Buscar información confidencial en la aplicación Cisco Webex Teams

  • Debe tener la función de responsable de cumplimiento asignada para crear y ver informes.

  • Puede buscar en el contenido que se ha eliminado, sujeto a políticas de retención de datos o retenciones legales.

  • Puede realizar una búsqueda de contenido para alguien que abandonó su organización, los datos se almacenan desde 2019 de marzo y sujeto a la política de retención de datos.

  • Puede buscar en el siguiente contenido:

    • Todo el contenido de los espacios con una persona en la que alguien de su empresa es un participante. Esto incluye espacios con alguien que ha abandonado la empresa.

    • Todo el contenido de los espacios grupales donde alguien de su empresa creó el espacio. Esto incluye los espacios creados pero no se agregaron participantes ni espacios donde todos los otros participantes han abandonado el espacio.

    • El contenido que las personas de su empresa crearon desde espacios grupales donde alguien de otra empresa creaba el espacio.

    Las siguientes actividades se capturan en los informes:

    • Mensajes: contenido de mensajes publicado en un espacio. Cuando se edita un mensaje, se incluyen el mensaje original y el mensaje editado, pero no hay contexto entre los dos mensajes. Cuando las personas responden a subprocesos, la respuesta se almacena pero no hay contexto entre la respuesta y la fuente del subproceso.

    • Eventos: cuando un usuario entra o abandona un espacio, o se le asigna o no tiene asignada la función de moderador.

    • Archivos compartidos: archivos compartidos en un espacio e instantáneas creadas con pizarras blancas.

    • Pizarras blancas: en el informe se devuelve una imagen por cada pizarra blanca en los espacios. La imagen representa la versión de la pizarra blanca en la fecha de finalización del intervalo de fechas del informe.

  • Puede buscar en contenidos publicados en los últimos 90 días o si tiene el Pro Pack puede buscar en contenidos de más de 90 días.

  • Puede descargar informes con una antigüedad de hasta 10 días. Los informes que tienen más de 10 días se consideran caducados y tendrá que volver a ejecutar el informe para acceder a esos datos.

  • Todas las búsquedas realizadas por los responsables de cumplimiento se registran para auditoría.

  • eDiscovery es compatible con los siguientes proxies:

    • Sin autenticación

    • Básico

    • NTLM en Windows: este proxy debe configurarse para que funcione con las credenciales desde el sistema operativo; no se admite introducir las credenciales manualmente.

    • Negociar (Kerberos) en Windows: este proxy debe configurarse para que funcione con las credenciales desde el sistema operativo; no se admite introducir las credenciales manualmente.

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Desde la vista del cliente en https://admin.webex.com, consulte solución de problemas > Estado > Ver eDiscovery.

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Agregue su información de búsqueda:

  • Dirección de correo electrónico: Introduzca hasta 500 direcciones de correo electrónico separadas por comas, ya sea manualmente o haga clic en agregar en forma masiva de CSV para seleccionar un archivo CSV.
  • Nombres de espacios: Introduzca hasta 5 nombres de espacios separados por comas.

    Se aplica la coincidencia del nombre del espacio. Por ejemplo, cuando busca notas, sus resultados incluirán notas, anotadas y notas al pie.

  • Intervalode fechas: Seleccione un intervalo de fechas para su búsqueda.

Cuando introduce varios valores para la dirección de correo electrónico y los nombres de espacios, el motor de búsqueda utiliza estos valores como: [(email_address1 o email_address2) y (space_name1 o space_name2)]

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Introduzca la información del informe:

  • Nombre del informe: Introduzca un nombre para el informe.
  • Descripción: [opcional] agregue una descripción para su informe.
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Haga clic en Buscar & generar informe.

Su búsqueda se pone en la cola y usted puede revisar el estado del informe. El tiempo para crear su informe depende de la cantidad de datos que coincidan con sus criterios de búsqueda.

Cuando un archivo ZIP de informe alcanza un límite de 5 GB o archivos de 100.000, se crea otro archivo ZIP con el mismo nombre pero se vuelve a fijar con -1, luego -2 y así sucesivamente.

Instale eDiscovery Gestor de descargas

  • Debe descargar el Gestor de descargas de eDiscovery para ver todos los informes.

  • Debe tener la función de responsable de cumplimiento para ejecutar la Gestor de descargas de eDiscovery.

  • Asegúrese de que haya suficiente espacio en la computadora para descargar informes grandes.

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Desde la vista del cliente en https://admin.webex.com, consulte solución de problemas > Estado > Ver eDiscovery y haga clic en gestor de descargas.

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Elija el Gestor de descargas de eDiscovery para su sistema operativo y siga las instrucciones para instalar la aplicación.

Ver informes de cumplimiento

Solo puede ver los informes de cumplimiento que haya creado. Puede revisar el estado de su informe y descargar el informe utilizando el Gestor de descargas de eDiscovery.

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Desde la vista del cliente en https://admin.webex.com, consulte solución de problemas > Estado > Ver eDiscovery.

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Haga clic en informes para revisar todos sus informes.

Los informes tienen uno de los siguientes Estados:

  • Búsqueda: el informe continúa buscando información.

  • Completado: el informe está completo.

  • Detenido: el informe ha dejado de funcionar debido a un problema.

  • Cancelado: se canceló el informe.

  • Caducado: el informe ha caducado.

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Haga clic en un informe para revisar los detalles del informe, incluidos el estado, la fecha de generación, la descripción y un resumen del contenido de su informe.

  • Descargar informe: descarga su informe utilizando el gestor de descargas de eDiscovery. Elija el directorio de ubicación de descarga donde se almacenan los informes y, a continuación, elija descargar el Informe de resumen como archivo CSV o descargar el Informe completo como archivo zip de archivos eml.

    La duración de la descarga del informe dependerá del tamaño del informe, su ubicación y el ancho de banda de la red.

    Cuando utiliza Outlook para ver los archivos EML, los complementos para Outlook pueden bloquear el contenido de los mensajes en sus archivos EML, puede ejecutar Outlook en el modo seguro para ver el contenido del mensaje.

  • Editar y volver a ejecutar el nuevo informe: agrega los criterios de búsqueda a la pantalla de búsqueda para generar un nuevo informe.

  • Eliminar informe: elimina el informe de la lista.

  • Volver a ejecutarel informe: actualiza los datos en el informe. Puede volver a ejecutar un informe que ha caducado después de 10 días.

Rol del responsable de cumplimiento

Los administradores totales pueden asignar la función de responsable de cumplimiento a cualquier persona de su organización. Los administradores totales no pueden asignarse la función de responsable de cumplimiento, otro administrador total debe hacerlo por ellos.

Por ejemplo, si su empresa requiere detalles para el procedimiento legal, como responsable de cumplimiento, puede acceder a Cisco Webex herramienta de búsqueda y extracción de eDiscovery desde Cisco Webex Control Hub. Puede generar informes desde aquí que contengan todas las conversaciones que se encuentran en espacios de Cisco Webex y cualquier archivo compartido dentro de esos espacios.

Como responsable de cumplimiento, puede conservar los datos de los procedimientos legales, estos datos también se devuelven al acceder a la herramienta de búsqueda y extracción de eDiscovery Cisco Webex. Para obtener más información, consulte administrar datos de cumplimiento para la suspensión legal en Cisco Webex control Hub

Los administradores pueden limitar la cantidad de mensajes y archivos que se mantienen si configuran una política de retención de datos. Cuando se alcance el umbral, se purga el contenido más antiguo.