Event Center: Introduzione a Event Center - Windows (WBS29.13, WBS30)

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Introduzione

In questa guida vengono descritte le funzioni di base utilizzate per pianificare o partecipare a una sessione Event Center dal computer Windows. Vengono fornite anche istruzioni per utilizzare gli strumenti più comuni disponibili durante gli eventi.

 

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Ruoli evento

Ai partecipanti a un evento online di Event Center è possibile assegnare cinque ruoli, tra cui organizzatore, coordinatore, relatore, coordinatore sondaggio o partecipante. Comprendere e gestire questi ruoli è importante per realizzare un evento di successo.

  • L'organizzatore è responsabile della pianificazione, del coordinamento e della gestione dell'evento online. L'organizzatore avvia l'evento, assegna gli altri ruoli dell'evento e imposta i privilegi. Durante un evento l'organizzatore può controllare l'accesso, invitare altre persone a partecipare e facilitare la condivisione di contenuto. Alla fine dell'evento, l'organizzatore è responsabile di salvare i file e terminare la sessione.
  • Un coordinatore è responsabile in primo luogo di assistere l'organizzatore e il relatore per fare in modo che l'evento si svolga senza problemi. È possibile assegnare il ruolo di coordinatore a più partecipanti. L'organizzatore può richiedere ai partecipanti di svolgere il ruolo di esperti in materia, visualizzare e rispondere alle domande degli altri partecipanti in una sessione di domande e risposte, rispondere a messaggi di chat pubbliche e private, annotare contenuto condiviso o gestire sondaggi come coordinatore di sondaggi.
  • Il relatore è responsabile di condividere e presentare le informazioni durante l'evento. Dopo che i coordinatori invitati si sono uniti all'evento, l'organizzatore può impostare ciascuno di loro come relatore. Solo il relatore ha la possibilità di presentare informazioni e condividere contenuto. L'organizzatore può riassegnare il ruolo di relatore in qualsiasi momento.
  • Il coordinatore del sondaggio è responsabile di preparare i sondaggi, prima o durante l'evento, condurre la sessione di sondaggio e condividere i risultati del sondaggio durante l'evento. Sebbene l'organizzatore e il relatore possano condurre sondaggi durante un evento, può essere utile assegnare tale compito a un coordinatore di sondaggio.
  • I partecipanti a un evento online sono i partecipanti che principalmente ascoltano e visualizzano le presentazioni effettuate dal relatore e dai coordinatori. Se consentito, i partecipanti possono inviare e ricevere messaggi di chat, sottoporre domande in sessioni di domande e risposte, disegnare su una lavagna condivisa e chiedere la parola. I partecipanti non possono condividere o presentare contenuto a meno che non vengono nominati coordinatori dall'organizzatore o dal relatore.

 

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Pianificazione di un evento

Per pianificare un evento, è necessario, almeno, completare le sezioni Informazioni di base, Data e oraImpostazioni conferenza audio nello strumento di pianificazione degli eventi.

 

Per pianificare un evento:

  1. Fare clic su Organizza un evento > Pianifica un evento nella barra di navigazione a sinistra di WebEx Event Center.
  2. Completare la sezione Informazioni di base.
  3. Specificare una Data e ora, inclusi eventuali fusi orari diversi per i partecipanti.
  4. Selezionare Impostazioni conferenza audio.
  5. Fare clic su Pianifica evento.

È anche possibile aggiungere altri dettagli, ad esempio richiedere la registrazione, assegnare relatori e coordinatori, caricare materiale e pianificare notifiche di eventi ed e-mail di follow-up.

 

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Avvio di un evento

Per avviare un evento:

1. Accedere  al sito Event Center della propria organizzazione e fare clic su WebEx personale nella barra di navigazione in alto. Viene visualizzato un elenco di eventi.

2. Individuare l'evento nell'elenco e fare clic su Avvia. Viene visualizzata la finestra dell'evento.

 

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Partecipazione a un evento

Quando gli organizzatori pianificano gli eventi, inviano un messaggio e-mail ai partecipanti invitati con le informazioni su come accedere all'evento. È possibile unirsi all'evento anche dal sito WebEx.

 

Per partecipare a un evento:

 

Per partecipare a un evento...Effettuare le seguenti operazioni...
...da un messaggio e-mail

1. Aprire il messaggio di invito o registrazione e fare clic sul collegamento per accedere all'evento. Viene visualizzata la pagina Informazioni sull'evento.

2. Sotto Partecipa a evento ora, inserire il proprio nome, l'indirizzo e-mail e la password dell'evento.

3. Fare clic su Partecipa ora. Viene eseguita la connessione alla riunione.

...da un sito WebEx

1. Aprire un browser Web e passare al proprio sito WebEx.

2. Fare clic su Elenco di eventi sotto Partecipa a un evento nella barra di navigazione in alto. Viene visualizzato un elenco di eventi.

Nota: Per partecipare a un evento non in elenco, nella barra di navigazione a sinistra, fare clic su Eventi non in elenco. Inserire il numero dell'evento, quindi fare clic su Partecipa ora.

3. Fare clic sul nome dell'evento. Viene visualizzata la pagina Informazioni sull'evento.

4. Inserire il proprio nome, l'indirizzo e-mail e la password dell'evento.

5. Fare clic su Partecipa ora.

 

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Connessione alla conferenza audio

I partecipanti possono scegliere di connettersi a una conferenza audio con un telefono o un computer tramite VoIP (Voice over Internet Protocol).

 

Per connettersi tramite il telefono:

 

Selezionare...Quindi...
Richiama a un nuovo numero
  1. Selezionare la casella di controllo Memorizza numero di telefono su questo computer se si desidera memorizzare questo numero per eventi futuri.
  2. Fare clic su Richiamare. Si riceverà una chiamata e potrebbe essere richiesto di premere 1 per connettersi.
Richiamare <numero memorizzato>Fare clic su Richiamare. Si riceverà una chiamata e potrebbe essere richiesto di premere 1 per connettersi.
Chiamerò tra
  1. Comporre il numero di telefono elencato, immettere il codice di accesso dell'evento e inserire il proprio ID partecipante. Verrà eseguita la connessione.
  2. Chiudere la finestra.

 

Per partecipare utilizzando il computer:

  1. Sotto Usa computer per audio, fare clic su Chiamata mediante computer. Viene eseguita la connessione alla conferenza audio.
  2. Regolare le impostazioni di altoparlanti e microfono come necessario.

 

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Navigazione nella finestra Evento

La finestra dell'evento è simile a una sala conferenze in cui i partecipanti si incontrano di persona. In questa finestra viene gestito l'evento e condiviso il materiale. Gli elementi nella barra degli strumenti del menu in alto nella pagina forniscono l'accesso a funzioni di Event Center aggiuntive.

Event_Center_window_with_callouts.png

Barra degli strumenti Menu: Consente di accedere a strumenti e funzioni di Event Center.

Controlli Zoom e Schermo intero: Zoom avanti, Zoom indietro o visualizzazione contenuto in modalità a schermo intero.

Barra degli strumenti Annotazione: consente ai partecipanti di inserire annotazioni in file e lavagne condivise durante un evento.

Visualizzatore contenuto: visualizza presentazioni, documenti, file video, lavagne e contenuto Web.

Pannelli: aree per chat, sondaggi, domande e risposte, nomi di partecipanti e il registratore.

 

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Uso del pannello Partecipanti

Per impostazione predefinita, il pannello Partecipanti visualizza solo i nomi di organizzatore e coordinatori agli altri presenti all'evento. I partecipanti vedranno i propri nomi e i nomi di coordinatori e organizzatori.

Vista Partecipante:

EC_Participants_Panel_participant_view.png

Vista Organizzatore:

EC_Participants_Panel_host_view.png

L'organizzatore può fare clic su Visualizza tutti i partecipanti… per visualizzare un elenco di partecipanti.

EC_Attendee_List.png

Da qui, è possibile disattivare l'audio per un partecipante, assegnare a un partecipante il ruolo di coordinatore o espellere un partecipante dall'evento.

 

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Condivisione di contenuto

È possibile accedere alle opzioni per la condivisione del contenuto durante l'evento dal menu Condividi.

 

Selezionare...Per condividere...
Schermata personale
Tutti i dati presenti sullo schermo del computer.
File (incluso video)...Un file sul proprio computer.
ApplicazioneUn'applicazione sul proprio computer.
LavagnaUna lavagna e gli strumenti di annotazione.
Contenuto WebUn sito Web in cui i partecipanti possono navigare.
Browser WebUn sito Web che i partecipanti possono visualizzare.
MultimedialeFile audio o video che risiedono in un indirizzo Web (URL).
Finestra Evento personaleL'intera finestra dell'evento.

 

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atrumenti di annotazione

È possibile inserire annotazioni in file e lavagne condivise durante un evento. Se si concedono le autorizzazioni, i partecipanti possono utilizzare strumenti di testo e grafici per evidenziare, aggiungere note e creare immagini di base. Quindi, tutti i documenti possono essere salvati e distribuiti.

  • Per visualizzare o nascondere gli strumenti di annotazione, fare clic su Mostra-Nascondi.
  • Per attivare o disattivare i privilegi di annotazione, fare clic su Consenti annotazione e selezionare il nome del partecipante.

 

StrumentoDescrizione
Annotate_Pointer_Tool_Icon.pngUtilizzare il puntatore per richiamare l'attenzione su specifici elementi dello schermo. Il colore viene assegnato quando si accede a una sessione. Fare clic e selezionare Puntatore con nome o Puntatore laser.
Annotate_Text_Tool_Icon.pngUtilizzare lo strumento testo per aggiungere testo. Una volta immesso il testo, fare clic per visualizzare il testo ai partecipanti. Modificare il colore selezionando il colore desiderato nell'apposita tavolozza.
Annotate_Line_Tool.pngUtilizzare lo strumento linea per tracciare linee dritte. Modificare il colore selezionando il colore desiderato nell'apposita tavolozza. Fare clic e selezionare un tipo di linea. Trascinare il mouse per tracciare la linea.
Annotate_Shape_Tool.pngUtilizzare lo strumento figura per tracciare quadrati, rettangoli, ovali o cerchi e per aggiungere segni di spunta o X. Modificare il colore selezionando il colore desiderato nell'apposita tavolozza. Fare clic e selezionare un tipo di figura o segno.
Annotate_Pen_Tool.pngUtilizzare lo strumento penna per disegnare a mano libera. Modificare il colore selezionando il colore desiderato nell'apposita tavolozza. Fare clic e selezionare Penna o Matita.
Annotate_Color_Palette.pngFare clic per aprire la tavolozza dei colori e selezionare un colore per gli strumenti testo, linea, figura o penna. Il colore selezionato viene utilizzato la volta successiva che si seleziona lo strumento.
Annotate_Eraser_Tool.pngFare clic per selezionare lo strumento e fare clic sull'annotazione che si desidera eliminare. Altrimenti, fare clic e selezionare un'opzione per cancellare puntatori o annotazioni.

 

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Uso di video

Il relatore corrente può sempre inviare video durante un evento. Fino a cinque coordinatori possono condividere il proprio video durante un evento. È possibile modificare il ruolo di un partecipante in coordinatore se si desidera che condivida il proprio video.

 

Per avviare e interrompere il video:

Fare clic sull'icona della videocamera nel pannello Partecipanti. L'icona diventa verde e il video appare in alto nel pannello dei Partecipanti. Fare di nuovo clic sull'icona della videocamera per interrompere il video.

 

Opzioni video:

È possibile controllare le impostazioni video e passare tra le videocamere connesse al computer, facendo clic sull'icona Imposta opzioni video in alto nel pannello dei Partecipanti.

 

Vista anteprima:

Per visualizzare le anteprime di video di altri partecipanti, spostare il mouse sul proprio video e selezionare Visualizza anteprime video.

 

Modalità schermo intero:

Per espandere l'immagine video in modo che venga visualizzato a schermo intero, spostare il mouse sul video e selezionare Visualizza tutti i partecipanti in vista a schermo intero. Per uscire dalla modalità a schermo intero, fare clic su Esci da vista a schermo intero . Per terminare il video quando visualizzato a schermo intero, fare clic su Interrompi video.

 

Video di coordinatori:

Per consentire a un massimo di cinque coordinatori di condividere il proprio video, quando è attiva la modalità a schermo intero, fare clic su Opzioni video coordinatore. Quindi, fare clic sulla casella di controllo accanto al nome dei coordinatori per consentire loro di condividere video.

Per mettere in primo piano il video di un singolo coordinatore, fare clic su Blocca video grande e selezionare l'altoparlante attivo o uno specifico coordinatore.

 

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Uso del registratore

Il registratore basato su rete WebEx acquisisce l'attività dello schermo e l'audio su un server di registrazione WebEx. Il server elabora i dati registrati, quindi invia il file di registrazione alla cartella delle registrazioni personali sul sito del servizio WebEx. I file registrati vengono salvati in formato .arf (Advanced Recording Format), un formato proprietario di WebEx.

 

Per utilizzare il registratore:

1. Avviare il proprio evento.

2. Se viene visualizzata la pagina Quick Start, fare clic su Registra. Altrimenti, nel menu Evento, selezionare Avvia registrazione.

EC_Event_menu.png

   Nota: il pannello del registratore può anche essere aperto facendo clic sull'icona Registratore nella barra delle icone sopra il pannello Partecipanti.

 

3. Una volta stabilita la connessione, il pannello Registratore viene aperto e la registrazione viene avviata.

Recorder_panel.png

4. Fare clic sul pulsante Pausa se si desidera interrompere brevemente la registrazione e fare clic di nuovo per riavviarla.

5. Fare clic sul pulsante Interrompi per terminare completamente la registrazione. Viene richiesto di confermare che si desidera interrompere la registrazione.

Nota : una nuova registrazione viene creata ogni volta che si interrompe e si riavvia una registrazione. Se si interrompe e si riprende la registrazione utilizzando il pulsante Pausa, viene creata una sola registrazione.

6. Selezionare WebEx personale > File personali > Registrazioni personali per accedere alle proprie registrazioni al termine della riunione.

 

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Chiusura o abbandono di un evento

Solo l'organizzatore può terminare un evento, mentre i partecipanti possono abbandonare un evento in qualsiasi momento prima che termini.

 

1. Selezionare Termina evento o Abbandona evento nel menu File.

 

Vista Organizzatore:

EC_File_menu_Host_view.png

 

2. Fare clic su Termina evento o Abbandona evento per confermare.

EC_End_Event_dialog.png

 

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