Planificar una reunión de solo audio o de conferencia personal

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Reuniones de conferencia personal y de solo audio

 

 

Una reunión de conferencia personal incluye una parte de audio y una parte en línea. Inicie la parte de audio y la parte en línea se crea automáticamente en su sitio de WebEx. Si está en la parte de audio de la reunión y necesita compartir una presentación, un documento o una aplicación con los participantes de la reunión, puede iniciar la parte en línea de la reunión y los participantes pueden entrar en ella mientras siguen participando en la parte de audio de la reunión.

  

Puede crear y almacenar hasta tres cuentas de número de conferencia personal. Al planificar una reunión de conferencia personal, seleccione una cuenta de número de conferencia personal para usar en la parte de audio de la reunión de conferencia personal. También puede hacer uso de su cuenta de número de conferencia personal para iniciar una audioconferencia instantánea desde cualquier teléfono sin necesidad de planificarla primero. Para cada cuenta, puede generar códigos de acceso para el organizador y el asistente. Si está activada la opción de llamada entrante global para su sitio, también lo estará para las cuentas de número de conferencia personal que cree.

  

Su cuenta de número de conferencia personal también especifica el código de acceso de organizador que desea usar para iniciar la parte de audio de la reunión de conferencia personal y los códigos de acceso que los asistentes pueden utilizar para entrar en la parte de audio de la reunión.

  

Puede eliminar una cuenta de conferencia personal en cualquier momento.

  

Las reuniones de conferencia personal solo están disponibles si su sitio es compatible con las conferencias personales y si su sitio utiliza audio de WebEx. Si su sitio usa un proveedor de servicio de telefonía (TSP), podrá planificar reuniones de solo audio en su lugar. (Las reuniones de solo audio no tienen una parte en línea). Puede realizar una audioconferencia de WebEx bajo demanda, en cualquier lugar y momento. También puede utilizar su número de conferencia personal al planificar reuniones de WebEx comunes.

  

Configurar sus cuentas de conferencias personales

 

Configure sus cuentas personales de WebEx.

  
       
1    Vaya a Mi WebEx > Preferencias.
2    Junto a la sección Audio, seleccione Configurar.
3    En Conferencias personales, seleccione Generar cuenta.  

Puede crear hasta tres cuentas de conferencias personales.

  

Las cuentas de conferencias personales incluyen un código de acceso del organizador que puede usar para iniciar la parte del audio de una reunión de conferencia personal. También incluyen un código de acceso del asistente para que los otros puedan entrar.

  

Puede seleccionar una de sus cuentas de conferencias personales cuando se planifica una reunión de conferencia personal. También puede usar una de estas cuentas para iniciar una reunión de conferencia personal instantánea desde cualquier teléfono, sin planificarla primero.

  

Puede eliminar una cuenta de Conferencia personal en cualquier momento.

  
4    Seleccione Guardar.

Planificar una conferencia personal o reunión de solo audio desde el sitio de WebEx

 

Planifique una reunión desde el sitio de WebEx.
         
1    Inicie sesión en su sitio de WebEx Meetings Center.
2    En la barra de navegación de la izquierda, seleccione Planificar una reunión.
3    Seleccione Planificador avanzado y, a continuación, Información necesaria.
4    Para el tipo de reunión, seleccione Reunión de conferencia personal o solo audio.
5    Introduzca la información necesaria.  

Si está planificando una reunión de conferencia personal, no es necesario especificar una contraseña. De forma predeterminada, la contraseña es el código de acceso de asistente en su cuenta de número de conferencia personal que se especifica para esta reunión.

  
6    Planifique su reunión ahora o agregue información detallada.
  • Para planificar su reunión ahora, seleccione Planificar una reunión.
  • Para agregar más información, seleccione Siguiente o seleccione otra página en el planificador. Cuando termine, seleccione Planificar una reunión.

Planificar una reunión de conferencia personal con Microsoft Outlook para Windows

 
  •  

    Si utiliza un proveedor de servicios de telefonía (TSP) de audio, puede planificar una reunión de solo audio:

      

  •  

    Cuando WebEx está integrado con Outlook, proporciona las opciones básicas para planificar una reunión. Es posible que algunas opciones que están disponibles en el sitio de WebEx no lo estén en la integración de WebEx con Outlook.

      

  •  

    La integración de WebEx con Outlook no admite todas las opciones de repetición que están disponibles en Microsoft Outlook.

      

  •  

    La hora de inicio de cualquier invitación a reunión que envíe desde Microsoft Outlook aparece en la zona horaria configurada en su computadora, y es posible que no coincida con las preferencias de zona horaria configuradas en su sitio de WebEx.

      

  
            
1    Para planificar una reunión de conferencia personal, haga lo siguiente:
  • Seleccione Nuevos elementos > Reunión o cita o, desde el calendario de Microsoft Outlook, seleccione Nueva reunión o Nueva cita.
  • Seleccione el icono Planificar en el panel de las Herramientas de productividad de WebEx.
  • Seleccione Planificar reunión > Planificar reunión de conferencia personal o Planificar reunión de solo audio en la barra de herramientas de Microsoft Outlook.
   

Debe introducir la configuración de WebEx antes de poder especificar la información general de la reunión.

  
2    En la reunión o cita de Outlook, especifique la información general de la reunión.
  1. Escriba un tema para la reunión en el cuadro Asunto.
  2. En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión.
  3. Opcional: Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Repetición y luego seleccione las opciones de repetición. Para obtener información acerca de las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx y Microsoft Outlook, consulte Limitación de patrones de repetición para la integración de WebEx con Outlook.
  4. Opcional: Especifique otras opciones, como una notificación de la reunión.
3    Introduzca los nombres o las direcciones de correo electrónico de los invitados en el cuadro Para.  

Si seleccionó Cita para planificar la reunión, seleccione Asistente de planificación para ver el cuadro Para.

  
4    Seleccione Agregar una reunión de conferencia personal.  

Este paso no es necesario si seleccionó Planificar reunión de conferencia personal en el paso 1.

  
5    Si es necesario, introduzca la información solicitada de la reunión de conferencia personal.
6    Si es necesario, en la ficha Audio y seguimiento de la configuración de WebEx, elija el tipo de conexión de audio y otras opciones necesarias.
7    (Opcional)Seleccione la ficha Recursos para agregar organizadores alternativos.  

Un organizador alternativo es alguien con permiso para iniciar y organizar la reunión cuando usted no puede asistir a ella. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-13352.

  
8    Seleccione Aceptar.
9    Seleccione Enviar para enviarle las invitaciones a la reunión a los invitados.

Planificar una reunión de conferencia personal con Microsoft Outlook para MAC

 

Configure una reunión de conferencia personal mediante la integración de WebEx con Outlook para MAC.

  
          
1    Elija uno de los siguientes procedimientos:
  •  

    En la barra de herramientas de Mac, seleccione el icono de bola de WebEx y seleccione Planificar reunión de conferencia personal.

      
  •  

    En Outlook, seleccione el icono de bola de WebEx y seleccione Planificar reunión de conferencia personal.

      
    Nota        

    Si su sitio de WebEx admite la nube de Salas de reuniones de colaboración (CMR), cuando planifique una reunión de WebEx, también será una reunión de CMR, e incluirá información que permitirá que los invitados entren desde sistemas y aplicaciones de videoconferencias.

      
      
2    Especifique la información general de la reunión.
  1. Escriba un tema para la reunión en el cuadro Asunto.
  2. En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, especifique la hora de inicio y de finalización de la reunión.
  3. Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Repetición y luego seleccione las opciones de repetición. Para obtener más información, consulte Limitaciones de los patrones de repetición en la integración de WebEx con Outlook.
  4. Opcional: Especifique otras opciones disponibles en Microsoft Outlook, como una notificación de reunión.
3    Introduzca los nombres o las direcciones de correo electrónico de los invitados en el cuadro Para.  

Si seleccionó Cita para planificar la reunión, seleccione Invitar asistentes para ver el cuadro Para.

  
4    Seleccione Agregar una reunión de conferencia personal.
5    Si es necesario, introduzca la información solicitada de la reunión de conferencia personal.
6    Especifique la configuración de la reunión de conferencia personal.
  1. Opcional: Introduzca una contraseña de reunión para los invitados de WebEx. Si su sitio exige el uso de una contraseña para la reunión, aparecerá un asterisco junto al cuadro.
  2. Opcional: Seleccione cualquier organizador alternativo para la reunión de la lista de invitados. Para obtener más información, consulte https://help.webex.com/docs/DOC-13352.
  3. Seleccione la Conexión de audio que se utilizará.
7    Seleccione Enviar para enviarle la invitación a la reunión a los invitados.

Planificar una reunión de conferencia personal con IBM Lotus Notes

 

Si utiliza un proveedor de servicios de telefonía (TSP) de audio, puede planificar una reunión de solo audio.

  
         
1    Para planificar una reunión de conferencia personal:
  • En el calendario de Lotus notes, seleccione Planificar una reunión.
  • Seleccione el icono Planificar en el panel de las Herramientas de productividad de WebEx.
  Aparece la ficha Nueva entrada de calendario.
2    Seleccione Agregar reunión de conferencia personal o Agregar reunión de solo audio.
3    Si es necesario, introduzca la información solicitada de la reunión de conferencia personal.
4    Especifique la información general de la reunión:
  1. Introduzca un Asunto para la reunión.
  2. Especifique las horas de inicio y finalización de la reunión.
  3. Opcional: Para especificar un patrón de repetición para la reunión, seleccione Repetir y luego seleccione las opciones de repetición. Para obtener más información, consulte Especificar un patrón de repetición para una reunión.
  4. Opcional: Especifique otras opciones disponibles en Lotus Notes, como una notificación de reunión.
5    Para invitar personas a la reunión, seleccione un icono de libreta de direcciones y, en el panel Invitados, seleccione los nombres de los invitados o introduzca los nombres de forma manual.  

Los asistentes que invita mediante la integración de WebEx con Lotus Notes no aparecen en la lista de asistentes para la reunión en su sitio de WebEx.

  

Para obtener información adicional sobre la invitación de asistentes en Lotus Notes, consulte Ayuda de Lotus Notes.

  
6    Procese la invitación
  • Seleccione Guardar y enviar invitaciones para enviar las invitaciones a los asistentes.
  • Seleccione Guardar como borrador, e invite a los asistentes a la reunión planificada más adelante.
   

Puede cambiar la configuración de su reunión después de planificarla.

   Las Herramientas de productividad de WebEx agregan la reunión planificada a su calendario de Lotus Notes y al calendario público en su sitio de WebEx.

Especificar un patrón de repetición para una reunión

Si utiliza las opciones de repetición de Lotus Notes, podrá especificar un patrón de repetición para la reunión. Por ejemplo, puede especificar que una reunión se repita todos los miércoles a las 2:00 p. m. hasta la fecha especificada. La integración de WebEx con Lotus Notes planifica la reunión todos los días que haya especificado en el patrón de repetición.

Sin embargo, según su servicio, es posible que algunas de las opciones de repetición de Lotus Notes no sean compatibles. Para obtener más información, consulte Limitaciones de los patrones de repetición en la integración de WebEx con Lotus Notes.

     
1    Si ha planificado una reunión mediante la integración de WebEx con Lotus Notes, abra la entrada de calendario en su calendario de Lotus Notes.



  Aparece el cuadro de diálogo Opciones de repetición.
2    Especifique las opciones de repetición en el cuadro de diálogo y, a continuación, seleccione Aceptar.

Limitaciones de los patrones de repetición en la integración de WebEx con Lotus Notes

La siguiente tabla muestra las diferencias entre los patrones de repetición de WebEx Lotus Notes.

 
                                            
Tabla 1 Reuniones de WebEx

Tipo

Opción de Lotus Notes

Convertido a la opción de reunión de WebEx

Semanalmente

Todas las semanas 1.°-8.° el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]

Para Meeting Center:

Todas las semanas 1.°-8.° el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]

Para los eventos de Event Center y las sesiones de capacitación de Training Center:

Cada semana el: [domingo, lunes, martes, miércoles, jueves, viernes, sábado]

Si planifica una reunión que se repite cada X semanas, donde X es mayor que 1, en Lotus Notes, la reunión se planificará en Lotus Notes según lo especificado, pero aparecerá como una reunión semanal en su sitio de WebEx.

Mensualmente

Contar desde el final del mes

No admitido

Anualmente

Cada 1.°-10.° año

Todos los años.

Si planifica una reunión que se repite cada X años, donde X es mayor que 1, en Lotus Notes, la reunión se planificará en Lotus Notes según lo especificado, pero aparecerá como una reunión anual en su sitio de WebEx.

Personalizado

Personalizar configuración

No admitido

Fecha de finalización

Iniciar de la fecha a la fecha

Si el período de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.

Iniciar de la fecha continúa por X veces

Si el período de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.

Especificar excepciones

No mover

No admitido.

Mover al viernes

No admitido.

Mover al lunes

No admitido.

Mover al día laboral más cercano

No admitido.

Eliminar

No admitido.

 
                                                  
Tabla 2 Reuniones de conferencias personales de WebEx

Tipo

Opción de Lotus Notes

Conversión a la opción de reunión de conferencia personal WebEx

Diariamente

Cada día 1.°-31.°

Cada día

Mensualmente

Cada 1.°-12.° mes el día 1.°-31.°

Todos los meses el [1.°, 2.°, 3.°, 4.°, último día] [dom., lun., mar., mié., jue., vie. y sáb.]

Contar desde el final del mes

No admitido

Cada 1.°-12.° mes el [1.°, 2.°, 3.°, 4.°, último][dom., lun., mar., mié., jue., vie., sáb.]

Cada 1 semana el [dom., lun., mar., mié., jue., vie., sáb.]

Anualmente

Cada 1.°-10.° año

No admitido

Personalizado

Personalizar configuración

No admitido

Fecha de finalización

Iniciar de la fecha a la fecha

Si el período de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.

Iniciar de la fecha continúa por X veces

Si el período de tiempo es mayor de un año, se convierte a un año.

Especificar excepciones

No mover

No admitido.

Mover al viernes

No admitido.

Mover al lunes

No admitido.

Mover al día laboral más cercano

No admitido.

Eliminar

No admitido.


Nota


Para modificar o eliminar una reunión recurrente en Lotus Notes, preste atención a lo siguiente:

  • Cuando edita una reunión recurrente, como volver a planificar la fecha o cambiar las opciones, los cambios que realice en una sola instancia de la reunión deben aplicarse a todas las instancias para que tengan efecto en su sitio de WebEx. Si solo aplica los cambios en una sola instancia, se realiza una actualización en Lotus Notes, pero no en el calendario de su sitio.

     

  • Si cancela una sola instancia de una reunión recurrente, la instancia se elimina en Lotus Notes, pero permanece en el calendario. Tiene que eliminar todas las instancias de una reunión recurrente en Lotus Notes para que pueda eliminarse del calendario.

     


Iniciar una reunión de conferencia personal o de solo audio

 

 

Las reuniones de conferencias personales y de solo audio no se inician automáticamente en momentos planificados. Primero debe iniciar la parte de audio de la reunión y, a continuación, puede iniciar la parte en línea.

  
      
1    Inicie la parte de audio de la reunión llamando al número que figura en el correo electrónico de confirmación o en la página Información de la reunión de conferencia personal.  

Este botón solo está disponible en caso de que ya se haya iniciado la parte de audio de la reunión de conferencia personal.

  
2    Siga las indicaciones de audio e introduzca el código de acceso de organizador.
3    Inicie la parte en línea de la reunión
  1. Seleccione el enlace del correo electrónico de confirmación para ver la página Información de la reunión de conferencia personal o desplácese hasta esa página a través del sitio de WebEx.
  2. En la página Información de la reunión de conferencia personal, seleccione Iniciar.

Editar sus preferencias de WebEx

 

Puede configurar las siguientes preferencias para su cuenta WebEx.

       
1    Vaya a Mi WebEx > Preferencias.
2    Seleccione Expandir todo para expandir todas las secciones, o seleccione una sección individual para expandirla.
3    Especifique sus preferencias en cada sección:
  • General: Defina la zona horaria, el idioma y la configuración regional que se utilizarán para las páginas web en su sitio de WebEx. También puede configurar la página predeterminada para cada ficha.

     
  • Configuración de "Reunirse ahora": Defina las opciones predeterminadas para las reuniones instantáneas que inicie con Reunirse ahora. Puede seleccionar el tipo de reunión predeterminado, la plantilla de reunión, la contraseña, y las opciones de conexión de audio. Según la configuración de su sitio, también puede seleccionar si sus reuniones instantáneas se llevan a cabo en su sala personal.

     
  • Audio: Introduzca la información de su número de teléfono e información de Conferencia personal.

     

    En Mis números de teléfono, introduzca sus números de teléfono y luego seleccione las opciones adicionales:

     

    Autenticación de llamada entrante: Si esta opción está activada para su sitio, esto le permite realizar una llamada a la reunión sin tener que introducir el número de reunión. Al seleccionar esta opción para un número de teléfono en sus preferencias, se asigna su cuenta a ese número de teléfono. Esta característica solo está disponible para reuniones con audio que está activado para CLI (identificación de línea de llamada) o ANI (identificación de número automático).

     

    Llamarme: Si su sitio de WebEx proporciona soporte para el servicio Llamarme, esta opción le permite recibir una llamada de la reunión para conectarse al audio. Puede marcar esta opción para cualquier número de teléfono de sus preferencias.

     

    PIN de audio: Su PIN de audio ayuda a evitar que otras personas utilicen su número de teléfono para entrar en una reunión. Tal vez se le solicite que ingrese su PIN de audio cuando usted realiza una llamada a una reunión. Su configuración del sitio de WebEx pueden requerirle especificar un PIN de audio, específicamente si utiliza la opción Autenticación de llamada entrante.

     

    En Conferencia personal, seleccione Generar cuenta para configurar hasta tres cuentas de Conferencia personal.

    Las cuentas de Conferencia personal incluyen un código de acceso del organizador que puede usar para iniciar la parte del audio de una reunión de Conferencia personal. También incluyen un código de acceso del asistente para que los otros puedan entrar.

    Puede seleccionar una de sus cuentas de Conferencia personal cuando se planifica una reunión de Conferencia personal. También puede usar una de estas cuentas para iniciar una reunión de Conferencia personal instantánea desde cualquier teléfono, sin planificarla primero.

     

    Puede eliminar una cuenta de Conferencia personal en cualquier momento.

  • Sistemas de vídeo: Agregue las direcciones de video desde sus sistemas de conferencia de vídeo que desea usar con WebEx. Si su sitio ha activado esta característica, puede recibir una llamada de la reunión a su sistema de vídeo para conectarse al audio y al vídeo.

  • Mi sala personal: Especifique un nombre único y una URL única, y copiar la URL para compartir con otros. Según su configuración del sitio, también puede especificar una URL diferente para su sala personal. Puede configurar opciones para bloquear automáticamente la sala 5, 10, 15 o 20 minutos después de que entra en ella y para recibir una notificación cuando alguien entra en la sala de recepción de su sala personal mientras usted está ausente de la sala.

     
  • Plantillas de planificación: Administre las plantillas de planificación que le permiten planificar reuniones rápidamente.

     
  • Opciones de planificación: Defina opciones para eliminar reuniones finalizadas, el tipo de reunión predeterminado, la página Inicio rápido y el permiso de planificación.

     
  • Support Center: Determine el orden de las fichas que aparecen en la consola Soporte.

     
4    Seleccione Guardar para guardar los cambios.

Comandos del teclado del teléfono

 

 

Los siguientes comandos de teclado están disponibles durante una reunión de conferencia personal. El organizador tiene acceso a funciones a las cuales los asistentes no.

  

Si usted inicia la parte en línea de la reunión de conferencia personal, los comandos de teclado de teléfono ya no están disponibles.

   
                
Tabla 3 Organizador y asistentes:
Para...Ingrese...
Escuchar todos los comandos de teclado**
Silenciar el audio* 6
Cancelar el silencio del audio* 6
Reproducir el recuento del participante.* #
   
                      
Tabla 4 Solamente organizador:
Para...Ingrese...
Bloquear la reunión; impedir que entre cualquier otra persona* 5
Desbloquear la reunión* 5
Enviar un recordatorio por correo electrónico* 7
Permitir que los participantes continúen en la reunión sin el organizador* 8 (colgar luego)
Silenciar a todos los asistentes##
Cancelar el silencio a todos los asistentes99
  
 

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