Planlægning af rådhusmøder

Arrangørens Teams-konto skal være aktiveret til CVI, for at CVI-tilmeldingsoplysninger kan føjes til de mødelokalebegivenheder, de opretter. Vi anbefaler, at alle brugere i en lejer aktiveres til CVI, når VIMT er implementeret.

Det er kun muligt at tilmelde sig et rådhus ved hjælp af VIMT med video-ID'et og lejernøglen. Disse kan bruges ved at indtaste SIP-adressen manuelt, ved at bruge Teams-knappen på en Cisco-enhed eller ved at bruge knappen Deltag, der leveres af OBTP.

• Du kan ikke deltage ved hjælp af mødet ID+Passcode.
• Du kan ikke deltage ved hjælp af Cross-Tenant Join.
• Du kan ikke deltage ved hjælp af en URL eller ved at blive inviteret som ekstern præsentator.

VIMT kan ikke bruges til at deltage i visningen audience/outer møde til et rådhus; CVI-støtte er kun for at deltage i rådhuset som oplægsholder.

Rådhusmøder skal planlægges ved hjælp af Microsoft Teams-klienten. De kan ikke oprettes ved hjælp af Outlook-klienten.

Når du opretter rådhuset i Microsoft Teams-klienten, skal du ikke tilføje nogen user/address for en opkalder, der vil deltage ved hjælp af VIMT. At tilføje deres postkasse til invitationen kan forårsage forvirring i mødelisten og potentielt forårsage kalenderkonflikter.

Opkaldere, der bruger Ciscos Video Integration for Microsoft Teams (VIMT)-tjeneste, kan bruge CVI-tilmeldingsoplysningerne til at deltage i præsentationsholdernes møde. Præsentanter, der deltager med VIMT, behøver ikke at blive eksplicit inviteret af arrangøren; arrangøren skal kontrollere, hvem de distribuerer CVI-tilmeldingsoplysningerne til. Da CVI-deltagere ikke er loggede brugere i Microsoft Teams, er deltagelse som præsentationsvært begrænset af Microsoft til betroede deltagere. For Cisco VIMT er betroede tilmeldinger begrænset til Cisco Webex-enheder, der ringer ind fra den samme Webex-organisation som mødeværten, eller SIP-opkaldere, der præsenterer et verificeret TLS-domæne, der er konfigureret til Webex-organisationen.

Da deltagere, der ringer ind via VIMT-gatewayen, ikke har Teams-klientgrænsefladen, kan de ikke administrere mødelokalebegivenheden som en arrangør eller præsentator, men kan bidrage med lyd, video og indhold, som det er tilladt af mødearrangørerne.

CVI-deltagere håndteres unikt i Green Room. Inviterede præsentationsholdere, der er godkendt til Teams, deltager i Green Room som præsentationsholdere uden begrænsninger. CVI-deltagere er ikke godkendt til Teams og deltager derfor i Green Room som en begrænset deltager mærket som Deltagere (ikke at forveksle med deltagere i udsendelsen). audience/outer møde). Mens CVI-deltageren er i det grønne rum som deltager, er vedkommende blokeret fra at sende eller modtage lyd og video. Deltageren skal forfremmes til præsentator af en arrangør i Green Room for at kunne deltage fuldt ud.

For at finde tilmeldingsoplysninger til VIMT skal du kopiere og manuelt distribuere CVI-tilmeldingsoplysningerne til de brugere, der skal ringe ind som præsentationsværter ved hjælp af VIMT.

1. Åbn din Teams-kalender, og rediger derefter begivenheden på rådhuset.
2. Klik på Del begivenhed øverst til højre i vinduet.
3. Klik på Kopier for at kopiere hele tekstblokken i Deltag i oplysninger for arrangør, medarrangør og præsentator, inklusive CVI-opkaldsoplysninger.

Brug følgende løsning til at aktivere en Deltag-knap for at deltage som præsentationsvært i et mødelokale på din Hybrid Kalender-aktiverede Cisco Webex-enhed. Din Webex-organisation skal have VIMT aktiveret.

Denne løsning fungerer kun for enheder, der kan bruge traditionel CVI-join.

1. Åbn din Teams-kalender, og rediger derefter begivenheden på rådhuset.
2. Klik på Del begivenhed øverst til højre i vinduet.
3. Klik på Kopiér for at kopiere hele tekstblokken i Deltag i detaljer for arrangør, medarrangør og præsentator.
4. Luk kalenderposten i rådhuset.
5. Opret en ny kalenderpost i Teams-mødet, og inviter den postkasse, der er knyttet til den videoenhed (eller brugeren, hvis du bruger en enhed i personlig tilstand), som du vil aktivere til OBTP for byrådet.
6. Indstil date/time at matche, når du vil være med i byrådssalen.
7. Indsæt den blok med tilmeldingsoplysninger, du kopierede i trin 3, i noteafsnittet i invitationen. Teksten skal indeholde hele, intakte blokken med Teams-tilmeldingsoplysninger.
8. Sørg for, at Teams-møde er slået fra, og klik på Send.

   Cisco-enheden viser mødeopslaget på det planlagte tidspunkt og viser en grøn Deltag -knap for at deltage som præsentationsvært.

   Invitationer til rådhuse, der kun inkluderer tilmeldingslinket, kan ikke bruges til at deltage via WebRTC eller Cross-Tenant Join. Kun traditionelle CVI-tilslutninger ved hjælp af Video ID er kompatible.

VIMT-deltagere i forsamlingshusene

• Deltagere, der ringer ind via Cisco VIMT-gatewayen, har ikke Teams-klientgrænsefladen, så de kan ikke administrere arrangementet på rådhuset som arrangør eller præsentator fra deres videoenhed.

• Det Grønne Rum er som standard aktiveret for et rådhus. Når den er aktiveret, deltager en VIMT-opkalder i det grønne rum som deltager og kan ikke sende eller modtage lyd og video. Deltageren skal forfremmes til vært for fuldt ud at interagere med Green Room og være en del af udsendelsen. Den, der ringer op, vil ikke kunne interagere, før de er blevet forfremmet til præsentationsvært.

Lyd og video

• I det grønne rum og det indre møde er lyden en blanding af alle de nuværende oplægsholdere. Layoutet og arrangementet af videopaneler, som hver præsentationsholder ser, er baseret på deres egen individuelle enhedsoplevelse og er ikke, hvad publikum ser med hensyn til layout og andre funktioner.

• Den video, som en VIMT-deltager ser, er det VIMT-layout, de har valgt, og viser panelerne fra alle oplægsholderne (ikke begrænset til, når arrangøren har aktiveret på skærmen for den pågældende oplægsholder). Prioriteten i layoutet er indstillet ud fra, hvem der er blevet indstillet til på skærmen af arrangøren, og information om den aktive taler. VIMT-deltagerne ser ikke sig selv i deres layout.

• Den video, som publikum ser, er baseret på, hvilke præsentanter arrangøren har indstillet til at være på skærmen, og det layout, publikum ser, tilpasses baseret på antallet af præsentanter, der er indstillet til at være på skærmen , og deres lokale enhed.

• Restriktionerne for CVI-deltagere som deltagere er forskellige mellem Green Room-fasen af et rådhus og live-udsendelsesdelen. En CVI-deltager, der tilmelder sig Green Room, vil ikke modtage og kan heller ikke sende lyd eller video, før de er forfremmet til vært. Men en CVI-deltager, der deltager under liveudsendelsen (eller hvis Green Room er deaktiveret), vil modtage video og lyd fra præsentanternes møde, men kan stadig ikke sende video eller lyd, fordi de er begrænset som deltager.

• VIMT-opkaldere får ingen feedback, hvis de er på skærmen i mødet (præsentanten har aktiveret på skærmen for deltageren, hvilket gør deres video til en del af udsendelsen). De skal bruge en Teams-klient med arrangør- eller præsentatorroller for at vide, om de er synlige i udsendelsen.

• Hvis nogen, inklusive dig selv, deler indhold i det indre møde, vises indholdet til andre VIMT-præsentanter, men det sendes ikke til udsendelsespublikummet, før arrangøren aktiverer bring to screen for det pågældende feed. Kun skærm- eller vinduesbaseret deling er tilgængelig i rådhuse.

  Vi anbefaler, at præsentanter er forsigtige med deres mikrofon og mute-status. Når udsendelsen er startet, høres alle oplægsholderes lyd i udsendelsesmixet, medmindre de er slået fra.

• VIMT-deltagerne ser ikke reaktioner fra publikum.

• Der er ingen specifik meddelelse til arrangørerne, når en ny deltager deltager i præsentationsopkaldet som deltager eller præsentationsvært. Vi anbefaler, at arrangørerne holder øje med deltagerlisten for at se, om der er tilmeldt en deltager og venter på screening/promotion.

• Cisco anbefaler ikke at bruge funktionen Bring on screen til en VIMT-deltager i deltagerrollen. Selvom deltagerens video vises i udsendelsen, er deres lyd begrænset og kan ikke høres.

• En VIMT-deltager bliver automatisk slået fra af Teams, når de forfremmes til en præsentationsvært. Deltageren skal slå lyden til, når de er klar til at tale.

Tips til succes med rådhuse

• Hav altid en separat arrangør i mødet, der bruger en Teams-klient, til at fungere som director/producer som kan overvåge deltagerlisten for det interne møde og administrere, hvad der er på skærmen, så præsentanterne kan fokusere på deres møde.
• Deltageren, der fungerer som director/producer bør have deres lyd tændt, så de hurtigt kan identificere enhver utilsigtet åben mikrofon eller forstyrrelse af livemødet. Hvis deltagerlisten holdes åben, kan de hurtigt identificere eventuelle kilder til utilsigtet lyd.
• Som arrangør skal du altid have deltagerlisten åben i Teams-klienten, så du hurtigt kan se nye deltagere i det interne møde og overvåge aktiviteten hos de aktive talere.
• Lad ikke CVI-deltagere være deltager – forfrem dem enten, når du har identificeret dem, eller fjern dem fra mødet, hvis de ikke burde være der. At minimere den tid, en deltager opholder sig i deltagerrollen, reducerer forvirring og undgår de fleste af begrænsningerne ved oplevelsen på rådhuset.

Kendte problemer og begrænsninger for VIMT-forbundne deltagere

• VIMT-forbundne deltagere har en anden oplevelse end præsentationsværter, der bruger Microsoft Teams-klienten. Bemærkelsesværdige forskelle inkluderer:

  • Ingen chat eller spørgsmål & Et vindue
  • Ingen livevideoindikator for, hvilken deltager der er live
  • Ingen status på rådhuset (deltagerantal, timer, livestatus)
  • Ingen presenter/producer etiketter i listen over medlemmer
  • Live-reaktioner i mødet ses ikke

• Brugere, der skal administrere begivenheden, skal inviteres som arrangører eller præsentanter, og de skal bruge en Microsoft Teams-klient til disse. non-audio/video rådhusets træk.

• Video og delt indhold i byrådsudsendelser er begrænset til en maksimal opløsning på 720p.

• Det er afgørende at kontrollere distributionen af CVI-opkaldsoplysninger, da der ikke tilbydes godkendelse for deltagere på videoenheder. Derfor kan enhver betroet enhed fra din organisation deltage i præsentationsmødet, hvis de har video-ID'et. Video-ID'et bør kun være kendt af de tiltænkte præsentationsværter. Arrangører skal administrere adgang til den igangværende begivenhed ved hjælp af deltagerlisten i Teams-klienten.

• VIMT-deltagere, der forsøger at deltage i det indre møde i byrådssalen, men som ikke har tillid til af VIMT-gatewayen, vil få deres opkald besvaret af Webex og få vist Webex-lobbyoplevelsen. De bliver derefter hurtigt droppet fra opkaldet af Microsoft Teams, fordi de ikke overholder sikkerhedspolitikken for mødet.

• I modsætning til Microsoft Live-begivenheder er det specifikke layout eller den specifikke visning, som præsentationsværterne ser, ikke den samme visning, som klienterne ser i udsendelsen. Teams-klientpræsentationsværter ser layouts baseret på deres egen klientopsætning, og præsentationsværter, der er indstillet til at være på skærmen, ses i videolayoutet. Den anvendte opstilling og layout vil ikke nødvendigvis stemme overens med det, der udsendes.

• Når en VIMT-deltager er begrænset af deltagerrollen i det grønne rum, er den liste, der vises på slutpunktet, ikke pålidelig. Det kan være en tom eller delvis liste over deltagere i det grønne rum, og den kan ændre sig uventet. De faktiske resultater vil variere og bør ikke betragtes som pålidelige. Deltagerlisten for VIMT-deltageren vil være pålidelig, når deltageren er forfremmet til præsentator.

• Hvis en VIMT-deltagers rolle ændres fra præsentator til deltager i det grønne rum, slukkes videofeedet fra andre præsentanter, hvilket resulterer i et layout med kun navneavatarer eller ventende på, at andre deltager. Dette skyldes, at Microsoft Teams begrænser video til deltageren, og den upålidelige deltagerliste.

  Når en VIMT-deltager er begrænset af deltagerrollen og i det grønne rum, kan deltagerlisten for VIMT-deltageren vise, at der ikke er andre deltagere i mødet. Hvis denne situation varer ved i 5 minutter, afbryder Webex automatisk opkaldet, forudsat at opkaldet var slut. Sørg for straks at forfremme VIMT-deltagere til præsentatorer for at undgå denne situation.

• En VIMT-deltager, der deltager under liveudsendelsen (eller når som helst, hvis Green Room er deaktiveret), vil modtage video og lyd fra præsentanternes møde, men fordi de er begrænsede som deltagere, kan de ikke sende video eller lyd. Forfrem deltagere til præsentationsværter for at få tovejs lyd og video.

• Når en VIMT-deltagers video eller lyd afspilles restricted/blocked I Teams efter deltagerrollen vil deltageren ikke have nogen lokal indikation af, at de er begrænset.

• Vi anbefaler ikke at bruge funktionen Bring on screen til en VIMT-deltager i deltagerrollen. Selvom deltagerens video vises i udsendelsen, er deres lyd begrænset og kan ikke høres.

• Vi anbefaler ikke at bruge funktionen Tillad mikrofon til deltagere, da det vil skabe forvirring og risikere utilsigtede situationer med åben mikrofon i din udsendelse. Hvis denne funktion er aktiveret under et møde, kan en ny VIMT-deltager deltage i livemødet med en åben mikrofon og forårsage afbrydelser. Denne indstilling vises kun, når der er deltagere på deltagerlisten, og begivenheden er startet, men gælder for både aktuelt forbundne deltagere og fremtidige forbindelser. Det bør undgås.

• Der er ingen specifikke årsager til afbrydelse fra rådhuset, så deltagere, der nægtes adgang på grund af manglende tillid, eller som er fjernet af arrangøren, vil ikke se detaljerede oplysninger. reasons/messages på deres enhed, når de er afbrudt.

Rådhusbegrænsninger for Microsoft-klienter

• Hvis det grønne rum er deaktiveret for et rådhus, tilmelder en VIMT-deltager sig som deltager og vises som havende lyd og video deaktiveret, men kan sende lyd ind i liveudsendelsen.

• CVI-tilmeldingsoplysningerne vises ikke i Teams-klienten, når Mødeinfovises, og funktionen Kopier tilmeldingsinfo inkluderer kun Teams-tilmeldings-URL'en. Få CVI-tilmeldingsoplysningerne som følger:

  1. Åbn kalenderposten for rådhuset i Teams-kalenderen.
  2. Klik på Del begivenhed øverst til højre for at se de fulde oplysninger om deltagelse i præsentationsmødet.

• Invitationerne, der sendes til byrådsmødedeltagere, indeholder ikke CVI-oplysninger og leverer ikke funktionel OBTP til systemer, der bruger Cisco Hybrid Calendar.

  Brug følgende løsning:

  1. Åbn kalenderposten for rådhuset i Teams-kalenderen.
  2. Klik på Del begivenhed øverst til højre.
  3. Klik på for at kopiere hele tekstblokken i feltet Deltag i detaljer for arrangør, medarrangør, præsentator.

     [placeholder for billede]

     
  4. Luk kalenderposten i rådhuset.
  5. Opret en ny kalenderpost til Teams-mødet, og inviter den postkasse, der er knyttet til den videoenhed (eller bruger, hvis du bruger en enhed i personlig tilstand), som du vil aktivere til OBTP for byrådet.
  6. Indstil date/time så det matcher, hvornår du vil deltage i forsamlingshuset, og indsæt tilmeldingsoplysningerne fra vinduet Del begivenhed i noteafsnittet i invitationen. Teksten skal indeholde alle oplysninger om tilmelding til Teams.
  7. Sørg for at Teams-møde er slået fra, og klik derefter på Send.

• Hvis du inviterer en VIMT-deltager som arrangør eller præsentationsvært, forbliver de på listen i gruppen Andre inviterede på Teams-deltagerlisten, selv efter at deltageren deltager i mødet. Denne adfærd er forventet, da tilsluttede VIMT-deltagere ikke er godkendt til Microsoft, så de matches ikke med deltagere, der er inviteret til mødelokalet.

• Deltagere i deltagerrollen i det grønne rum tæller med i det samme deltagerantal som seere. Dette kan forårsage forvirring med antallet af deltagere i byrådet.

• Mikrofonen og videoen enabled/disabled Status vist på deltagerlisten er ikke nøjagtig for CVI-deltagere i deltagerrollen, mens de er i det grønne rum. Mens deltageren er i det grønne rum, er der ingen indikation af, at de er begrænset i teamlisten, men de er begrænset fra at sende lyd og video, indtil de er forfremmet til præsentator.

  Hvis CVI-deltageren stadig er deltager, når rådhuset starter, eller hvis CVI-deltageren tilmelder sig efter arrangementets start, eller hvis Green Room er deaktiveret for rådhuset, vil klienten vise mikrofon og video deaktiveret for deltageren.

• Hvis Tillad mikrofoner for deltagere er aktiveret under livemødet, vil VIMT-deltageren ikke kunne kontrollere sin lydløs-status nøjagtigt i mødet.

• Hvis et Microsoft Teams Room inviteres til præsentationsmødet via deltagerlisten, og en VIMT-deltager er i mødet med deltagerrollen, viser Teams Room VIMT-deltageren i deres videolayout med en bogstavavatar, selvom VIMT-deltageren slet ikke skal vises.