Programmer une réunion avec l'extension WebEx pour Outlook sur Mac

Document created by Cisco Localization Team on Jan 6, 2017Last modified by Cisco Localization Team on Jun 21, 2017
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Présentation de la programmation d'une réunion

Pour programmer une réunion en ligne avec l'extension WebEx pour Outlook et pour envoyer les invitations aux réunions, tenez compte de ce qui suit :

  • L'extension WebEx pour Outlook fournit les options de base pour la programmation d'une réunion. Certaines options qui apparaissent sur votre site WebEx ne sont pas disponibles dans l'extension WebEx pour Outlook.

     

  • L'extension WebEx pour Outlook ne prend pas en charge toutes les options de récurrence disponibles dans Microsoft Outlook.

     

  • Dans toute invitation que vous envoyez à partir de Microsoft Outlook, l'heure de démarrage de la réunion s'affiche selon le fuseau horaire configuré sur votre ordinateur et peut ne pas correspondre à celui configuré dans les préférences de votre site WebEx.

     

Programmer une réunion WebEx uniquement

         
1    Effectuez l'une des actions suivantes :
  • Dans la barre d'outils Mac, sélectionnez l'icône WebEx et sélectionnez Programmer la réunion WebEx.
  • Dans Outlook, sélectionnez l'icône WebEx et sélectionnez Programmer la réunion WebEx.           
  • Dans la barre de menus Outlook, sélectionnez Réunion ou Rendez-vous et sélectionnez Ajouter WebEx à partir du menu WebEx.
2    Effectuez les actions suivantes pour spécifier les informations générales de la réunion :
  • Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  • Dans les listes Heure de début et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de début et de fin de la réunion.
  • (Facultatif) Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour plus d'informations, voir Limites des critères de récurrence dans l'extension WebEx pour Outlook sur Mac.

  • (Facultatif) Spécifiez les autres options fournies par Microsoft Outlook, comme une notification de réunion.
3    Saisissez les noms ou les adresses électroniques des personnes à inviter à la réunion dans la caseÀ.
4    Si les informations de votre compte WebEx vous sont demandées, saisissez ces informations et sélectionnez OK.    
5    Dans la boite de dialogue des Paramètres WebEx, spécifiez plus d'options pour votre réunion WebEx :
  1. Sélectionnez modèle de réunion pour utiliser vos paramètres prédéfinis pour ce modèle.
  2. Si nécessaire, spécifiez un mot de passe de réunion.
  3. (Facultatif) Sélectionnez un ou plusieurs invités de la réunion pour les nommer organisateurs suppléants pour votre réunion. Un organisateur suppléant est une personne autorisée à démarrer et organiser votre réunion lorsque vous ne pouvez pas y assister vous-même. Pour plus d'informations, voir https://help.webex.com/docs/DOC-11577.
  4. Si vous souhaitez afficher plus d'options, sélectionnez Afficher les paramètres avancés :
    • Vérifiez que vous avez sélectionné le type de service ou le type de réunion approprié, tel qu'une réunion, événement, ou session de formation standard, ou le type de réunion Conférence personnelle.

       

    • Vérifiez ou sélectionnez les options de connexion audio.

       

    • Si nécessaire, configurez les options pour l'inscription.

       

  5. Sélectionnez OK.     
6    Sélectionnez Envoyer.

Réunion WebEx et TelePresence (CMR hybride)

   

En utilisant l'extension pour Outlook, vous pouvez programmer une réunion CMR Hybride (WebEx et TelePresence) qui permet aux personnes de la rejoindre en utilisant WebEx Meeting Center ou TelePresence.

    

Bien que les autres types de réunion WebEx fournissent des courriers électroniques d'invitation différents pour l'organisateur et les invités, lorsque vous programmez une réunion CMR hybride, vous et les invités recevez le même courrier électronique d'invitation. Votre courrier électronique d'invitation ne contient aucune information confidentielle de l'organisateur, telle que la clé ou le code d'accès organisateur. Si vous avez besoin de voir la clé ou le code d'accès de l'organisateur, sélectionnez le lien contenu dans votre courrier électronique d'invitation pour aller à la page des informations sur la réunion sur votre site WebEx et connectez-vous pour voir vos informations d'organisateur.

    

Si vous programmez un organisateur suppléant, il peut démarrer la réunion, gérer la réunion et enregistrer la réunion ; cependant, l'enregistrement de la réunion vous sera envoyé à vous, l'organisateur de la réunion.

    

Lors de la programmation des réunions, ne programmez pas plus de deux réunions pour la même période, car vous ne pouvez pas être l'organisateur de deux réunions actives au même moment. Même si vous autorisez les organisateurs suppléants à démarrer vos réunions sans vous, vous êtes toujours considéré(e) comme l'organisateur des réunions que vous organisez, à moins que vous soyez le/la délégué(e) d'un organisateur.

    

Qu'est-ce qu'une réunion CMR Hybride avec WebEx et TelePresence ?

   

L'extension des Outils de productivité WebEx avec les salles de réunion de collaboration TelePresence (CMR) hybrides permet à Cisco WebEx Meeting Center et Cisco TelePresence de fonctionner ensemble dans une réunion jointe.   

    

Au cours d'une réunion CMR Hybride, vous pouvez voir les vidéos des participants WebEx et TelePresence en direct.

    

La liste des participants à la réunion WebEx affiche les participants TelePresence dans un seul label agrégé, « Systèmes TelePresence ». La liste des participants sur le système TelePresence affiche chaque participant WebEx individuel.

    

Si un participant TelePresence connecte le câble VGA ou HDMI sur un ordinateur portable et commence à partager l'écran, tous les participants, y compris les participants WebEx, peuvent voir le contenu partagé. Si un animateur WebEx commence à partager, tous les participants, y compris les participants TelePresence, peuvent voir le contenu partagé.   

    

Vous pouvez enregistrer la vidéo, l'audio, le partage, les messages instantanés (chat) et les sondages pour les réunions CMR Hybrides. Appuyez sur Enregistrer comme vous le feriez normalement au cours de votre réunion WebEx et vos enregistrements apparaissent dans votre liste Mes fichiers > Mes réunions enregistrées dans la section Mon WebEx. Les enregistrements des réunions CMR hybrides seront au format MP4. La vidéo est enregistrée avec une résolution de 360 pixels.   

    

Programmer une réunion CMR Hybride (WebEx et TelePresence)

   
        
1    Dans le menu WebEx de la fenêtre Outlook, sélectionnez Programmer une réunion WebEx et TelePresence ou vous pouvez ouvrir un nouvel élément de réunion et cliquer sur le bouton Ajouter WebEx et TelePresence à partir de la barre d'outils.
2    Dans le panneau Options de la réunion, spécifiez les options WebEx et TelePresence pour votre réunion CMR Hybride :
  1. Cochez Autoriser les personnes à rejoindre la réunion en utilisant WebEx.

    Cette option est toujours décochée par défaut. Vous devez cocher cette case chaque fois que vous programmez une réunion et que vous souhaitez y ajouter WebEx.

  2. Sélectionnez Ajouter des salles TelePresence.

    Les systèmes que vous sélectionnez sont ajoutés dans les case À et Emplacement dans la fenêtre de réunion.

  3. Saisissez un mot de passe pour les invités WebEx. Si un mot de passe de réunion est obligatoire sur votre site, un astérisque s'affiche à côté de la case.
    Remarque      

    Notez qu'un mot de passe de réunion WebEx est différent du PIN que vous pouvez spécifier pour une réunion TelePresence.

  4. (Facultatif) Cochez Exclure le mot de passe du courrier électronique d'invitation pour augmenter le niveau de sécurité de votre réunion.
  5. (Facultatif) Sélectionnez un ou plusieurs invités de la réunion pour les nommer organisateurs suppléants pour votre réunion. Un organisateur suppléant est une personne autorisée à démarrer et organiser votre réunion lorsque vous ne pouvez pas y assister vous-même. Pour plus d'informations, voir https://help.webex.com/docs/DOC-11577.
  6. (Facultatif) Sélectionnez Paramètres avancés de WebEx pour spécifier d'autres détails tels que la connexion audio et l'inscription.
  7. (Facultatif) Saisissez le nombre de participants vidéo appelants supplémentaires qui peuvent appeler la réunion dans Ajouter des participants appelants vidéo.
    Remarque      

    Cette option vous permet de réserver de la capacité pour que plus de personnes puissent rejoindre la réunion en utilisant des systèmes de conférence vidéo personnels tel que Cisco TelePresence série EX et les périphériques disposant des applications Cisco Jabber Video. Le nombre que vous saisissez ne tient pas compte des systèmes TelePresence que vous ajoutez dans les cases À et Emplacement. Vous devez connaitre le nombre recommandé pour votre site et ne pas dépasser cette limite recommandée.

  8. (Facultatif) Sélectionnez Paramètres avancés TelePresence pour spécifier des détails supplémentaires tels que les paramètres des appels entrants et sortants.
3    Effectuez les actions suivantes pour spécifier les informations générales de la réunion :
  • Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  • Dans les listes Heure de début et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de début et de fin de la réunion.
  • (Facultatif) Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour plus d'informations, voir Limites des critères de récurrence dans l'extension WebEx pour Outlook sur Mac.

  • (Facultatif) Spécifiez les autres options fournies par Microsoft Outlook, comme une notification de réunion.
4    Saisissez les noms ou les adresses électroniques des personnes à inviter à la réunion dans la caseÀ.
5    Sélectionnez Envoyer.

Programmer une réunion Conférence Personnelle

          
1    Effectuez l'une des actions suivantes :
  • Sur la barre d'outils Mac sélectionnez l'icône de la balle WebEx et sélectionnez Programmer une réunion Conférence personnelle.
  • Dans Outlook sélectionnez l'icône de la balle WebEx et sélectionnez Programmer une réunion Conférence personnelle.
2    Effectuez les actions suivantes pour spécifier les informations générales de la réunion :
  • Saisissez un sujet pour la réunion dans la case Objet.
  • Dans les listes Heure de début et Heure de fin, indiquez respectivement les heures de début et de fin de la réunion.
  • (Facultatif) Pour spécifier un critère de récurrence pour votre réunion, cliquez sur Récurrence, puis sélectionnez les options de récurrence. Pour plus d'informations, voir Limites des critères de récurrence dans l'extension WebEx pour Outlook sur Mac.
  • (Facultatif) Spécifiez les autres options fournies par Microsoft Outlook, comme une notification de réunion.
3    Saisissez les noms ou les adresses électroniques dans la case À, pour inviter des personnes à la réunion.     
Remarque      

Si vous avez sélectionné Rendez-vous pour programmer votre réunion, sélectionnez Inviter des participants pour afficher la case À.

     
4    Sélectionnez Ajouter une réunion Conférence Personnelle pour indiquer les paramètres de la réunion Conférence Personnelle.
5    Si nécessaire, saisissez les informations sur la réunion Conférence personnelle requises.
6    Spécifiez les paramètres de la réunion Conférence personnelle pour ce qui suit.
  • (Facultatif) Saisissez un mot de passe pour les invités WebEx. Si un mot de passe de réunion est obligatoire sur votre site, un astérisque s'affiche à côté de la case.
  • (Facultatif) Sélectionnez les organisateurs suppléants que vous souhaitez pour la réunion dans la liste des invités. Pour plus d'informations, voir https://help.webex.com/docs/DOC-11577.
  • Sélectionnez la Connexion audio à utiliser.
7    Sélectionnez Envoyer.

Éditer une réunion programmée

  

Après avoir programmé une réunion en utilisant l’extension WebEx pour Outlook, vous pouvez utiliser Outlook pour la modifier à tout moment. Par exemple, vous pouvez changer l'heure de démarrage, spécifier un nouveau mot de passe, choisir une autre option de connexion audio, etc.

    

Lorsque vous éditez une réunion programmée, l'extension pour Outlook envoie une nouvelle invitation à une réunion à tous les participants que vous avez invités à la réunion et met également à jour les informations relatives à la réunion sur votre site WebEx.

    

Remarque


    

Si vous reprogrammez une seule occurrence d'une réunion WebEx récurrente à l'aide de Microsoft Outlook, les modifications s'afficheront également sur votre site WebEx.

    
   
      
1    Dans votre calendrier Microsoft Outlook, ouvrez l'élément de la réunion programmée.
2    Pour éditer les informations de la réunion ou modifier les options sur la barre d'outils ou sur l'onglet Rendez-vous, effectuez les actions suivantes :          
  • Pour modifier les paramètres de la réunion WebEx, sélectionnez Changer les paramètres.

     

  • Pour ajouter ou changer un critère de récurrence, sélectionnez Récurrence.      

     

  • Pour modifier le texte du message d’un courrier électronique d’invitation à une réunion, faites-le dans l’onglet Rendez-vous.

     

     
3    Effectuez les actions suivantes, selon le cas :
  • Pour envoyer un message électronique d'invitation mis à jour à vos invités et enregistrer la réunion mise à jour dans votre calendrier Outlook, cliquez sur Envoyer la mise à jour.

  • Pour enregistrer la réunion mise à jour dans votre calendrier Outlook, cliquez sur Enregistrer et Fermer.

Annuler une réunion programmée

Si vous programmez une réunion en utilisant l'extension pour Outlook, vous pouvez annuler la réunion dans Outlook.

Vous pouvez utiliser le bouton Annuler la réunion WebEx, Annuler la réunion Salle Personnelle, à partir de la barre d'outils WebEx dans Outlook pour annuler et supprimer les informations WebEx de la réunion ou du rendez-vous Outlook. Vous pouvez le faire si vous changez le type de la réunion WebEx ; par exemple, si vous avez initialement programmé une réunion WebEx et souhaitez la remplacer par une réunion Salle personnelle.


Remarque


    
  • Si vous annulez une réunion WebEx à partir de votre site WebEx, vos modifications ne sont pas répercutées dans Microsoft Outlook. Par exemple, si vous annulez la réunion en utilisant votre site, la réunion se s'annule pas sur votre calendrier Outlook. En conséquence, nous vous recommandons d'utiliser uniquement Outlook pour annuler une réunion. Éditer une réunion qui a été programmée avec Outlook en utilisant votre site WebEx n'est pas une option.

     

  • Si vous annulez une seule occurrence d'une réunion WebEx récurrente à l'aide de Microsoft Outlook, les modifications s'afficheront également sur votre site WebEx.

     

  • Si vous enregistrez une réunion ou un rendez-vous après avoir utilisé l'un de ces boutons d'annulation et que vous n'avez pas encore ajouté une réunion WebEx, une réunion Salle personnelle, ou une réunion Conférence Personnelle, elle devient une réunion Microsoft Outlook sans aucune information WebEx.

     

    

Vous pouvez également annuler une réunion à partir du calendrier Microsoft Outlook comme décrit ci-dessous.

       
1    Dans votre calendrier Microsoft Outlook, ouvrez l'élément de la réunion programmée.
2    Sélectionnez Annuler la réunion.
3    Sélectionnez Oui dans le message de confirmation.
4    Sélectionnez Envoyer l'annulation.

Limites des critères de récurrence de l'extension WebEx pour Outlook sur Mac

Le tableau suivant montre les différences entre les critères de récurrence WebEx et Microsoft Outlook.

 
                    
Tableau 1 Réunions WebEx
       

Type       

       
       

Option Outlook       

       
       

Convertie en Option Réunion WebEx       

       
       

Hebdomadaire       

       
       

Toutes les [X] semaines le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi]       

       

Pour les événements Event Center et les sessions de formation Training Center :

Chaque semaine le : [Dimanche, Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi]

Si vous programmez une réunion dans Microsoft Outlook qui se répète chaque X semaine, avec X supérieur à 1, la réunion sera programmée dans Outlook selon vos spécifications, mais elle apparaîtra en tant que réunion hebdomadaire sur votre site WebEx.

Le commencement de la semaine pointe toujours vers la valeur par défaut du dimanche. La personnalisation n'est pas prise en charge, donc si vous modifiez le commencement de la semaine sur un autre jour, le commencement de la semaine ne sera pas synchronisé avec le site WebEx.

       

Mensuel       

       

Le [premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] jour Non pris en charge chaque mois

       

Non pris en charge       

                    
       

Le [premier, second, troisième, quatrième, dernier] jour de la semaine ou jour du weekend       

       
       

Non pris en charge       

       
       

Annuellement       

       
                    

[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [jour, jour ouvrable, jour du week-end] de [Janvier....Décembre]       

       
                    

Non pris en charge.       

       
 
                                
Tableau 2 Réunions Conférence Personnelle WebEx
       

Type       

       
       

Option Outlook       

       
       

Convertie en Option Réunion Conférence personnelle WebEx

       
       

Mensuel              

       
       

Le [X] de tous les [y] mois

       

Le [X] de chaque mois.

Le [premier, second, troisième, quatrième, dernier] jour de la semaine ou jour du weekend

Non pris en charge       

       

Annuellement

       

Chaque [Janvier....Décembre] [1,....31]

       

Non pris en charge       

                    
       

[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [jour, jour ouvrable, week-end] de [Janvier....Décembre]       

       
       

Non pris en charge       

       

[premier, deuxième, troisième, quatrième, dernier] [dimanche, Non pris en charge. Lundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi, Samedi] de [Janvier....Décembre]

Non pris en charge       

Date de fin

              

Sans date de fin.

Si la durée est supérieure à un an, elle devient un an.

Se termine après [X] occurrences.

Si la durée est supérieure à un an, elle devient un an.

                    

Se termine le [date input]

       
                    

Si la durée est supérieure à un an, elle devient un an.

       
 

Attachments

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