Ansetzen eines Meetings über die WebEx-Integration in Outlook für Mac

Document created by Cisco Localization Team on Jan 6, 2017Last modified by Cisco Localization Team on Jun 21, 2017
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Übersicht über das Ansetzen eines Meetings

Beim Ansetzen eines Online-Meetings über die WebEx-Integration in Outlook und beim Versenden von Meeting-Einladungen müssen Sie Folgendes beachten:

  • Die WebEx-Integration in Outlook bietet grundlegende Optionen zum Ansetzen eines Meetings. Einige Optionen, die auf Ihrer WebEx-Website angezeigt werden, stehen in der WebEx-Integration in Outlook möglicherweise nicht zur Verfügung.

     

  • Die WebEx-Integration in Outlook unterstützt nicht alle Wiederholungsoptionen, die in Microsoft Outlook zur Verfügung stehen.

     

  • In allen Einladungen zum Meeting, die Sie mit Microsoft Outlook versenden, wird die Startzeit des Meetings in derjenigen Zeitzone angezeigt, die auf Ihrem Computer festgelegt ist. Diese stimmt eventuell nicht mit den Zeitzoneneinstellungen auf Ihrer WebEx-Site überein.

     

Ansetzen eines reinen WebEx-Meetings

         
1    Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
  • Wählen Sie auf den Mac-Symbolleiste das WebEx-Symbol und anschließend WebEx-Meeting ansetzen aus.
  • Wählen Sie in Outlook das WebEx-Symbol und anschließend WebEx-Meeting ansetzen aus.           
  • Wählen Sie in der Outlook-Menüleiste Meeting oder Termin und anschließend im WebEx-Menü WebEx hinzufügen aus.
2    Geben Sie die allgemeinen Meeting-Informationen wie folgt an:
  • Geben Sie im Feld Betreff ein Thema für das Meeting an.
  • Geben Sie in den Listen Anfangszeit und Endzeit den Beginn und das Ende des Meetings an.
  • (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholung, und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Einschränkungen für Wiederholungsmuster in der WebEx-Integration in Outlook für Mac.

  • (Optional) Sie können weitere in Microsoft Outlook verfügbare Optionen festlegen, etwa eine Meeting-Benachrichtigung.
3    Geben Sie im Feld An die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zum Meeting einladen möchten.
4    Wenn Sie um Ihre WebEx-Kontoinformationen gebeten werden, geben Sie diese Informationen ein und klicken Sie dann auf OK.    
5    Geben Sie im Dialogfeld „WebEx-Einstellungen“ weitere Optionen für Ihr WebEx-Meeting an:
  1. Wählen Sie eine Meeting-Vorlage aus, um Ihre vordefinierten Einstellungen für diese Vorlage zu nutzen.
  2. Geben Sie bei Bedarf ein Meeting-Passwort an.
  3. (Optional) Wählen Sie einen oder mehrere Teilnehmer aus, die in Ihrem Meeting als alternative Gastgeber fungieren sollen. Ein alternativer Gastgeber ist eine Person, die Ihr Meeting starten und abhalten kann, wenn Sie selbst nicht am Meeting teilnehmen können. Weitere Informationen finden Sie unter https://help.webex.com/docs/DOC-11625.
  4. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen anzeigen, wenn Sie weitere Optionen sehen möchten:
    • Stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Service- oder Meeting-Typ ausgewählt haben, z. B. Standard-Meeting, Event, Meeting-Typ für Schulungen oder Meeting-Typ für persönliche Konferenzen.

       

    • Überprüfen Sie die Audioverbindungsoptionen oder wählen Sie sie aus.

       

    • Legen Sie gegebenenfalls Optionen für die Registrierung fest.

       

  5. Klicken Sie auf OK.     
6    Wählen Sie Senden aus.

WebEx und TelePresence-Meeting (CMR Hybrid-Meeting)

   

Mit der Integration in Outlook können Sie ein CMR Hybrid-Meeting ansetzen, dem Benutzer mit WebEx Meeting Center oder TelePresence beitreten können.

    

Auch wenn andere Arten von WebEx-Meetings unterschiedliche E-Mail-Einladungen für den Gastgeber und die Teilnehmer bereitstellen, erhalten Sie und die Teilnehmer identische E-Mail-Einladungen, sobald Sie ein CMR Hybrid-Meeting ansetzen. Ihre E-Mail-Einladung enthält keine vertraulichen Gastgeberinformationen, wie den Gastgeberschlüssel oder den Gastgeber-Zugangscode. Falls Sie die Kennnummer oder den Zugriffscode benötigen, klicken Sie auf den Link in Ihrer E-Mail-Einladung, um die Meeting-Informationsseite auf Ihrer WebEx-Site zu öffnen, und melden sich dort an, um Ihre Gastgeber-Details anzuzeigen.

    

Wenn Sie einen alternativer Gastgeber hinzufügen, kann diese Person das Meeting beginnen, verwalten und aufzeichnen. Die Aufzeichnung wird jedoch an Sie, den eigentlichen Gastgeber, geschickt.

    

Setzen Sie beim Planen von Meetings nicht zwei Meetings für denselben Zeitraum an, da Sie nicht der Gastgeber für zwei Meetings sein können, die zur selben Zeit aktiv sind. Selbst wenn Sie alternativen Gastgeber gestatten, Meetings ohne Sie zu starten, werden Sie doch weiterhin als der Gastgeber der von Ihnen angesetzten Meetings betrachtet, sofern sie nicht der Stellvertreter eines Gastgebers sind.

    

Was ist ein CMR Hybrid-Meeting mit WebEx und TelePresence?

   

WebEx-Produktivitätswerkzeuge mit TelePresence CMR (Collaboration Meeting Rooms) Hybrid-Integration ermöglichen das Zusammenwirken von Cisco WebEx Meeting Center und Cisco TelePresence in einem gemeinsamen Meeting.   

    

Während eines CMR Hybrid-Meetings werden die WebEx- und TelePresence-Teilnehmer in einem Live-Video angezeigt.

    

In der Teilnehmerliste im WebEx-Meeting werden die TelePresence-Teilnehmer unter dem Begriff „TelePresence-Systeme“ angezeigt. In der Teilnehmerliste im TelePresence-System wird jeder einzelne WebEx-Teilnehmer angezeigt.

    

Wenn ein TelePresence-Teilnehmer das VGA- oder HDMI-Kabel mit einem Laptop verbindet und das Teilen des Bildschirms startet, können alle Teilnehmer, auch die WebEx-Teilnehmer, den geteilten Inhalt sehen. Wenn ein WebEx-Moderator die gemeinsame Verwendung startet, können alle Teilnehmer, auch die TelePresence-Teilnehmer, den gemeinsamen Inhalt sehen.   

    

Sie können in CMR Hybrid-Meetings Video, Audio, geteilte Inhalte, Chats und Umfragen aufzeichnen. Betätigen Sie die Schaltfläche Aufzeichnung wie in jedem anderen WebEx-Meeting auch und Ihre Aufzeichnungen erscheinen in der Liste unter Meine Dateien > Meine aufgezeichneten Meetings im Bereich „Mein WebEx“. CMR Hybrid-Meeting-Aufzeichnungen erfolgen im MP4-Format. Videos werden mit 360p aufgezeichnet.   

    

Ansetzen eines CMR Hybrid-Meetings (WebEx- und TelePresence-Meetings)

   
        
1    Wählen Sie im Outlook-Fenster im WebEx-Menü WebEx- und TelePresence-Meeting ansetzen aus oder öffnen Sie ein neues Element für das Meeting und wählen Sie anschließend in der Symbolleiste die Schaltfläche WebEx und TelePresence hinzufügen aus.
2    Geben Sie im Bereich „Meeting-Optionen“ die WebEx- und TelePresence-Optionen für Ihr CMR Hybrid-Meeting an:
  1. Aktivieren Sie die Option Beitritt über WebEx zulassen.

    Diese Option ist standardmäßig immer deaktiviert. Aktivieren Sie diese Option immer, wenn Sie ein Meeting ansetzen und WebEx verwenden möchten.

  2. Wählen Sie TelePresence-Räume hinzufügen aus.

    Die von Ihnen ausgewählten Systeme werden den Feldern „An“ und „Standort“ im Meeting-Fenster hinzugefügt.

  3. Geben Sie ein Meeting-Passwort für eingeladene WebEx-Benutzer ein. Wenn Ihre Site für ein Meeting ein Passwort erfordert, wird das Feld durch ein Sternchen gekennzeichnet.
    Hinweis      

    Das Passwort für das WebEx-Meeting unterscheidet sich nicht von der PIN, die Sie für ein TelePresence-Meeting angeben müssen.

  4. (Optional) Aktivieren Sie die Option Passwort aus E-Mail-Einladung entfernen, um das Meeting sicherer zu machen.
  5. (Optional) Wählen Sie einen oder mehrere Teilnehmer aus, die in Ihrem Meeting als alternative Gastgeber fungieren sollen. Ein alternativer Gastgeber ist eine Person, die Ihr Meeting starten und abhalten kann, wenn Sie selbst nicht am Meeting teilnehmen können. Weitere Informationen finden Sie unter https://help.webex.com/docs/DOC-11625.
  6. (Optional) Wählen Sie Erweiterte WebEx-Einstellungen, um zusätzliche Details wie Audioverbindung und Registrierung anzugeben.
  7. (Optional) Geben Sie die Anzahl der zusätzlichen Video-Einwahlteilnehmer, die sich in das Meeting einwählen dürfen, in das Feld Video-Einwahlteilnehmer hinzufügen ein.
    Hinweis      

    Mit dieser Option können Sie Kapazität für weitere Benutzer reservieren, die persönliche Videokonferenz-Systeme wie die Cisco TelePresence EX-Serie oder Geräte mit Cisco Jabber-Anwendungen verwenden. Die von Ihnen eingegebene Anzahl schließt alle TelePresence-Systeme aus, die Sie in den Feldern An und Standort hinzufügen. Sie sollten die empfohlene Anzahl für Ihre Site kennen und dieses empfohlene Limit nicht überschreiten.

  8. (Optional) Wählen Sie Erweiterte TelePresence-Einstellungen, um zusätzliche Details festzulegen, beispielsweise Einwahl- und Rückrufeinstellungen.
3    Geben Sie die allgemeinen Meeting-Informationen wie folgt an:
  • Geben Sie im Feld Betreff ein Thema für das Meeting an.
  • Geben Sie in den Listen Anfangszeit und Endzeit den Beginn und das Ende des Meetings an.
  • (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholung, und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Einschränkungen für Wiederholungsmuster in der WebEx-Integration in Outlook für Mac.

  • (Optional) Sie können weitere in Microsoft Outlook verfügbare Optionen festlegen, etwa eine Meeting-Benachrichtigung.
4    Geben Sie im Feld An die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zum Meeting einladen möchten.
5    Wählen Sie Senden aus.

Ansetzen eines persönlichen Konferenz-Meetings

          
1    Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:
  • Wählen Sie auf der Mac-Symbolleiste den WebEx-Ball und anschließend Persönliches Konferenz-Meeting ansetzen aus.
  • Wählen Sie in Outlook den WebEx-Ball und anschließend Persönliches Konferenz-Meeting ansetzen aus.
2    Geben Sie die allgemeinen Meeting-Informationen wie folgt an:
  • Geben Sie im Feld Betreff ein Thema für das Meeting an.
  • Geben Sie in den Listen Anfangszeit und Endzeit den Beginn und das Ende des Meetings an.
  • (Optional) Um ein Wiederholungsmuster für das Meeting anzugeben, klicken Sie auf Wiederholung, und wählen Sie dann Wiederholungsoptionen aus. Weitere Informationen finden Sie unter Einschränkungen für Wiederholungsmuster in der WebEx-Integration in Outlook für Mac.
  • (Optional) Sie können weitere in Microsoft Outlook verfügbare Optionen festlegen, etwa eine Meeting-Benachrichtigung.
3    Geben Sie im Feld An die Namen oder E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zum Meeting einladen möchten.     
Hinweis      

Wenn Sie zum Ansetzen Ihres Meetings die Option Termin festgelegt haben, wählen Sie Teilnehmer einladen, um das Feld An anzuzeigen.

     
4    Wählen Sie Persönliches Konferenz-Meeting hinzufügen, um die Einstellungen für Persönliche-Konferenz-Meetings vorzunehmen.
5    Geben Sie ggf. die erforderlichen Informationen zum persönlichen Konferenz-Meeting ein.
6    Geben Sie die Einstellungen für Persönliche-Konferenz-Meetings für folgende Komponenten an.
  • (Optional) Geben Sie ein Meeting-Passwort für eingeladene WebEx-Benutzer ein. Wenn Ihre Site für ein Meeting ein Passwort erfordert, wird das Feld durch ein Sternchen gekennzeichnet.
  • (Optional) Wählen Sie aus der Liste der eingeladenen Teilnehmer die gewünschten alternativen Gastgeber aus. Weitere Informationen finden Sie unter https://help.webex.com/docs/DOC-11625.
  • Wählen Sie die Audioverbindung aus.
7    Wählen Sie Senden aus.

Bearbeiten eines angesetzten Meetings

  

Nachdem Sie ein Meeting über die WebEx-Integration in Outlook angesetzt haben, können Sie es jederzeit mit Outlook bearbeiten. Beispielsweise können Sie den Startzeitpunkt ändern, ein neues Passwort angeben, eine andere Audioverbindungsoption auswählen usw.

    

Nachdem Sie ein angesetztes Meeting bearbeitet haben, sendet die Integration in Outlook eine aktualisierte Meeting-Einladung an alle Teilnehmer, die Sie zum Meeting eingeladen haben, und aktualisiert außerdem die Meeting-Informationen auf Ihrer WebEx-Website.

    

Hinweis


    

Wenn Sie einen einzelnen Termin eines wiederkehrenden WebEx-Meetings mit Microsoft Outlook ändern, werden die Änderungen auch auf der WebEx-Website angezeigt.

    
   
      
1    Öffnen Sie in Ihrem Microsoft Outlook-Kalender den Eintrag für das angesetzte Meeting.
2    Führen Sie folgende Schritte durch, um Meeting-Informationen zu bearbeiten oder Optionen auf der Symbolleiste bzw. auf der Registerkarte „Termin“ zu ändern:          
  • Wenn Sie die Einstellungen für das WebEx-Meeting ändern möchten, klicken Sie auf Einstellungen ändern.

     

  • Wenn Sie ein Wiederholungsmuster hinzufügen oder ändern möchten, wählen Sie Wiederholung.      

     

  • Den Text der Einladungs-E-Mail für das Meeting können Sie auf der Registerkarte Termin ändern.

     

     
3    Führen Sie ggf. eine der folgenden Aktionen aus:
  • Wenn Sie die aktualisierte Meeting-Einladung an die eingeladenen Teilnehmer senden und das aktualisierte Meeting in Ihrem Outlook-Kalender speichern möchten, klicken Sie auf Aktualisierung senden.

  • Wenn Sie das aktualisierte Meeting in Ihrem Outlook-Kalender speichern möchten, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Stornieren eines angesetzten Meetings

Wenn Sie mithilfe der Integration in Outlook ein Meeting ansetzen, können Sie das Meeting in Outlook stornieren.

Über die Schaltfläche WebEx-Meeting stornieren oder Persönliches Konferenz-Meeting stornieren auf der WebEx-Symbolleiste in Outlook können Sie die WebEx-Informationen vom Outlook-Meeting oder -Termin löschen. Dies ist ratsam, wenn Sie den Typ des WebEx-Meetings ändern – wenn Sie z. B. ursprünglich ein WebEx-Meeting angesetzt haben und es in ein Meeting in einem persönlichen Raum ändern möchten.


Hinweis


    
  • Wenn Sie ein WebEx-Meeting auf Ihrer WebEx-Website stornieren, werden Ihre Änderungen nicht in Microsoft Outlook angezeigt. Wenn Sie beispielsweise das Meeting über Ihre Website stornieren, wird es in Ihrem Outlook-Kalender nicht storniert. Daher empfehlen wir Ihnen, zum Stornieren eines Meetings ausschließlich Outlook zu verwenden. Die Bearbeitung eines in Outlook angesetzten Meetings über Ihre WebEx-Site sollte unbedingt vermieden werden.

     

  • Wenn Sie einen einzelnen Termin eines wiederkehrenden WebEx-Meetings mit Microsoft Outlook ändern oder stornieren, werden die Änderungen auch auf der WebEx-Website angezeigt.

     

  • Wenn Sie das Meeting oder den Termin nach Verwendung einer dieser Abbrechen-Schaltflächen speichern und kein anderes WebEx-Meeting, persönliches Konferenz-Meeting bzw. kein Meeting in einem persönlichem Raum hinzugefügt haben, wird es als Microsoft Outlook-Meeting ohne WebEx-Informationen angelegt.

     

    

Sie haben auch die Möglichkeit, wie unten beschrieben, ein Meeting über den Microsoft Outlook-Kalender abzubrechen.

       
1    Öffnen Sie in Ihrem Microsoft Outlook-Kalender den Eintrag für das angesetzte Meeting.
2    Klicken Sie auf Meeting abbrechen.
3    Klicken Sie in der Bestätigungsmeldung auf Ja.
4    Klicken Sie auf Stornierung senden.

Einschränkungen für Wiederholungsmuster bei der WebEx-Integration in Outlook für Mac

In der folgenden Tabelle werden die Unterschiede in Wiederholungsmustern zwischen WebEx und Microsoft Outlook aufgeführt.

 
                    
Tabelle 1: WebEx Meetings
       

Typ       

       
       

Outlook-Option       

       
       

Umgewandelt in WebEx-Meeting-Option       

       
       

Wöchentlich       

       
       

Alle [X] Wochen am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag]       

       

Für Event Center-Events und Training Center-Schulungssitzungen:

Jede Woche am: [Sonntag, Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag]

Wenn Sie ein Meeting ansetzen, das sich alle X Wochen wiederholt (X größer als 1), wird das Meeting wie von Ihnen angegeben in Microsoft Outlook angesetzt. Auf Ihrer WebEx-Website wird es jedoch als wöchentliches Meeting angezeigt.

Als Wochenbeginn wird immer der Standardwert „Sonntag“ verwendet. Dieser Wert kann nicht geändert werden. Wenn Sie den Wochenbeginn also auf einen anderen Tag setzen, wird dies nicht mit der WebEx-Website synchronisiert.

       

Monatlich       

       

Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Tag jedes Monats, der nicht unterstützt wird

       

Nicht unterstützt       

                    
       

Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Wochentag oder Wochenendtag       

       
       

Nicht unterstützt       

       
       

Jährlich       

       
                    

[erster, zweiter, dritter, vierter, letzter] [Tag, Wochentag, Wochenendtag] im [Januar....Dezember]       

       
                    

Nicht unterstützt.       

       
 
                                
Tabelle 2: Persönliche-WebEx-Konferenz-Meetings
       

Typ       

       
       

Outlook-Option       

       
       

Umgewandelt in Persönliche WebEx-Konferenz-Meeting-Option

       
       

Monatlich              

       
       

Tag [X] aller [y] Monate

       

Tag [X] jedes Monats.

Der [erste, zweite, dritte, vierte, letzte] Wochentag oder Wochenendtag

Nicht unterstützt       

       

Jährlich

       

Jeden [Januar....Dezember] [1,....31]

       

Nicht unterstützt       

                    
       

[erster, zweiter, dritter, vierter, letzter] [Tag, Wochentag, Wochenendtag] im [Januar....Dezember]       

       
       

Nicht unterstützt       

       

[erster, zweiter, dritter, vierter, letzter] [Sonntag, Nicht unterstützt. Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag, Samstag] im [Januar....Dezember]

Nicht unterstützt       

Enddatum

              

Kein Enddatum.

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt.

Endet nach [X]-maligem Eintreten.

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt.

                    

Endet am [Datumseingabe]

       
                    

Wenn die Zeitspanne ein Jahr überschreitet, wird sie in ein Jahr umgewandelt.

       
 

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