Segua le linee guida della sua azienda

La sua azienda potrebbe già avere linee guida specifiche da seguire durante la creazione di spazi o team. Ad esempio, ci si potrebbe aspettare che i manager abbiano uno spazio dedicato ai loro rapporti diretti, oppure un intero gruppo tecnologico potrebbe avere un team a cui tutti vengono aggiunti automaticamente. Quindi, se è in grado di creare nuovi spazi e team in cui i suoi colleghi possano lavorare insieme, controlli prima le linee guida della sua azienda. Poiché la maggior parte delle persone lavorerà in più spazi e team contemporaneamente, seguire linee guida simili rende le cose più facili per tutti.

Inizia con Spaces

Uno spazio è il luogo in cui si svolgono tutte le azioni nell'app Webex. È dove invia messaggi, condivide file, pianifica riunioni, effettua chiamate e così via. Può avere diversi tipi di spazi : uno con un'altra persona, uno con molte persone e uno che fa parte di un team più ampio. Quando invia un messaggio diretto a qualcuno , sta creando uno spazio solo tra Lei e nessun altro può partecipare a quella conversazione. Se ha bisogno di comunicare con più persone su un argomento specifico, può creare uno spazio in cui possa lavorare tutti insieme. Se il suo ambito si espande rispetto all'intenzione originale di quello spazio, potrebbe dover creare un team e spostare lo spazio in un team .

Costruisca i suoi team

Generalmente crea team per uno dei due motivi: se ha in mente una struttura di comunicazione specifica per un grande progetto o gruppo di persone, o se è cresciuto partendo da uno spazio che Lei ha creato. I team sono semplicemente un insieme di spazi correlati. Sono ottimi per un gruppo consistente di persone che lavoreranno a qualcosa per molto tempo. Che qualcosa potrebbe essere complicato e comportare molte attività o sottoprogetti che si svolgono contemporaneamente. Può creare uno spazio diverso per ogni pezzo del puzzle.

Supponiamo che Lei gestisca un team di circa 10 persone nel dipartimento finanziario di una grande azienda. Una volta che il suo team ha utilizzato l'app, può creare un team chiamato «Finanza». Quando crea un team, ne diventa il moderatore e tutti quelli che aggiunge sono membri del team. Verranno aggiunti automaticamente al Generale del team , che è lo spazio predefinito e l'unico a cui i membri del suo team vengono aggiunti automaticamente.

Organizza i suoi team

Consideri l'utilizzo dello spazio Generale per gli annunci in cui può condividere informazioni importanti come messaggi di sola lettura. Solo i moderatori del team potranno postare nello spazio e Lei eviterà di perdere questi messaggi importanti nelle discussioni in corso che si svolgono negli altri spazi del team.

Il modo in cui struttura il suo team è la chiave del successo del suo team. Chiunque del team può aggiungere spazi al team per condividere le proprie conoscenze. Tutti i membri del team possono vedere gli spazi disponibili per il team e unirsi a loro da soli. Se vuole che il suo team segua le linee guida durante la creazione degli spazi per il team, si assicuri di farglielo sapere.

Spazi di squadra moderati

Quando modera uno spazio in un team, controlla quali spazi sono disponibili e chi ne fa parte. Questo Le dà il controllo su chi vede i contenuti nello spazio. Ciò è utile, ad esempio, quando Lei è un moderatore e fornisce informazioni sensibili o riservate a un gruppo mirato di persone. Può bloccare queste informazioni sensibili da altre persone del suo team che non dispongono delle autorizzazioni richieste.

Quando crea un team, è il moderatore del team e controlla gli spazi e i membri del suo team.

I moderatori del team possono anche assegnarsi come moderatori a qualsiasi spazio moderato nei loro team. I moderatori del team possono iscriversi autonomamente a qualsiasi spazio e promuoversi per moderarlo. Possono anche assegnare altri moderatori dello spazio, che devono essere membri del team.

Chiunque nel team può creare uno spazio per il team e può scegliere di moderarlo. Quindi diventano il moderatore di quello spazio. Gli altri membri del team non possono iscriversi autonomamente e devono chiedere al moderatore di aderire.

Aggiunga altri moderatori

Può anche assegnare altri moderatori al team per aiutare a mantenere aggiornato l'elenco dei membri del team o per aggiornare i dettagli del team. I moderatori possono contribuire a garantire che gli spazi del suo team siano tutti attivi archiviando gli spazi che non sta utilizzando o ripristinando nuovamente quelli di cui ha bisogno. Possono anche rimuovere dal team persone che non ci lavorano più.

Infine, quando il lavoro di tutti sarà passato a nuovi progetti, potrà archiviare il suo team e prepararsi a creare il suo prossimo team!