Вы можете найти конкретного человека в своей компании, найти контент и метаданные, связанные с опубликованными им сообщениями, а также встречами, которые он посетил или провел в вашей организации. Вы также можете выполнить поиск в определенном пространстве приложения Webex и создать отчет о своих результатах. Таким образом можно проверять, соблюдают ли пользователи внутренние политики компании и внешние нормативные требования.

  • Мы постепенно внедряем функцию обнаружения конференций (Meetings eDiscovery) для организаций, которые управляют единым сайтом конференций из Control Hub.

  • На данный момент мы не поддерживаем функцию eDiscovery для конкретных сайтов Meetings в Control Hub для организаций, имеющих несколько сайтов Meetings. Если вы хотите использовать eDiscovery на уровне организации для всех мест проведения совещаний, обратитесь за помощью в службу поддержки Cisco.

  • Control Hub теперь поддерживает электронное обнаружение контента совещаний для Webex для государственных организаций.

  • Помощник Webex пока недоступен для Webex для правительственных организаций, поэтому Control Hub поддерживает только электронное обнаружение записей совещаний и связанных метаданных.

Поиск информации, созданной пользователями в приложении Webex и совещаниях

  • Для создания и просмотра отчетов вам должна быть назначена роль ответственного за обеспечение соответствия требованиям.

  • Вы можете осуществлять поиск по удаленному контенту, на который распространяются политики хранения данных или юридические требования.

  • Можно выполнять поиск по контенту пользователя, который покинул вашу организацию. Данные хранятся начиная с марта 2019 г. в соответствии с политикой хранения данных вашей организации.

  • Можно выполнять поиск по контенту следующих типов:

    • по контенту всех типов, который хранится в пространствах с еще одним участником, причем хотя бы одним участником пространства должен быть сотрудник компании. К таким пространствам относятся пространства с пользователем, который покинул компанию;

    • по контенту всех типов, который хранится в групповых пространствах, созданных сотрудниками компании. К таким пространствам относятся созданные пространства, к которым не добавлены участники, и пространства, которые покинули все остальные участники;

    • по контенту, который сформировали сотрудники компании в групповых пространствах, созданных сотрудниками других компаний.

    • Метаданные, связанные с совещаниями, которые организовывают и посещают пользователи вашей организации. Данные, созданные пользователями на внешних или сторонних встречах или сайтах, не могут быть найдены и извлечены.

    В отчетах отражаются следующие виды деятельности:

    • Сообщения: контент сообщений, опубликованных в пространстве. При редактировании сообщения включаются как исходное сообщение, так и отредактированное сообщение, но контекста между этими двумя сообщениями нет. Когда люди отвечают на обсуждения, ответ сохраняется, но между ответом и источником обсуждения нет никакого контекста.

    • События: пользователь присоединяется к пространству или покидает его, пользователю назначают роль модератора или отменяют ее назначение.

    • Файлы в совместном доступе: файлы, к которым предоставлен совместный доступ в пространстве, и снимки виртуальных досок.

    • Виртуальные доски: в отчете отображается изображение для каждой виртуальной доски в пространствах. Изображение представляет собой версию виртуальной доски на дату окончания, указанную в диапазоне дат отчета.

    • События совещания. Метаданные Events, связанные с совещаниями, организаторами которых являются пользователи вашей организации, включая запись событий, начало и завершение совещаний, а также список участников, включенные в отчет.

  • Можно выполнять поиск по контенту, опубликованному в течение последних 90 дней. В профессиональной версии можно осуществлять поиск по контенту, созданному более 90 дней назад.

  • Можно скачивать отчеты, созданные не более десяти дней назад. Отчет, созданный более десяти дней назад, считается устаревшим. Для получения доступа к соответствующим данным отчет нужно создать заново.

  • Сведения обо всех сеансах поиска, которые выполняются ответственными за обеспечение соответствия требованиям, вносятся в журнал в целях аудита.

  • Функция обнаружения электронных данных поддерживает указанные далее прокси.

    • Без аутентификации.

    • Базовый

    • NTLM в Windows — этот прокси-сервер должен быть настроен для работы с учетными данными операционной системы, ручной ввод учетных данных не поддерживается.

    • Negotiate (Kerberos) в Windows — этот прокси-сервер должен быть настроен для работы с учетными данными операционной системы, ручной ввод учетных данных не поддерживается.

1

Войдите в Control Hub.

2

Перейти к Устранение неполадок > Статус > Просмотр электронного обнаружения.

3

Выберите данные, которые необходимо найти (эта настройка по умолчанию находится в режиме .

  • Поиск сообщений Webex
  • Поиск совещаний Webex
4

Добавьте информацию для поиска.

  • Адрес электронной почты— введите до 500 адресов электронной почты, разделенных запятыми, вручную или нажмите Массовое добавление CSV, чтобы выбрать CSV-файл.
  • Названия пространств(Применяется только в том случае, если вы выбрали поиск в сообщениях Webex) — введите до 5 названий пространств, разделенных запятыми.

    К названиям пространств применяется сопоставление. Например, при поиске noteваши результаты включают notes, noted, и footnote.

  • Диапазон дат— выберите диапазон дат для поиска.

При вводе нескольких значений для Адрес электронной почты и Имена пространствпоисковая система использует эти значения как: [ (email_address1 ИЛИ email_address2) И (space_name1 ИЛИ space_name2)]

5

Введите информацию об отчете.

  • Название отчета: введите название отчета.
  • Описание (необязательно): добавьте описание отчета.
6

Щелкните Поиск и создание отчета.

Поисковый запрос будет поставлен в очередь. Вы сможете просматривать информацию о состоянии отчета. Продолжительность создания отчета зависит от объема данных, соответствующих критериям поиска.

Если отчет в виде файла ZIP достигает ограничения в 5 ГБ или 100 000 файлов, то создается другой файл ZIP с таким же именем, но с суффиксом -1, затем -2 и т. д.

Мы пока не поддерживаем создание пустого отчета, если данные отсутствуют.

Установка диспетчера скачиваний для обнаружения электронных данных

  • Чтобы просматривать отчеты, необходимо скачать диспетчер скачиваний для обнаружения электронных данных.

  • Чтобы запускать диспетчер скачиваний для обнаружения электронных данных, необходимо иметь роль ответственного за обеспечение соответствия требованиям.

  • Убедитесь в том, что на компьютере достаточно места для скачивания отчетов большого размера.

  • Приложение eDiscovery Download Manager работает в приложении Webex, а не как отдельное настольное приложение.

    Мы постепенно внедряем эту функцию, поэтому она может быть пока доступна не всем клиентам.

1

Войдите в Control Hub.

2

Перейти к Устранение неполадок > Статус > Просмотрите eDiscovery и нажмите Менеджер загрузок.

3

Выберите диспетчер скачиваний для обнаружения электронных данных, версия которого соответствует используемой вами операционной системе, и выполните инструкции по установке приложения.

Просмотр отчетов о соответствии требованиям

Вы можете просматривать только те отчеты о соответствии, которые вы создали. Чтобы просмотреть информацию о состоянии отчета и скачать его, используйте диспетчер скачиваний для обнаружения электронных данных.

1

Войдите в Control Hub.

2

Перейти к Устранение неполадок > Статус > Просмотр электронного обнаружения.

3

Чтобы просмотреть все свои отчеты, щелкните ОТЧЕТЫ.

Отчеты имеют один из следующих статусов:

  • Поиск— Отчет продолжает поиск информации.

  • Завершено—Отчет завершен.

  • Остановлено— Выполнение отчета остановлено из-за возникшей проблемы.

  • Отменено—Отчет был отменен.

  • Истек срок действия— Срок действия отчета истек.

4

Щелкните отчет, чтобы просмотреть сведения об отчете, включая статус, дату создания, описание и краткое содержание вашего отчета.

  • Загрузить отчет— Загружает отчет с помощью диспетчера загрузок eDiscovery. Выберите каталог для загрузки, в котором хранятся ваши отчеты, а затем выберите загрузку Сводного отчета в виде CSV-файла или загрузку Полного отчета в виде ZIP-файла с файлами EML.

    Продолжительность скачивания отчета зависит от размера отчета, вашего местонахождения и пропускной способности сети.

    При использовании Outlook для просмотра файлов EML надстройки Outlook могут блокировать содержимое сообщений в ваших файлах EML, но вы можете запустить Outlook в безопасном режиме, чтобы просмотреть содержимое сообщений.

  • Редактировать и повторно создать новый отчет— добавляет критерии поиска на экран поиска для создания нового отчета.

  • Удалить отчет— удаляет ваш отчет из списка.

  • Повторный запуск отчета— Обновляет данные в отчете. Можно повторно создать отчет, который устарел по истечении десяти дней после создания.

Роль "Сотрудник по обеспечению соответствия требованиям"

Администраторы с полными правами могут назначить роль ответственного за обеспечение соответствия требованиям любому сотруднику организации. Администратор с полными правами не может назначить роль ответственного за обеспечение соответствия требованиям самому себе: такое назначение должен выполнить другой администратор с полными правами.

Если, например, в компании требуются сведения для судебного разбирательства, в качестве контролера по обеспечению соответствия требованиям вы можете получить доступ к инструменту поиска и извлечения электронных данных приложения Webex из Control Hub. Здесь можно создавать отчеты, содержащие все беседы, которые проводятся в пространствах приложения Webex, а также любые файлы, к которых в этих пространствах был совместный доступ.

Как сотрудник по обеспечению соответствия требованиям, вы можете сохранить данные для судебного разбирательства, эти данные будут возвращены также при доступе к инструменту поиска и извлечения электронных данных приложения Webex. Для получения дополнительной информации см. Управление данными о соответствии для юридического удержания в Cisco Webex Control Hub

Администраторы могут ограничить количество хранящихся сообщений и файлов путем настройки политики хранения данных. При достижении предельного количества сообщений и файлов устаревший контент удаляется.