In 2023 heeft Webex belangrijke wijzigingen doorgevoerd in zijn beleid voor gegevensbewaring door de optie om berichten- en vergadergegevens onbeperkt te bewaren te verwijderen. Deze wijziging helpt organisaties bij het beheren van de levenscyclus van door gebruikers gegenereerde content, het minimaliseren van onnodige dataopslag en het waarborgen van naleving van wettelijke normen. Voor meer informatie, zie Wijzigingen in gegevensbewaring in Webex Suite.

Deze wijziging geldt voor alle klanten met een standaardpakket en een Pro Pack-pakket. Om te controleren of deze wijziging van toepassing is op uw organisatie, gaat u naar de bewaarinstellingen voor uw vergaderingen en berichten onder Organisatie-instellingen in Control Hub. Als de bewaarinstelling beschikbaar is voor uw organisatie, is deze wijziging van toepassing op uw organisatie.

Standaard Webex-klanten zijn klanten die het basispakket van Webex hebben aangeschaft, zonder de Pro Pack-licentie. De beste manier om dit te controleren is via Control Hub.

Deze wijziging is van toepassing op alle organisaties waar de instelling voor het bewaren van vergaderingen en berichten beschikbaar is in de organisatie-instellingen in Control Hub. Voor het bewaren van vergaderingen geldt dat de hier ingestelde waarde wordt doorgevoerd op alle sites die zijn gekoppeld aan of beheerd worden door Control Hub. Als het bewaarbeleid in Control Hub is ingesteld op 'onbepaalde tijd', wordt de bewaartermijn voor opnames voor alle sites die aan Control Hub zijn gekoppeld, gewijzigd naar 360 dagen. Klanten met een Pro Pack-abonnement kunnen deze waarde tot 3600 dagen van tevoren wijzigen in Control Hub.

Deze wijzigingen zijn niet van toepassing op zelfstandige sites die beheerd worden door Site Administration. Als er sites zijn waarvan de bewaarinstelling is ingesteld via Webex Sitebeheer, dan is de bewaarinstelling in Sitebeheer van toepassing. Leer meer over Control Hub en door Site Administration beheerde Webex-sites.

Het organisatiebrede beleid voor het bewaren van vergaderingen is van toepassing op elke site die is gekoppeld aan of beheerd wordt in Control Hub. Klanten met één site die wordt beheerd in Control Hub, kunnen deze organisatiebrede bewaarinstelling doorgaans zien. Klanten met meerdere vergaderlocaties die voor elke locatie een andere bewaartermijn willen hanteren, zien de instelling voor de bewaartermijn die voor de hele organisatie geldt meestal niet, omdat deze instelling hetzelfde bewaarbeleid voor elke locatie toepast.

Klanten die momenteel het bewaren van vergaderingen beheren via Webex Sitebeheer, met een andere bewaarinstelling voor elke site, hoeven niet over te stappen naar Organisatie-instellingen in Control Hub. Ze kunnen hun bewaarbeleid blijven beheren via Webex Site Administration.

Houd de communicatie van Webex in de gaten voor verdere updates met betrekking tot het bewaarbeleid voor door Webex Site Administration beheerde sites.

Klanten met meerdere vergaderlocaties die al hebben gekozen voor retentiebeheer op organisatieniveau in Control Hub, dienen zich voor te bereiden op de aanstaande wijziging door een retentiewaarde in te stellen, afhankelijk van het type pakket waarop ze geabonneerd zijn.

Als u het bewaarbeleid op siteniveau wilt instellen, neem dan direct contact op met uw Customer Success Manager. Deze verzoeken worden per geval beoordeeld.

Als klanten de instelling voor het bewaren van gegevens voor de hele organisatie niet zien onder Organisatie-instellingen in Control Hub, dan heeft deze wijziging geen invloed op hen.

Deze klanten zijn uitgezonderd van de nieuwe wijzigingen in het beleid voor gegevensbewaring. We zullen ons best doen om een uitzondering te maken voor klanten die hebben betaald voor onbeperkte opslag, maar we kunnen niet garanderen dat individuele klanten aan de uitzonderingslijst worden toegevoegd.

Als uw organisatie een uitzondering nodig heeft, neem dan vóór 7 maart 2023 contact op met uw Webex-accountmanager of Customer Success Manager.

Nee. Deze wijziging is niet van toepassing op online sites.

Webex voor Cisco BroadWorks- en Wholesale Route to Market-klanten is van deze wijziging uitgezonderd. Voor andere klanten geldt dat als zij toegang hebben tot vergader- en berichtenworkloads waar zij het bewaarbeleid kunnen aanpassen, deze wijzigingen ook op hen van toepassing zijn.

Deze wijziging in de bewaartermijn geldt voor alle opnames, zowel nieuwe als oude. Die zijn aangemaakt vóór of na de uitroldatum. Als de bewaartermijn bijvoorbeeld is ingesteld op 1 jaar, worden opnames ouder dan 1 jaar verwijderd. Dit geldt ook voor nieuwe opnames.

Als u dit wilt voorkomen, raden we u aan te upgraden naar de Pro Pack-licentie. Hiermee kunt u de gegevens van uw organisatie langer dan 360 dagen en tot wel 3600 dagen bewaren.

Webex verwijdert alle verwijderde opnames permanent. Dit geldt ook voor gebruikers die onder gerechtelijk toezicht staan. Als een gebruiker die onder een juridische bewaarplicht valt bijvoorbeeld een opname verwijdert en deze vervolgens definitief wordt gewist, wordt de opname permanent uit Webex verwijderd en kan deze niet meer door de compliance officer worden teruggehaald.

Ja. Wanneer deze instelling is ingeschakeld voor Ruimteberichten, is deze van toepassing op alle ruimtes die door gebruikers van de organisatie zijn aangemaakt, op verzonden berichten en op de inhoud die in die ruimtes wordt gedeeld. Op dezelfde manier geldt dit, wanneer het is ingesteld voor vergaderingen, voor alle opnames en informatie van de vergaderlocaties die betrekking hebben op voltooide vergaderingen.

Berichten die door eindgebruikers worden verwijderd, worden 'soft deletes' genoemd. Zelfs als een bericht wordt verwijderd door een eindgebruiker, bestaat het in het systeem en is het toegankelijk voor de nalevingsfunctionaris. Het wordt pas definitief verwijderd na de bewaarperiode.

Opnames die door eindgebruikers worden verwijderd, worden 'soft deletes' genoemd. Zelfs als verwijderd door een eindgebruiker, bestaat het in het systeem en is het toegankelijk voor de nalevingsmedewerker. Het wordt pas definitief verwijderd na de bewaarperiode.

Voor Spaces worden alle berichten, bijlagen, whiteboard-inhoud en gebeurtenissen verwijderd.

Voor vergaderingen worden alle opnames en informatie met betrekking tot voltooide vergaderingen (vergaderingstitel, deelnemerslijst, begin- en eindtijd, enz.) verwijderd.

Webex-gegevens worden permanent verwijderd uit het productiesysteem en kunnen niet meer worden hersteld, conform het bewaarbeleid van de klant.

De bewaartijd wordt ingesteld in stappen van 1 dag. Het minimum is 1 dag en het maximum is onbepaalde tijd. Houd er rekening mee dat korte bewaarperioden een negatieve invloed kunnen hebben op de gebruikerservaring.

Als uw organisatie een bewaarperiode heeft, verwijderen we alle door gebruikers gegenereerde inhoud die uw organisatie eigenaar is in overeenstemming met het bewaarbeleid. Verwijderde inhoud kan niet worden hersteld.

Voor Webex Meetings wordt de bewaartijd ingesteld in stappen van 1 dag. Het minimum is 7 dagen en het maximum is onbepaalde tijd.

De opschoonservice wordt dagelijks uitgevoerd om te controleren of er gegevens moeten worden opgeschoond volgens het bewaarbeleid.

Open de ruimte die u wilt controleren, klik op het tandwielpictogram 'Ruimte-informatie' naast de ruimtenaam en selecteer vervolgens Ruimtebeleid bekijken.

Als uw organisatie één vergaderingssite heeft, wordt uw bewaarbeleid gemigreerd van Webex-sitebeheer naar de instellingen van Control Hub-organisatie. Nadat de migratie is voltooid, moet u het bewaarbeleid beheren in Control Hub en mag u het bewaarbeleid niet wijzigen in Sitebeheer.

Als uw organisatie meerdere vergadersites heeft, kunt u het bewaarbeleid in Webex-sitebeheer blijven beheren. Als u een bewaarbeleid op organisatieniveau wilt instellen voor al uw vergaderlocaties, neem dan contact op met de Cisco-ondersteuning.

Als u de instelling voor Automatisch verwijderingsbeleid voor opnemen niet kunt wijzigen in Sitebeheer, dan is uw beleidsinstelling verplaatst naar Control Hub. Meld u aan bij Control Hub op https://admin.webex.comen ga naar Organisatie-instellingenen blader naar Bewaar om het bewaarbeleid te wijzigen.

Nee. Webex Meetings-sites die worden beheerd in Control Hub of die zijn gekoppeld aan Control Hub, kunnen de organisatie-instellingen van Control Hub gebruiken om het beleid voor het bewaren van vergaderingen binnen de hele organisatie te beheren. Voor andere Webex-vergadersites moet u Webex-sitebeheer gebruiken om het bewaarbeleid voor vergadersites te beheren.

Ja. Gebruikersgegevens worden bewaard, zelfs als de gebruikersstatus inactief is. Als een inactieve gebruiker opnieuw wordt geactiveerd, vindt deze zijn oude gegevens (Spaces en Meetings), maar alleen als die gegevens nog binnen de bewaartermijn vallen.