會議,那麼變更將同時顯示在您的 WebEx 網站上。

     

  • 如果您在使用某個取消按鈕後儲存會議或約會,並且您尚未新增其它 WebEx 會議、個人會議室會議或個人會議,那麼該會議或約會將成為一般的 Microsoft Outlook 會議,其中不包含 WebEx 資訊。

     

    

您也可以如下所述從 Microsoft Outlook 行事歷取消會議。

       
1    在您的 Microsoft Outlook 行事曆上,開啟已排定的會議項目。
2    選取取消會議
3    在確認訊息中選取
4    選取傳送取消通知

Mac 版「WebEx 與 Outlook 之整合」中的重複模式限制

下表顯示了 WebEx 與 Microsoft Outlook 重複模式之間的差異。

 
                    
表格 1 WebEx 會議
       

類型       

       
       

Outlook 選項       

       
       

轉換為 WebEx 會議選項       

       
       

每週       

       
       

每 [x] 週: [星期日,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]       

       

對於 Event Center 活動和 Training Center 訓練課:

每週的: [星期日,星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]

如果您在 Microsoft Outlook 中排定一個每隔 X 週重複的會議(X 的值大於 1),則在 Outlook 中會議會按照您的指定值進行排定,但是在 WebEx 網站上則顯示為每週會議。

一週的開始永遠指向預設值「星期日」。 自訂不受支援,所以如果您將一週的開始變更為另一天,這週的開始將不會與 WebEx 網站同步。

       

每月       

       

每月的[第一天,第二天,第三天,第四天,最後一天]

       

不支援       

                    
       

[第一個,第二個,第三個,第四個,最後一個]週一到週五或週末       

       
       

不支援       

       
       

每年       

       
                    

[1 月....12 月] 的 [第一個,第二個,第三個,第四個,最後一個] [天,工作日,週末]       

       
                    

不支援。       

       
 
                                
表格 2 WebEx 個人會議
       

類型       

       
       

Outlook 選項       

       
       

轉換為 WebEx 個人會議選項

       
       

每月              

       
       

每 [y] 個月的第 [X] 天

       

每月的第 [X] 天。

[第一個,第二個,第三個,第四個,最後一個]週一到週五或週末

不支援       

       

每年

       

每年 [1 月....12 月] [1 日,....31 日]

       

不支援       

                    
       

[1 月....12 月] 的 [第一個,第二個,第三個,第四個,最後一個] [天,工作日,週末]       

       
       

不支援       

       

[1 月....12 月] 的 [第一個,第二個,第三個,第四個,最後一個] [星期日,不受支援。 星期一,星期二,星期三,星期四,星期五,星期六]

不支援       

結束日期

              

無結束日期。

如果時間段長於一年,它將被轉換為一年。

重複 [x] 次後結束。

如果時間段長於一年,它將被轉換為一年。

                    

在[輸入的日期]結束

       
                    

如果時間段長於一年,它將被轉換為一年。

       
 

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