Pianificazione di una conferenza personale o di una riunione solo audio

Document created by Cisco Localization Team on Jan 6, 2017Last modified by Cisco Localization Team on Apr 5, 2017
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Conferenze personali e riunioni solo audio

 

 

Una conferenza personale include una parte audio e una parte online. Avviare la parte audio; la parte online viene creata automaticamente sul sito WebEx. Se ci si trova nella parte audio della riunione e occorre condividere una presentazione, un documento o un'applicazione con i partecipanti alla riunione, è possibile avviare la parte online della riunione e fare in modo che i partecipanti vi si uniscano mentre si continua a partecipare alla sezione audio della riunione.

  

È possibile creare e memorizzare fino a tre account con numero di conferenza personale. Quando si pianifica una conferenza personale, è possibile selezionare un account con numero di conferenza personale da utilizzare per la parte audio della conferenza personale. È anche possibile usare l'account con numero di conferenza personale per avviare una conferenza audio immediata da un qualsiasi telefono, senza doverla pianificare in precedenza. Per ciascun account, è possibile generare codici di accesso organizzatore e partecipante univoci. Se l'opzione di chiamata in ingresso globale è abilitata per il sito, sarà disponibile anche per gli account con numero di conferenza personale creati.

  

Un account con numero di conferenza personale consente anche di specificare il codice di accesso organizzatore che si desidera utilizzare per avviare la parte audio della conferenza personale e i codici di accesso che i partecipanti devono utilizzare per unirsi alla parte audio della riunione.

  

È possibile eliminare un account di conferenza personale in qualsiasi momento.

  

Le conferenze personali sono disponibili solo se il sito supporta le conferenze personali e se utilizza WebEx Audio. Se il sito utilizza un provider di servizi di telefonia (TSP), si potrebbe essere in grado di pianificare riunioni solo audio (le riunioni solo audio non prevedono una parte online). È possibile condurre una conferenza WebEx Audio su richiesta in qualsiasi momento e ovunque. È possibile utilizzare il numero di conferenza personale anche quando si pianificano normali riunioni WebEx.

  

Impostazione degli account di conferenza personale

 

Impostare gli account personali in WebEx.

  
       
1    Andare a WebEx personale > Preferenze.
2    Accanto alla sezione Audio, selezionare Imposta.
3    In Conferenza personale, selezionare Genera account.  

È possibile creare fino a tre account di conferenza personale.

  

Gli account di conferenza personale includono un codice di accesso organizzatore che viene utilizzato per avviare la parte audio di una conferenza personale. Tali account possono anche includere un codice di accesso partecipante per l'accesso di altre persone.

  

È possibile selezionare uno degli account di conferenza personale quando si pianifica una conferenza personale. È anche possibile usare uno di questi account per avviare una conferenza personale immediata da qualsiasi telefono, senza doverla precedentemente pianificare.

  

È possibile eliminare un account di Conferenza personale in qualsiasi momento.

  
4    Selezionare Salva.

Pianificazione di una conferenza personale o di una riunione solo audio dal sito WebEx

 

Pianificare una riunione dal sito WebEx.
         
1    Accedere al sito di WebEx Meeting Center.
2    Nella barra di navigazione a sinistra, selezionare Pianifica una riunione.
3    Selezionare Strumento di pianificazione anticipata, quindi Informazioni richieste.
4    Per Tipo di riunione, selezionare Conferenza personale o Riunione solo audio.
5    Inserire le informazioni richieste.  

Se si sta pianificando una conferenza personale, non è necessario specificare una password. Per impostazione predefinita, la password è il codice di accesso del partecipante nell'account con numero di conferenza personale specificato per questa riunione.

  
6    Pianificare la riunione ora o aggiungere altri dettagli.
  • Per pianificare la riunione ora, selezionare Pianifica riunione.
  • Per aggiungere altre informazioni, selezionare Successivo o un'altra pagina nello strumento di pianificazione. Al termine, selezionare Pianifica riunione.

Pianificazione di una conferenza personale con Microsoft Outlook per Windows

 
  •  

    Se invece si utilizza l'audio di un provider di servizi di telefonia (TSP), è possibile pianificare una riunione solo audio:

      

  •  

    L'integrazione WebEx per Outlook fornisce le opzioni di base per la pianificazione di una riunione. Alcune opzioni visualizzate sul sito di WebEx potrebbero non essere disponibili nell'integrazione WebEx per Outlook.

      

  •  

    L'integrazione WebEx per Outlook non supporta tutte le opzioni di ricorrenza disponibili in Microsoft Outlook.

      

  •  

    L'ora di inizio di qualsiasi invito alla riunione inviato da Microsoft Outlook appare nel fuso orario impostato sul computer e potrebbe non corrispondere alle preferenze di fuso orario impostate sul sito WebEx.

      

  
            
1    Per pianificare una conferenza personale, effettuare una delle seguenti operazioni:
  • Selezionare Nuovi elementi > Riunione o Appuntamento oppure, nel calendario di Microsoft Outlook, selezionare Nuova riunione o Nuovo appuntamento.
  • Selezionare l'icona Pianifica nel pannello Strumenti di produttività WebEx.
  • Selezionare Pianifica riunione > Pianifica conferenza personale o Pianifica riunione solo audio sulla barra degli strumenti di Microsoft Outlook.
   

È necessario immettere le impostazioni WebEx per poter specificare le informazioni generali sulla riunione.

  
2    Nella riunione o nell'appuntamento Outlook, specificare le informazioni generali sulla riunione.
  1. Digitare un argomento per la riunione nella casella Oggetto.
  2. Negli elenchi Ora di inizio e Ora di fine, specificare rispettivamente gli orari d'inizio e fine per la riunione.
  3. Opzionale: Per specificare uno schema di ricorrenza per la riunione, selezionare Ricorrenza, quindi selezionare le relative opzioni. Per informazioni sulle differenze negli schemi di ricorrenza tra WebEx e Microsoft Outlook, vedere Limitazione degli schemi di ricorrenza per l'integrazione WebEx per Outlook.
  4. Opzionale: Specificare eventuali altre opzioni, ad esempio, una notifica di riunione.
3    Immettere i nomi o gli indirizzi e-mail degli invitati nella casella A.  

Se è stata selezionata l'opzione Appuntamento per la pianificazione della riunione, selezionare Assistente di pianificazione per visualizzare la casella A.

  
4    Selezionare Aggiungi conferenza personale.  

Questa operazione non è necessaria se è stata selezionata l'opzione Pianifica conferenza personale al punto 1.

  
5    Se necessario, immettere le informazioni della conferenza personale richieste.
6    Se necessario, nella scheda Audio e Traccia di Impostazioni WebEx, scegliere il tipo di connessione audio e altre opzioni richieste.
7    (Opzionale) Selezionare la scheda Risorse per aggiungere gli organizzatori alternativi.  

Un organizzatore alternativo è qualcuno che ha l'autorizzazione ad avviare e organizzare la propria riunione quando si è impossibilitati a farlo. Per ulteriori informazioni, vedere https://help.webex.com/docs/DOC-11644.

  
8    Selezionare OK.
9    Selezionare Invia per inviare gli inviti per la riunione agli invitati.

Pianificazione di una conferenza personale con Microsoft Outlook per Mac

 

Impostare una conferenza personale utilizzando l'integrazione WebEx per Outlook per Mac.

  
          
1    Effettuare una delle seguenti operazioni:
  •  

    Sulla barra degli strumenti Mac, selezionare l'icona della sfera WebEx, quindi selezionare Pianifica conferenza personale.

      
  •  

    In Outlook, selezionare l'icona della sfera WebEx, quindi selezionare Pianifica conferenza personale.

      
    Nota        

    Se il sito di WebEx supporta Collaboration Meeting Rooms (CMR) Cloud, quando si pianifica una riunione WebEx, tale riunione è anche una riunione CMR e include le informazioni che consentono agli invitati di partecipare da sistemi e applicazioni di videoconferenza.

      
      
2    Specificare le informazioni generali sulla riunione.
  1. Digitare un argomento per la riunione nella casella Oggetto.
  2. Negli elenchi Ora di inizio e Ora di fine, specificare rispettivamente gli orari d'inizio e fine per la riunione.
  3. Per specificare uno schema di ricorrenza per la riunione, selezionare Ricorrenza, quindi selezionare le relative opzioni. Per ulteriori informazioni, vedere Limitazioni degli schemi di ricorrenza per l'integrazione WebEx per Outlook.
  4. Opzionale: Specificare altre opzioni offerte da Microsoft Outlook, come una notifica di riunione.
3    Immettere i nomi o gli indirizzi e-mail degli invitati nella casella A.  

Se è stata selezionata l'opzione Appuntamento per la pianificazione della riunione, selezionare Invita partecipanti per visualizzare la casella A.

  
4    Selezionare Aggiungi conferenza personale.
5    Se necessario, immettere le informazioni della conferenza personale richieste.
6    Specificare le impostazioni della conferenza personale.
  1. Opzionale: Inserire una password della riunione per gli invitati WebEx. Se il proprio sito richiede una password per la riunione, accanto alla casella viene visualizzato un asterisco.
  2. Opzionale: Dall'elenco di invitati, selezionare eventuali organizzatori alternativi per la riunione. Per ulteriori informazioni, vedere https://help.webex.com/docs/DOC-11644.
  3. Selezionare la Connessione audio da utilizzare.
7    Selezionare Invia per inviare l'invito per la riunione agli invitati.

Pianificazione di una conferenza personale con IBM Lotus Notes

 

Se invece si utilizza l'audio di un provider di servizi di telefonia (TSP), è possibile pianificare una riunione solo audio.

  
         
1    Per pianificare una conferenza personale:
  • Nel calendario Lotus Notes, selezionare Pianifica una riunione.
  • Selezionare l'icona Pianifica nel pannello Strumenti di produttività WebEx.
  Viene visualizzata la scheda Nuova voce di calendario.
2    Selezionare Aggiungi conferenza personale o Aggiunti riunione solo audio.
3    Se necessario, immettere le informazioni della conferenza personale richieste.
4    Specificare le informazioni generali sulla riunione:
  1. Inserire un Oggetto per la riunione.
  2. Specificare gli orari di inizio e fine della riunione.
  3. Opzionale: Per specificare uno schema di ricorrenza per la riunione, selezionare Ripeti, quindi selezionare le relative opzioni. Per ulteriori informazioni, vedere Specifica di uno schema di ricorrenza per una riunione.
  4. Opzionale: Specificare altre opzioni offerte da Lotus Notes, come una notifica di riunione.
5    Per invitare persone alla riunione, selezionare un'icona di rubrica nel pannello Invitati e selezionare i nomi degli invitati o immetterli manualmente.  

I partecipanti invitati utilizzando l'integrazione WebEx per Lotus Notes non appaiono nell'elenco di partecipanti per la riunione sul sito WebEx.

  

Per ulteriori informazioni sull'invito di partecipanti in Lotus Notes, fare riferimento alla Guida di Lotus Notes.

  
6    Elaborare l'invito.
  • Selezionare Salva e invia inviti per inviare gli inviti ai partecipanti.
  • Selezionare Salva come bozza e invitare i partecipanti alla riunione pianificata successivamente.
   

È possibile modificare qualsiasi impostazione per la riunione dopo averla pianificata.

   Gli Strumenti di produttività WebEx aggiungono la riunione pianificata al calendario Lotus Notes e il calendario pubblico al sito WebEx.

Specifica di uno schema di ricorrenza per una riunione

Le opzioni di ripetizione di Lotus Notes consentono di specificare uno schema di ricorrenza per la riunione. Ad esempio, è possibile specificare che una riunione abbia luogo alle 14:00 ogni mercoledì fino a una data specificata. L'integrazione WebEx per Lotus Notes pianifica la riunione per ogni giorno specificato nello schema di ricorrenza.

Tuttavia, in base al servizio disponibile, alcune opzioni di ripetizione in Lotus Notes potrebbero non essere supportate. Per ulteriori informazioni, vedere Limitazione degli schemi di ricorrenza per l'integrazione WebEx per Lotus Notes.

     
1    Se è stata pianificata una riunione utilizzando l'integrazione WebEx per Lotus Notes, aprire la voce di calendario nel calendario Lotus Notes.



  Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni di ripetizione.
2    Specificare le opzioni di ripetizione nella finestra di dialogo, quindi selezionare OK.

Limitazioni per gli schemi di ricorrenza nell'integrazione WebEx per Lotus Notes

La tabella seguente mostra le differenze tra gli schemi di ricorrenza di WebEx e Lotus Notes.

 
                                            
Tabella 1 WebEx Meetings

Tipo

Opzione Lotus Notes

Opzione Convertito in riunione WebEx

Settimanale

Ogni settimana 1-8 il: [domenica, lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato]

Per Meeting Center:

Ogni settimana 1-8 il: [domenica, lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato]

Per eventi di Event Center e sessioni di formazione di Training Center:

Ogni settimana il: [domenica, lunedì, martedì, mercoledì, giovedì, venerdì, sabato]

Se in Lotus Notes si pianifica una riunione che si ripete ogni X settimane, dove X è maggiore di 1, la riunione sarà pianificata in Lotus Notes in base alle specifiche, ma verrà visualizzata sul sito WebEx come riunione settimanale.

Mensile

Conta partendo dalla fine del mese

Non supportato

Annuale

Ogni 1°- 10° anno

Ogni anno.

Se in Lotus Notes si pianifica una riunione che si ripete ogni X anno, dove X è maggiore di 1, la riunione sarà pianificata in Lotus Notes in base alle specifiche, ma verrà visualizzata sul sito WebEx come riunione annuale.

Personalizzato

Impostazioni personalizzate

Non supportato

Data di fine

Da data a data

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.

Inizia da data e continua per X volte

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.

Specifica eccezioni

Non spostare

Non supportato.

Sposta a venerdì

Non supportato.

Sposta a lunedì

Non supportato.

Sposta al prossimo giorno feriale

Non supportato.

Elimina

Non supportato.

 
                                                  
Tabella 2 Conferenze personali WebEx

Tipo

Opzione Lotus Notes

Opzione Convertito a riunione WebEx di tipo Conferenza personale

Giornaliera

Ogni 1 e 31

Ogni giorno

Mensile

Ogni 1°-12° mese, ogni 1 e 31

Ogni mese il [1°, 2°, 3°, 4°, ultimo giorno] [dom, lun, mar, mer, gio, ven e sab]

Conta partendo dalla fine del mese

Non supportato

Ogni 1°-12° mese il [1°, 2°, 3°, 4°, ultimo] [dom, lun, mar, mer, gio, ven, sab]

Ogni 1ª settimana il [dom, lun, mar, mer, gio, ven, sab]

Annuale

Ogni 1°- 10° anno

Non supportato

Personalizzato

Impostazioni personalizzate

Non supportato

Data di fine

Da data a data

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.

Inizia da data e continua per X volte

Se l'intervallo di tempo supera l'anno, il valore viene convertito in un anno.

Specifica eccezioni

Non spostare

Non supportato.

Sposta a venerdì

Non supportato.

Sposta a lunedì

Non supportato.

Sposta al prossimo giorno feriale

Non supportato.

Elimina

Non supportato.


Nota


Per modificare o eliminare una riunione ripetuta in Lotus Notes, tenere presente quanto segue:

  • Quando si modifica una riunione ricorrente, ad esempio si ripianifica la data o si cambiano le opzioni, le modifiche apportate a una singola istanza della riunione devono essere applicate a tutte le istanze affinché abbiano effetto sul sito WebEx. Se le modifiche vengono applicate solo alla singola istanza, viene aggiornato Lotus Notes, ma non il calendario sul sito.

     

  • Se si annulla una singola istanza di una riunione ricorrente, l'istanza viene eliminata in Lotus Notes, ma rimane nel calendario personale. È necessario eliminare tutte le istanze di una riunione ricorrente in Lotus Notes, in modo che esse possano essere rimosse dal calendario.

     


Avvio di una conferenza personale o di una riunione solo audio

 

 

Le conferenze personali e le riunioni solo audio non vengono avviate automaticamente all'orario programmato. È necessario avviare prima la parte audio della riunione, quindi la parte online.

  
      
1    Avviare la parte audio della riunione chiamando il numero riportato nell'invito e-mail o nella pagina Informazioni sulla conferenza personale.  

Questo pulsante è disponibile solo se la parte audio della conferenza personale è già stata avviata.

  
2    Seguire le indicazioni vocali e immettere il codice di accesso organizzatore:
3    Avvio della parte online della riunione
  1. Selezionare il collegamento nell'invito e-mail per visualizzare la pagina Informazioni sulla conferenza personale o passare a tale pagina attraverso il sito WebEx.
  2. Nella pagina Informazioni sulla conferenza personale, selezionare Avvia.

Modifica delle preferenze WebEx

 

È possibile impostare le seguenti preferenze per l'account WebEx.

       
1    Andare a WebEx personale > Preferenze.
2    Selezionare Espandi tutto per espandere tutte le sezioni o selezionare una singola sezione da espandere.
3    Specificare le proprie preferenze in ciascuna sezione:
  • Generale: Impostare il fuso orario, la lingua e le impostazioni internazionali da usare per le pagine Web sul sito di WebEx. È anche possibile impostare la pagina predefinita per ciascuna scheda.

     
  • Impostazioni di "Meet Now": Impostare le opzioni predefinite per le riunioni immediate avviate con Meet Now. È possibile selezionare il tipo di riunione predefinito, il modello di riunione, la password e le opzioni di connessione audio. A seconda delle impostazioni del sito, è possibile anche selezionare se le riunioni immediate vengono effettuate nella sala riunioni personale.

     
  • Audio: Inserire il numero di telefono e le informazioni della conferenza personale.

     

    In Numeri di telefono personali, inserire i numeri di telefono personali e selezionare altre opzioni:

     

    Autenticazione chiamata in ingresso: se questa opzione è abilitata per il sito, è possibile chiamare per accedere a una riunione senza dover immettere il numero della riunione. Selezionando questa opzione per un numero di telefono nelle preferenze, l'account viene associato a tale numero di telefono. Questa funzione è disponibile solo per le riunioni con audio abilitato per CLI (Caller Line Identification) o ANI (Automatic Number Identification).

     

    Richiamare: se il sito WebEx supporta il servizio di richiamata, questa opzione consente di ricevere una chiamata dalla riunione per la connessione audio. È possibile selezionare questa opzione per qualsiasi numero di telefono nelle preferenze.

     

    PIN audio: il PIN audio impedisce ad altri di utilizzare il proprio numero di telefono per accedere a una riunione. È possibile che venga richiesto di inserire il PIN audio quando si chiama per accedere a una riunione. Le impostazioni del sito WebEx potrebbero richiedere di specificare un PIN audio, specialmente se si utilizza l'opzione Autenticazione chiamata in ingresso.

     

    In Conferenza personale, selezionare Genera account per impostare fino a tre account di conferenza personale.

    Gli account di conferenza personale includono un codice di accesso organizzatore che è possibile utilizzare per avviare la parte audio di una conferenza personale. Tali account possono anche includere un codice di accesso partecipante per l'accesso di altre persone.

    È possibile selezionare uno degli account di conferenza personale quando si pianifica una conferenza personale. È anche possibile usare uno di questi account per avviare una conferenza personale immediata da qualsiasi telefono, senza doverla precedentemente pianificare.

     

    È possibile eliminare un account di Conferenza personale in qualsiasi momento.

  • Sistemi video: aggiungere gli indirizzi video dei sistemi di videoconferenza che si desidera utilizzare con WebEx. Se questa funzione è abilitata per il sito, è possibile ricevere una chiamata dalla riunione al proprio sistema video per la connessione di audio e video.

  • Sala riunioni personale: specificare un nome univoco e un URL univoco e copiare l'URL da condividere con gli altri. A seconda delle impostazioni del sito, è possibile anche specificare un URL diverso per la sala riunioni personale. È possibile impostare le opzioni per bloccare automaticamente la sala 5, 10, 15 o 20 minuti dopo l'accesso e per ricevere una notifica quando qualcuno accede all'area di ingresso della sala riunioni personale quando non ci si trova nella sala.

     
  • Modelli di pianificazione: gestire i modelli di pianificazione disponibili per pianificare le riunioni rapidamente.

     
  • Opzioni di pianificazione: Impostare le opzioni per l'eliminazione delle riunioni completate, il tipo di riunione predefinita, la pagina Quick Start e le autorizzazioni per la pianificazione.

     
  • Support Center: Impostare l'ordine delle schede visualizzate nel dashboard del supporto.

     
4    Selezionare Salva per salvare le modifiche.

Comandi della tastiera del telefono

 

 

I seguenti comandi da tastiera sono disponibili durante una conferenza personale. L'organizzatore ha accesso alle funzioni non disponibili per i partecipanti.

  

Se si avvia la parte online di una conferenza personale, i comandi da tastiera del telefono non sono più disponibili.

   
                
Tabella 3 Organizzatore e partecipanti:
DescrizioneImmettere...
Attivare la versione vocale di tutti i comandi da tastiera**
Disattivare il proprio audio*6
Attivare il proprio audio*6
Contare i partecipanti*#
   
                      
Tabella 4 Solo organizzatore:
DescrizioneImmettere...
Bloccare la riunione in modo che nessuno possa accedervi*5
Sbloccare la riunione*5
Inviare un promemoria e-mail*7
Consentire ai partecipanti di proseguire la riunione senza l'organizzatore*8 (quindi riagganciare)
Disabilitare l'audio di tutti i partecipanti##
Riattivare i microfoni di tutti i partecipanti99
  
 

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