scheduling a meeting

Hvis du ikke har konfigureret en kalendertjeneste, når du planlægger, modificerer eller annullerer et møde, sender Webex automatisk alle en ny e-mail, så de forbliver opdaterede. Når du ændrer eller annullerer mødet, sender Webex automatisk alle en ny e-mail med de opdaterede oplysninger. Når tiden er inde, sender Webex e-mailpåmindelser.

Hvis du har hybrid-kalendertjeneste, når du planlægger et møde, sender Webex ikke længere e-mails, men opretter en ny begivenhed i kalenderen. Besøgende modtager en invitation. Når du modificerer mødet, modtager besøgende en opdateret invitation. Når du annullerer mødet, fjerner din kalender mødet. Desuden modtager værter og besøgende en pop op-påmindelsesmeddelelse før mødet.

Planlæg dit møde

1

Log ind på User Hub, klik på fanen Møder, og klik derefter på rullemenuen Planlæg og vælg Planlæg et møde.

  1. Hvis du har gemte mødeskabeloner, kan du vælge en fra rullemenuen Mødeskabeloner .

2

Tilføj standardmødeoplysningerne:

  • Emne – vælg et emne, som folk kan genkende og blive glade for.
  • Dato og klokkeslæt – Angiv, hvornår mødet finder sted. Hvis du inviterer personer fra forskellige tidszoner, skal du klikke på Planlægger for at finde et tidspunkt, der fungerer bedst for alle.

    Du kan også indstille mødet til at gentage dagligt, ugentligt eller månedligt ved at markere Gentagelse.

  • Beskrivelse – tilføj enhver kontekst eller detaljer, som du ønsker, at dine mødedeltagere skal have om det kommende møde.
3

Under Besøgende skal du indtaste e-mailadresserne på de personer, du vil invitere til dit møde.

Hvis den besøgende har hybrid-kalendertjeneste, vises et ikon ved siden af deres navn, der viser, om de er tilgængelige for det møde, du vælger. Hvis de har en konto på dette websted, kan du vælge ikonet for at gøre dem til medvært.

  1. Hvis du har hybrid-kalendertjeneste, vises din mødetid i kalenderen på planlægningssiden. Træk dit møde til et andet tidspunkt, eller hold dig hen over kanten af mødet, og træk det op eller ned for at justere mødets varighed.


     
    Kalenderen viser kun tilgængelighed for mødedeltagere, der har hybrid-kalendertjeneste.
4

Vælg mellem de tilgængelige avancerede indstillinger:

  • Mødetype – Mødetyper er standard eller brugertilpassede sæt af mødefunktioner, der er tilgængelige for dit websted. Din konto kan have en eller flere mødetyper tilknyttet.
  • Sikkerhedsvalgmuligheder – Vælg, hvordan du sikrer dit møde. Indstil en mødeadgangskode, og vælg valgmuligheder for Udeluk adgangskode fra e-mailinvitation, Deltag regler, Automatisk lås, Lydvandmærkning, og Visuelle vandmærker.
  • Lydvalgmuligheder – Vælg, hvordan du tilslutter til mødets lyd, vælg, hvad folk i mødet hører, når nogen deltager eller forlader mødet, og vælg valgmuligheder for at slå lyden fra og til.
  • Planlæg valgmuligheder – Vælg mere avancerede planlægningsvalgmuligheder som f.eks. valg af medværter, videosystemer, automatisk optagelse, tilføjelse af undergruppesessioner, tilmelding, tolkning, tegnsprog, mødevalgmuligheder og mødedeltagerprivilegier.
5

Klik på Tilbage, og vælg derefter Planlæg.

Rediger et planlagt møde

Når du har planlagt dit møde, kan du gå tilbage og redigere oplysningerne, hvis du har glemt at inkludere noget eller ønsker at ændre bestemte indstillinger. Du kan ikke redigere et møde, når du har startet det.

1

Log ind på User Hub.

2

Klik på fanen Møder , og vælg det møde, du vil redigere, fra listen Kommende .

3

Klik på Rediger, og opdater derefter mødeoplysningerne.


 

Du kan kun redigere møder planlagt fra Microsoft Outlook, Webex-appen fra den respektive platform. Ikonet Rediger vises ikke for disse møder.

Hvis du tilføjer mødedeltagere til mødet, skal du ikke fjerne de oprindelige mødedeltagere fra listen, da de kan modtage e-mails om annullering.

4

Klik på Gem, og vælg derefter, hvem du vil sende de opdaterede mødeoplysninger til.