Descripción general de la integración de WebEx y TelePresence con Outlook

Document created by Cisco Localization Team on Jan 6, 2017Last modified by Cisco Localization Team on Jun 15, 2017
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Integración de WebEx y TelePresence con Outlook


Las herramientas de productividad de WebEx con TelePresence son un paquete de herramientas que le permiten planificar, iniciar y unirse a reuniones rápidamente desde diversas aplicaciones de su ordenador. Después de instalar las herramientas de productividad, dispondrá del panel Herramientas de productividad de WebEx y de las integraciones con Microsoft Outlook, Microsoft Office, los navegadores web y los programas de mensajería instantánea.

Este complemento para Outlook ofrece una manera cómoda de planificar una reunión de WebEx y TelePresence que permita a los asistentes unirse mediante WebEx Meeting Center o un sistema TelePresence. Después de planificar una reunión de WebEx y TelePresence en Outlook, los invitados reciben una invitación por correo electrónico que contiene el enlace para unirse a la reunión de WebEx e información para unirse a la reunión de TelePresence.

A través de la integración, también puede planificar reuniones solo de WebEx y reuniones solo de TelePresence.

Al planificar una reunión, puede invitar a las personas y reservar salas o sistemas de TelePresence, así como agregar participantes de videollamada desde Outlook. Las personas a quienes invite a una reunión no tienen por qué usar las herramientas de productividad de WebEx ni la integración con Outlook para unirse a la reunión.


Nota


Solo podrá utilizar la integración de WebEx y TelePresence si su sitio y su cuenta de WebEx se han activado para ello.


Si el administrador del sitio le ha autorizado a planificar reuniones tanto de WebEx y TelePresence como videoconferencias de Meeting Center, solo podrá utilizar las herramientas de productividad de WebEx para planificar videoconferencias de Meeting Center. No podrá planificar reuniones de WebEx y TelePresence.

La integración también proporciona acceso rápido desde Outlook a las siguientes funciones:

  •    

    Configuración de su cuenta de WebEx

       

  •    

    La página Preferencias en su sitio de WebEx, donde puede otorgar un permiso de planificación a otro organizador

       

  •    

    El botón Reunirse ahora, con el que podrá iniciar una reunión instantánea o una reunión de sala personal (ambas de solo WebEx) sin necesidad de planificarla.

        

    Para proporcionar seguridad a sus reuniones, la integración utiliza cifrado SSL (Secure Sockets Layer) de 128 bits en todos los datos que envía y recupera de su sitio de WebEx.

       


Nota


  
  • Una vez disponga de la integración de WebEx y TelePresence, podrá planificar reuniones de sala personal, a las que los usuarios podrán unirse únicamente mediante WebEx. Los usuarios no pueden entrar en las reuniones de sala personal con sistemas TelePresence.

     

  • Si desea información sobre la integración de WebEx con Outlook para usuarios que no son usuarios de TelePresence, consulte la Guía del usuario de la integración de WebEx con Outlook para Windows.

     

   

¿Qué es una reunión de CMR híbrida con WebEx y TelePresence?

La integración de Herramientas de productividad de WebEx con TelePresence Collaboration Meeting Rooms (CMR) híbrida permite a Cisco WebEx Meeting Center y Cisco TelePresence trabajar en equipo en una reunión conjunta.  

   

Durante una reunión de CMR híbrida, puede ver vídeo en directo tanto de los participantes de WebEx como de los de TelePresence.  

   

La lista de participantes en la reunión de WebEx muestra los participantes de TelePresence en una etiqueta añadida “Sistemas TelePresence”. La lista de participantes en los sistemas TelePresence muestra todos los participantes individuales de WebEx.  

   

Si un participante de TelePresence conecta el cable VGA o HDMI a un portátil e inicia el uso compartido de pantalla, todos los participantes, incluidos los de WebEx, podrán ver el contenido compartido. Si un presentador de WebEx inicia el uso compartido, todos los participantes, incluidos los de TelePresence, podrán ver el contenido compartido.  

   

Puede grabar vídeo, audio, material compartido, chat y sondeos para las reuniones de CMR híbridas. Solo tiene que pulsar en Grabar como lo haría normalmente en su reunión de WebEx y sus grabaciones aparecerán en la lista Mis archivos > Mis reuniones grabadas en la sección Mi WebEx. Las grabaciones de reuniones de CMR híbrida tienen un formato MP4. El vídeo se graba a 360 p.  

Opciones de integración de WebEx con la barra de herramientas de Outlook

Una vez que las herramientas de productividad de WebEx están instaladas, aparece la barra de herramientas de integración de WebEx en la ventana de Microsoft Outlook.

A continuación se describen los botones de la barra de herramientas de integración de WebEx.

  • Reunirse ahora: Inicia una reunión instantánea o de sala personal. Esta es una reunión puede iniciar en cualquier momento sin necesidad de planificarlas previamente. De forma predeterminada, las reuniones instantáneas tienen lugar en su sala personal. Si no quiere utilizar su sala personal en las reuniones instantáneas, desactive la opción Utilizar la sala personal para todas mis reuniones instantáneas de la sección de configuración de “Reunirse ahora” de sus preferencias.

     

  • Menú Planificar reunión: Si selecciona el menú Planificar reunión en la barra de herramientas de WebEx de Outlook, encontrará las siguientes opciones.

     

    • Planificar reunión de WebEx y TelePresence: Seleccione esta opción para planificar una reunión de WebEx y TelePresence, una reunión solo de WebEx o una solo de TelePresence.

       

    • Planificar reunión de sala personal: Seleccione esta opción para planificar una reunión en la sala personal.

       

    • Preferencias: Abre el cuadro de diálogo Preferencias para las herramientas de productividad de WebEx.

       

    • Acerca de: Proporciona el número de versión del programa, así como información de licencia y patente de la integración de WebEx con Outlook.

       

    • Más: Seleccione el menú Más para acceder a los siguientes elementos:

       

      • Plantillas de reunión: Le permite acceder a las plantillas que usted o el administrador del sitio ha guardado en el sitio de WebEx. Las plantillas contienen los ajustes de las reuniones. El usuario puede elegir la plantilla que más se ajuste a sus necesidades. Las plantillas de reunión solo están disponibles si la configuración de la administración del sitio permite a los organizadores utilizar plantillas para Outlook.

         

      • Definir permiso de planificación: Abre la página Mi WebEx > Opciones de planificación en el sitio de WebEx, donde puede asignar un delegado para planificar o editar reuniones en su nombre.

         

      • Iniciar una reunión de conferencia personal: Seleccione esta opción para iniciar una reunión de conferencia personal.

         

      • Mis reuniones: Abre el panel Herramientas de productividad de WebEx donde puede ver sus reuniones de WebEx planificadas.

         

      • Ir al sitio de WebEx: Abre su sitio de WebEx.

         

      • Ayuda: Le permite buscar las indicaciones sobre el uso de la integración de WebEx con Outlook.

         

      • Buscar actualizaciones: Comprueba si está utilizando la última versión de las herramientas de productividad o si se puede descargar una versión más reciente.

         

Panel Herramientas de productividad de WebEx

Es posible que el panel Herramientas de productividad de WebEx ya esté abierto en su escritorio, según cuál sea su configuración. Si no lo está, puede abrirlo de alguna de las maneras siguientes:

  • Seleccione el icono Herramientas de productividad de WebEx en la barra de tareas de Windows.

     

  • Seleccione Herramientas de productividad de WebEx en el menú Inicio de Windows.

     

  • Seleccione Herramientas de productividad de WebEx en su escritorio de Windows.

     


Nota


Es posible que el panel Herramientas de productividad o algunas de sus opciones no estén disponibles, según la configuración de su sitio.


El panel Herramientas de productividad de WebEx proporciona acceso a los siguientes elementos:

  • Configuración: Seleccione el icono Configuración para abrir un menú con las siguientes características.

     

    • Preferencias: Abre el cuadro de diálogo Preferencias para las herramientas de productividad de WebEx.

       

    • Ayuda: Abre el sitio web Centro de ayuda.

       

    • Acerca de: Muestra el número de versión del programa, así como información de licencia y patente.

       

    • Buscar actualizaciones: Comprueba si está utilizando la última versión de las herramientas de productividad o si se puede descargar una versión más reciente.

       

    • Enviar informe de problemas: Prepara un mensaje de correo electrónico para que lo envíe a soporte para informar de un problema.

       

    • Salir: Seleccione esta opción para salir de las Herramientas de productividad de WebEx.

       

  • Buscar una reunión: Seleccione el icono Buscar para abrir una ventana de búsqueda donde puede introducir un nombre, una dirección de correo electrónico, un número de reunión, una palabra clave o el título de una reunión para buscar una reunión.

     

  • Planificar una reunión: Seleccione el icono Planificar para abrir la ventana “Reunión de Microsoft Outlook” y planifica una reunión de WebEx, de sala personal o de conferencia personal.

     

  • Iniciar una reunión: Seleccione Iniciar reunión para iniciar una reunión instantánea. De forma predeterminada, las reuniones instantáneas tienen lugar en su sala personal. Si no quiere realizarlas en su sala personal, desactive la opción Utilizar la sala personal para todas mis reuniones instantáneas en la sección Configuración de “Reunirse ahora” de las Preferencias.

     

  • Ver la lista Mis reuniones: Seleccione Más para ver sus próximas reuniones del día. En la lista Mis reuniones, puede realizar las siguientes acciones:
    • Seleccionar Iniciar o Unirse para iniciar o unirse a la reunión cuando llegue el momento.

       

    • Utilizar los caracteres < o > para moverse al día siguiente o al anterior.

       

    • Seleccionar el icono Calendario para ver un día distinto.

       

    • Seleccionar Actualizar lista de reuniones para actualizar la lista de reuniones.

       


    Nota


    Las reuniones de sala personal y las reuniones creadas en otros sitios de WebEx no aparecen en la lista Mis reuniones.


 


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