Event Center: Introducción a Event Center: Windows (WBS29.13, WBS30)

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Introducción

En esta guía se abarcan las funciones básicas que usará para planificar o asistir a una sesión de Event Center desde su computadora Windows. También se incluyen instrucciones para usar las herramientas más comunes disponibles durante sus eventos.

 

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Funciones de los eventos

Los participantes en un evento en línea de Event Center pueden tener una o más de cinco funciones, incluida la de organizador, miembro del panel, presentador, coordinador de sondeos o asistente. La comprensión y administración de estas funciones son importantes para garantizar un evento exitoso.

  • El organizador es responsable de la planificación, la coordinación y la administración del evento en línea. El organizador inicia el evento, designa otras funciones del evento y establece privilegios. Durante un evento, el organizador puede controlar el acceso, invitar a asistentes adicionales a entrar y facilitar la compartición de contenido. Al final del evento, el organizador es responsable de guardar los archivos y finalizar la sesión.
  • Un miembro del panel es principalmente responsable de ayudar al organizador y al presentador a que el evento se lleve a cabo sin problemas. El número de asistentes que pueden ser miembros del panel es ilimitado. El organizador puede pedirles a los miembros del panel que sirvan como expertos en la materia, que vean y respondan las preguntas de los asistentes en una sesión de Preguntas y respuestas, respondan a los mensajes de chat públicos y privados, realicen anotaciones en el contenido compartido o administren los sondeos como coordinador de sondeos.
  • El presentador es responsable de compartir y presentar la información durante el evento. Después de que los miembros del panel invitados hayan entrado al evento, el organizador puede convertir a cualquiera de ellos en presentador. El presentador tiene la capacidad exclusiva de presentar la información y compartir el contenido. El organizador puede reasignar la función de presentador en cualquier momento.
  • El coordinador de sondeos es responsable de la preparación de sondeos, antes o durante el evento, de la realización de la sesión de sondeos y de la compartición de los resultados del sondeo durante el evento. Si bien el organizador y el presentador pueden llevar a cabo sondeos durante un evento, es posible que les resulte útil asignar un coordinador de sondeos para que maneje la tarea.
  • Los asistentes a un evento en línea son los participantes que principalmente escuchan y ven las presentaciones realizadas por el presentador y los miembros del panel. En caso de que se permita, los asistentes pueden enviar y recibir mensajes de chat, enviar preguntas a las sesiones de Preguntas y respuestas, dibujar en una pizarra blanca compartida y solicitar la palabra. Los asistentes no pueden compartir ni presentar a menos que el organizador o el presentador los convierta en miembros del panel.

 

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Planificar un evento

Para planificar un evento, usted debe, como mínimo, completar las secciones Información básica, Fecha y hora y Configuración de audioconferencia en el planificador del evento.

 

Para planificar un evento:

  1. Haga clic en Organizar una evento > Planificar un evento en la barra de navegación de la izquierda de su sitio de WebEx Event Center.
  2. Complete la sección Información básica.
  3. Especifique una Fecha y hora, incluida cualquier zona horaria diferente para los asistentes.
  4. Seleccione la Configuración de audioconferencia.
  5. Haga clic en Planificar este evento.

También puede agregar detalles adicionales, como la solicitud de registro, la asignación de presentadores y miembros del panel, la carga de materiales y la planificación de notificaciones de evento y mensajes de correo electrónico de seguimiento.

 

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Iniciar un evento

Para iniciar un evento:

1. Conéctese  al sitio de  Event Center de su organización y haga clic en Mi WebEx en la barra de navegación superior. Aparecerá una lista de eventos.

2. Busque el evento en la lista y haga clic en Iniciar. Se abrirá la ventana del evento.

 

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Entrar a un evento

Cuando los organizadores planifican eventos, envían un correo electrónico a los asistentes invitados con la información sobre cómo entrar. También puede entrar al evento desde su sitio de WebEx.

 

Para entrar a un evento:

 

Para entrar a un evento…Siga estos pasos…
…desde un correo electrónico

1. Abra el mensaje de invitación o registro y, a continuación, haga clic en el enlace para entrar al evento. Aparecerá la página Información del evento.

2. En Entrar al evento ahora, introduzca su nombre, dirección de correo electrónico y contraseña del evento.

3. Haga clic en Entrar ahora. Ya se ha conectado a la reunión.

…desde un sitio de WebEx

1. Abra un explorador web y navegue hasta el sitio de WebEx.

2. Haga clic en Lista de eventos en Asistir a un evento en la barra de navegación de la izquierda. Aparecerá una lista de eventos.

Nota: Para entrar a un evento no listado, en la barra de navegación de la izquierda, haga clic en Eventos no listados. Introduzca el número de evento y, a continuación, haga clic en Entrar ahora.

3. Haga clic en el nombre del evento. Aparecerá la página Información del evento.

4. Introduzca su nombre, dirección de correo electrónico y contraseña del evento.

5. Haga clic en Entrar ahora.

 

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Conectarse a la audioconferencia

Los participantes pueden elegir conectarse a la audioconferencia ya sea con un teléfono o con una computadora a través de VoIP (voz sobre protocolo de Internet).

 

Para conectarse mediante un teléfono:

 

Seleccione...En esos casos…
Llamarme a un número nuevo
  1. Seleccione la casilla de verificación Recordar número de teléfono en esta computadora si desea guardar este número para eventos futuros.
  2. Haga clic en Llamarme. Recibirá una llamada y es posible que se le indique que presione 1 para conectarse.
Llamarme <número guardado>Haga clic en Llamarme. Recibirá una llamada y es posible que se le indique que presione 1 para conectarse.
Realizaré una llamada
  1. Marque el número de teléfono listado, introduzca el código de acceso del evento y su número de ID de asistente. Se lo conectará.
  2. Cierre la ventana.

 

Para entrar con su computadora:

  1. En Usar computadora para audio, haga clic en Llamar mediante la computadora. Se lo conectará a la audioconferencia.
  2. Ajuste la configuración del altavoz y el micrófono según sea necesario.

 

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Navegar por la ventana del evento

La ventana del evento es similar a una sala de conferencia en la que las personas se reúnen personalmente. Allí también se administra el evento y se comparte el material. Los elementos de la barra de herramientas del menú en la parte superior de la página le otorgan acceso a funciones adicionales de Event Center.

Event_Center_window_with_callouts.png

Barra de herramientas del menú: Permite el acceso a las herramientas y las funciones de Event Center.

Controles de zoom y pantalla completa: Acerque, aleje o muestre contenido en modo de pantalla completa.

Barra de herramientas de anotaciones: Permite a los participantes realizar anotaciones en archivos y pizarras blancas compartidos durante un evento.

Visor de contenido: Muestra presentaciones, documentos, archivos de vídeo, pizarras blancas y contenido web.

Paneles: Proporcionan áreas de chat, sondeo, preguntas y respuestas, nombres de participantes y la grabadora.

 

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Usar el panel Participantes

De forma predeterminada, en el panel Participantes se mostrarán solo los nombres del organizador y los miembros del panel a las demás personas del evento. Los asistentes verán su nombre, así como el nombre de los miembros del panel y los organizadores.

Vista del participante:

EC_Participants_Panel_participant_view.png

Vista del organizador:

EC_Participants_Panel_host_view.png

El organizador puede hacer clic en Ver todos los asistentes… para mostrar una lista de los asistentes.

EC_Attendee_List.png

Desde aquí, se puede cancelar el silencio de un asistente, convertir al asistente en un miembro del panel o expulsarlo del evento.

 

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Compartir contenido

Puede acceder a las opciones para compartir contenido durante el evento desde el menú Compartir.

 

Seleccione...Para compartir…
Mi pantalla
Todo lo de la pantalla de su computadora.
Archivo (incluye vídeo)…Un archivo en su computadora.
AplicaciónUna aplicación en su computadora.
Pizarra blancaUna pizarra blanca y herramientas de anotación.
Contenido webUn sitio web en el que los asistentes pueden navegar.
Explorador webUn sitio web que los asistentes pueden ver.
MultimediaArchivos de audio o vídeo que se encuentran en una dirección web (URL).
Ventana Mi eventoToda la ventana de su evento.

 

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Herramientas de anotación

Puede realizar anotaciones en los archivos y las pizarras blancas que comparte durante un evento. Si otorga los permisos, los asistentes pueden usar las herramientas de texto y gráficos para resaltar, agregar notas y crear imágenes básicas. A continuación, se pueden guardar y distribuir todos los documentos.

  • Para mostrar u ocultar las herramientas de anotación, haga clic en Mostrar/Ocultar.
  • Para activar o desactivar los privilegios de anotación, haga clic en Permitir anotación y, luego, seleccione el nombre del participante.

 

HerramientaDescripción
Annotate_Pointer_Tool_Icon.pngUse el puntero para hacer hincapié en puntos específicos en la pantalla. Cuando se entra a una sesión, se asigna un color. Haga clic y luego seleccione Puntero de nombre o Puntero láser.
Annotate_Text_Tool_Icon.pngUse la herramienta de texto para añadir texto. Después de escribir, haga clic para mostrarles el texto a los participantes. Cambie el color seleccionando uno en la paleta de colores.
Annotate_Line_Tool.pngUse la herramienta de línea para dibujar líneas rectas. Cambie el color seleccionando uno en la paleta de colores. Haga clic y seleccione un tipo de línea. Arrastre el mouse para dibujar.
Annotate_Shape_Tool.pngUse la herramienta de forma para dibujar cuadrados, rectángulos, óvalos o círculos, y para añadir casillas de verificación o marcas de X. Cambie el color seleccionando uno en la paleta de colores. Haga clic y seleccione un tipo de forma o marca.
Annotate_Pen_Tool.pngUse la herramienta de pluma para dibujar a mano alzada. Cambie el color seleccionando uno en la paleta de colores. Haga clic y luego seleccione Pluma o Lápiz.
Annotate_Color_Palette.pngHaga clic para abrir la paleta de colores y luego seleccione un color para las herramientas de pluma, forma, línea o texto. El color seleccionado se usará la próxima vez que seleccione la herramienta.
Annotate_Eraser_Tool.pngHaga clic para seleccionar la herramienta y luego haga clic en la anotación que desea borrar. O bien, haga clic y seleccione una opción para borrar punteros o anotaciones.

 

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Usar vídeo

El presentador actual puede enviar vídeos durante un evento siempre. Hasta cinco miembros del panel pueden compartir sus vídeos durante un evento. Puede cambiar la función de un asistente a miembro del panel si desea que comparta su vídeo.

 

Para iniciar y detener su vídeo:

Haga clic en el icono de cámara en el panel Participantes. El icono se vuelve verde y la señal de su vídeo aparece en la parte superior del panel Participantes. Haga clic de nuevo en el icono de cámara para detener su vídeo.

 

Opciones de vídeo:

Puede controlar la configuración de vídeo, como también alternar las cámaras conectadas a su computadora, haciendo clic en el icono Configurar las opciones de vídeo en la parte superior del panel Participantes.

 

Visualización de miniaturas:

Para ver las imágenes en miniatura del vídeo de los otros miembros del panel, mueva el mouse sobre el vídeo y luego seleccione Ver miniaturas de vídeo.

 

Modo de pantalla completa:

Para expandir la imagen de vídeo al modo de pantalla completa, mueva el mouse sobre el vídeo y luego seleccione Ver todos los participantes en la vista de pantalla completa. Para salir del modo de pantalla completa, haga clic en Salir de la vista de pantalla completa. Para finalizar su vídeo mientras está en modo de pantalla completa, haga clic en Detener mi vídeo.

 

Vídeo de los miembros del panel:

Para permitir que hasta cinco miembros del panel compartan sus vídeos, mientras está en el modo de pantalla completa, haga clic en Opciones de vídeo de los miembros del panel. A continuación, haga clic en la casilla de verificación que se encuentra junto al nombre de un miembro del panel para permitirle que comparta el vídeo.

Para centrar el vídeo en un solo miembro del panel, haga clic en Bloquear vídeo grande y, a continuación, seleccione el orador activo o un miembro del panel específico.

 

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Usar la grabadora

La grabadora basada en la red de WebEx captura actividades en pantalla y audio en un servidor de grabación de WebEx. El servidor procesa los datos grabados y, a continuación, envía el archivo de grabación a su carpeta de grabaciones personales en su sitio de servicios WebEx. Los archivos grabados se guardan en el formato de grabación avanzada (.arf), un formato de propiedad de WebEx.

 

Para usar la grabadora:

1. Inicie su evento.

2. Si se muestra la página Inicio rápido, haga clic en Grabar. O bien, en el menú Evento, seleccione Iniciar grabación.

EC_Event_menu.png

   Nota: El panel Grabadora también se puede abrir haciendo clic en el icono Grabadora en la bandeja de iconos debajo del panel Participantes.

 

3. Una vez que se haya establecido una conexión, el panel Grabadora se abre y comienza la grabación.

Recorder_panel.png

4. Haga clic en el botón Pausar cuando desee detener la grabación brevemente y haga clic de nuevo para volver a iniciar.

5. Haga clic en el botón Detener para detener la grabación por completo. Se le solicitará que confirme que desea detener la grabación.

Nota: Cada vez que detiene una grabación e inicia de nuevo, se crea una nueva grabación. Si pausa y reanuda la grabación con el botón Pausar, se creará solo una grabación.

6. Navegue hasta Mi WebEx > Mis archivos > Mis grabaciones para acceder a sus grabaciones después de que finalice la reunión.

 

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Finalizar o abandonar un evento

Solo el organizador puede finalizar un evento, mientras que los asistentes pueden abandonar un evento en cualquier momento antes de que finalice.

 

1. Seleccione Finalizar evento o Abandonar evento en el menú Archivo.

 

Vista del organizador:

EC_File_menu_Host_view.png

 

2. Haga clic en Finalizar evento o Abandonar evento para confirmar.

EC_End_Event_dialog.png

 

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