Agendar uma reunião usando a integração WebEx com o Outlook para Mac

Document created by Cisco Localization Team on Jan 6, 2017Last modified by Cisco Localization Team on Jun 21, 2017
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Visão geral do agendamento de uma reunião

Para agendar uma reunião on-line usando a Integração WebEx com o Outlook e enviar convites para a reunião, fique atento ao seguinte:

  • A Integração WebEx com o Outlook oferece as opções básicas para agendar uma reunião. Algumas opções exibidas no site WebEx podem não estar disponíveis na Integração WebEx com o Outlook.

     

  • A Integração WebEx com o Outlook não oferece suporte a todas as opções de recorrência disponíveis no Microsoft Outlook.

     

  • Em qualquer convite de reunião que você envia partir do Microsoft Outlook, a hora de início da reunião é exibida no fuso horário definido no seu computador e não nas suas preferências do serviço definido no seu site WebEx.

     

Agendar uma reunião somente WebEx

         
1    Execute um dos seguintes procedimentos:
  • Na barra de ferramentas Mac, selecione o ícone do WebEx e selecione Agendar reunião WebEx.
  • No Outlook, selecione o ícone WebEx no Outlook e selecione Agendar reunião WebEx.           
  • Na barra de menu do Outlook, selecione Reunião ou Compromisso e selecione Adicionar WebExa partir do menu WebEx.
2    Faça o seguinte para especificar as informações gerais da reunião:
  • Digite um tópico para a reunião na caixa Assunto.
  • Nas listas Hora de início e Hora de término, especifique as horas de início e de término da reunião, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar um padrão recorrente para a sua reunião, selecione Recorrência e, em seguida, selecione opções de recorrência. Para mais informações, consulte Limitações do padrão de recorrência na integração WebEx com o Outlook para Mac.

  • (Opcional) Especifique outras opções que o Microsoft Outlook oferece, como uma notificação de reunião.
3    Insira na caixa Para o nome ou endereço de e-mail das pessoas a serem convidadas para a reunião.
4    Se lhe forem pedidas suas informações de conta WebEx, insira-as e selecione OK.    
5    Na caixa de diálogo de configurações WebEx, especifique mais opções para sua reunião WebEx:
  1. Selecione o modelo de reunião para usar as configurações predefinidas para aquele modelo.
  2. Caso necessário, especifique uma senha de reunião.
  3. (Opcional) Selecione um ou mais convidados para ser organizadores alternativos da reunião. Um organizador alternativo tem permissão para iniciar e organizar a sua reunião quando você não puder comparecer. Para mais informações, acesse https://help.webex.com/docs/DOC-11641.
  4. Se quiser definir mais opções, selecione Mostrar configurações avançadas:
    • Certifique-se de ter o tipo de serviço ou de reunião correto selecionado, como um tipo de reunião de sessão de treinamento, evento ou reunião padrão, ou um tipo de reunião de conferência pessoal.

       

    • Verifique ou selecione as opções de conexão de áudio.

       

    • Caso necessário, especifique as opções de registro.

       

  5. Selecione OK.     
6    Selecione Enviar.

Reunião (CMR híbrida) WebEx e TelePresence

   

Usando a integração com o Outlook, você pode agendar uma reunião CMR híbrida que permite que as pessoas entrem usando o WebEx Meeting Center ou o TelePresence.

    

Embora outros tipos de reuniões WebEx fornecem diferentes convites por e-mail para o organizador e convidados, quando você agenda uma reunião CMR híbrida, você e todos os convidados recebem o mesmo convite via e-mail. Seu e-mail de convite não contém nenhuma informação confidencial, tal como a chave ou o código de acesso de organizador. Se você precisar ver a chave ou o código de acesso de organizador, selecione o link em seu e-mail de convite para ir à página de informações da reunião em seu site WebEx, faça o logon e veja os seus detalhes de organizador.

    

Se você agendar um organizador alternativo, ele poderá começar, gerenciar e gravar a reunião; no entanto, a gravação da reunião será enviada para você, o organizador original.

    

Quando estiver agendando reuniões, não agende mais do que duas reuniões para o mesmo período de tempo, pois você não pode ser o organizador de duas reuniões que estão ativas ao mesmo tempo. Mesmo que você permita que organizadores alternativos iniciem suas reuniões sem você, você ainda é considerado como o organizador das reuniões que agendar, ao menos que seja um delegado de um organizador.

    

O que é uma reunião CMR híbrida com WebEx e TelePresence?

   

A integração das Ferramentas de Produtividade WebEx com Salas de Reunião de Colaboração (CMR) híbridas TelePresence permite que o Cisco WebEx Meeting Center e o Cisco TelePresence trabalhem juntos em uma reunião conjunta.   

    

Durante uma reunião CMR híbrida, é possível assistir vídeos ao vivo dos participantes WebEx e TelePresence.

    

A lista de participantes na reunião WebEx exibe os participantes do TelePresence em uma etiqueta agregada, "sistemas TelePresence." A lista de participantes no sistema TelePresence exibe individualmente cada participante do WebEx.

    

Se um participante do TelePresence conectar o cabo VGA ou HDMI a um laptop e iniciar o compartilhamento da tela, todos os participantes, inclusive os participantes WebEx, poderão ver o conteúdo compartilhado. Se um apresentador WebEx inicia o compartilhamento, todos os participantes, incluindo os participantes do TelePresence, podem ver o conteúdo compartilhado.   

    

Você pode gravar vídeo, áudio, compartilhamento, bate-papo e sondagem para reuniões CMR híbridas. Pressione Gravar como você faria normalmente na sua reunião WebEx e suas gravações serão exibidas na lista Meus arquivos > Minhas reuniões gravadas na seção Meu WebEx. As gravações de reuniões CMR híbridas são no formato MP4. O vídeo é gravado em 360 p.   

    

Agendar uma reunião CMR híbrida (WebEx e TelePresence)

   
        
1    No menu WebEx na janela do Outlook, selecione Agendar reunião WebEx e TelePresence ou você pode abrir um novo item de reunião e selecionar o botão Adicionar WebEx e TelePresence na barra de ferramentas.
2    No painel Opções de reunião, especifique as opções WebEx e TelePresence para a reunião CMR híbrida:
  1. Selecione Permitir que as pessoas entrem usando o WebEx.

    Esta opção está sempre desmarcada por predefinição. Marque-a sempre que você agendar uma reunião e desejar adicionar o WebEx a ela.

  2. Selecione Adicionar salas TelePresence.

    Os sistemas que você selecionar serão incluídos nos campos Para e Localidade na janela de reunião.

  3. Inicie uma reunião com senha para convidados WebEx. Se o seu site exigir uma senha de reunião, um asterisco aparecerá ao lado do campo.
    Nota      

    A senha de reunião WebEx é diferente do PIN que pode ser especificado para uma reunião TelePresence.

  4. (Opcional) Marque Excluir a senha do convite por e-mail para deixar sua reunião mais segura.
  5. (Opcional) Selecione um ou mais convidados para ser organizadores alternativos da reunião. Um organizador alternativo tem permissão para iniciar e organizar a sua reunião quando você não puder comparecer. Para mais informações, acesse https://help.webex.com/docs/DOC-11641.
  6. (Opcional) Selecione Configurações avançadas do WebEx para especificar mais detalhes, como conexão de áudio e registro.
  7. (Opcional) Insira o número dos participantes com chamada de entrada de vídeo adicional que podem ligar para a reunião em Adicionar participantes com chamada de vídeo.
    Nota      

    Esta opção permite que você reserve uma capacidade para que mais pessoas entrem usando sistemas pessoais de videoconferência, como o Cisco TelePresence Série EX e dispositivos executando aplicativos Cisco Jabber Vídeo. O número que você digitar exclui qualquer sistema de TelePresence que você adicionou nos campos Para e Localidade. Você deve estar ciente do número recomendado para seu site e não deve exceder esse limite recomendado.

  8. (Opcional) Selecione Configurações avançadas do TelePresence para especificar detalhes adicionais, como configurações de chamada de entrada e de retorno de chamada.
3    Faça o seguinte para especificar as informações gerais da reunião:
  • Digite um tópico para a reunião na caixa Assunto.
  • Nas listas Hora de início e Hora de término, especifique as horas de início e de término da reunião, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar um padrão recorrente para a sua reunião, selecione Recorrência e, em seguida, selecione opções de recorrência. Para mais informações, consulte Limitações do padrão de recorrência na integração WebEx com o Outlook para Mac.

  • (Opcional) Especifique outras opções que o Microsoft Outlook oferece, como uma notificação de reunião.
4    Insira na caixa Para o nome ou endereço de e-mail das pessoas a serem convidadas para a reunião.
5    Selecione Enviar.

Agendar uma reunião de Conferência Pessoal

          
1    Execute um dos seguintes procedimentos:
  • Na barra de ferramentas do Mac, selecione o ícone da esfera WebEx e selecione Agendar reunião de conferência pessoal.
  • No Outlook, selecione o ícone da esfera WebEx e selecione Agendar reunião de conferência pessoal.
2    Faça o seguinte para especificar as informações gerais da reunião:
  • Digite um tópico para a reunião na caixa Assunto.
  • Nas listas Hora de início e Hora de término, especifique as horas de início e de término da reunião, respectivamente.
  • (Opcional) Para especificar um padrão recorrente para a sua reunião, selecione Recorrência e, em seguida, selecione opções de recorrência. Para mais informações, consulte Limitações do padrão de recorrência na integração WebEx com o Outlook para Mac.
  • (Opcional) Especifique outras opções que o Microsoft Outlook oferece, como uma notificação de reunião.
3    Insira na caixa Para o nome ou endereço de e-mail das pessoas a serem convidadas para a reunião.     
Nota      

Se você tiver selecionado Compromisso para agendar a sua reunião, selecione Convidar convidados para ver a caixa Para.

     
4    Clique em Adicionar reunião de Conferência Pessoal para especificar as configurações da reunião de Conferência Pessoal.
5    Se necessário, insira as informações da reunião de conferência pessoal solicitadas.
6    Especifique as configurações da sua reunião de conferência pessoal para o que segue.
  • (Opcional) Insira uma senha de reunião para convidados WebEx. Se o seu site exigir uma senha de reunião, um asterisco aparecerá ao lado do campo.
  • (Opcional) Selecione a partir da lista de participantes quantos organizadores alternativos desejar. Para mais informações, acesse https://help.webex.com/docs/DOC-11641.
  • Selecione a Conexão de áudio a seu utilizada.
7    Selecione Enviar.

Editar uma reunião agendada

  

Após agendar uma reunião usando a Integração WebEx com o Outlook, você pode usar o Outlook para editá-la a qualquer momento. Por exemplo, você pode alterar a hora de início, especificar uma nova senha, escolher uma opção de conexão de áudio diferente, etc.

    

Ao editar uma reunião agendada, a integração com o Outlook envia um convite por e-mail atualizado para todos convidados que você tenha convidado para reunião e também atualiza as informações da reunião no seu site WebEx.

    

Nota


    

Se você reagendar uma única ocorrência de reunião WebEx recorrente usando o Microsoft Outlook, as alterações serão exibidas também no seu site WebEx.

    
   
      
1    No seu calendário do Microsoft Outlook, abra o item da reunião agendada.
2    Para editar as informações da reunião ou alterar as opções na barra de ferramentas ou na guia Compromisso, faça o seguinte:          
  • Para alterar as configurações de reunião WebEx, selecione Alterar configurações.

     

  • Para adicionar ou alterar um padrão de recorrência, selecione Recorrência.      

     

  • Para editar o texto na mensagem por e-mail do convite da reunião, faça-o na aba Compromisso.

     

     
3    Execute um dos seguintes procedimentos, conforme for apropriado:
  • Para enviar o convite de reunião atualizado para participantes convidados e salvar a reunião atualizada no seu calendário do Outlook, selecione Enviar atualização.

  • Para salvar a reunião atualizada no seu calendário do Outlook, selecione Salvar e Fechar.

Cancelar uma reunião agendada

Se você agendar uma reunião usando a integração com o Outlook, você pode cancelar a reunião no Outlook.

Você pode usar o botão Cancelar reunião WebEx ou Cancelar reunião de Sala Pessoal na barra de ferramentas do WebEx no Outlook para cancelar e remover as informações do WebEx da reunião ou do compromisso do Outlook. Você pode querer fazer isso se estiver alterando o tipo de reunião WebEx; por exemplo, se você originalmente tiver agendado uma reunião WebEx e quiser alterá-la para uma reunião de sala pessoal.


Nota


    
  • Se você cancelar uma reunião WebEx usando seu site WebEx, suas alterações não serão exibidas no Microsoft Outlook. Por exemplo, se você cancelar a reunião usando seu site, a reunião não será cancelada no calendário do Outlook. Portanto, recomendamos que você utilize apenas o Outlook para cancelar uma reunião. Editar uma reunião que foi agendada pelo Outlook usando seu site WebEx não é uma opção.

     

  • Se você cancelar uma única ocorrência de reunião WebEx recorrente usando o Microsoft Outlook, as alterações serão exibidas também no seu site WebEx.

     

  • Se você salvar a reunião ou compromisso após usar um destes botões de cancelamento e não adicionar outra reunião WebEx, uma reunião de sala pessoal ou reunião de conferência pessoal, ela se torna uma reunião regular do Microsoft Outlook sem informações WebEx.

     

    

Você também pode cancelar uma reunião no calendário do Microsoft Outlook conforme descrito abaixo.

       
1    No seu calendário do Microsoft Outlook, abra o item da reunião agendada.
2    Selecione Cancelar reunião.
3    Selecione Sim na mensagem de confirmação.
4    Selecione Enviar cancelamento.

Limitações do padrão de recorrência na integração WebEx com o Outlook para Mac

A tabela a seguir mostra as diferenças entre os padrões de recorrência do Microsoft Outlook e do WebEx.

 
                    
Tabela 1 Reuniões WebEx
       

Tipo       

       
       

Opção do Outlook       

       
       

Convertido para a opção Reunião WebEx       

       
       

Semanalmente       

       
       

A cada [X] semanas em: [Domingo, Segunda, Terça, Quarta,         Quinta, Sexta, Sábado]       

       

Quando o processo de conversão estiver concluído, a janela Conversão concluída aparecerá.

Toda semana em: Reproduzir e converter gravações WebEx (WBS30, WBS31)

Se você agendar uma reunião que se repete a cada X semanas, onde X é maior que 1, no Microsoft Outlook, a reunião será agendada no Outlook conforme especificado, mas será exibida como uma reunião semanal no site WebEx.

O início da semana sempre aponta para o valor padrão Domingo. A personalização não é suportada, por isso, se você alterar o início da semana para um dia diferente, o início da semana não será sincronizado com o site WebEx.

       

Mensalmente       

       

O [primeiro, segundo, terceiro, quarto, último] dia não tem suporte para todos os meses

       

Não tem suporte       

                    
       

O [primeiro, segundo, terceiro, quarto, último] dia de semana ou dia do fim-de-semana       

       
       

Não tem suporte       

       
       

Anualmente       

       
                    

[primeiro, segundo, terceiro, quarto, último] [dia, dia de semana, dia do fim de semana] de [Janeiro....Dezembro]       

       
                    

Não tem suporte.       

       
 
                                
Tabela 2 Reuniões de Conferência Pessoal WebEx
       

Tipo       

       
       

Opção do Outlook       

       
       

Convertido para a opção de reunião de Conferência Pessoal WebEx

       
       

Mensalmente              

       
       

Dia [X] a cada [Y] meses

       

Dia [X] de cada mês.

O [primeiro, segundo, terceiro, quarto, último] dia de semana ou dia do fim-de-semana

Não tem suporte       

       

Anualmente

       

A cada [Janeiro....Dezembro] [1,...31]

       

Não tem suporte       

                    
       

[primeiro, segundo, terceiro, quarto, último] [dia, dia de semana, dia do fim de semana] de [Janeiro....Dezembro]       

       
       

Não tem suporte       

       

[primeiro, segundo, terceiro, quarto, último] [domingo, não tem suporte. segunda-feira, terça-feira, quarta-feira, quinta-feira, sexta-feira, Sábado] de [Janeiro.... Dezembro]

Não tem suporte       

Data de término

              

Sem data de término.

Se o período de tempo for mais longo que um ano, ele é convertido para um ano.

Terminar após [X] ocorrências.

Se o período de tempo for mais longo que um ano, ele é convertido para um ano.

                    

Termina em [date input]

       
                    

Se o período de tempo for mais longo que um ano, ele é convertido para um ano.

       
 

Attachments

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