כדי לאפשר הזמנת חדר, הקפד לבצע את השלבים הבאים בסדר הבא:

1. הגדר לוח שנה היברידי.

2. הגדר חשבון תזמון.

3. קבעו תצורה של מכשירים עם לוח שנה במרכז הבקרה.

כדי להפוך הזמנת חדרים לזמינה, עליך להגדיר לוח שנה היברידי עבור הארגון שלך. אתה יכול להגדיר את זה עבור Microsoft Exchange, Microsoft 365, או יומן Google.

עיין במדריך הפריסה עבור לוח שנה היברידי.

יש צורך להגדיר חשבון תזמון כדי לאפשר למכשירי החדר לתזמן פגישות.

חשבון התזמון משמש כמארגן הפגישות עבור כל הפגישות שהוזמנו ממכשירי RoomOS. חשבון זה מזמין את החדר באותו אופן שבו משתמש עושה בדרך כלל. על ידי הזמנת פגישות מחשבון התזמון והזמנת חדר, מדיניות החדרים במערכת לוח השנה מכובדת. ודא שהזנת כתובת דוא"ל חוקית הכוללת הרשאות להזמנת החדרים שעבורם תפעיל הזמנת חדרים.

כדי להגדיר את חשבון התזמון עבור Microsoft 365 ממרכז הבקרה:

1. התחבר/י אל ״מרכז הבקרה״ ועבור/י אל ״שירותים > היברידי״.
2. בכרטיס לוח השנה ההיברידי עבור Microsoft 365, לחץ על ערוך הגדרות.
3. סמן את התיבה כדי לאפשר לסביבות עבודה לתזמן פגישות.
4. הזן כתובת דוא"ל חוקית עבור חשבון התזמון.

יש לאמת את תחום הדואר האלקטרוני או לדרוש אותו במרכז הבקרה כדי להגדיר חשבון תזמון.

יש צורך להגדיר חשבון תזמון כדי לאפשר למכשירי החדר לתזמן פגישות.

חשבון התזמון משמש כמארגן הפגישות עבור כל הפגישות שהוזמנו ממכשירי RoomOS. חשבון זה מזמין את החדר באותו אופן שבו משתמש עושה בדרך כלל. על ידי הזמנת פגישות מחשבון התזמון והזמנת חדר, מדיניות החדרים במערכת לוח השנה מכובדת. ודא שהזנת כתובת דוא"ל חוקית הכוללת הרשאות להזמנת החדרים שעבורם תפעיל הזמנת חדרים.

כדי להגדיר את חשבון התזמון עבור יומן Google ממרכז הבקרה:

1. התחבר/י אל ״מרכז הבקרה״ ועבור/י אל ״שירותים > היברידי״.
2. בכרטיס לוח השנה ההיברידי של Google, לחץ על ערוך הגדרות.
3. סמן את התיבות כדי לאפשר לארגון שלך להשתמש במשאבי לוח שנה וכדי לאפשר לסביבות עבודה לתזמן פגישות.
4. ודא שהגדרת חשבון ACL והזן את הדואר האלקטרוני עבור חשבון זה.

ניתן להגדיר את גודל משבצת הזמן לתזמון הזמנות, ולאפשר מרווחי זמן של 15, 30 או 60 דקות. גודל משבצת הזמן מתייחס למרווחי הזמן הקבועים מראש שבהם ניתן לבחור את שעת ההתחלה או הסיום של הזמנה

UserInterface Bookings AdhocBooking TimeSlotSize: <15, 30, 60> (ברירת מחדל:30)

בנוסף, לוח השנה מציג כעת חריצים זמינים, המציגים למשתמשים את מרווחי הזמן שבמהלכם ניתן להזמין מקום מראש. חריצים אלה מאפשרים למשתמשים לזהות בקלות משבצות זמן פתוחות ולתזמן פגישות מראש עבור מרווחי הזמן המיועדים. לאחר בחירת משבצת, ניתן להתאים את הזמן במידת הצורך.

אחוז ניכר מהפגישות מסתיים בפגישות רפאים, כלומר אף אחד לא מופיע ומשאבי הפגישה מבוזבזים במהלך ההזמנה. הפעלת האפשרות הכנסה לאחסון מסייעת להקל על בעיה זו. המשתמשים יכולים לבצע צ'ק-אין להזמנתם כאשר הם מגיעים לחדר הישיבות המאשר את ההזמנה. אם אף אחד לא מגיע להזמנה, חדר הישיבות ישוחרר ואחרים יוכלו להזמין את חדר הישיבות ללא תשלום.

ניתן לבצע צ'ק-אין וצ'ק-אאוט במכשירים משותפים הניתנים להזמנה וב-Room Navigator עצמאי.

כאשר אפשרות זו מופעלת, לחצן צ'ק-אין מופיע בלוח המגע הפנימי והחיצוני של החדר. לחצן הוצאה מופיע בחדר הפנימי עבור לוחות מגע משויכים. עבור נווט חדר עצמאי, לחצני הוצאת מסך מופיעים גם בלוח החיצוני של החדר. אם הוזמנה פגישה ניתנת לצירוף (OBTP), לחצן הצ'ק-אין גלוי רק מחוץ לחדר.

החל מ-5 דקות לפני ביצוע ההזמנה, לחצן הצ'ק-אין מופיע בלוחות המגע של החדר החיצוני והחדר.

למשתמש יש 10 דקות מרגע תחילת ההזמנה לבצע צ'ק-אין. אם אף אחד לא מבצע צ'ק-אין במהלך 10 הדקות, באופן ידני או אוטומטי, החדר ישוחרר באופן אוטומטי. 30 שניות לפני סוף חלון הצ'ק-אין, מופיעה התראת ספירה לאחור אוטומטית של 30 שניות על שחרור אוטומטי של החדר בלוח המגע. חלון הצ'ק-אין ניתן להגדרה.

כאשר חדר נרשם ושיחה מסתיימת, מוקפצת התראה המזכירה למשתמש לבצע צ'ק-אאוט אם ברצונו. אם המשתמש מבטל את הספירה לאחור או מתעלם מההתראה, החדר יוצא. אם משתמש יכול להאריך הזמנה, מכשיר החדר יישאר רשום למשך זמן הארכת ההזמנה.

כאשר ההזמנה הגיעה ל-5 הדקות האחרונות של הזמן המתוכנן שלה ויש פגישה גב אל גב, קופצת הודעה המודיעה למשתמש שההזמנה תסתיים בקרוב.

לאחר שחרור ההזמנה, תישלח הודעה למארח כדי ליידע אותו על ההזמנה שבוטלה.

צ'ק-אין אוטומטי

הצ'ק-אין האוטומטי מתחיל 4 דקות לאחר תחילת ההזמנה.

מכשיר החדר מבצע צ'ק-אין אוטומטי עבור:

• הזמנות אד-הוק

• הצטרפות לשיחה

• הפעלת שיתוף החלה (קווית לאלחוטית)

• ספירת האנשים היא 1 או יותר (ספירת אנשים נחשבת אצלנו ל-1 או יותר לאחר דקה אחת של חדר רצוף).

צ'ק-אין ידני

משתמש יכול לבחור באופן ידני לבצע צ'ק-אין על-ידי הקשה על לחצן הכנסה לאחסון.

קביעת תצורה של צ'ק-אין וצ'ק-אאוט

אפשר לאפשר למשתמש לבצע צ'ק-אין בחדרים שהזמין כדי לוודא שהחדר בשימוש. אם המשתמש לא מבצע צ'ק-אין, באופן ידני או אוטומטי, הזמנת החדר משוחררת והמארגן מקבל דוא"ל המודיע על הביטול.

החל מ-5 דקות לפני ההזמנה, לחצן צ'ק-אין מופיע בלוחות המגע של החדר החיצוני ובחדר, והוא נשאר שם למשך הזמן שנקבע עם חלון הצ'ק-אין של Bookings.

הזמנות צ'ק-אין מופעל: <נכון/לא נכון>

ברירת מחדל: לא נכון

חלון הצ'ק-אין הוא הזמן שבו אפשרות הצ'ק-אין זמינה בלוח המגע. ניתן לציין את משך חלון הצ'ק-אין ל-5, 10, 15, 20, 30 או 60 דקות.

חלון צ'ק-אין להזמנותמשך הפעילות: <5, 10, 15, 20, 30, 60>

ברירת מחדל: 10

הגדר אם לחצן הוצא מוצג מחוץ ובתוך החדר, בתוך החדר או בכלל לא.

Bookings AllowDecline: <All, InsideOnly, None>

ברירת מחדל: הכל

תמיכה בהזמנה מראש עבור עמדות עבודה חמות מאפשרת שולחן עבודה חם כתכונת לוח שנה. הדבר מאפשר למשתמש להזמין מקום לשולחן עבודה חם לפני שהוא נכנס למשרד, באמצעות פתרון להזמנת שולחן עבודה כגון Cisco Spaces, שירות הזמנות של צד שלישי או לוח השנה ההיברידי של סביבת העבודה כגון Outlook או Gmail.

לוח שנה היברידי

ניתן להשתמש בלוח השנה ההיברידי של סביבת העבודה כדי להזמין שולחנות עבודה או חדרים שקטים, כמו חדרי ישיבות, והוא משתלב בצורה חלקה עם מכשירי RoomOS.

אם הארגון שלך משתמש בלוח שנה היברידי, באפשרותך להגדיר חדר שקט באמצעות התקן התומך בשולחן עבודה חם. לאחר מכן, משתמשים יכולים להזמין את המכשיר דרך Outlook, ואם ההזמנה אד-הוק מופעלת, הם יכולים להיכנס אד הוק ולהזמין אותו ישירות במכשיר. ההזמנה תסונכרן באופן אוטומטי עם Exchange/Office 365 או יומן Google.

כאשר משתמש ניגש ומזמין מכשיר אד הוק, ההזמנה משויכת לחשבון שלו ושומרת את החדר. בלוח השנה של המשתמש, הסטטוס שלו יופיע כ'חינם' למשך הזמן של הזמנת השולחן החם. כדי להזמין מרחוק חלל עם לוח שנה היברידי, משתמש יכול פשוט להוסיף את סביבת העבודה להזמנה שלו כמוזמן.

המשתמשים יכולים לסרוק את קוד ה-QR באמצעות הטלפון הנייד שלהם כדי לאשר את ההזמנה ולהתחבר למכשיר השולחן החם שהוזמן מראש.

מכשיר השולחן החם יציג את פגישות לוח השנה האישי של המשתמש כאשר הוא מחובר:

רק המשתמש שהזמין את המקום רשאי להיכנס, מכיוון שהגישה מאומתת על ידי התאמת כתובת הדוא"ל של המארגן.

עבור הזמנות בהליכה, למשתמשים יש אפשרות להתחבר אד הוק ולהזמין את המכשיר.

ניתן להשבית הזמנות אד-הוק כדי למנוע הליכות. כאשר אף אחד לא הזמין את המכשיר וההזמנה אד-הוק מושבתת, המשתמש מקבל הודעה להזמין את המכשיר מראש.

הזמנה מקומית

מאפשר יצירת הזמנות ישירות בלוח השנה של המכשיר. אם לוח השנה ההיברידי אינו זמין עבור סביבת עבודה, הזמנות מקומיות ינוצלו במקום זאת.

כאשר ההזמנה אד-הוק מופעלת, משתמשים יכולים להתחבר למכשיר ולהזמין ישירות. הזמנות אלה מאוחסנות באופן מקומי במכשיר. אם ההזמנה אד-הוק מושבתת כדי למנוע כניסה, יש להשתמש ב-Cisco Spaces או בפתרון הזמנה של צד שלישי כדי להזמין את המקום.

Cisco Spaces

Cisco Spaces מספקת פתרון להזמנת שולחן עבודה התומך בהזמנה מראש דרך הנייד ומשתלב בצורה חלקה עם מכשירי RoomOS.

לקבלת מידע נוסף אודות סביבות עבודה Cisco, ראה https://spaces.cisco.com/smart-workspaces/

שירותי הזמנות של צד שלישי

RoomOS מציעה ממשקי API נרחבים להזמנה מראש מרחוק, המאפשרים לשירותי הזמנות של צד שלישי להשתלב עם המכשירים באמצעות אינטגרציות בסביבת העבודה.

לקבלת מידע נוסף, ראה https://developer.webex.com/docs/workspace-integrations