Планирование совещания с помощью интеграции WebEx в Outlook для Mac

Document created by Cisco Localization Team on Jan 6, 2017Last modified by Cisco Localization Team on Jun 21, 2017
Version 8Show Document
  • View in full screen mode
 

Общие сведения о планировании совещания

При планировании онлайн-совещания с использованием интеграции WebEx в Outlook и отправке приглашений на совещание необходимо иметь в виду указанное ниже.

  • Интеграция WebEx в Outlook обеспечивает возможность использования базовых параметров планирования совещания. Некоторые параметры, отображающиеся на веб-сайте WebEx, могут быть недоступны в интеграции WebEx в Outlook.

     

  • Интеграция WebEx в Outlook поддерживает не все параметры повторений, доступные в Microsoft Outlook.

     

  • Во всех приглашениях на совещание, отправляемых с помощью Microsoft Outlook, время начала совещания отображается в часовом поясе, заданном на вашем компьютере, и может не совпадать с часовым поясом, заданным в предпочтительных параметрах на веб-сайте WebEx.

     

Планирование совещания только с WebEx

         
1    Выполните одно из приведенных ниже действий.
  • Выберите пиктограмму WebEx на панели инструментов Mac, после чего выберите Запланировать совещание WebEx.
  • Выберите в Outlook пиктограмму WebEx, после чего выберите Запланировать совещание WebEx.           
  • Выберите в строке меню Outlook параметр Собрание или Встреча, после чего выберите пункт Добавить WebEx в меню WebEx.
2    Чтобы задать основную информацию о совещании, выполните указанные ниже действия.
  • Введите тему совещания в поле Тема.
  • В списках Время начала и Время завершения укажите соответствующие параметры совещания.
  • (Необязательно) Чтобы задать шаблон повторения для совещания, нажмите Повторение и выберите параметры повторения. Дополнительную информацию см. в разделе Ограничения шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook для Mac.

  • (Необязательно) Укажите другие параметры Microsoft Outlook, например уведомление о совещании.
3    Введите в поле Кому имена или адреса электронной почты пользователей, которых следует пригласить на совещание.
4    Если потребуется ввести информацию учетной записи WebEx, введите эту информацию и нажмите ОК.    
5    В диалоговом окне параметров WebEx укажите дополнительные параметры для совещания WebEx.
  1. Выберите шаблон совещания, чтобы использовать готовые настройки этого шаблона.
  2. При необходимости укажите пароль совещания.
  3. (Необязательно) Выберите одного или нескольких посетителей для выполнения роли альтернативных организаторов совещания. Альтернативный организатор – это пользователь, имеющий полномочие начать и провести совещание в ваше отсутствие. Дополнительную информацию см. в статье https://help.webex.com/docs/DOC-11642.
  4. При необходимости установить другие параметры выберите Показать расширенные параметры.
    • Установите тип службы или совещания, например стандартное совещание, event-совещание, сеанс обучения или персональное совещание.

       

    • Проверьте или выберите параметры аудиосоединения.

       

    • При необходимости установите параметры для регистрации.

       

  5. Нажмите ОК.     
6    Нажмите Отправить.

Совещание WebEx с TelePresence (CMR гибридного типа)

   

С помощью интеграции в Outlook можно запланировать совещание CMR гибридного типа, к которому участники смогут присоединиться, используя WebEx Meeting Center или TelePresence.

    

Несмотря на то, что при планировании других типов совещаний WebEx организатор и посетители получают разные электронные приглашения, при планировании совещания CMR гибридного типа организатор и посетители получают одинаковое электронное приглашение. Электронное приглашение не содержит какой-либо конфиденциальной информации, такой как ключ организатора или код доступа организатора. Если вам требуется ключ организатора или код доступа организатора, воспользуйтесь ссылкой из электронного приглашения, чтобы перейти на страницу с информацией о совещании на веб-сайте WebEx, и войдите под своей учетной записью.

    

Если вы назначили альтернативного организатора, он может начинать совещание, управлять им и записывать его. Однако запись совещания отправляется вам – первоначальному организатору.

    

При планировании не назначайте более двух совещаний на одно и то же время, так как вы не можете быть организатором двух совещаний, проводимых одновременно. Даже если вы разрешили альтернативным организаторам начинать совещания без вас, вы все равно считаетесь организатором запланированных вами совещаний, если только не являетесь доверенным лицом другого организатора.

    

Что такое совещание CMR гибридного типа с использованием WebEx и TelePresence?

   

Инструменты повышения производительности WebEx с интеграцией совместных комнат совещаний (CMR) TelePresence гибридного типа обеспечивают совместную работу Cisco WebEx Meeting Center и Cisco TelePresence в общих совещаниях.   

    

Во время совещания CMR гибридного типа можно просматривать видео участников WebEx и TelePresence в режиме реального времени.

    

В списке участников совещания WebEx участники, использующие TelePresence, отображаются под одной общей меткой "Системы TelePresence". При этом в списке участников в системе TelePresence каждый участник, использующий WebEx, отображается отдельно.

    

Если участник, использующий TelePresence, подключит кабель VGA или HDMI к ноутбуку и начнет предоставление совместного доступа к экрану, все участники, включая использующих WebEx, смогут просматривать контент в совместном доступе. Если докладчик WebEx начинает предоставление совместного доступа, все участники, включая использующих TelePresence, смогут просматривать контент в совместном доступе.   

    

На совещаниях CMR гибридного типа можно записывать видео, аудио, предоставлять совместный доступ, общаться в чате и участвовать в анкетировании. Нажмите кнопку Запись, как это обычно делается для совещания WebEx, и ваши записи будут отображены в списке Мои файлы > Мои записанные совещания в разделе "Мой WebEx". Записи совещаний CMR гибридного типа сохраняются в формате MP4. Видео записывается с разрешением 360 пикселей.   

    

Планирование совещания CMR гибридного типа (WebEx с TelePresence)

   
        
1    В меню WebEx в окне Outlook выберите пункт Запланировать совещание WebEx с TelePresence. Также можно открыть новый элемент, соответствующий совещанию, и нажать кнопку Добавить WebEx и TelePresence на панели инструментов.
2    На панели параметров совещания укажите параметры WebEx и TelePresence для совещания CMR гибридного типа.
  1. Установите флажок параметра Разрешить пользователям присоединяться с помощью WebEx.

    Флажок этого параметра по умолчанию снят. Устанавливайте его каждый раз при планировании совещания и добавлении WebEx к нему.

  2. Выберите Добавить комнаты TelePresence.

    Выбранные системы добавляются в поля "Кому" и "Местонахождение" в окне совещания.

  3. Введите пароль совещания для приглашенных в WebEx. Если на сайте требуется ввод пароля совещания, рядом с полем будет отображаться звездочка.
    Примечание      

    Пароль совещания WebEx отличается от ПИН, который можно указать для совещания TelePresence.

  4. (Необязательно) Установите флажок Исключить пароль из электронного приглашения для повышения безопасности совещания.
  5. (Необязательно) Выберите одного или нескольких посетителей для выполнения роли альтернативных организаторов совещания. Альтернативный организатор – это пользователь, имеющий полномочие начать и провести совещание в ваше отсутствие. Дополнительную информацию см. в статье https://help.webex.com/docs/DOC-11642.
  6. Необязательные действия. Выберите Расширенные параметры WebEx для того, чтобы указать дополнительные сведения, например метод подключения к аудио и регистрации.
  7. Необязательные действия. Введите количество дополнительных участников видеозвонка на номер системы, которые могут звонить на номер системы совещания. Для этого выберите Добавить участников видеозвонка на номер системы.
    Примечание      

    Этот параметр позволяет зарезервировать места для присоединения к совещанию дополнительных пользователей с помощью персональных систем для видеоконференций, например Cisco TelePresence EX Series, и устройств, на которых запущены приложения Cisco Jabber Video. Введенное число исключает все системы TelePresence, добавленные в полях Кому и Местонахождение. Учитывайте рекомендованное количество участников для вашего веб-сайта и не превышайте это предельное значение.

  8. Необязательные действия. Выберите Расширенные параметры Telepresence для того, чтобы указать больше деталей, например настройки звонков на номер системы и звонков системы.
3    Чтобы задать основную информацию о совещании, выполните указанные ниже действия.
  • Введите тему совещания в поле Тема.
  • В списках Время начала и Время завершения укажите соответствующие параметры совещания.
  • (Необязательно) Чтобы задать шаблон повторения для совещания, нажмите Повторение и выберите параметры повторения. Дополнительную информацию см. в разделе Ограничения шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook для Mac.

  • (Необязательно) Укажите другие параметры Microsoft Outlook, например уведомление о совещании.
4    Введите в поле Кому имена или адреса электронной почты пользователей, которых следует пригласить на совещание.
5    Нажмите Отправить.

Планирование персонального совещания

          
1    Выполните одно из приведенных ниже действий.
  • Выберите пиктограмму шарика WebEx на панели инструментов Mac, после чего выберите Запланировать персональное совещание.
  • Выберите пиктограмму шарика WebEx в Outlook, после чего выберите Запланировать персональное совещание.
2    Чтобы задать основную информацию о совещании, выполните указанные ниже действия.
  • Введите тему совещания в поле Тема.
  • В списках Время начала и Время завершения укажите соответствующие параметры совещания.
  • (Необязательно) Чтобы задать шаблон повторения для совещания, нажмите Повторение и выберите параметры повторения. Дополнительную информацию см. в разделе Ограничения шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook для Mac.
  • (Необязательно) Укажите другие параметры Microsoft Outlook, например уведомление о совещании.
3    Чтобы пригласить пользователей на совещание, введите их имена или адреса электронной почты в поле Кому.     
Примечание      

Если для планирования совещания был выбран параметр Встреча, выберите Пригласить посетителей, чтобы просмотреть поле Кому.

     
4    Нажмите Добавить персональное совещание, чтобы установить настройки персонального совещания.
5    При необходимости введите соответствующую информацию о персональном совещании.
6    Настройте перечисленные ниже параметры персонального совещания.
  • (Необязательно) Введите пароль совещания для приглашенных в WebEx. Если на сайте требуется ввод пароля совещания, рядом с полем будет отображаться звездочка.
  • (Необязательно) Выберите альтернативных организаторов совещания в списке приглашенных (при необходимости). Дополнительную информацию см. в статье https://help.webex.com/docs/DOC-11642.
  • Выберите необходимое значение для параметра Аудиосоединение.
7    Нажмите Отправить.

Изменение запланированного совещания

  

Совещание, запланированное с помощью интеграции WebEx в Outlook, можно в любой момент изменить с помощью Outlook. Например, можно изменить время его начала, задать новый пароль, выбрать другой параметр аудиосоединения и так далее.

    

После правки запланированного совещания с помощью интеграции в Outlook всем приглашенным на совещание посетителям отправляется обновленное приглашение на совещание. Кроме того, обновляется информация о совещании на вашем веб-сайте WebEx.

    

Примечание


    

При переносе одного повторения совещания WebEx с помощью Microsoft Outlook изменения будут также отражены на вашем веб-сайте WebEx.

    
   
      
1    Откройте пункт календаря Microsoft Outlook, соответствующий запланированному совещанию.
2    Для изменения информации о совещании или его параметров на панели инструментов или во вкладке "Встреча" можно выполнить перечисленное ниже.          
  • Изменить настройки совещания WebEx можно, нажав Изменить параметры.

     

  • Добавить или изменить шаблон повторения можно, нажав Повторение.      

     

  • Правку текста сообщения электронной почты с приглашением на совещание следует выполнять во вкладке Встреча.

     

     
3    Выполните одно из указанных ниже действий.
  • Чтобы отправить посетителям по электронной почте обновленное приглашение и сохранить обновленное совещание в календаре Outlook, нажмите Отправить обновленные сведения.

  • Чтобы сохранить обновленное совещание в календаре Outlook, нажмите Сохранить и закрыть.

Отмена запланированного совещания

Если совещание запланировано с помощью интеграции в Outlook, можно отменить это совещание в Outlook.

Чтобы отменить или удалить информацию WebEx в параметрах собрания или встречи в Outlook, можно использовать кнопки Отменить совещание WebEx или Отменить персональное совещание на панели инструментов WebEx. Это может потребоваться при изменении типа совещания WebEx; например, если изначально было запланировано совещание WebEx, а теперь требуется заменить его совещанием в персональной комнате.


Примечание


    
  • В случае отмены совещания WebEx на веб-сайте WebEx изменения не будут отражены в Outlook. Например, если совещание было отменено на веб-сайте, оно не будет отменено в календаре Outlook. Поэтому для отмены совещания рекомендуется использовать только Outlook. Правка совещания, запланированного в Outlook, с помощью веб-сайта Webex не приводит к желаемому результату.

     

  • При отмене одного повторения совещания WebEx с помощью Microsoft Outlook изменения будут также отражены на вашем веб-сайте WebEx.

     

  • Если вы сохраняете собрание или встречу после нажатия одной из этих кнопок отмены и не добавили другое совещание WebEx, совещание в персональной комнате или персональное совещание, тип совещания будет изменен на стандартное собрание Microsoft Outlook без информации для присоединения в WebEx.

     

    

Также отменить совещание можно в календаре Microsoft Outlook, как описано ниже.

       
1    Откройте пункт календаря Microsoft Outlook, соответствующий запланированному совещанию.
2    Выберите Отменить совещание.
3    Выберите Да в окне подтверждения.
4    Выберите Отправить уведомление об отмене.

Ограничения шаблонов повторения в интеграции WebEx в Outlook для Mac

В таблице ниже показаны различия шаблонов повторения в WebEx и Microsoft Outlook.

 
                    
Таблица 1. Совещания WebEx
       

Тип       

       
       

Параметр Outlook       

       
       

Преобразован в параметр совещания WebEx       

       
       

По неделям       

       
       

Кажд. [X] нед. в: [воскресенье, понедельник, вторник, среду, четверг, пятницу, субботу].       

       

Для event-совещаний Event Center и сеансов обучения Training Center.

Каждую неделю в: [воскресенье, понедельник, вторник, среду, четверг, пятницу, субботу].

При планировании в Microsoft Outlook совещания, которое должно повторяться каждую X неделю (где X больше 1), совещание будет запланировано в Outlook надлежащим образом, однако на веб-сайте WebEx будет отображаться как еженедельное.

Для параметра начала недели по умолчанию всегда установлено значение "Воскресенье". Пользовательская настройка не поддерживается, поэтому изменение дня начала недели не будет синхронизировано с веб-сайтом WebEx.

       

По месяцам       

       

[Первый, второй, третий, четвертый, последний] день каждого месяца

       

Не поддерживается.       

                    
       

[Первый, второй, третий, четвертый, последний] рабочий или выходной день       

       
       

Не поддерживается.       

       
       

Ежегодно       

       
                    

[первый, второй, третий, четвертый, последний] [день, рабочий день, выходной день] [января,..., декабря]       

       
                    

Не поддерживается.       

       
 
                                
Таблица 2. Персональные совещания WebEx
       

Тип       

       
       

Параметр Outlook       

       
       

Преобразованный параметр персонального совещания WebEx

       
       

По месяцам              

       
       

[X]-й день кажд. [y] мес.

       

[x]-й день каждого месяца.

[Первый, второй, третий, четвертый, последний] рабочий или выходной день

Не поддерживается.       

       

Ежегодно

       

Кажд. [1,..., 31] [января,..., декабря]

       

Не поддерживается.       

                    
       

[первый, второй, третий, четвертый, последний] [день, рабочий день, выходной день] [января,..., декабря]       

       
       

Не поддерживается.       

       

[Перв., втор., трет., четверт., послед.] [воскресенье, понедельник, вторник, среда, четверг, пятница, суббота] [января,..., декабря]

Не поддерживается.       

Дата окончания

              

Без указания даты окончания.

Если период времени превышает год, он преобразовывается в один год.

Завершить после [x] повторен.

Если период времени превышает год, он преобразовывается в один год.

                    

Закончить до [ввести дату]

       
                    

Если период времени превышает год, он преобразовывается в один год.

       
 

Attachments

    Outcomes